5. Kết cấu của khóa luận
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Việc tổ chức cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn ngun vật liệu nói riêng tại cơng ty cịn một số hạn chế cần khắc phục như sau:
* Về phương pháp tính giá xuất kho:
Phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ tuy đơn giản, nhưng lại cung cấp thơng tin chậm cho quản lý, vì đến cuối kỳ kế tốn mới tính ra giá xuất kho, cơng việc bị dồn nén, dễ gây nên sai sót.
* Về phương pháp kế tốn chi tiết NVL
Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để kế toán chi tiết NVL, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phịng kế tốn lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế tốn. Hơn nữa cơng ty có nhiều chủng loại NVL, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên nên áp dụng phương pháp này là không phù hợp.
* Về tài khoản sử dụng
Hiện nay công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Do đó đến cuối kỳ, kho hóa đơn đã về, nhưng vì lý do nào đó hàng chưa về thì cơng ty cũng khơng phản ánh trên sổ sách mà chờ hàng về mới hạch tốn, điều đó đồng nghĩa với việc một số lượng lớn tài sản của Công ty không được phản ánh vào sổ sách trong một thời gian, cho dù đó là tạm thời nhưng cũng sẽ gây ra sự thiếu
chính xác về số lượng, về thơng tin tài chính cho các đối tượng sử dụng.
* Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Hiện nay do quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng nên NVL trong Công ty phát sinh nhiều, chủng loại khác nhau, nhưng Công ty chưa thực hiện việc kiểm kê NVL, giá trị NVL mới chỉ căn cứ vào sổ sách chứ chưa căn cứ vào tình hình thực tế phát sinh.
3.2 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế tốn NVL tại Cơng ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang
3.2.1. Về phương pháp tính giá xuất kho
Để thuận tiện cho việc hạch tốn ngun vật liệu cơng ty nên sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để ghi chép cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong tháng. Phương pháp này cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, hơn nữa đơn giá xuất kho tương đối sát so với đơn giá các lần nhập kho.
Ví dụ tính giá xuất kho của vật tư dầu máy lạnh như sau: Ngày tháng Diển giải Số lượng (Kg) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1/6 Tồn đầu kỳ 380 11.561 4.393.180 5/6 Nhập kho 1.500 11.500 17.250.000 9/6 Xuất kho 1.310 19/6 Nhập kho 540 11.550 6.237.000 26/6 Xuất kho 1.950 30/6 Xuất kho 1.631
Đơn giá xuất kho sau lần nhập ngày 5/6 là:
Đơn giá bình quân = 4.393.180 + 17.250.000
380 + 1.500
= 21.593.180 / 1.880 =11.486 đồng/kg.
=> trị giá xuất kho ngày 9/6 là: 1.310 * 11.486 = 15.046.660 đồng. Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 19/6 là:
Đơn giá bình quân = 21.593.180 - 15.046.660 + 6.237.000
= 12.783.520 / 1.110 = 11.517 đồng.
=> Trị giá xuất kho ngày 26/6 là: 1.950*11.517 = 22.458.150 đồng. Trị giá xuất kho ngày 30/6 là: 1.631* 11.517 = 18.784.227 đồng.
3.2.2. Về phương pháp kế toán chi tiết NVL
Do cơng ty có các chủng loại NVL đa dạng, số lượng nhập xuất thường xuyên liên tục, vì vậy công ty nên chuyển sang phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL, phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lắp, nâng cao hiệu suất kế tốn.
Trình tự kế tốn chi tiết theo phương pháp sổ số dư như sau:
Trong đó:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ
Sơ đồ 3.1. Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
Áp dụng phương pháp này làm giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật tư theo nhóm và theo loại. Hơn nữa Công ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý; nhân viên kế tốn hàng tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho có khả năng chun mơn tốt, vì vậy áp dụng phương pháp này là phù hợp với công ty.
3.2.3. Về tài khoản sử dụngPhiếu nhập Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất Lũy kế nhập xuất tồn Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp
Với những nhược điểm đã nêu trên theo em khi xảy ra trường hợp hóa đơn về hàng chưa về thì kế tốn phải lưu các chứng từ về trước này vào một tập hồ sơ “Hàng đang đi đường” và theo dõi trên TK 151 cho tới khi hàng về thì hạch tốn vào TK 152.
Ví dụ ngày 26/6/2018, cơng ty mua dầu máy của Tổng công ty 789, trị giá chưa thuế GTGT 10% là 25.800.000. Đến ngày 31/3/2018 nhân viên thu mua đã mang Liên 2 hóa đơn GTGT về nhưng do lỗi kỹ thuật nên hàng chưa chuyển về kho của cơng ty, tuy nhiên kế tốn khơng hạch toán nghiệp vụ này. Như vậy là chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành, kế toán cần hạch tốn theo hướng sau Khi hóa đơn đã mang về nhưng hàng chưa đến kho, hạch toán:
Nợ TK 151: 25.800.000 Nợ TK 133: 2.580.000
Có TK 331: 28.380.000 Sang tháng kỳ nào lơ hàng về thì hạch tốn:
Nợ TK 152: 25.800.000
Có TK 151: 25.800.000
3.2.4. Hồn thiện cơng tác kiểm kê nguyên vật liệu
Định kỳ Công ty nên thực hiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu, việc kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại vật liệu hiện có tại Cơng ty, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê nên thực hiện định kỳ 6 tháng hoặc một năm một lần. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong … xác định số lượng và chất lượng của từng loại NVL. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 - VT). Biên bản kiểm kê được lập cho từng kho, sau đó gửi lên cho phịng Kế tốn đề đối chiếu với sổ sách.
Việc xử lý các tình huống khi kiểm kê được thực hiện như sau:
Trường hợp 1: khi kiểm kê phát hiện thừa:
Căn cứ vào biên bản kiểm kê:
+ Nếu đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào nguyên nhân thừa để ghi sổ.
+ Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị NVL thừa:
Nợ TK 152
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết).
Khi có quyết định xử lý NVL thừa: Nợ TK 338 (1)
Có TK 711, 632
Trường hợp 2: khi kiểm kê phát hiện thiếu:
Căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 138(1): Giá trị NVL thiếu
Có TK 152
Khi có quyết định xử lý NVL thiếu (không xác định được nguyên nhân), căn cứ vào quyết định:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý). Ví dụ, qua kiểm kê, phát hiện chênh lệch thiếu NVL như sau:
STT Tên vật tư ĐVT Theo kiểm kê Theo sổ sách
SL GT SL GT
1 Keo Latex Kg 2.500 34.120.300 2.550 34.548.600
2 Dầu máy A80 Kg 521 3.409.572 521 3.409.572
3 Nhựa KT80 Kg 690 7.669.150 690 7.669.150
… … … … … … …
Kết quả kiểm kê cho thấy NVL thiếu là: 1.580.534.000 – 1.575.047.800 = 5.486.200
Ban kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân thiếu, do đó định khoản như sau: Nợ TK 1381: 5.486.200
Có TK 152: 5.486.200
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
3.3.1. Về phía Nhà nước
Cần tăng cường ban hành các Luật và chuẩn mực kế toán, cho phù hợp với thông lệ chung của thế giới. Hướng dẫn rõ ràng và chi tiết các chế độ, luật kế toán mới.
Giảm thủ tục hành chính nhằm cắt giảm thơi gian cho doanh nghiệp.
3.3.2. Về phía doanh nghiệp
Để thực hiện được những cải tiến mới trong hoạt động kế tốn thì cần có những điều kiện như:
+ Thiết lập và tiến tới hồn thiện bộ máy tổ chức người quản lý từ Ban giám đốc xuống các phịng ban, từ đó tăng cường khả năng giám sát và quản lý ngày một chặt chẽ hơn.
+ Nâng cao trình độ chun mơn cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán của cán bộ kế toán.
+ Ban lãnh đạo Công ty mà đặc biệt là bộ phận kế toán phải thường xuyên cập nhật các chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành. Cùng với sự thay đổi nền kinh tế thị trường và sự hội nhập kinh tế thế giới thì các chuẩn mực và chế độ kế tốn vẫn ngày càng được hồn thiện theo hướng phù hợp với các chuẩn mực kế toán được chấp nhận phổ biến trên thế giới. Do đó bộ phận kế tốn trong Công ty cần thực cập nhật đầy đủ và kịp thời các thay đổi đó để hồn thiện tổ chức kế tốn.
+ Việc bố trí nhân sự trong Cơng ty cần có sự phù hợp giữa khối lượng cơng việc và số lượng nhân viên, giữa trình độ chun mơn và đặc thù cơng việc để các hoạt động của Công ty được thực hiện bởi đúng người và tránh được tình trạng lãng phí nguồn nhân lực trong điều kiện Cơng ty đang tích cực cắt giảm nguồn chi phí, nâng cao lợi nhuận. Các chính sách chỉ được thực hiện hiệu quả và nhanh gọn khi các điều kiện về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc được đảm bảo ví
dụ như hệ thống máy tính và phần mềm quản lý được đảm bảo về độ chính xác và hiện đại. Văn phịng làm việc cũng như nơi lưu trữ giấy tờ thoáng mát, rộng rãi, các thiết bị trong phòng làm việc phải được đổi mới phù hợp với xu thế của thời đại.
+ Với đội ngũ kế tốn như hiện nay, phịng kế tốn của cơng ty hồn tồn có khả năng áp dụng các giải pháp hoàn thiện nâng cao chất lượng phần hành NVL nói riêng và cơng tác kế tốn nói chung tại công ty.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là rất gay gắt, các doanh nghiệp ln muốn có một chỗ đứng vững trên thị trường. Mỗi doanh nghiệp, cơng ty đều cố gắng tìm kiếm cho mình một chính sách kế tốn nói chung và kế tốn NVL nói riêng phù hợp và hiệu quả.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang, em đã tìm hiểu được một số vấn đề trong kế tốn NVL, đã có cơ hội tiếp xúc với các chứng từ, sổ sách của cơng ty. Từ đó đánh giá được ưu nhược điểm của cơng tác kế tốn NVL, đưa ra những kiến nghị về việc quản lý, phương pháp kế toán NVL.
Cùng với những kiến thức đã học tại trường Đại học Thương Mại, những hiểu hiểu biết về Cơng ty và sự giúp đỡ nhiệt tình của các bộ phịng Kế tốn tại Cơng ty, đặc biệt phải kể đến sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của TS Nguyễn Thị
Hồng Lam đã giúp em hồn thiện đề tài “Kế tốn Ngun vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang”. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có
hạn nên Khóa luận của em khơng tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cơ và các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Thị Hồng Lam và các các bộ kế toán, ban lãnh đạo của Công ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang đã giúp đỡ em học hỏi được thêm về cơng tác kế tốn và hồn thành Khóa luận tốt nghiệp của mình.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
2. PGS.TS Phạm Văn Cơng (2011), Giáo trình Kế tốn tài chính. NXB ĐH Kinh tế Quốc Dân.
3. GS.TS. Đặng Thị Loan và các cộng sự (2013), Giáo trình Kế tốn tài chính
trong các doanh nghiệp. NXB ĐH Kinh tế Quốc dân.
4. GS.TS Nguyễn Quang Quynh và PGS.TS Ngơ Trí Tuệ (2013), Giáo trình
Kiểm tốn tài chính. NXB ĐH Kinh tế Quốc dân
PHỤ LỤC
Phụ lục 1.1. Kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Trong đó:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ Thẻ kho
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp chi tiết
Phụ lục 1.2. Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Trong đó:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chứng từ xuất
Phụ lục 1.3. Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư
Trong đó:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối kỳ Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất Bảng tổng hợp N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu gia nhập chứng từ xuất
Phụ lục 1.4. Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên Xuất vốn liên doanh Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh Xuất tự chế th ngồi gia cơng Nhập do tự chế thuê ngồi
gia cơng chế biến
TK 222 TK 222
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toánchi tiết
SỔ CÁI
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ quỹ
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợpchi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Phụ lục 1.9. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợpchi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Phụ lục 1.10. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
PHẦN MỀM KẾ TỐN
MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra
Phụ lục 1.12. Mẫu bảng cân đối kế toán
Đơn vị báo cáo: ………………… Địa chỉ: …………………………...
Mẫu số B01a - DNN
(Ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
BÁO CÁO TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH
Tại ngày... tháng ... năm ...