5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.2.2. Về hạch toán ban đầu
Các chứng từ sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh chủ yếu là các chứng từ tự lập và các chứng từ kế thừa từ các nghiệp vụ kế toán trước (Chứng từ bên trong doanh nghiệp và chứng từ bên ngồi doanh nghiệp). Hiện nay ở cơng ty, các chứng từ tự lập tương đối đơn giản và gọn nhẹ. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban còn chậm. Để khắc phục các nhân viên kế tốn trên cơng ty cần phải thường xuyên đôn đốc việc luân chuyển chứng từ tới bộ phận kế toán để xử lý, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: đơn đốc nhân viên bán hàng gửi hóa đơn (nếu có) hàng ngày về cho bộ phận kế tốn, chứng từ đúng thời hạn, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Bộ phận kế toán sau khi nhận được chứng từ kế tốn thì xác định các chứng từ kế tốn hợp lệ thì tiến hành phân loại chứng từ cho khoa học để tiện cho việc hạch toán. Chứng từ nào quan trọng cần giải quyết gấp như các khoản thanh toán khi sắp hết hạn thì cần được ưu tiên xử lý trước. Kế toán trưởng cần quy định chứng từ kế toán phải được các bộ phận chuyển giao cho kế toán ngay trong ngày hơm đó trừ chủ nhật và các trường hợp làm việc xa trụ sở của cơng ty. Kế tốn thơng thường cũng sẽ phải xử lý tất cả các chứng từ kế tốn phát sinh trong ngày hơm đó đặc biệt là các chứng từ ưu tiên sớm. Trừ trường hợp nhân lực hạn chế hay nhiệm vụ khác do Ban giám đốc u cầu thì có thể lùi lại để hạch tốn sau đó. Tùy theo mức độ ảnh hưởng của việc chậm trễ sẽ có các hình thức từ nhắc nhở cho đến xử phạt hành chính bằng việc đền bù tổn thất cho nghiệp vụ đó. Việc hạch tốn ban đầu có tốt thì mới tạo
điều kiện cho các khâu tiếp theo nhằm xác định được kết quả kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tránh những sai sót khơng đáng có gây mất thời gian và chi phí của doanh nghiệp.