1.2 .1Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
2.2.1 Đặc điểm kế toán bán mặt hàng gia dụng, thiết bị vệ sinh, nội thất tại công ty
2.2.1 Đặc điểm kế toán bán mặt hàng gia dụng, thiết bị vệ sinh, nội thất tại công tyCP Đại siêu thị Mê Linh CP Đại siêu thị Mê Linh
2.2.1.1 Phương thức bán hàng và hình thức bán hàng áp dụng tại Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh
Các sản phẩm của của Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh chủ yếu được nhập khẩu và phân phối theo kế hoạch tiêu thụ dự kiến mà Cơng ty đã đề ra. Ngồi ra cơng ty cịn có phịng kinh doanh riêng chuyên đi tìm kiếm và liên hệ khách hàng nên các mặt hang kinh doanh chủ yếu tiêu thụ qua kênh bán hàng trực tiếp là chính.
Các phương thức bán hàng được đang được sử dụng tại Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh là: phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ. Nhưng phương thức bán hàng chủ yếu tại Công ty vẫn là phương thức bán lẻ.
+ Phương thức bán buôn: phương thức bán buôn chủ yếu tại Công ty vẫn là phương thức bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.Khách hàng chủ yếu mà Cơng ty áp dụng phương thức bán hàng này là các công ty chuyên phân phối về các thiết bị vệ sinh, đồ gia dụng hay nội thất.
+ Phương thức bán lẻ hàng hóa: Các khách hàng mua lẻ thường là các cơng ty, tổ chức, hộ gia đình có nhu cầu lắp đặt các thiết bị cho gia đình hay trang hồng lại nhà cửa,.. Cơng ty có những chính sách giá cả khá mềm dẻo cho phân khúc khách hàng này. Khách hàng mua lẻ đến trực tiếp Công ty liên hệ với bộ phận bán hàng để nhận sự tư vấn và làm thủ tục mua hàng, sau khi hồn tất thủ tục Cơng ty tiến hành bàn giao hàng hóa cho khách hàng.
- Hình thức bán hàng Cơng ty CP Đại siêu thị Mê Linh áp dụng:
Cơng ty chủ yếu vẫn sử dụng hình thức bán hàng truyền thống, bàn bạc trực tiếp với khách hàng hoặc qua điện thoại hay email, sau đó làm các hợp đồng bán hàng và tiến hàng thực hiện hợp đồng.
2.2.1.2 Các chính sách bán hàng áp dụng tại Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh
Công ty áp dụng chính sách miễn phí vận chuyển tới địa chỉ của khách hàng hợp đồng đặt hàng với giá trị hàng từ 4 triệu trở lên và trong phạm vi 20 Km.
Một số trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán trong quá trình bán mặt hàng thiết bị vệ sinh, nội thất của Công ty như: bên mua nhận thấy thiết bị vệ sinh, nội thất không đạt chất lượng như: có vết ố nhỏ, vết xước nhỏ trên bề mặt sản phẩm thiết bị,... công ty sẽ đồng ý giảm giá cho mặt hàng bị giảm chất lượng.
Trong trường hợp khi nhận hàng khách hàng khơng kiểm tra hàng hóa mà tiến hành nhận hàng chuyển về kho luôn, sau khi nhập kho khách hàng phát hiện hàng hóa khơng đúng với hợp đồng, công ty sẽ nhấp nhận phần hàng bán bị trả lại do không đúng với hợp đồng đã ký kết với khách hang (trong trường hợp với khách mua bn). Cịn với khách mua lẻ, khi giao hàng đều có đi kèm là nhân viên kỹ thuật về mặt hàng đó để hướng dẫn và lắp đặt, chạy thử và đều yêu cầu khách hàng kiểm tra kỹ các sản phẩm sau đó ký xác nhận là đã nhận hàng. Vì vậy với khách lẻ là khơng có trả hàng sau khi đã ký nhận hàng (hoặc nếu lỗi do nhà sản xuốt thì khách hàng được phép đổi hàng hoặc bảo dưỡng trong thời gian bảo hành).
2.2.1.3 Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh.
Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi Công ty đã bàn giao các mặt hàng sản phẩm cho khách hàng và khi khách hàng chấp nhận khoản nợ hoặc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
2.2.1.4 Các phương thức thanh tốn áp dụng tại Cơng ty CP Đại siêu thị Mê Linh.
Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh áp dụng ba phương thức thanh toán là phương thức thanh toán trực tiếp, phương thức thanh toán trả chậm và phương thức thanh toán trả trước
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở
hữu hàng hóa từ cơng ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh tốn trực tiếp cho công ty thông qua tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Phương thức thanh toán trả chậm: sau một khoảng thời gian sau khi hàng hóa
được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh tốn cho cơng ty (thường là 30 đến 60 ngày kể từ ngày giao hóa đơn). Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng vùng quản lý, từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ xảy ra trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh tốn hay khơng đủ khả năng thanh tốn.
Theo khảo sát tại Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh trong năm 2016, công ty đang tồn tại những khoản nợ đã quá nợ thanh toán trên một năm chưa thanh tốn, cơng ty lại khơng tiến hành lập dự phòng cho tổng giá trị khoản phải thu ấy mà vẫn áp dụng các biện pháp đòi nợ như gửi email, gọi điện,..điều này sẽ gây nên ảnh hưởng khơng tốt đến tình hình tài chính, đồng nghĩa với việc cơng ty đang bị chiếm dụng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư và từ đó ảnh hưởng xấu đến kết quả kinh doanh của cơng ty.
+ Phương thức thanh tốn trước: Tùy theo hợp đồng đặt hàng của khách hàng,
khách hàng sẽ đặt cọc trước một phần tiền hàng cho Công ty, sau khi nhận được tiền đặt cọc của khách hàng, Công ty sẽ tiến hành sản xuất, nhập khẩu các mặt hàng đó theo hợp đồng sau đó chuyển giao cho khách hàng. Sau khi nhận đầy đủ hàng hóa đúng theo các thỏa thuận trong hơp đồng, khách hàng sẽ có trách nhiệm thanh tốn nốt số tiền cịn lại.
2.2.1.5Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho áp dụng tại Công ty CP Đại siêu thị Mê Linh
Cơng ty hiện đang tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, chúng ta có thể tính ngay được trị giá vốn của hàng xuất kho cho từng lần xuất hàng nên sẽ đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời và tiện cho kế toán trong các khâu tiếp theo.
Giá trị hàng xuất kho = Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ (hoặc gần đầu kỳ)*số lượng sản phẩm bán ra.
Ví dụ: đầu kỳ tồn kho 5 bộ ghế sofa của Thái, giá là 25.000.000 VND. Ngày 18/1 nhập 15 bộ sofa giá 25.000.000VND, ngày 2/3 nhập thêm 10 bộ sofa giá 27.000.000VND và xuất 8 bộ. ngày 12/3 xuất bán 15 bộ.
Trị giá hàng xuất kho ngày 2/3= 8*25.000.000VND=200.000.000VND Trị giá hàng xuất kho ngày
12/3=12*25.000.000+3*27.000.000=381.000.000VND
2.2.2 Phương pháp kế tốn bán hàng tại cơng ty CP Đại siêu thị Mê Linh
2.2.2.1 Chứng từ kế tốn
Cơng ty CP Đại siêu thị Mê Linh áp dụng Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế tốn bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và Biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ, kế tốn viết hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh tốn, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: lưu tại quyển hóa đơn gốc
+ Liên 2: giao cho khách hàng làm chứng từ kế toán của bên mua.
+ Liên 3: dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại cơng ty.
Kế tốn bán hàng căn cứ vào HĐ GTGT để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
- Phiếu xuất kho (phụ lục số 08)
Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng, phản ánh số lượng và giá trị hàng xuất bán. Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho ghi đầy đủ thông tin về: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị, số, ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho, tên kho xuất hàng. Sau khi ký lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký, sau đó giao cho người nhận để xuống kho lấy hàng. Khi xuất hàng, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng mặt hàng, ghi ngày xuất, ký nhận vào phiếu xuất. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển
+ Liên 2: Giao cho thủ kho để xuất hàng, đồng thời làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. -Biên bản giao hàng (Kiêm giấy nhận nợ)
Do phịng kế tốn bán hàng lập, phiếu này được lập thành 2 liên ghi chi tiết thông tin khách hàng và thông tin hàng hóa cần bàn giao cho khách hàng, được lập với đầy đủ chữ ký kế toán trưởng, của người mua hoặc cán bộ đại diện nhận hàng. Một liên được lưu tại quyển gốc làm căn cứ để ghi sổ, hạch toán doanh thu và công nợ cho khách hàng. Một liên được giao cho khách hàng giữ cùng với hóa đơn, đây là căn cứ để đối chiếu công nợ và trong trường hàng hóa bị trả lại, kế tốn có căn cứ để hạch toán.
- Phiếu thu : Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu. Đây là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ. Phiếu thu do kế toán bán hàng lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung
và ký tên vào Người lập phiếu, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho Thủ quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, Thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào Đã nhận đủ số tiền, đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.
- Sổ phụ kèm theo giấy báo có của các ngân hàng: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán thu, chi qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi khách hàng chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy Báo có để thơng báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả. Hàng tháng, kế tốn thanh tốn có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của cơng ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
Ngồi các chứng từ nêu trên, công ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển; hợp đồng kinh tế với khách hàng và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
- Trình tự lập và luân chuyển chứng từ:
-Hợp đồng mua bán hàng hoá -Hoá đơn GTGT
-Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK511,155,156..
Sổ cái TK531, 632,
33311,33333, 131,156, 157, 911, 421..
-Bảng tổng hợp N-X-T -Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra.
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết với khách hàng và ban giám đốc Cơng ty, phịng kinh doanh của Cơng ty lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT này vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và là căn cứ để hạch tốn doanh thu ở phịng kế tốn. Hố đơn này được đè giấy than viết 1lần làm 3 liên;
+Liên 1: Lưu tại quyển hố đơn gốc do phịng kinh doanh giữ để nắm về số lượng hàng hoá xuất kho hàng ngày.
+Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua. +Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế tốn ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Nội dung mỗi hố đơn bán hàng phải có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng hóa bán ra, tổng số tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phịng kinh doanh sẽ cầm hố đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng.
Tại kho, khi nhận hoá đơn thủ kho sẽ sẽ ghi vào thẻ kho số lượng hàng được bán và tiến hành xuất kho hàng hố. Sau khi hồn thành việc xuất kho hàng hoá và ghi thẻ kho, thủ kho mang hố đơn GTGT đến phịng kế toán để làm cơ sở ghi sổ. Đến cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phịng kế tốn.
Tại phịng kế toán, sau khi nhận được hoá đơn GTGT của thủ kho, kế tốn bán hàng sẽ kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt coi như đây là chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá và ghi sổ chi tiết doanh thu để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị. Sau đó căn cứ vào thẻ tính giá mua đối với hàng mua kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá theo đơn giá trong thẻ theo giá mua. Bên cạnh việc phản ánh vào các sổ chi tiết như trên kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ đã xảy ra trong tháng. Các sổ tổng hợp được kế tốn Cơng ty sử dụng trong nghiệp vụ tiêu thụ gồm: Chứng từ ghi sổ; Sổ cái TK511, 632.
Trong đó chứng từ ghi sổ được kế tốn Cơng ty ghi hàng ngày dựa vào các nghiệp vụ phát sinh. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Ngồi ra kế tốn Cơng ty cịn sử dụng sổ quỹ để theo dõi riêng các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt xảy ra thường xuyên hàng ngày.
DNTN Duy Hùng
Tại phòng kinh doanh: Người mua và nhân viên nghiệp vụ phòng kinh doanh
thoả thuận về nội dung bản hợp đồng và tiến hành soạn thảo. Sau đó bản hợp đồng này được trình cho P Tổng Giám đốc Cơng ty xem xét và ký duyệt. Căn cứ vào hợp đồng trên nhân viên nghiệp vụ phịng kinh doanh lập hố đơn GTGT với nội dung như sau:
Hợp đồng kinh tế (phụ lục số 05)
2.2.2.2 Tài khoản kế tốn
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 48 /2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của bộ trưởng BTC. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là:
-TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chi tiết TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” và TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”
-TK 632 – “Giá vốn hàng bán”
-TK 155 – “Thành phẩm”
-TK 521 - “Các khoản giảm trừ doanh thu” + TK 5211 – “Chiết khấu thương mại” + TK 5212 – “Hàng bán bị trả lại”: + TK 5213 – “Giảm giá hàng bán”
Cơng ty hiện đang khơng áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và TK 521 hầu như khơng phát sinh trong q trình bán hàng của cơng ty.
-TK 131 – “Phải thu khách hàng”: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng trong trường hợp khách hàng nhận nợ.
Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng các tài khoản 156, 111, 112, 6421...
2.2.2.3 Định khoản và sổ kế toán