(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Thu nhận và xử lý hồ sơ
Thời gian thu nhận và xử lý hồ sơ được Phịng Hành chính – Nhân sự thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra đó là 30 ngày kể từ ngày tiến hành thông báo tuyển dụng. Theo quy định của cơng ty thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch; Giấy khám sức khỏe; Bản sao chứng minh thư nhân dân; Bản sao sổ hộ khẩu; Bản sao các văn bằng chứng chỉ liên quan. Nhân viên tuyển dụng của công ty thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên theo cả hai hình thức đó là thu trực tiếp tại văn phịng cơng ty và thu gián tiếp thơng qua thư điện tử đó là email sau đó tổng hợp các hồ sơ và lưu trữ một cách cẩn thận. Nếu là hồ sơ mà ứng viên nộp trực tiếp tại cơng ty thì sẽ được để riêng tại nơi quy định, nếu hồ sơ được ứng viên gửi qua thư điện tử thì nhân viên tuyển dụng sẽ tổng hợp các hồ sơ đó thành một file cụ thể. Việc lưu trữ này giúp cho việc thu nhận không bị thất lạc hồ sơ và việc tìm kiếm hồ sơ để xử lý hồ sơ sẽ dễ dàng hơn. Trong thời gian thu nhận hồ sơ thì nhân viên nhân sự cũng đồng thời tiến hành lọc hồ sơ đối với những hồ sơ của ứng viên đã nộp và gửi về thư điện tử của công ty. Theo chị Duyên – Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự cho biết: dựa vào bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc, trình độ và kinh nghiệm làm việc của ứng viên, nhân viên tuyển dụng chọn ra hồ sơ của ứng viên nào phù hợp hay khơng phù hợp với vị trí/chức danh cơng việc, sau đó tổng hợp lại và báo cáo kết quả xử lý hồ sơ cho Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự. Những ứng viên nào đạt yêu cầu sẽ được bộ phận tuyển dụng lên lịch hẹn phỏng vấn và thông báo cho ứng viên đó biết bằng cách gọi điện trực tiếp và gửi thư mời phỏng vấn thông qua thư điện tử.
Phỏng vấn tuyển dụng
Những ứng viên tham gia phỏng vấn là những người đạt qua vòng sàng lọc hồ sơ và được công ty thông báo lịch hẹn phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn của cơng ty trong
những năm gần đây đó là hình thức phỏng vấn trực tiếp do Hội đồng tuyển dụng thực hiện. Hội đồng tuyển dụng của cơng ty bao gồm: Giám đốc; Trưởng Phịng Hành chính – Nhân sự và trưởng phịng/bộ phận chức năng có liên quan đến vị trí tuyển dụng (Trưởng Phịng Kế tốn – Tài chính; Trưởng Phịng Kỹ thuật;…)
Bảng 3.4 Quy định về hình thức phỏng vấn tuyển dụng trong cơng ty
STT Vị trí tuyển dụng Hình thức phỏng vấn
Thành phần Hội đồng tuyển dụng
1 Nhân viên kỹ thuật - Phỏng vấn - Thi tay nghề
- Trưởng phịng Kỹ thuật - Phó giám đốc
- Chun viên tuyển dụng
2
Nhân viên hành chính văn phịng
- Phỏng vấn - Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng vị trí đó
- Chun viên tuyển dụng
3 Trưởng phịng/Phó giám đốc - Phỏng vấn - Thi tự luận - Giám đốc cơng ty - Trưởng phịng hành chính – nhân sự (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, đại diện Hội đồng tuyển dụng sẽ gửi lời cám ơn tới ứng viên đã nhận lời tham gia buổi phỏng vấn, sau đó sẽ tiến hành giới thiệu các thành viên trong Hội đồng tuyển dụng cho ứng viên biết. Tiếp theo sẽ mời ứng viên giới thiệu về bản thân, q trình học tập và cơng tác của ứng viên. Tiếp đến là Hội đồng tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi phỏng vấn xoay quanh các thông tin mà ứng viên đã cung cấp để kiểm tra độ chính xác của các thơng tin đó. Thơng qua câu trả lời của ứng viên, Hội đồng tuyển dụng sẽ chọn ra được những ứng viên nào là phù hợp nhất với vị trí cần tuyển của cơng ty. Sau đó Hội đồng tuyển dụng sẽ tiến hành giải đáp các ý kiến thắc mắc của ứng viên. Nếu ứng viên khơng cịn thắc mắc thì đại diện Hội đồng tuyển dụng cám ơn một lần nữa và hẹn thời gian thông báo kết quả của buổi phỏng vấn tới ứng viên, buổi phỏng vấn kết thúc.
Theo thu thập dữ liệu về nội dung của các câu hỏi phỏng vấn: Có 17/20 người (85%) cho rằng câu hỏi phỏng vấn mà Hội đồng tuyển dụng đưa ra bao gồm cả 3 loại câu hỏi kiểm tra về kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và kiến thức xã hội; 3 người (15%) cho rằng các câu hỏi chỉ xoay quanh các kiến thức chuyên môn. Điều này được giải thích rằng đối với vị trí/chức danh cơng việc khơng địi hỏi về kinh nghiệm thì Hội đồng tuyển dụng sẽ không hỏi các ứng viên để tránh làm mất thời gian của cả 2 bên và khơng làm cho ứng viên vào tình huống khó xử hay lung túng trong q trình phỏng vấn. Có thể nói, bộ câu hỏi phỏng vấn của công ty đưa ra khá là phù hợp với từng đối tượng cho từng vị trí/chức danh cơng việc, bao qt được tất cả kiến thức và kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
Về các giải đáp của Hội đồng tuyển dụng đối với những thắc mắc của ứng viên: Trong tổng số 20 người được hỏi thì có 15 người (75%) cho biết họ hài lòng, 5 người (25%) khơng có ý kiến và khơng có người nào tỏ ra khơng hài lịng với các giải đáp của Hội đồng tuyển dụng. Điều này cho thấy các giải đáp của Hội đồng tuyển dụng đưa ra đã làm hài lòng phần lớn các ứng viên, tuy nhiên trong các lần tuyển dụng tiếp theo công ty cần chú trọng hơn đối với các câu hỏi của ứng viên.
Biểu đồ 3.3 Mức độ hài lòng của ứng viên về các giải đáp của Hội đồng tuyển dụng trong quá trình phỏng vấn
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Về thái độ, tác phong của thành viên trong Hội đồng tuyển dụng: Có 7/20 người (35%) cho rằng các thành viên của Hội đồng tuyển dụng có tác phong chun nghiệp, lời nói mạnh mẽ, dứt khốt; 9/20 người (45%) cho rằng tành viên trong Hội đồng tuyển dụng có tác phong chuyên nghiệp, thái độ thân thiện, nhiệt tình với các ứng viên; 4/20 người (20%) cho rằng thành viên Hội đồng tuyển dụng có tác phong khơng chun nghiệp và có thái độ khơng mấy thân thiện với ứng viên.
Biểu đồ 3.4 Đánh giá của ứng viên về thái độ và tác phong của Hội đồng tuyển dụng
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Qua kết quả điều tra trên ta có thể thấy cơng tác phỏng vấn của cơng ty khá là tốt, tuy nhiên vẫn cồn một số điểm chưa tốt như sự giải đáp các thắc mắc, thái độ, tác phong làm việc của Hội đồng tuyển dụng. Vì vậy cơng ty cần có sự bồi dưỡng về thái độ, chun mơn hơn nữa cho Hội đồng tuyển dụng.
Vì lĩnh vực hoạt động kinh doanh đặc thù là thi công và lắp đặt các hệ thống Cơ & Điện, nên với vị trí tuyển dụng là nhân viên của khối kỹ thuật thì sau khi tham gia vịng phỏng vấn thì các ứng viên phải tham gia vòng thi tay nghề. Ở vòng thi này các ứng viên sẽ được thực hành lắp đặt một hệ thống điện theo yêu cầu của Trưởng Phòng Kỹ Thuật đưa ra, việc này sẽ giúp cho Hội đồng tuyển dụng có thể đánh giá ngồi trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc thì khả năng thực hành cơng việc của ứng viên có thật sự phù hợp với vị trí tuyển dụng của cơng ty hay khơng.
Bảng 3.5 Quy định các hình thức thi tuyển trong cơng tySTT Chức danh tuyển dụng Dạng bài thi tuyển STT Chức danh tuyển dụng Dạng bài thi tuyển
1 Nhân viên kỹ thuật Thi tay nghề
2 Trưởng phịng Thi tự luận
3 Phó giám đốc/Giám đốc Thi tự luận
(Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự
Hộp 3.2 Đề thi tự luận dành cho ứng viên dự tuyển vị trí trưởng phịng Nhân sự
Câu 1: Giả sử công ty đang chuẩn bị tiến hành triển khai một dự án mới. Giám đốc dự án đang làm dự án đó đột nhiên báo ngừng cơng tác và anh ta sẽ có 45 ngày để kết thúc thời gian bàn giao cơng việc. Bạn có trách nhiệm phải tuyển thành cơng vị trí thay thế anh ta trong vịng 1 tháng tính từ ngày anh ta báo nghỉ. Vậy kế hoạch của bạn là gì để tuyển dụng được vị trí này với người thay thế có nhiệm vụ phụ trách ngay cơng việc được bàn giao.
Câu 2: Giả sử bạn đã tìm ra được 1 ứng viên hồn tồn xuất sắc cho vị trí nêu trên. Hãy viết 1 email để thuyết phục anh ta nộp đơn cho vị trí này.
Câu 3: Giả sử ứng viên được bạn gửi email bên trên đồng ý phỏng vấn với công ty và anh ta yêu cầu mức lương cao hơn 20% so với mức hiện tại của anh ta. Vấn đề khó khăn là cơng ty khơng duyệt ngân sách như anh ta yêu cầu dựa vào kết quả năng lực sau khi phỏng vấn anh ta. Ứng viên này thật sự cũng khơng hồn tồn thích làm việc tại cơng ty vì anh ta cũng đang cân nhắc 1 vị trí khác ở 1 cơng ty khác. Vậy câu hỏi đưa ra là bạn có tuyển anh ta nữa khơng? Nếu khơng, tại sao? Và nếu có, lý lẽ đưa ra của bạn là gì?
Câu 4: Bạn có 1 chỉ tiêu do giám đốc đề ra là tuyển thành công 10 người ở vị trí nhân viên kỹ thuật và 5 người ở vị trí nhân viên thi cơng dự án trong 3 tháng. Bạn hãy trình bày kế hoạch chi tiết của bạn để có thể đạt được chỉ tiêu trên và trình bày
lên giám đốc duyệt.
Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự
Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi tiến hành phỏng vấn trực tiếp và thi tay nghề của ứng viên, Hội đồng tuyển dụng đánh giá ứng viên dựa vào kết quả của buổi phỏng vấn và bài thi tay nghề của ứng viên. Hội đồng tuyển dụng sẽ họp để xem xét và lấy ý kiến chung để đưa ra quyết định tuyển dụng đối với những ứng viên có khả năng nhất, phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. Nhân viên tuyển dụng sẽ tiến hành thông báo kết quả tuyển dụng lên trên website, bảng tin của công ty để mọi người được biết. Sau đó sẽ tiến hành gọi điện trực tiếp và gửi thông báo trúng tuyển đến các ứng viên mà công ty quyết định tuyển dụng, thông báo cho họ biết rằng họ đã trúng tuyển và thời gian, các giấy tờ cần thiết để họ đến công ty nhận việc. Thông thường những người lao động này sẽ được ký hợp đồng thử việc 2 tháng (xem phụ lục 7) và bắt đầu tham gia vào thời gian hội nhập nhân lực mới của công ty. Thời gian để công ty đưa ra quyết định tuyển dụng thường là 5 ngày. Khi được hỏi người lao động làm việc tại cơng ty thì có 18/người (90%) cho rằng đây là khoảng thời gian hợp lý để các ứng viên nhanh chóng biết kết quả tuyển dụng của mình để có sự chuẩn bị tiếp theo và có 2/20 người (10%) cho rằng khoảng thời gian này là q ít để cơng ty có thể xem xét kỹ lưỡng các ứng viên.
Hội nhập nhân lực mới
Đối với công tác hôi nhập nhân viên mới công ty thường thực hiện thơng qua q trình thử việc. Nhân viên mới thử việc thường được những người cùng bộ phận có kinh nghiệm dẫn dắt và kèm cặp. Nhân viên mới sẽ được giới thiệu các đồng nghiệp trong cùng phòng ban/bộ phận; các chính sách, nội quy của cơng ty; và tiến hành phân công và chỉ dẫn công việc. Khi được hỏi người lao động trong quá trình hội nhập nhân lực mới họ có gặp khó khăn hay thuận lợi gì khơng thì tất cả đều cho rằng ban đầu họ có gặp một chút khó khăn trong việc phải thích nghi với một mơi trường làm việc mới nhưng nhờ có sự hướng dẫn, giúp đỡ và động viên của những người đồng nghiệp, của các anh chị bề trên nên họ dần thích nghi được với mơi trường cơng việc và có thể tự mình đảm nhận cơng việc độc lập. Có thể nói cơng tác hội nhập nhân lực mới được cơng ty rất chú trọng, góp phần nâng cao tinh thần hỗ trợ nhau trong công việc của các nhân viên trong cơng ty.
Như vậy có thể thấy quy trình tuyển chọn nhân lực của cơng ty rất bài bản và chi tiết trong từng hoạt động: Quá trình xử lý hồ sơ chi tiết giúp tiết kiệm thời gian cho công ty; công tác kiểm tra chuyên môn phù hợp, bài thi thực hành giúp đánh giá được chất lượng của ứng viên, tránh tình trạng đánh giá chủ quan của người quyết định và tiết kiệm được thời gian cho cả công ty và ứng viên; các câu hỏi phỏng vấn cụ thể, rõ ràng; công tác hội nhập nhân lực mới được công ty đã được quan tâm đúng mức.
3.3.4. Thực trạng đánh giá tuyển dụng nhân lực
Về thực tế công tác đánh giá tuyển dụng nhân lực của công ty được tiến hành một cách sơ sài và chỉ mang tính hình thức. Theo kết quả phỏng vấn Chị Phạm Thị Duyên – Trưởng Phòng Hành chính – Nhân sự thì cơng ty chỉ dựa vào một số chỉ tiêu như tổng số hồ sơ ứng tuyển trong đợt tuyển dụng; tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng; tỷ lệ trúng tuyển, chi phí tuyển dụng trung bình cho một ứng viên;…
Bảng 3.6 Chỉ tiêu đánh giá tuyển dụng nhân lực
Năm Chỉ tiêu Tỷ lệ % hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng Tỷ lệ % hồ sơ trúng tuyển Tổng số lượng hồ sơ gửi về Tổng số hồ sơ đạt yêu cầu tham gia phỏng vấn,
thi tuyển Số lượng trúng tuyển 2013 146 96 14 65.8% 9.6% 2014 194 129 21 66.5% 10.8% 2015 233 185 24 79.4% 10.3% ( Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng trên ta có thể thấy được số lượng hồ sơ ứng tuyển vào công ty liên tục tăng qua các năm. Cụ thể năm 2013 là 146 hồ sơ, năm 2014 là 194 hồ sơ – tăng 38 hồ sơ (12.9%) so với năm 2013 và năm 2015 là 213 hồ sơ – tăng 39 hồ sơ (20.1%) so với năm 2014. Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu để tham gia phỏng vấn và thi tuyển liên tục qua các năm, cụ thể năm 2013 là 65.8%, năm 2014 là 66.5% - tăng 0.7% so với năm 2013 và năm 2015 là 79.4% - tăng 12.9% so với năm 2014. Qua đó có thể thấy được cơng tác truyền thơng của công ty được thực hiện khá tốt nên ngày càng thu hút được nhiều ứng viên có chất lượng cao. Một điểm đáng chú ý nữa là tỷ lệ hồ sơ trúng tuyển của năm 2015 có giảm đơi chút so với năm 2014 (0.5%). Điều này cho thấy với nhu cầu tuyển nhân lực của năm 2015 tăng không đáng kể so với năm 2014 nhưng với số lượng hồ sơ tham gia ứng tuyển và tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng liên tục tăng một cách đáng
kể, công ty đã mất nhiều thời gian, cơng sức để có thể tuyển chọn được người phù hợp nhất với vị trí/chức danh cơng việc tuyển dụng.
Chi phí tuyển dụng nhân lực
Bảng 3.7 Chi phí tuyển dụng nhân lực trung bình cho một ứng viên của công ty
STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm
2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014/2013 So sánh 2015/2014 CL Tỷ lệ % CL Tỷ lệ % 1 Tổng chi phí TD nhân lực Triệu đồng 168 273 360 105 62.5 87 31.9 2 Tổng số nhân lực được tuyển Người 14 21 24 7 50 3 14.3 3 Chi phí TD trung bình cho một ứng viên Triệu đồng/người 12 13 15 1 8.3 2 15.4 (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng trên ta thấy được chi phí TD trung bình cho một ứng viên liên tục tăng qua các năm. Cụ thể năm 2013 là 12 triệu đồng/người, năm 2014 là 13 triệu đồng/người – tăng 8.3% so với năm 2013 và năm 2015 là 15 triệu đồng/người – tăng 15.4% so với năm 2014. Với chi phí tuyển dụng trung bình trong ba năm gấn đây là 13.3