Jardine là một công ty dịch vụ hàng hải, làm đại lý cho nhiều công ty vận chuyển của nước ngoài. Do đó tùy thuộc từng công ty vận chuyển mà Jardine có những dịch vụ hàng hải khác nhau.
Trong quá trình thực tập tại Jardine, em được học hỏi và làm việc tại bộ phận làm đại lý cho công ty vận chuyển BULKHAUL nên trong khuôn khổ bài báo cáo này em sẽ trình bày Qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng ISOTank ( hay còn gọi là Cont bồn) tại Jardine.
Công ty vận chuyển BULKHAUL chỉ có ISO Tank, không có tàu. Do đó khi người gửi hàng có khối lượng hóa chất lớn và đủ chứa đầy một hoặc nhiều Cont bồn thì có thể xảy ra các trường hợp sau:
-Người gửi hàng chỉ thuê Tank của Bulkhaul, không thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa qua Bulkhaul.
Và dưới đây là quy trình thực hiện làm một lô hàng của công ty:
Hình 2.1: Quy trình thực hiện một lô hàng
Tiếp xúc khách hàng:
Đây là bước đầu tiên nhưng cũng khá quan trọng để có thể tìm kiếm khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của mình.
Đàm phán giá với khách hàng:
Trước hết là ta chào giá với tất cả các khách hàng sau đó sẽ tiến hành đàm phán giá với các khách hàng cần quan tâm.
Thông thường khách hàng cũng quan tâm tới dịch vụ của hãng tàu như thời gian vận tải nhanh hay chậm, những điều khoản miễn phí lưu container, phí mang container về kho riêng của khách hàng, cảng chuyển tải,...
Nhưng điều khách hàng quan tâm nhất vẫn là giá cả có cạnh tranh hay không vì thế ta cần phải có một cơ chế giá linh hoạt để có thể thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng ta
Xin giá hãng tàu:
Hiện nay giá do hãng tàu quyết định. Nên ta lựa chọn hãng tàu mang lại lợi nhuận cao nhất và dịch vụ tốt nhất cho mình. Khi xin giá cần chú ý những điểm sau:
- Phải thể hiện tên khách hàng - Cảng xếp hàng
- Cảng dỡ hàng - Tên hàng hóa
- Loại container sử dụng - Điều khoản thanh toán,…
Báo giá cho khách hàng:
Sau khi xin giá và nhận được xác nhận báo giá của hãng tàu, tiến hành gửi báo giá cho khách hàng mail hoặc fax. Lưu ý phải đề cập rõ các thông tin sau:
- Cước vận chuyển - Các phụ phí kèm theo
- Thời hạn hiệu lực của bảng báo giá - Điều khoản thanh toán,…
GVHD: Th.S PHẠM XUÂN THU 16 SVTH: NGUYỄN THỊ PHƯƠNG NA
Tiếp xúc khách hàng
Đàm phán giá
Xin giá hãng
Báo giá khách hàng
Xác nhận báo giá
Đại lý nước ngoài
Hãng tàu
Kết hợp làm hàng File giá
Xác nhận báo giá (confirm):
Sau khi chào và đàm phán giá ta phải theo dõi khách hàng và tế nhị yêu cầu khách hàng xác nhận báo giá. Nếu khách hàng đồng ý giá (confirm) tức là khách hàng đã đồng ý sử dụng dịch vụ của mình nên ta tiến hành yêu cầu hãng tàu file giá để nhận booking.
Lưu ý: Riêng hàng nhập phải yêu cầu khách hàng (consignee) cung cấp tên, địa chỉ người giữ hàng, thời gian dự kiến xếp hàng để gửi sales lead cho đại lý cảng xuất hàng để họ thu xếp booking với hãng tàu. Nội dung sales lead bao gồm:
- Shipper (Có đầy đủ: tên côg ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email,…) - Consignee - Port of loading - Port of discharge - ETD - Commodity - Carrier
2.2 Đánh giá hoạt động của công ty. 2.1.1 Thuận lợi
Jardine Shipping Services vừa là đại lý của những công ty vận chuyển khác vừa có dịch vụ vận chuyển riêng nên có những thuận lợi nhất định.
- Jardine Shipping Services do làm đại lý, nên có thể vừa có container vừa có tàu. Điều này giúp cho giá cước mà Jardine đem đến cho khách hàng cạnh tranh hơn từ đó có một lượng khách lớn.
- Chính lợi thế trên đã tạo cho Jardine thêm lợi thế mới, đó là có thể cho các công ty vận chuyển khác thuê tank, hoặc dịch vụ hàng.
- Có thể giảm tối đa chi phí nội địa tại cảng đến cũng là đại lý cho các công ty vận chuyển như Jardine.
Do là đại lý nên nằm trong hệ thống đại lý của các công ty hàng hải khác ở nhiều quốc gia trên thế giới nên dịch vụ vận chuyển rất đa dạng giúp cho Jardine không hạn chế trong các tuyến đường vận chuyển của mình. Jardine cũng có nhiều dịch vụ logistics để hổ trợ cho
khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Ví dụ: bao bì, kiện gỗ, khai thuê hải quan, xin C/O, kiểm dịch động thực vật, hun trùng, cho thuê kho bãi, vận chuyển nội địa, giao nhận chứng từ…Việc đa dạng hoá các dịch vụ giúp cho Jardine khẳng dịnh được khả năng vốn có của mình.
Jardine có đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đặc biệt là chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu và môi giới cước tàu.
Jardine đã thực sự tạo được một môi trường làm việc tích cực và lành mạnh. Trong đó em thấy được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, các phòng ban, giữa cấp lãnh đạo với nhân viên, giữa công ty với khách hàng.
Ngoài tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, Jardine là công ty chấp hành rất tốt các chế độ, chính sách và chủ trương của nhà nước như đóng thuế đúng thời hạn và đầy đủ, tham gia các hoạt dộng xã hội, làm tròn nghĩa vụ của doanh nghiệp
Chính từ những điểm thuận lợi này đã góp phần không nhỏ giúp công ty Jardine đứng vững trên thương trường và vượt qua không ít khó khăn trong việc canh tranh với nhiều công ty đối thủ.
2.2.2 Khó khăn
Tuy việc kinh doanh có nhiều điểm thuận lợi, hiệu quả tương đối cao nhưng công ty Jardine không tránh khỏi một số khó khăn.
Mặc dù có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhưng số lượng nhân viên ở từng bộ phận còn hạn chế. Có những bộ phận chỉ có hai nhân viên, nên rất khó khăn nếu nhân viên nghỉ phép hoặc bỏ việc. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến tiến trình hoạt động bình thường của công ty.
Giá cước tàu luôn biến đổi do thay sự thay đổi của thị trường, có những thời điểm giá cước tăng vọt gây hoang mang và mất thăng bằng cho khách hàng.
Công ty dường như không có chính sách quảng cáo, tuyên truyền hình ảnh rộng rãi để thu hút thêm lượng khách hàng.
*Giới thiệu về Tank Container:
Tank Container (Cont bồn) dùng để chứa hàng hóa nguy hiểm và hàng dạng lỏng (hóa chất thể lỏng). Những thùng chứa bằng thép được chế tại phù hợp với kích thước của ISO dung tích là 20 cb.ft hình dáng như một khung sắt hình chữ nhật chứa khoảng 400 galon (15.410 lit), tùy theo yêu cầu loại container này có thể lắp thêm thiết bị làm nóng hay lạnh. Đây là loại container được chế tạo để chở hàng hóa đặc biệt, nó có ưu điểm là giảm sức lao động dùng để xếp dở hàng hóa và có thể sử dụng như một kho chứa tạm thời. Tuy nhiên nó cũng có những hạn chế như: giá thành ban đầu cao, chi phí bảo dưỡng nhiều. Trước khi cho hàng hóa vào đòi hỏi phải tốn công làm sạch thùng chứa (mỗi lần cho hàng vào là một lần phải làm vệ sinh sạch sẽ thùng chứa). Khó khăn cho vận chuyển, vì hàng dễ bay hơi, rò rỉ dọc đường, trọng lượng vỏ lớn.
Ở thị trường Việt Nam, loại Tank này rất ít và hiếm, do sự hạn chế về mặt kỹ thuật của công cụ xếp, dỡ Tank nên hiện nay chỉ có loại ISO Tank Container tương đương với container thường loại 20 feet.
2.3 Quy trình làm hàng của BULKHAUL