+ Nhân viên Booking book chỗ cho tank từ hãng tàu:
Sau khi nhận được Booking Request từ nhân viên Sales thì nhân viên Booking sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận lại một lần nữa những thông tin liên quan đến lô hàng vận chuyển.
Sau đó từ những thông tin khách hàng cung cấp nhân viên Booking sẽ làm một Booking Request gửi cho bộ phận Booking của hãng tàu và yêu cầu phát hành “Booking Note”, Booking Note thường được gửi bằng mail.
Nhận được Booking Note từ hãng tàu nhân viên Booking sẽ gửi cho khách hàng một bản. Booking Note cũng chính là Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được nhận vận chuyển.
Một số hãng tàu thể hiện Booking Note là “Lệnh cấp Contaier rỗng” nhưng thật chất nó chỉ là Giấy lưu khoang.
Trên Booking Note cần thể hiện rõ các nội dung sau: - Số Booking
- Tên hãng tàu - Tên tàu/Số chuyến - Ngày dự kiến tàu rời - Cảng chuyển tải - Cảng đến
- Nơi đóng hàng - Loại hàng
- Nơi hạ bãi và thanh lý Hải quan - Closing time
*Ví dụ minh họa
- Số Booking : BKHL -090202/002
- Tên hãng tàu : WAN HAI LINES LTD
- Tên tàu/Số chuyến : AN CHUN V. N529
- Cảng đến : KEELUNG PORT, TAIWAN
- Nơi đóng hàng : KHO RIÊNG
- Loại hàng : ETHANOL
- Closing time : TRƯỚC 11 GIỜ 00’ NGÀY 6/2/2009
Do BHL cấp tank cho khách hàng nên trên Booking Confirmation không thể hiện mục cấp Container rỗng của hãng tàu. Như đã nói ban đầu, BHL chỉ là nhà thầu vận chuyển, cấp tank và bán lại cước cho khách hàng do đó việc bơm hàng vào tank sẽ do khách hàng tự làm. Khách hàng có thể bơm hàng tại bãi Container của BHL, cũng có thể mượn tank về kho của mình để bơm hàng. Nhưng vì hàng hóa ở đây là chất lỏng, có thể là những hóa chất nguy hiểm, dễ bay hơi, rò rỉ dọc đường nên vì lý do an toàn, chủ hàng sẽ lấy tank từ depot hoặc bãi Container ở cảng về kho của mình để bơm hàng vào.
Vì đây là tank của BHL, nên BHL sẽ giao giấy chứng nhận tank sạch (Certificate of tank cleanliness), Lệnh cấp Container rỗng (Bộ chứng từ đính kèm), để khách hàng có thể lấy tank và bơm hàng vào.
Do đóng hàng tại kho riêng nên khách hàng phải chịu trách nhiệm vận chuyển tank đến cảng đồng thời xuất trình Booking Confirmation để hạ bãi tank.