BHL là nhà thầu chuyên chở, là đại lý của hãng tàu do đó BHL có quyền phát hành B/L cho khách hàng và nhận B/L từ hãng tàu.
B/L nhận từ hãng tàu là Master B/L
B/L phát hành cho khách hàng là House B/L
Vào ngày tàu chạy, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking Note từ nhân viên của bộ phận Booking. Trên mỗi Booking Note nhân viên Booking sẽ ghi tên khách hàng trên đó, dựa vào đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ bên phía khách hàng để xin chi tiết B/L về lô hàng. Thông thường chi tiết B/L thường được gửi bằng mail hoặc fax, trong đó fax thông dụng hơn.
Chi tiết B/L phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau: - Số Booking
- Tên, địa chỉ người gửi - Tên, địa chỉ người nhận
- Bên thông báo (nếu có), thông thường là giống tên và địa chỉ người nhận. - Cảng xếp hàng
- Cảng dỡ hàng - Số container, số seal - Mô tả hàng hóa
- Trọng lượng cả bì của hàng hóa
- Số khối của lô hàng ( Thể tích) (có thể có hoặc không) - Cước tàu trả trước hay trả sau.
Với các chi tiết này, nhân viên chứng từ sẽ bắt tay vào làm B/L nháp để gửi cho hãng tàu, hãng tàu sẽ dựa vào B/L nháp để phát hành Master B/L cho BHL. Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ làm House B/L cho khách hàng với các nội dung sau:
Tại mục “Shipper/ Exporter ( complete name and address): cần điền đầy đủ tên và địa chỉ của người gửi hàng theo đúng chi tết B/L khách hàng cung cấp.
VAN THANH DAT JOINH STOCK CO.,
141 STREET NO.O1, TAN PHU WARD, DIST.,7, HO CHI MINH CITY, VIETNAM.
Consignee (complete name and address): điền đầy đủ tên và địa chỉ của người nhận hàng.
TO THE ORDER OF CHANG HWA COMERCIAL BANK, LTD
Notify Party: thông thường giống Consignee
FENG CHUAN CHEMICAL AND ENT CO.,LTD.
12 CHEN-TEN ROAD, TU-CHENG CITY TAIPEI,TAIWAN, R.O.C
VIETNAM
Vessel Voy No. : Tên tàu và số chuyến
ANCHUN V.N529
Place of Receipt: nơi nhận hàng
HAI PHONG PORT, VIETNAM
Intended Port of Loading : cảng đi, cảng bốc hàng
HAI PHONG PORT, VIETNAM
Intended Port of Discharges: Cảng đích, cảng dỡ hàng
KEELUNG PORT,TAIWAN
Place of Delivery: Nơi giao hàng
KEELUNG PORT, TAIWAN
Container/ Seal Number: tại mục này ghi số Cont, số Seal. CONTAINER NO. SEAL NO.
BAFU 8886030 1030325
BAFU 8892285 1030326
BAFU 8897570 1030327
BAFU 8881779 1030328
No. Of Packages: Số kiện hàng
04
Discription of Goods: tại mục này nhân viên chứng từ sẽ ghi số lượng Container, loại Container, câu “ETHYN ALCOLHOL 95 PCT MIN” và mô tả về hàng hóa được đóng trong Container.
04X20’ ISO TANK CONTAINERS S.T.C (4 Contaier bồn loại 20 feet) ETTHYL ALCOLHOL 95 PCT MIN
(Việc bốc hàng, xếp hàng, đếm hàng và chịu trách nhiệm về những gì khai báo về Container hàng là nhiệm vụ của người gửi hàng)
Net weight: trọng lượng tịnh
76,800 KGS
Gross weight: trọng lượng cả bì của hàng
93,585 KGS
Freight Details, Charges ect: ghi cước được trả trước hay trả sau tại phần này.
“FREIGHT PREPAID”
No of Bills Of Lading: nếu là lấy B/L gốc thì phần này sẽ ghi là THREE (03), nếu lấy B/L Surrender thì ghi “NIL”
Sau khi làm B/L xong, nhân viên chứng từ sẽ fax B/L cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và xác nhận là B/L đã ổn hay chưa. Nếu khách hàng muốn chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm vào B/L mà trong chi tiết B/L không có thì khách hàng sửa trực tiếp vào B/L mà nhân viên chứng từ đã fax và nhờ chỉnh sửa dùm. Việc ghi trực tiếp vào B/L và fax lại như một bằng chứng chứng minh chính khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhằm trách những khiếu nại về sau. Vừa chỉnh sửa cho khách hàng, nhân viên chứng từ cũng yêu cầu chỉnh sửa B/L từ hãng tàu, nếu những chỉnh sửa ấy lớn, đặc biệt là tên hàng.
Thời hạn cung cấp chi tiết B/L và làm B/L là trong vòng ngày tàu chạy, do trong ngày tàu chạy BHL phải cung cấp chi tiết B/L (tức B/L nháp cho hãng tàu) để làm Master B/L và truyền dữ liệu Manifest do đó BHL cũng phải thông báo cho khách hàng của mình biết thời hạn cung cấp chi tiết B/L để làm B/L là trong ngày tàu chạy, và nếu có bất kì chỉnh sửa nào cũng phải trong ngày đó.
Thông thường Master B/L hãng tàu cung cấp cho BHL là Surrender B/L hoặc Seaway B/L nhưng B/L chủ yếu được sử dụng được gửi bằng mail, BHL không nhất thiết phải trực tiếp đến hãng tàu đễ nhận B/L. Sau khi nhận được Master B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra, nếu đúng thì nhân viên chứng từ sẽ gửi B/L sang đại lý đồng thời cũng gửi cả một bản House B/L mình đã phát hành cho khách sang đại lý.