1. Cơ sở lý luận
2.3.Đánh giá thực trạng của quản lý nhân sự công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam
a) Thuận lợi
- Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạo chuyên nghiệp với trình độ chun mơn cao. Được đào tạo hướng dẫn sử dụng các công nghệ, phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khi cơng ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự), hoặc bổ sung hệ thống. Điều này làm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự được đánh giá khá hiệu quả trong cơng việc. Bên cạnh đó, Cơng ty cịn tổ chức cơng tác bồi dưỡng nhân viên diễn ra thường xuyên, giúp các nhân viên có khả năng thao tác thành thạo với các phần mềm mà công ty đang triển khai.
- Chức năng quản lý tính lương cho phép người sử dụng tự định nghĩa các bảng lương và các cơng thức tính lương một cách linh họat. Có thể xuất và nhập dữ liệu dưới dạng các tập tin word, excel để thuận tiện cho việc nhập liệu nhanh chóng cũng như lưu trữ khi cần thiết.
- Với việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong quản lý nhân sự của công ty cho thấy sự quan tâm của công ty trong công tác quản lý. Với phương thức chấm công tiên tiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ từ chấm công, tránh tình trạng chấm côngkhông đúng theo phương thức thủ công.
- Bên cạnh việc chú trọng đầu tư phần mềm cho công việc, công ty cũng dành từ 200-300 triệu VND mỗi năm để đầu tư cho cơ sở hạ tầng trang thiết bị. Cùng với đó là tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, khả năng nghiệp vụ, dần dần thích ứng với những cơng nghệ mà cơng ty đầu tư.
- Ngồi ra cịn ưu điểm đó là tính lương cho nhân viên trong công ty. Đáp ứng nhu cầu tính và quản lý lương nhanh chóng, chặt chẽ cũng như tính các khoản thu nhập cho nhân viên một cách chính xác.
b) Khó khăn
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam tuy có nhiều ưu điểm, thuận lợi nhưng vẫn còn tồn tại những nhược điểm, bất lợi trong việc ứng dụng hệ thống trong công việc:
- Không quản lý được thời gian làm việc khi nhân viên ra bên ngồi làm việc. Từ vị trí, lộ trình và hiệu quả cơng việc của nhân viên khi ra ngồi làm việc.Khó đánh giá được sự tăng hoặc giảm của số lượng nhân viên làm việc trong công ty. Không đánh giá được kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, chưa phân cấp được mức
độ quản lý nhân sự và tiền lương trong cơng ty. Khó khăn trong việc kiểm tra các báo cáo của nhân viên.
- Sự truyền tải thơng tin qua lại giữa các phịng ban gặp nhiều bất cập trong công tác quản lý và đánh giá về kỹ năng hay sở thích, trình độ của nhân viên để có đánh giá sát thực, sắp xếp cơng việc hợp lý cho mỗi nhân viên.
- Với việc quản lý nhân sự như hiện nay thì việc bảo mật thơng tin nhân sự chưa được an tồn, nguy cơ bị đánh cắp thơng tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởng tới chất lượng nguồn nhân lực.
Đây là một số bất cập hiện nay đang diễn ra trong việc quản lý hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty.
c) Nguyên nhân
- Trong hệ thống quản lý nhân sự tại cơng ty gồm hai chu trình con là quản lý nhân sự trực thuộc phịng hành chính nhân sự và quản lý tiền lương trực thuộc phịng kế tốn tài chính, việc quản lý thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng trong công tác quản lý không tập trung khiến cho nhà lãnh đạo khó quản lý chính xác nhân sự, tiền lương nhân viên tồn cơng ty.
- Số lượng nhân viên trong cơng ty đơng dẫn đến việc khó quản lý được nhân viên một cách chặt chẽ.
d) Bài học kinh nghiệm
- Phải hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự để hệ thống đạt được hiệu quả tốt nhất. - Hệ thống quản lý nhân sự phải tích hợp được với phần cứng và phần mềm tính lương để dễ dàng tính lương mà khơng cần chuyển giao giữa các phòng ban liên quan, và tránh để việc lặp thông tin trong cùng một hệ thống.
- Nên đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ nhân viên theo một quy trình nhằm nâng cao nhận thức và nắm bắt kịp các thay đổi về hệ thống theo thời gian.
- Nên sử dụng các phần mềm bảo mật, các phần mềm diệt virus có bản quyền, tránh bị kẻ xấu tấn cơng phá hủy phần mềm hay đánh cắp thông tin.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT GIÁ VIỆT NAM 3.1. Phương hướng phát triển của công ty giai đoạn 2018 - 2025
Công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam đã và đang tạo dựng uy tín của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, có nhiều các trang thương mại điện tử khác ra đời với các nguồn đầu tư từ nước ngoài tác động khá mạnh vào hoạt động kinh của công ty. Trong khi đó, việc sử dụng và quản lý nguồn nhân sự trong công ty vẫn chưa mang lại hiệu quả cao như mong đợi. Do vậy, cơng ty đang tìm cách sử dụng triệt để nguồn nhân sự của mình để tăng hiệu quả kinh doanh, mang lại lợi nhuận cho công ty, việc quản lý nhân sự của công ty càng quan trọng hơn. Yếu tố nhân lực ln đóng vai trị quan trọng trong kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh. Công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần khơng ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực sẵn có trong cơng ty.
Theo xu hướng chung, ban lãnh đạo của công ty đưa ra các định hướng phát triển cho việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự cho công ty như sau:
Công ty tiến hành tổ cức lại bộ máy nhân sự ở tất cả các phòng ban.
Phát huy sức mạnh về nguồn lực sẵn có như cơ sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu và nguồn nhân lực trong công ty.
Tổ chức lại hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có sự liên kết, đồng bộ giữa các hệ thống đã có và đang phát triển, và thấy rõ được sự hợp lý, dễ sử dụng.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, khai thác thế mạnh về tài nguyên, hạ tầng
nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cơng ty.
Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu nhân sự cho công ty trong từng thời kỳ.
Thiết lập một chính sách phân chia số lượng nhân sự cho các phòng một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ cơng ty vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; tạo điều kiện cho cơng ty có thể mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho cơng ty có mức độ tăng trưởng cao.
Kiểm soát việc sử dụng nguồn nhân sự trong cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích, khơng tận dụng hết nguồn lực sẵn có đó.
3.2. Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam
3.2.1. Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân sự cho cơng ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty được xây như sau:
- Quản lý hồ sơ nhân sự.
+ Khi cơng ty có nhân sự mới vào làm, phòng nhân sự sẽ thêm mới thơng tin nhân viên đó vào phần quản lý hồ sơ nhân viên. Mỗi hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm thơng tin sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chun mơn, kinh nghiệm, mức lương, bảo hiểm,…
+ Nhân viên sẽ được phân theo phịng ban
+ Quản lý nhân sự có thể thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ khen thưởng, kỷ luật của công ty.
+ Cho phép cập nhật các thông tin chi tiết về khen thưởng, kỷ luật nhân viên: loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.
+ Khi có nhu cầu chuyển cơng tác, nhân viên sẽ đề đạt với Ban Giám đốc để nhận quyết định chuyển công tác. Thông tin chuyển công tác sẽ được cập nhật vào hệ thống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm cơng và bảng lương.
+ Khi có nhân viên nghỉ hưu, thơng tin nghỉ hưu và chế độ hưu trí của nhân viên sẽ được cập nhật vào hệ thống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm công và bảng lương.
- Quản lý tuyển dụng đào tạo
+ Cơng ty sẽ có những đợi tuyển dụng nhân viên mới để đào tạo
+ Những người nộp CV sau khi qua 2 đợt phỏng vấn sẽ được tham gia khóa đào tạo của cơng ty
+ Nhân viên quản lý nhân sự có thể thay đổi lịch phỏng vấn, đào tạo và theo dõi quá trình đào tạo nhân viên
+ Sau quá trình đào tạo, ứng viên sẽ được nhận vào làm nhân viên chính thức và vẫn được đào tạo thêm
- Quản lý lương
+ Bảng chấm cơng được lập theo từng phịng ban để thuận tiện trong quản lý và theo dõi. Bảng chấm cơng của nhân viên theo phịng sẽ được hệ thống tự động cập nhật dựa vào thông tin của phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên để nhập vào bảng theo dõi chấm công.
+ Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày cơng của mình.
+ Phịng nhân sự sẽ tính lương cho nhân viên bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, khen thưởng kỷ luật
+ Bảng lương sau khi được lập sẽ được gửi cho từng nhân viên để duyệt bảng lương của mình.
+ Sau cùng, bảng tính lương sẽ được gửi cho phịng kế tốn để tổng hợp, thanh toán lương cho nhân viên.
- Quản lý báo cáo.
+ Phần này sẽ cho phép tạo ra các báo cáo khi có yêu cầu của Ban Giám đốc, tất cả các loại báo cáo sẽ có form được lập trình sẵn trên hệ thống.
+ Phịng nhân sự có thể thống kê, báo cáo danh sách nhân viên theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
+ Cuối tháng, phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi chấm cơng để lập báo cáo lương trình lên Ban Giám đốc ký duyệt.
3.2.2. Phân tích hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho công ty Cổ phần Vật Giá Việt Nam
- Biểu đồ usecase
Bảng 3.1: Xác định, đặc tả Usecase
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên quản lý nhân sự
Đăng nhập Nhân viên quản lý nhân sự có ID và Pass có thể đăng nhập vào hệ thống và sử dụng tất cá các chức năng của hệ thống.
Quản lý thông tin nhân viên , hồ sơ nhân viên
Nhân viên quản lý nhân sự có thể tìm kiếm, xem, cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên.
Quản lý khen thưởng kỉ luật
Nhân viên quản lý nhân sự có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa khen thưởng kỉ luật.
Quản lý quá trình phỏng vấn đào tạo
Nhân viên quản lý nhân sự có thể cập nhật, thêm, sửa, xóa thơng tin ứng viên, lịch phỏng vấn, đào tạo.
Quản lý hợp đồng lao động
Nhân viên quản lý nhân sự tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng, hỗn hợp đồng hay hủy hợp đồng lao động.
Nhân viên kế toán
Cập nhật bảng lương
Nhân viên kế tốn lập, thêm mới, sửa, xóa bảng lương theo u cầu của cơng ty.
Báo cáo thơng tin lương
Thực hiện việc báo cáo thông tin hàng tháng, hàng năm, hàng quý.
Ban lãnh đạo
Xem báo cáo nhân viên
Xem báo cáo, tra cứu về nhân viên.
Xem báo cáo lương
Xem báo cáo, tra cứu về lương.
Nhân viên
Xem hồ sơ nhân viên
Nhân viên trong cơng ty có thể xem hồ sơ thơng tin về nhân viên.
Xem thông tin lương
Xem thông tin về lương, thưởng, kỉ luật.
+ Usecase tổng quát
+ Usecase tương tác của nhân viên kế toán:
Biểu đồ 3.2: Usecase tương tác của nhân viên kế toán
+ Usecase tương tác của nhân viên quản lý Nhân sự :
+ Usecase tương tác của nhân nhân viên :
Biểu đồ 3.4: Usecase tương tác của nhân nhân viên
+ Usecase tương tác của ban lãnh đạo :
+ Phân rã usecase cập nhật thông tin HSNV:
Biểu đồ 3.6: Phân rã usecase cập nhật thông tin HSNV
+ Phân rã usecase cập nhật thông tin hợp đồng lao động:
+ Phân rã Usecase cập nhật Hồ sơ khen thưởng kỷ luật (HSKTKL)
Biểu đồ 3.8: Phân rã Usecase cập nhật HSKTKL
+ Phân rã usecase quản lý chấm công:
+ Phân rã usecase quản lý lương:
Biểu đồ 3.10: Phân rã usecase quản lý lương
+Phân rã Usecase quản lý tuyển dụng đào tạo:
+ Phân rã usecase tổng hợp báo cáo:
Biểu đồ 3.12: Phân rã usecase tổng hợp báo cáo
- Biểu đồ lớp
+ Xác định các thực thể
PHONGBAN (MaPB, TenPB)
HOPDONGLAODONG (MaHDLD, LoaiHDLD, Ngaykiket, ThoiHan, Congviec, Chucvu, CheDoLamViec, MucLuong, MaNV)
CHUCVU (MaCv, TenCV)
NHANVIEN (MaNV, MaCV, TenNV, NgaySinh, DiaChi, SDT , CMND, Quyen, ID, Pass, MaPB)
UNGVIEN (MaUV, TenUV, Gioitinh, NgaySinh, ĐiaChi, SDT, Vitrituyendung, Nguyenvong)
LICHPHONGVAN (MaLPV, NgayPV, Noidungchinh, Ketqua, MaUV) BANGCHAMCONG (MaBCC, MaNV, ThangNam, Songaycong, Nghiphep) QUANLYKTKL (MaKTKL MaNV, MucKTKL, NgayKTKL) NVNHANPC (MaNV, MaPC, Ngaynhan)
PHUCAP (MaPC, TenPC, MucPC)
LICHDAOTAO (MaLDT, Ngaybatdau, Ngayketthuc, Diadiem, LoaiDt, MaUV) + Mối quan hệ giữa các lớp thực thể :
Bảng 3.2: Mối quan hệ giữa các lớp thực thểPHONGBAN- NHANVIEN PHONGBAN- NHANVIEN CHUCVU- NHANVIEN BANGCHAMCONG- NHANVIEN QLKTTL- NHANVIEN HOPDONGLD- NHANVIEN NVNHANPC- NHANVIEN PHUCAP- NVNHANPHUCAP
+ Vẽ biểu đồ lớp chi tiết :
- Biểu đồ trạng thái + Trạng thái đăng nhập
Biểu đồ 3.14: Trạng thái đăng nhập
+ Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tin HSNV:
Biểu đồ 3.15: Biều đồ trạng thái lớp NhânViên – chức năng: cập nhật thông tinHSNV HSNV
+ Biểu đồ trạng thái lớp ứng viên- chức năng cập nhật thông tin ứng viên:
Biểu đồ 3.16: Biểu đồ trạng thái lớp ứng viên- chức năng cập nhật thông tin ứng viên ứng viên
+ Biểu đồ trạng thái lớp HDLD- chức năng cập nhật hợp đồng lao động
Biểu đồ 3.17: Biểu đồ trạng thái lớp HDLD- chức năng cập nhật hợp đông lao động lao động
- Biểu đồ tuần tự
+ Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập
+ Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hồ sơ nhân viên
+ Biểu đồ tuần tự chức năng sửa thông tin HSNV
+ Biểu đồ tuần tự chức năng xóa hồ sơ nhân viên
- Biểu đồ hoạt động
+ Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Biểu đồ 3.22: Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Các hoạt động liên quan đến các chức năng quản lý thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, quản lý tuyển dụng đào tạo,…đều có các hoạt động thêm, sửa, xóa thơng tin được biểu diễn chung dưới các biểu đồ sau:
+ Biểu đồ hoạt động thêm thông tin
Biểu đồ 3.23: Biểu đồ hoạt động thêm thông tin
+ Biểu đồ hoạt động sửa thông tin