5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.2.4 Về kế toán các khoản dự phòng
Trong những năm gần đây hoạt động sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do nền kinh tế có nhiều bất ổn và nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh trong lĩnh vực này cho nên lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng đáng kể. Vì thế doanh
nghiệp cần tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự kiến khoản thiệt hại sẽ bị mất khi hàng tồn kho của doanh nghiệp bị giảm giá. Được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn của hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ. Việc trích lập các khoản dự phòng đồng nghĩa với việc dự kiến trước các tổn thất có thể xảy đến để khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra, cơng ty có nguồn kinh phí xử lý kịp thời những rủi ro này, hoạt động kinh doanh sẽ không phải chịu ảnh hưởng nặng nề, không phải chịu những tổn thất khơng đáng có.
Cơng ty nên trích lập dự phịng phải thu khó địi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK 1592 – Dự phịng phải thu khó địi.
TK 1593 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
3.2.4.1 Đối với dự phịng phải thu khó địi:
Hiện tại bộ phận kế tốn cơng ty khơng thống kê, đánh giá lại các khoản nợ phải thu khó địi vào cuối mỗi năm tài chính nên chưa có số liệu chính xác về vấn đề này. Theo nguyên tắc thận trọng của kế tốn (VAS 01) cơng ty cần lập dự phòng cho các khoản phải thu khó địi.
Theo thơng tư 228/2009/TT – BTC ban hành ngày 07/12/2009 hướng dẫn việc trích lập dự phịng phải thu khó địi như sau:
Việc lập dự phịng được tiến hành vào thời điểm khóa sổ kế tốn để lập BCTC năm theo nguyên tắc:
- Việc lập các khoản dự phịng khơng được vượt q số lợi nhuận phát sinh của công ty.
- Đối với các khoản nợ phải thu khó địi cần lập dự phịng phải có chứng từ gốc, ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nợ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu, số đã thu, số cịn nợ và thời hạn nợ.
- Được trích lập với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán hoặc những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã bị phá sản, đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc đã chết, bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.
- Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Mức lập dự phịng tối đa khơng vượt q 20% tổng dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 và được tính theo cơng thức sau:
Mức dự phịng phải
thu khó địi = Số nợ phải thu khó địi ×
% trích lập dự phịng theo quy định
Phương pháp kế toán dự phịng phải thu khó địi:
Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc, đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền
còn nợ, bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Tài khoản sử dụng: TK 1592 – “Dự phịng phải thu khó địi”. Kết cấu TK
1592:
Bên Nợ:
- Hồn nhập dự phịng phải thu khó địi đã lập cuối năm trước. - Xử lý xóa nợ các khoản phải thu khó địi khơng thể địi được. Bên Có:
- Số dự phịng nợ phải thu khó địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên Có: Số dự phịng nợ phải thu khó địi hiện có cuối kỳ.
Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, tính tốn mức dự phịng nợ phải thu khó địi cần lập lần đầu. Kế tốn ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập dự phịng, đối ứng ghi Có TK 1592 số tiền trích lập dự phịng.
Cuối kỳ kế tốn sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, kế toán ghi Nợ TK 1592 số tiền hồn nhập, đối ứng ghi Có TK 6422 số tiền hồn nhập.
Cịn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn sẽ phải trích lập thêm, kế tốn ghi Nợ TK 6422 số tiền trích lập thêm, đối ứng ghi Có TK 1592 số tiền trích lập thêm.
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự khơng địi được sẽ được phép xóa nợ theo chính sách tài chính hiện hành, kế tốn ghi Nợ TK 1592 (nếu đã lập dự phòng); ghi Nợ TK 6422 (nếu chưa lập dự phịng) đối ứng ghi Có TK phải thu của khách hàng, TK phải thu khác.
Đồng thời ghi Nợ TK 004 – “Nợ khó địi đã xử lý”.
Đối với các khoản nợ khó địi đã xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được kế tốn ghi Nợ TK 111, 112…số tiền thực tế đã thu hồi được, đối ứng ghi Có TK 711 số tiền thực tế đã thu hồi được.
Đồng thời ghi Có TK 004 – “Nợ khó địi đã xử lý”
Sổ kế toán: Kế tốn dự phịng nợ phải thu khó địi sử dụng Sổ Cái TK 1592,
Sổ cái TK 156, Sổ chi tiết TK 156.
3.2.4.2 Đối với dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Cơng ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo hơn cho hoạt động kinh doanh của đơn vị trong tương lai để đảm bảo nguyên tắc “Thận trọng” theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho của Bộ tài chính để hạn chế rủi ro trong q trình kinh doanh.
Cơng ty là một cơng ty kinh doanh chủ yếu về thuốc thú y nhập khẩu với lượng lớn hàng nhập kho nên việc thay đổi giá thuốc thú y trên thị trường (giá thuốc thú y bị giảm đi so với giá gốc) cũng có thể dẫn tới những tổn thất đáng kể cho công ty. Hoặc do lượng hàng trong kho của công ty khá lớn và đây là mặt hàng đặc thù nên khó tránh khỏi những mất mát như: Giá trị hàng bị giảm do cận date, thuốc không được ưa chuộng do cũ, thuốc bị kém phẩm chất cho bảo quản chưa đúng cách… đều là những trường hợp rất dễ xảy ra cho công ty. Ban Giám đốc cơng ty cần phải ước tính giá trị thiệt hại có thể xảy ra một cách trung thực để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sao cho hợp lý tránh các thiệt hại đáng tiếc có thể xảy ra.
Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ kế toán năm khi lập BCTC. Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng hàng hóa để xác định khoản dự phịng. Căn cứ vào bảng kiểm kê, kế tốn xác định mức lập dự phịng theo cơng thức sau:
(Theo Thơng tư 228/2009/TT – BTC) Mức dự phịng giảm giá vật tư, hàng hóa = Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho
tại thời điểm lập BCTC × Đơn giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế tốn - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Cộng tổng mức dự phòng phải lập của các mặt hàng thành mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập trong năm.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí
liên quan trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi):
Là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hồn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Được tính cho từng loại hàng tồn
kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành tồn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Chứng từ sử dụng:
+ Hóa đơn, chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng. + Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. + Bảng tổng hợp mức lập dự phòng.
+ Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phịng. - Tài khoản sử dụng: TK 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nội dung và kết cấu của TK 1593:
Bên Nợ: Số hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho ghi giảm giá vốn hàng bán.
Bên Có: Số dự phịng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ. Số dư bên Có: Khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
- Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, tính tốn mức dự phịng cần lập lần đầu, ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập dự phịng đối ứng ghi Có TK 1593 số tiền trích lập dự phịng.
Cuối kỳ kế tốn năm tiếp theo:
Nếu khoản dự phịng phải lập ở kỳ này lớn hơn khoản dự phịng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải được trích lập thêm kế tốn ghi Nợ TK 632 số tiền trích lập thêm đối ứng ghi Có TK 1593 số tiền trích lập thêm.
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phịng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, ghi Nợ TK 1593 số tiền hoàn nhập, đối ứng ghi Có TK 632 số tiền hồn nhập.
- Sổ kế toán: Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho sử dụng Sổ cái TK 1593, 131, Sổ chi tiết TK 131.
Như vậy, việc lập nên các khoản dự phòng sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ổn định, tăng độ chính xác tin cậy cho các thơng tin kế tốn đưa ra.
3.2.5 Hồn thiện sổ kế tốn
Việc công ty không mở sổ chi tiết TK 511, TK632, TK642... gây khó khăn cho cơng tác quản lý. Để tiện cho việc theo dõi, kế tốn có thể phân loại doanh thu, giá vốn hàng bán theo hai hướng là thuốc thú y và heo giống. Trong ngành hàng thuốc thú y chiếm tỷ trọng chủ yếu của cơng ty thì cơng ty cần hạc tốn và lập sổ chi tiết hơn thành một số nhóm hàng nhất định với từng đặc tính cụ thể như: Thuốc thú y dành cho gia súc (thuốc, kháng sinh, vắc –xin...), thuốc thú y dành cho gia cầm (Thuốc, kháng sinh, vắc –xin...) hay cơng ty có thể phân loại theo ngành hàng và nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Khi đó kế tốn nên mở sổ chi tiết cho các TK 5111, TK 5112, TK5113, TK 6321, TK 6322, TK 6323... theo từng hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như vậy, số lượng sổ kế toán chi tiết sẽ khơng q lớn, mà việc theo dõi hàng hóa mua bán, dịch vụ cung cấp cũng sẽ thuận tiện hơn, thỏa mãn tốt yêu cầu của công tác quản lý.
+) TK 5111 – Doanh thu thuốc thú y cho gia cầm
TK 51111 – Doanh thu bán kháng sinh cho gia cẩm TK 51112 – Doanh thu bán vắc-xin cho gia cẩm
TK 51113 – Doanh thu bán các loại thuốc khác cho gia cẩm +) TK 5112 – Doanh thu thuốc thú y cho gia súc
TK 51121 – Doanh thu bán kháng sinh cho gia súc TK 51122 – Doanh thu bán vắc-xin cho gia súc
TK 51123 – Doanh thu bán các loại thuốc khác cho gia súc +) TK 5113 – Doanh thu bán heo giống
Tương tự, để thực hiện kinh doanh của mình cơng ty phải mua rất nhiều hàng hóa khác nhau do đó để tiện theo dõi Cơng ty nên mở các tài khoản chi tiết cho tài khoản 632 như:
+) TK 6321 – Giá vốn loại thuốc thú y cho gia cầm TK 63211 – Giá vốn kháng sinh cho gia cẩm TK 63212 – Giá vốn vắc-xin cho gia cẩm
TK63213 - Giá vốn các loại thuốc khác cho gia cầm +) TK 6322 – Giá vốn thuốc thú y cho gia súc
TK 63221 – Giá vốn kháng sinh cho gia súc TK 63222 – Giá vốn vắc-xin cho gia súc
TK 63223 – Giá vốn các loại thuốc khác cho gia súc +) TK 6323 – Giá vốn mua heo giống
Mở sổ chi tiết theo cách này không những quản lý được nhanh chóng chính xác hàng bán và dịch vụ cung cấp trong kỳ mà còn giúp cho các nhà quản trị biết những mặt hàng hay dịch vụ nào đã tạo ra doanh thu chủ yếu cho cơng ty để từ đó có phương hướng đầu tư, phát triển cho hợp lý.
Việc lập sổ kế toán chi tiết cho các tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 đặc biệt của các tài khoản doanh thu, chi phí và giá vốn sẽ khơng chỉ giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh của cơng ty chi tiết hơn mà cịn giúp cho việc lập Báo cáo cho Ban Giám đốc hay kinh doanh được chính xác, hữu ích hơn rất nhiều. Nhìn vào sổ kế tốn chi tiết kế tốn có thể xác định rõ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng đối tượng kế toán cụ thể rất chi tiết. Ví dụ như nếu cơng ty tiến hàng lập sổ kế toán
chi tiết cho tài khoản TK51111 – “Doanh thu thuốc kháng sinh cho gia cầm” khơng chỉ kế tốn mà Ban giám đốc sẽ nhìn thấy doanh thu thuốc kháng sinh dành cho gia cầm trong từng năm từng quý, quý nào trong kỳ kế toán lượng kháng sinh gia cầm được tiêu thụ nhiều nhất để có thể có kế hoạch nhập hàng cho tương lai, thuốc kháng sinh gia cầm nào được tiêu thụ nhiều, đơn vị nào nhập nhiều nhất… Sổ kế toán càng chi tiết càng cụ thể như vậy sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xác định kết quả kinh doanh chi tiết của cơng ty để có những giải pháp, kế hoạch cho kỳ kế tốn sau của doanh nghiệp. Cơng ty có thể mở các sổ chi tiết theo từng hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho các tài khoản cấp 2, cấp 3 của các TK 511, TK 632, TK 642 theo mẫu sau:
Bảng 3.1
Công ty Cổ phần kinh doanh thuốc thú y Amavet
Số 45, tổ 17, phường Phúc Đồng, quận Long Biên, TP Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TK … Năm: 2016 Đơn vị tính: VNĐ Dư đầu kỳ:………… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ Số phát sinh Tổng cộng Dư cuối kỳ: ……….
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Cơng ty cần liên hệ với bên phần mềm để thường xuyên có trao đổi, khắc phục và cập nhật bản kế tốn mới nhất để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu, khối lượng cơng việc kế tốn tại cơng ty. Như hiện tại công ty nên cập nhật phần mềm kế toán mới nhất là SAS INNOVA 6.8.1 STD để bổ sung thêm các tính năng mới nhất của phần mềm kế tốn phục vụ tốt hơn cho cơng tác kế tốn của doanh nghiệp.
3.3.Điều kiện thực hiện
3.3.1. Về phía Nhà nước
Để góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các giải pháp đề ra ở trên thì nhà nước đóng một vai trị hết sức quan trọng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, nước ta đang ngày càng phát triển hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, nhằm tạo điều