5. Kết cấu của khóa luận
2.2.2. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty
2.2.2.1. Chứng từ kế toán
Các chứng từ sử dụng gồm có: - Phiếu nhập kho; - Phiếu xuất kho; - Hóa đơn GTGT;
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư; - Các chứng từ thanh tốn khác.
Hiện nay cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, các sổ sách để ghi chép NVL gồm có:
- Sổ nhật ký chung; - Sổ cái;
- Sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu, bảng kê nhập xuất, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Hóa đơn GTGT, BB kiểm nghiệm
Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Bảng kê phiếu nhập
Bảng kê phiếu xuất
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 152
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Phiếu yêu cầu vật tư
Sơ đồ 2.3. Luân chuyển chứng từ và sổ sách NVL* Đối với thủ tục nhập kho NVL: * Đối với thủ tục nhập kho NVL:
Tại Công ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang, thủ tục thu mua và nhập kho nguyên vật liệu được tiến hành chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng từng bộ phận. Việc mua vật tư thường do Phịng Kinh doanh và phịng Kế tốn đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu của các bộ phận chức năng. Khi nguyên vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hố đơn cước phí vận chuyển… lên phịng kế toán.
Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật tư kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật tư sẽ viết phiếu nhập kho.
Nếu vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì cơng ty sẽ có ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư mua về, sau khi kiểm nghiệm xong sẽ lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
Sơ đồ 2.4. Thủ tục nhập kho
- Phiếu nhập kho được lập làm 03 liên: +01 liên lưu tại quyền;
+01 liên thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó thủ kho chuyển lên cho kế toán để vào sổ kế toán;
+01 liên do nhân viên cung ứng vật tư giữ dùng làm chứng từ để thanh tốn.
Ví dụ 2.1: Ngày 02/06/2018, Cơng ty mua nhập kho sản phẩm Dầu hộp số
Shell và Dầu động cơ VC HD50 của Công ty CP Thương mại Vật tư Dầu khí Hải Phịng, đơn giá chưa thuế GTGT 10% của Dầu hộp số Shell là 14.000.000 đồng/thùng phuy 200 lít, số lượng mua 7 thùng phuy và đơn giá chưa thuế GTGT 10% của Dầu động cơ VC HD50 là 5.300.000 đồng/thùng phuy 200 lít, số lượng mua 10 thùng phuy. Sản phẩm mua về theo hóa đơn GTGT 0000899 (Phụ lục 2.1), sau khi về đến kho, cơng ty tiến hành kiểm nghiệm sau đó lập biên bản kiểm nghiệm số 298 (Phụ lục 2.2) và nhập kho đầy đủ theo PNK số 489 (Phụ lục 2.3). Sau khi nhập kho, công ty tiến hành thanh tốn cho Cơng ty CP Thương mại Vật tư
Nguyên vật liệu Ban kiểm nghiệm Thủ kho, phịng vậ tư Nhập kho Hố đơn Phịng kế tốn Hố đơn Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho
Dầu khí Hải Phịng bằng chuyển khoản ngân hàng, sau đó sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng (Phụ lục 2.4)
Ví dụ 2.2: Ngày 06/06/2018, Công ty mua Sơn chống thấm VITEC-
PRIMER SB của Cơng ty Cổ phần Sơn Hải Phịng, số lượng mua 5 thùng (20 kg), đơn giá mua chưa thuế GTGT 10% là 1.850.000 đồng/thùng, hóa đơn GTGT số 0001578 (Phụ lục 2.5) chi phí vận chuyển do bên bán chịu, cơng ty thanh tốn bằng tiền mặt sau khi giao nhận. Do lượng hàng có giá trị nhỏ nên cơng ty không lập biên bản kiểm nghiệm, mà nhập kho luôn theo PNK số 495 (Phụ lục 2.6). Sau khi nhận hàng, kế toán thanh toán lập phiếu chi số 978 (Phụ lục 2.7) thành 2 liên, lưu liên 1 tại quyển, liên 2 xé rời chuyển tới bộ phận thủ quỹ. Thủ quỹ chi tiền, ghi số đã chi vào vào phiếu chi, ký phiếu cuối ngày chuyển chứng từ chi về kế toán thanh toán lưu theo số hiệu và ngày tháng.
Cuối kỳ, căn cứ vào các PXK trong tháng, kế toán lập bảng kê phiếu nhập kho NVL (Phụ lục 2.8). Theo đó tổng NVL nhập trong tháng 06/2018 là 589.450.000 đồng. Số liệu này sẽ được so sánh với số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL.
* Đối với nghiệp vụ xuất kho
Ở Công ty TNHH Thương mại Vận tải Huy Khang, vật liệu xuất kho dùng cho rất nhiều mục đích khác nhau. NVL của cơng ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong cho từng bộ phận sử dụng.
Khi các bộ phận có yêu cầu NVL thì sẽ viết phiếu yêu cầu vật tư làm 2 liên, phiếu này được duyệt bởi trưởng bộ phận xin duyệt. Một liên lưu ở bộ phận xin xuất vật tư, liên cịn lại chuyển cho kế tốn vật tư để viết phiếu PXK. PXK được kế toán lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển;
Liên 2: Chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho; Liên 3: Giao cho người nhận vật tư.
Ví dụ 2.3: Ngày 10/06/2018, bộ phận sửa chữa có nhu cầu xin xuất vật tư
để bảo dưỡng xe ô tô. Phiếu yêu cầu vật tư số 310 được lập sau khi có xét duyệt của trưởng bộ phận sửa chữa sẽ được chuyển đến phịng kế tốn (Phụ lục 2.9). Kế toán căn cứ vào nhu cầu hiện có và thơng tin trên phiếu yêu cầu vật tư để viết phiếu xuất kho số 520 (Phụ lục 2.10). Một liên của PXK được chuyển đến thủ kho
để làm thủ tục xuất kho, sau khi xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho, đồng thời chuyển chứng từ cho kế toán để ghi sổ.
Ví dụ 2.4: Ngày 13/06/2018, bộ phận sửa chữa có nhu cầu xin xuất vật tư
để bảo dưỡng xe. Phiếu yêu cầu vật tư số 325 được lập sau khi có xét duyệt của trưởng bộ phận sửa chữa sẽ được chuyển đến phịng kế tốn (Phụ lục 2.11). Kế tốn căn cứ vào nhu cầu hiện có và thơng tin trên phiếu yêu cầu vật tư để viết phiếu xuất kho số 526 (Phụ lục 2.12). Một liên của PXK được chuyển đến thủ kho để làm thủ tục xuất kho, sau khi xuất kho thủ kho ghi vào thẻ kho, đồng thời chuyển chứng từ cho kế toán để ghi sổ.
Cuối kỳ, kế tốn tính ra đơn giá NVL xuất kho, lập bảng tính giá NVL (Phụ
lục 2.13), căn cứ vào các PXK trong tháng, kế toán lập bảng kê phiếu xuất kho
NVL (Phụ lục 2.14). Theo đó tổng NVL xuất trong tháng 06/2018 là 598.501.300 đồng. Số liệu này sẽ được so sánh với số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL.
2.2.2.2. Kế toán chi tiết NVL
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết NVL, phương pháp này được nhiều đơn vị sử dụng, giúp kế toán dễ dàng thực hiện các cơng tác đối chiếu, kiểm tra từ đó phát hiện sai sót trong ghi chép, hạch tốn, giám sát chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu cả về số lượng, giá trị.
-Tại kho: Thủ kho là người lập thẻ kho vào thời điểm mùng một hàng tháng. Hằng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất ghi về số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thủ kho thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu tại kho ba ngày 1 lần nhằm đối chiếu số tồn ghi trên sổ, thẻ kho với số tồn nguyên vật liệu thực tế. Khi kiểm kê phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu, thủ kho báo cáo ngay với phịng kế tốn và phịng kỹ thuật để có biện pháp xử lý kịp thời. Cuối tuần, sau khi ghi chép xong thủ kho chuyển những chứng từ nhập xuất lên phịng kế tốn. Căn cứ vào những chứng từ PNK, PXK ở trên, kế tốn lập các thẻ kho, ví dụ như thẻ kho Dầu hộp số Shell (Phụ lục 2.15), thẻ kho Dầu động cơ VC HD50
(Phụ lục 2.16), thẻ kho Sơn chống thấm VITEC-PRIMER SB (Phụ lục 2.17).
-Tại phịng kế tốn: Cuối mỗi tuần, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho nộp, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và
phân loại chứng từ. Cuối tháng, cộng thẻ kho, cộng sổ chi tiết, đối chiếu số lượng sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của toàn bộ danh điểm ngun vật liệu sau đó chuyển cho kế tốn tổng hợp ghi sổ tổng hợp. Số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn được dùng để đối chiếu với số liệu tổng hợp về nguyên vật liệu trên sổ cái. Ví dụ tương ứng với các thẻ kho ở trên, kế toán lập sổ chi tiết vật tư Dầu hộp số Shell (Phụ lục 2.18), sổ chi tiết vật tư Dầu động cơ VC HD50 (Phụ lục
2.19), sổ chi tiết vật tư Sơn chống thấm VITEC-PRIMER (Phụ lục 2.20).
Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vật tư tiến hành lập Bảng tổng hợp theo dõi tình hình nhập xuất theo số lượng tất cả các nguyên vật liệu sử dụng tại cơng ty (Phụ lục 2.21).
2.2.2.3. Kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu
Quy trình ghi sổ chung NVL:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Đối với trường hợp tăng NVL:
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan kế tốn ghi tăng giá trị nguyên vật liệu nhập kho chưa thuế GTGT (TK 152), ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133), ghi tăng khoản phải trả người bán (TK 331) nếu chưa thanh toán ngay, hoặc ghi giảm tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) nếu thanh toán ngay.
Với nghiệp vụ 1, là trường hợp mua NVL thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000899 và PNK số 489, kế toán định khoản ghi tăng NVL trên Sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 152: 151.000.000 Nợ TK 133: 15.100.000
Có TK 331: 166.100.000
Khi thanh tốn tiền cho nhà cung cấp, căn cứ vào Giấy báo Nợ, kế toán định khoản trên Sổ Nhật ký chung:
Nợ TK 331: 166.100.000
Có TK 112: 166.100.000
Với nghiệp vụ 2, là trường hợp mua NVL thanh tốn ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001578, PNK số 495 và phiếu chi số 978, kế toán định khoản ghi tăng NVL trên Sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 152: 9.250.000 Nợ TK 133: 925.000
Có TK 111: 10.175.000
Đối với trường hợp giảm NVL:
Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL, kế tốn ghi tăng chi phí (TK 154) và ghi giảm NVL trong kho (TK 152).
Với nghiệp vụ 3, ngày 10/06 xuất kho NVL cho sửa chữa, căn cứ vào PXK số 520, kế toán định khoản ghi giảm NVL trên Sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 154: 13.985.000
Có TK 152: 13.985.000
Với nghiệp vụ 4, ngày 13/06 xuất kho NVL cho sửa chữa, căn cứ vào PXK số 526, kế toán định khoản ghi giảm NVL trên Sổ Nhật ký chung như sau:
Nợ TK 154: 5.587.500
Có TK 152: 5.587.500
Các nghiệp vụ tăng giảm NVL được thể hiện trên sổ Nhật ký chung (Phụ lục
2.23) và Sổ Cái TK 152 (Phụ lục 2.24).
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật tư. Thủ kho thực hiện phản ánh vào Thẻ kho tương ứng với mỗi vật liệu lập 1 thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ là phiếu nhập xuất cho phịng kế tốn. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng thẻ kho, kế toán vật tư cộng sổ chi tiết đồng thời đối chiếu số lượng, sau đó lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối TK. Trước khi đưa số liệu lên Báo cáo tài chính, kế tốn tiền thành đối chiều những thông tin sau:
- Số dư đầu kỳ trên TK 152 = Tồn đầu kỳ trên bảng Tổng hợp nhập xuất tồn;
- Tổng số phát sinh Nợ trên sổ cái TK 152 = tổng phát sinh trên bảng kê phiếu nhập kho = Tổng cột giá trị phần Nhập trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn;
- Tổng số phát sinh Có trên sổ cái TK 152 = tổng phát sinh trên bảng kê phiếu xuất kho = Tổng cột giá trị phần Xuất trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn;
- Số dư cuối kỳ trên sổ cái TK 152 = tổng cột giá trên phần Tồn cuối kỳ trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN NVL TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI HUY
KHANG
3.1. Các kết luận và phát hiện qua đề tài nghiên cứu