5. Kết cấu khóa luận
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần GAMMA
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty
2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty cổ phần GAMMA hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh do sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp với các ngành nghề đăng ký như sau:
+ Bán buôn, bán lẻ vật liệu xây dựng ( cát, đá, xi măng, sắt thép...);
+ Xây lắp các cơng trình xây dựng cơng nghiệp, dân dụng và xây dựng khác; + Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị;
+ Sửa chữa các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp; + Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ;
+ Sửa chữa ôtô, máy công nghiệp;
+ Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét và cao lanh; + Thiết kế cơng trình dân dụng;
+ Tổ chức thiết kế và thi công nhà thơng minh; .......
Doanh thu chính của cơng ty tập trung vào một số ngành nghề như: xây lắp, bán hàng hóa là vật liệu xây dựng.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị: (Phụ lục 01)
Nhiệm vụ và chức năng của các phịng ban:
Hội đồng cổ đơng: Đại hội cổ đông lấy ý kiến các cổ đông để ra các quyết
định quan trọng của công ty và đưa ra ý kiến bàn bạc về các kế hoạch phát triển cơng ty.
Ban kiểm sốt: là bộ phận độc lập, có chức năng kiểm sốt tồn bộ hệ thống
tài chính, kiểm tra việc thực hiện quy chế công ty, can thiệp vào hoạt động cơng ty khi cần.
Hội đồng quản trị: có nhiệm vụ quản lí và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh
và các công việc của công ty trừ những thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
Ban giám đốc: có nhiệm vụ điều hành các hoạt động của cơng ty, dưới sự chỉ
đạo của hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông.
Phịng kế tốn: làm nhiệm vụ theo dõi, ghi chép mọi hoạt động kinh doanh
của cơng ty. Lập kế hoạch, phân tích tình hình tài chính và hạch tốn tổng hợp về các khoản công nợ, doanh thu, khoản nộp ngân sách nhà nước được báo cáo theo định ký và trình lên ban giám đốc để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh, đảm bảo việc thực hiện tốt thu chi tài chính. Ngồi ra, kế tốn phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách, số liệu, cơng tác kế tốn, kiểm tốn nhanh chóng, chính xác, trung thực và đúng quy định của pháp luật.
Phòng kế hoạch và kỹ thuật: Thực hiện lên kế hoạch tiến độ thi công tại các
công trường đang thi công đồng thời thực hiện chức năng thiết kế, giám sát chỉ đạo kỹ thuật các cơng trình được giao. Nghiên cứu, lựa chọn các thiết bị máy móc, nguyên liệu… đối với quá trình sản xuất, thiết kế, lắp ráp, sửa chữa, bảo hành các linh kiện máy móc…
Phịng tổ chức hành chính: Quản lý về cơ cấu nhân sự của công ty, sắp xếp
lao động hợp lý, tuyển dụng nhân sự. Tổ chức sản xuất, quản lý nhân sự, giải quyết vấn đề tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ, công nhân viên, đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Các đội xây dựng và cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng: chịu sự điều
hành trực tiếp từ các phịng ban trong cơng ty, thực hiện cơng tác thi cơng cơng trình, bán vật liệu.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của công ty.
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế tốn và Chính sách kế tốn áp dụng tại công ty.
* Tổ chức bộ máy kế tốn.
Do Cơng ty Cổ phần GAMMA là một đơn vị kinh doanh xây lắp, các cơng trình xây dựng diễn ra tại nhiều địa điểm khác nhau nên cơng tác hạch tốn kế tốn tại đơn vị cũng gặp khơng ít khó khăn trong việc thu nhập chứng từ cũng như quản lý về nguyên vật liệu, tài sản phục vụ cơng trình thi cơng. Để tạo thuận lợi cho việc xử lý chứng từ, cung cấp thơng tin kế tốn cơng ty đã lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng việc xử lý thơng tin trong tồn cơng ty được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn tài chính, các bộ phận khác khơng tổ chức bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo
nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn của cơng ty để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
Phịng kế tốn của cơng ty có 7 người gồm một kế toán trưởng và các phần hành kế toán như: Kế tốn ngun vật liệu – hàng hóa, kế tốn thanh tốn, kế tốn TSCĐ, kế tốn tiền, thủ quỹ. Có thể khái qt bằng mơ hình sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tố chức bộ máy kế tốn tại cơng ty cổ phần GAMMA (Phụ lục 02)
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về cơng tác hạch tốn kế tốn tại
công ty, lập, theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính, quản lí chỉ đạo phịng tài chính kế tốn. Chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề liên quan đến cơng tác tài chính kế tốn với giám đốc cơng ty, cơ quan cấp trên, chi cục thuế và cơ quan chức năng.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ ghi sổ Nhật ký chung theo thời gian và định khoản kế toán của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các số liệu ghi sổ Nhật ký chung sẽ tự động cập nhật sang sổ Cái và các sổ Chi tiết liên quan. Là người có trách nhiệm tổng hợp các số liệu đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu sổ sách kế toán các phần hành khác cung cấp. Là người lập báo cáo thuế hàng tháng, bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kỳ.
Kế toán NVL – TSCĐ: Theo dõi kiểm tra, giám sát tình hình nhập xuất
nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh, tình hình tăng giảm TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý của công ty, lập kế hoạch trích khấu hao và tính khấu hao mịn cho từng loại sản phẩm hiện có hay mua mới vào sổ sách liên quan. Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phịng cơng ty, tình hình sử dựng vật tư, vật liệu, kiểm tra tình hình sử dụng vật liệu, phân bổ các đối tượng chịu chi phí. Cuối kỳ kế tốn tổng hợp lại giao cho kế toán tổng hợp.
Kế tốn theo dõi cơng nợ: Theo dõi cơng nợ trong và ngồi cơng ty, theo dõi
tình hình thanh tốn với khách hàng, tình hình thu nợ của chủ đầu tư đối với khách hàng.
Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương: Theo dõi, cập nhật thường xuyên quá
trình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi tại ngân hàn, đối chiếu, kịp thời với thủ quỹ. Chịu trách nhiệm tính, theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ là tổng hợp và chi tiết các khoản chi phí và tính giá hành cho từng cơng trình hoặc hạng mục cơng trình.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt và các khoản tương đương tiền cho công
ty. Căn cứ vào phiếu thu, chi hợp lệ để thu lại và chi tiền mặt.
* Chính sách kế tốn áp dụng tại công ty
- Chế độ kế tốn áp dụng: Kể từ ngày 1/1/2015, cơng ty áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp theo Thơng tư số 200/2014/ TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 22/12/2014.
- Niên độ kế tốn cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty là hình thức nhật ký chung và được hỗ trợ bởi phần mềm kế tốn.
- Cơng ty Cổ phần GAMMA hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Nhập trước, xuất trước. - Phương pháp ghi nhận TSCĐ:
+ Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, vơ hình : TSCĐ được ghi nhận ban đầu theo nguyên giá.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, vơ hình: Khấu hao TSCĐ hữu hình được thực hiện theo phương pháp đường thẳng.
* Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.
Tổ chức hạch tốn ban đầu
Cơng ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động mà lựa chọn loại chứng từ sử dụng trong kế tốn. Cơng ty sử dụng các loại chứng từ phù hợp với Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính. Ngồi ra, tùy theo nội dung từng phần hành kế tốn các chứng từ cơng ty sử dụng cho phù hợp.
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ là chuyển chứng từ từ các phòng ban chức năng trong cơng ty đến phịng kế tốn tài chính, phịng kế tốn tiến hành hồn thiện
và ghi sổ kế tốn, q trình này được tính từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (hay tiếp nhận chứng từ) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ.
- Hệ thống chứng từ tiền tệ như : phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy đề
nghị tạm ứng, giấy thanh tốn tiền tạm ứng, giấy báo có, báo nợ, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ.
- Hệ thống chứng từ hàng tồn kho như: hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm
nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê hàng hóa.
- Hệ thống chứng từ lao động và tiền lương như: bảng chấm công; bảng phân bổ tiền lương và BHXH; bảng thanh toán lương và BHXH; chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động.
-Hệ thống chứng từ TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý
TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. -Hệ thống chứng từ bán hàng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT,…
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty đang áp dụng theo hệ thống tài khoản kế tốn hiện hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.
Về bán hàng và cung cấp dịch vụ: Công ty sử dụng các TK: 111, 112, 131, 511, 156,632.....
Về xây lắp: công ty sử dụng các TK: 621, 622, 623, 627.. để tính giá thành.
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn của cơng ty phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kế tốn thuận tiện cho việc ghi sổ kế tốn, kiểm tra đối chiếu.
Ví dụ: Mua nguyên vật liệu ( cát, đá, xi măng, sắt thép...), cơng cụ dụng cụ,
hàng hóa( Hàng hóa là vật liệu xây dựng) để phục vụ xây lắp và bán: Nợ TK 151,152, 153, 156
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331.. : Tổng giá thanh tốn.
Ngày 03 tháng 01 năm 2016, mua thép trịn ɸ 10 của cơng ty TNHH thương mại và Dịch vụ Long Vân, số lượng 5.500 kg, đơn giá 13.660 đồng/kg, thuế GTGT
10%. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000356, biên bản kiểm nghiệm vật tư (Phụ
lục số 03), phiếu nhập kho - số 46 ( Phụ lục 04). Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152( 1521) : 75.130.000 Nợ TK 133( 1331) :7.513.000 Có TK 331(LV): 82.643.000 * Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để xử lý thơng tin từ các chứng từ kế tốn nhằm phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt.
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn: Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Cơng ty có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết nên đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
* Tổ chức hệ thống BCTC
Công ty áp dụng hệ thống BCTC theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ tài chính. Kỳ lập báo cáo tài chính là báo cáo tài chính giữa niên độ và báo cáo tài chính năm. Nơi gửi BCTC của cơng ty là cơ quan Thuế, cơ quan Thống kê, Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội.
- Báo cáo kế toán là kết quả của cơng tác kế tốn bao gồm các báo cáo:
Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN
Ngồi ra, cơng ty cịn lập một số báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban Giám đốc như: báo cáo lợi nhuận, báo cáo chi tiết lãi lỗ, báo cáo tổng hợp, chi tiết về phân tích chi phí...
2.2. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Công ty Cổ phần GAMMA.
2.2.1. Đặc điểm, phân loại, đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần GAMMA. GAMMA.
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần GAMMA.
Công ty Cổ phần GAMMA là công ty chun xây dựng nhà cửa, cơng trình cơng nghiệp, hạ tầng kĩ thuật. Mà các yếu tố đầu vào chính của q trình cung cấp là xi măng, gạch, ngói, sắt, thép, cát, sỏi. Ngồi ra cịn có một số ngun vật liệu phụ như: sơn, que hàn, đinh ốc. Các loại nguyên vật liệu này có tính chất rất dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và dễ bị hao hụt trong quá trình vận chuyển. Quá trình thu mua nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và quá trình xuất kho dựa trên định mức giúp Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, lãng phí trong q trình sản xuất. Ngồi ra, cơng tác quản lý và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Những đặc điểm về nguyên vật liệu đưa cơng ty đứng trước khó khăn làm sao có thể quản lý tốt tất cả các khâu từ lập kế hoạch thu mua, hạch toán cho từng loại nguyên vật liệu phong phú về chủng loại và có giá cả hợp lý nhất để giảm chi phí. Điều này địi hỏi cơng ty thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng cho khách hàng.
Muốn quản lý tốt đầu tiên cần phải phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần GAMMA.
- Nguyên vật liệu chính:
+ Cát xây dựng: Cát xây, cát đúc, cát tơ.. + Đá xây dựng
+ Các loại gạch ngói: Gạch thẻ, gạch ống , ngói lợp… + Xi măng, thép, gỗ…
- Vật liệu phụ: Sơn, đinh ốc, que hàn…
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu…
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng mà công ty cần dùng để thay thế