CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1. Phân tích về hoạt động thu mua của công ty
2.1.5. Mơ tả thực tế Quy trình thu mua hàng hóa, cơng ty TNHH TMD
Phát 2020-2021.
Đặt vấn đề: Khách hàng công ty TNHH XNK Kim Vũ, ngày 02/03/2022 có nhu
cầu đặt đơn hàng 80kg Poly Aluminium Chloride 31%, thời gian giao hàng 4-5 ngày sau khi đặt. Bộ phận Kinh doanh hoàn thành việc bán hàng, yêu cầu được duyệt tín dụng(Phịng Kế tốn) và kiểm tra mức độ tồn kho. Lúc này, Bộ phận kho thơng báo lượng tồn kho cịn đủ cho 2 ngày tới, họ lập một phiếu yêu cầu mua vật tư và gửi u
cầu mua hàng cho nhóm Thu mua(Phịng Kế tốn Tổng hợp). Lúc này, nhu cầu mua hàng phát sinh, cụ thể:
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng. Sản lượng vào tháng trước với Poly
Aluminium Chloride 31% là 380.000kg ( sản lượng nhập vào tháng 2/2022), tồn 70kg(mức tồn tối thiểu của hàng), dự kiến tháng này có ít đơn phát sinh vì nhu cầu từ các bệnh viện, trường học, DNTN,… Khả năng hàng về từ NCC là 1-2 ngày, từ đó, Cơng ty lập ra kế hoạch mua hàng dự kiến là 200.070kg (đã bao gồm tồn kho).
Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng(PO-Purchasing Order). Dựa vào yêu cầu từ
Phòng Kinh doanh, bộ phận Mua hàng kiểm tra khả năng có hàng, đáp ứng cho khách hàng. Từ đây, nhân viên Mua hàng sẽ viết một Đơn Mua hàng (PO), phân loại nhu cầu, trình lên trưởng Bộ phận. Khi chấp nhận ký duyệt, PO về cơ bản hoàn thành.
Bước 3: Phê duyệt đơn hàng-Hỏi giá. Thực hiện việc tiếp nhận PO. Nhân viên
Mua hàng sẽ chủ động liên hệ với Nhà cung cấp Công ty TNHH TM DV Kiều Phượng, yêu cầu Nhà cung cấp này đưa một bảng báo giá cho 200.000kg Aluminium Chloride 31%. Trong mục báo giá, u cầu cần có tên hàng, đơn vị tính, số lượng, thời gian nhận hàng, thuế VAT, cách thức thanh tốn hàng hóa. Đơn hàng Aluminium Chloride 31% yêu cầu thời gian giao hàng từ 1-2 ngày, tại kho của Công ty TNHH TM DV Hồng Minh Phát, xuất hóa đơn VAT và thanh toán bằng chuyển khoản trong thời gian 90 kể từ ngày mua hàng. Vì hàng hóa này chỉ có một Nhà cung cấp này, nên Công ty hiện không thiết lập Bảng phân tích giá.
Hình 2.1. Bảng báo giá cơng ty TNHH TM DV Kiều Phượng
Khi đã thỏa mãn các nhu cầu của cả đôi bên, Cơng ty TNHH Hồng Minh Phát và công ty TNHH Kiều Phượng tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng. (Xem ở phần Phụ
lục)
Bước 4: Nhập kho. Lúc này đơn hàng đã được nhà cung cấp Kiều Phượng lên
đơn, sau thời gian yêu cầu. Ngày 03/03/2022 đơn hàng được nhập về Kho bán hàng của công ty.
Thông báo cho nhân viên phụ trách Kho hàng về số lượng hàng hóa, thơng tin chi tiết của hàng hóa, và đảm bảo Kho sẽ lấy hóa đơn bán lẻ ( hoặc bằng chứng xác thực nào về sự chuyển giao hàng hóa). Lúc này, Kho sẽ làm một phiếu nhập kho, dựa trên đơn mua hàng và lượng hàng thực nhận. Trường hợp được giao đến địa điểm cụ thể, nhân viên giao nhận nội bộ sẽ lấy hàng và đảm bảo các chứng từ xác nhận đơn hàng, tương tự như nhận tại kho.
Hình 2.2. Phiếu Nhập kho đơn hàng Poly Aluminium Chloride 31%
Bước 5. Mua hàng+Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho. Các chứng từ (hóa đơn bán
trưởng phịng Kế tốn ký nhận. Để thực hiện được việc ký nhận, nhân viên Thu mua tiến hành làm Đề nghị thanh toán số tiền là 1,241,240,000 (đã bao gồm 10% VAT), Kế tốn khi nhận đủ hóa đơn và đề nghị sẽ ghi cơng nợ cho Nhà cung cấp này và tiến hành thanh tốn trong vịng 90 ngày.
Bước 6: Thanh toán và lưu hồ sơ. Sau khi xác định các biên bản nhập hàng, căn
cứ, chứng từ và hồn thành việc thanh tốn cho công ty TNHH Kiều Phượng và lưu trữ dữ liệu của công ty này vào tài liệu chung của Phịng Kế tốn-Tổng hợp.