- Với nhu cầu hội nhập và phát triển kinh tế như hiện nay thì trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện nhiều các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành giao nhận mới và cũ, vì thế mà
4.1. Giải pháp về sự tin cậy trong cung cấp dịch vụ.
Theo kết quả khảo sát ý kiến khách hàng, và phân tích thực trạng doanh nghiệp, sự tin cậy trong cung cấp dịch vụ chất bao gồm 4 yếu tố mà khách hàng chưa hài lòng sắp xếp giảm dần theo thứ tự trọng số.
KMG có khả năng đáp ứng tốt các nhu cầu đặc biệt của công ty anh/chị (như vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng hóa cần bao gói chèn lót đặc biệt...). Các thủ tục, chứng từ luôn được KMG thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, Nhân viên của KMG cần tạo niềm tin cho khách hàng về trình độ, chun mơn nghiệp vụ. Cơng ty có hệ thống đại lý rộng khắp, đáp ứng được nhu cầu giao nhận ở nhiều khu vực trên thế giới.
4.1.1.Giải pháp cho yếu tố 1: KMG đáp ứng được một số nhu cầu đặc biệt của khách hàng.
Mục tiêu của giải pháp
Đối với khách hàng, họ ln muốn hàng hóa của mình được vận chuyển một cách an toàn, thuận tiện nhất. Tùy từng loại hàng hóa mà có những yêu cầu cụ thể trong vận chuyển, nhất là đối với hàng nguy hiểm thì những u cầu đó rất khắt khe và phải đảm bảo được thực hiện một cách chính xác. Khi KMG nắm bắt được và đáp ứng được các yêu cầu này sẽ giúp khách hàng tin tưởng, hài lòng đối với chất lượng dịch vụ của cơng ty, từ đó tiếp tục sử dụng dịch vụ cũng như có thể giới thiệu bạn hàng mới cho KMG.
Nội dung thực hiện giải pháp.
KMG phải đầu tư cho phương tiện vận tải chuyên chở hàng hóa, sao cho phương tiện phù hợp với mặt hàng vận chuyển, đảm bảo hàng hóa ln được vận chuyển một cách an tồn và khơng hư hỏng. Đối với vận chuyển hàng nguy hiểm, phương tiện cần đáp ứng một số yêu cầu sau:
-Phương tiện vận chuyển phải đủ điều kiện tham gia giao thông.
-Phương tiện vận chuyển phải có dụng cụ, trang thiết bị phịng cháy, chữa cháy phù hợp với hóa chất khi vận chuyển. Có mui, bạt che phủ kín, chắc chắn tồn bộ khoang chở hàng bảo đảm không thấm nước trong quá trình vận chuyển.
-Phương tiện vận chuyển hàng nguy hiểm phải dán biểu trưng nguy hiểm của loại, nhóm loại hàng đang vận chuyển. Nếu trên một phương tiện có xếp nhiều loại hàng khác nhau thì phía ngồi phương tiện cũng dán đầy đủ biểu trưng của các loại hàng đó. Vị trí dán biểu trưng ở hai bên và phía sau phương tiện.
Đối với nhân viên tác nghiệp.
- KMG nên mở một số khóa học đào tạo, huấn luyện cho các nhân viên của mình để giúp họ có những hiểu biết cũng như kỹ năng trong việc giao nhận và các hoạt tác nghiệp trong q trình giao nhận hàng hóa.
- Nhân viên bộ phận cung cấp có trình độ, đồng thời có thái độ khéo léo, ân cần trong khi giao dịch.
- Có phương pháp làm việc đơn giản nhưng chuyên nghiệp, linh hoạt xử lí các tình huống, đưa ra nhiều giải pháp cho khách hàng lựa chọn.
Đối với phương tiện xếp dỡ và lưu kho.
Công ty cần phải trang bị thêm các phương tiện xếp dỡ chuyên dụng để đảm bảo cho quá trình xếp dỡ hàng, bảo quản hàng trước và trong quá trình giao nhân được thực hiện một cách an tồn nhất. Trong q trình lưu kho, đặc biệt là với các mặt hàng nguy hiểm, cần bố trí khơng gian riêng để chứa hàng nguy hiểm, tuân thủ đúng chỉ dẫn về bảo quản, xếp, dỡ, của từng loại hàng nguy hiểm hoặc trong thông báo của người gửi hàng Kho cũng cần phải có các trang thiết bị phục vụ cho việc lưu kho hàng nguy hiểm cũng như có các bao bì, thùng chứa hàng nguy hiểm.
Hiệu quả dự kiến mang lại
Đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn vận chuyển hàng nguy hiểm giúp KMG đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Giúp công ty tạo đƣợc niềm tin cho khách hàng về trình độ, năng lực và chuyên môn trong vận chuyển hàng nguy hiểm. Từ đó cũng giúp cơng ty tạo ra đƣợc vị thế cạnh tranh so với các đối thủ kinh doanh cùng lĩnh vực .
4.1.2.Giải pháp cho yếu tố 2: Các thủ tục, chứng từ ln được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác.
Mục tiêu của giải pháp
Làm cho mọi quá trình của khâu chuẩn bị chứng từ được thuận lợi cũng như tránh sai sót làm chậm tiến độ giao hàng và gia tăng chi phí cho cơng ty.
Nội dung thực hiện giải pháp
Nhân viên chứng từ của công ty được phân ra theo tuyến hoặc theo khách hàng, tức là mỗi nhân viên sẽ đảm nhận viêc lấy nhận thông tin lô hàng từ các khách hàng hặc theo từng tuyến hàng sau đó tiến hàng làm các thủ tục, chứng từ liên quan đến lơ hàng. Cơng việc này địi hỏi nhân viên chứng từ cần phải thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, vì chứng từ phải đầy đủ mới có thể giúp lơ hàng đóng vào container và vận chuyển tới điểm đích. Tuy nhiên, hiện nay cơng việc của nhân viên chứng từ đang bị quá tải, vì lượng hàng q nhiều nên họ khơng thể làm một cách chính xác và nhanh chóng được, dẫn tới hàng bị giữ lại tại cảng, khơng lấy về hay xuất ra nước ngồi được. Vì vậy cơng ty nên tuyển thêm 2 - 3 nhân viên cho phòng chứng từ để bộ phận này làm việc có hiệu quả hơn.
Cơng ty hiện nay đang tuyển một số nhân viên mới , học việc, thực tập nên cần truyền đạt , hướng dẫn những kiến thức cơ bản đến đi sâu vào nghiệp vụ để các nhân viên này tránh sai sót trong các khâu vì họ thường được giao nhiệm vụ, làm chứng từ, hỗ trợ lấy chứng từ hay kiểm tra tờ khai do đó thường xảy ra sai sót.
Áp dụng một số tiêu chuẩn ISO chất lượng dịch vụ.
- 100% quá trình nghiệp vụ của các bộ phận phải được kiểm soát bởi lãnh đạo cơng ty, lãnh đạo phịng, trưởng bộ phận và các nhân viên nghiệp vụ.
- 100% chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu phải được nhân viên nghiệp vụ các bộ phận liên quan ký xác nhận kiểm tra.
- Hạn chế các sai sót có phát sinh chi phí ở mức không quá 03 vụ/ năm/Phịng, một lỗi nghiệp vụ khơng được lặp lại quá 02 lần ở một nhân viên để áp dụng mức thưởng phạt giúp nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.
Hiệu quả dự kiến mang lại.
Giảm bớt áp lực công việc cho nhân viên chứng từ, giúp các nhân viên này tập trung làm, kiểm tra các chứng từ để tránh sai sót, có nhân viên chuyên làm hàng và lấy các chứng từ tại các hãng tàu để tránh làm chậm q trình giao nhận hàng hóa và phát sinh chi phí cũng như ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng và đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty.