1.2 .1Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
3.2 Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng nguyên vật liệu xây dựng, đồ gia
dụng và nội thất tại công ty CP Đại siêu thị Mê Linh
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về kế tốn bán hàng và tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn nghiệp vụ bán hàng nói riêng tại Cơng ty CP Đại siêu thị Mê Linh, em xin đề ra một số giải giáp nhằm hồn thiện nghiệp vụ kế tốn nói chung và nghiệp vụ bán mặt hàng xi măng nói riêng tại Cơng ty CP Đại siêu thị Mê Linh như sau:
Giải pháp thứ nhất về hoàn thiện chứng từ bán hàng
Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới q trình bán hang hoặc mất hóa đơn thì Cơng ty cần lập Biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm khi chuyển giao hàng hóa, thành phẩm cho khách hang và có nơi lưu trữ hóa đơn riêng trước khi lên hệ thống kẹp và lưu file cứng. Trên Biên bản giao nhận cần ghi rõ ngày (giờ) giao nhận; số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa hàng hóa; chữ ký của người giao và người nhận;….Mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm (Phụ lục 15).
Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì Cơng ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, Hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao
nhận hàng hóa, thành phẩm nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.
Giải pháp thứ hai về hoàn thiện phương thức bán hàng
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì các phương thức bán hàng ngày càng đa dạng hơn, có các phương thức bán hàng mới như bán háng qua mạng đang ngày một phát triển hơn tại Viêt Nam. Mà hiện nay Công ty mới chỉ áp dụng phương thức bán hàng thơng qua tìm kiếm khách hàng trực tiếp. Em xin đề xuất giải pháp nhằm đa dạng hóa phương thức bán hàng tại Cơng ty như sau: Cơng ty đã có website cung cấp các thơng tin về công ty cũng như sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh, nhưng Cơng ty nên nhờ vào website đó để quảng bá,giới thiệu về các sản phẩm, tính năng nhằm giúp mở rộng hơn các đối tượng khách hàng ở các khu vực khác. Công ty nên đăng ký các quảng cáo trên TV hoặc báo đài nhằm tìm kiếm khách hàng.
Như đã nêu ra ở phần hạn chế về phương thức bán hàng thì chế độ mua hàng cho khách lẻ rất ít. Lợi ích lớn nhất của việc đầu tư vào khách hàng mua lẻ đó là thu được tiền ngay, khơng bị chiếm dụng vốn vì vậy cơng ty nên đưa ra nhiều chính sách đãi ngộ hợp lý với những khách lẻ, đặc biệt là khách hàng mua lẻ nhưng với số lượng lớn. Như giảm giá, hoặc là tặng quà đính kèm
Bán hàng hội chợ:
Hàng năm cơng ty nên tổ chức các chưng trình bán hàng hội chợ để thu hút nhiều khách hàng hơn và có thể bán hàng cho cả nhân viên trong cơng ty với giá ưu đãi hơn. Mấu chốt không phải là thu được một khoản tiền lớn từ việc bán hàng này. Mấu chốt là Công ty bán được những sản phẩm đầu tiên, tiếp cận được với những khách hàng đầu tiên, Cơng ty có thể nhận được những phản hồi thực sự, hiểu được những cảm xúc của mọi người khi lần đầu tiên họ thấy sản phẩm, lắng nghe những ngôn ngữ mà họ sử dụng để dùng trong các trường hợp cần thiết. Từ đó thấy được vai trị quan trọng của những khách hàng đầu tiên, những đơn hàng đầu tiên và danh sách tiếp thị mà Công ty xây dựng. Và quan trọng nhất, thông tin phản hồi nhận được từ những người sẵn sàng chia sẻ về những gì họ thích và khơng thích về sản phẩm mà Cơng ty bán. Và để cho nhiều khách hàng biết đến hội chợ thưng mại diễn ra trong vài ngày đó thì bộ phận Marketing, phịng truyền thơng quảng cáo cũng phải có những chiến lược quảng cáo thật tốt.
Công ty cũng nên xem xét thêm phương thức Bán hàng đại lý và phát huy, đẩy mạnh hình thức bán bn hàng hóa nhằm đa dạng hóa phương thức bán hàng và tìm kiếm thêm được nhiều khách hàng mới, tiềm năng và quay vịng vốn nhanh.
Ghi nhận kế tốn đối với phương thức Bán hàng đại lý:
- Khi Công ty giao hàng cho cơ sở nhận đại lý: đơn vị xuất kho hàng hóa để giao đại lý kế tốn căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc phiếu điều chuyển hàng hóa (thành phẩm) ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK thành phẩm (155) theo giá trị thực tế xuất kho.
- Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý:
+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (1121) theo số tiền thực nhận theo giá thanh toán, Nợ TK chi phí bán hàng (6421) số tiền hoa hồng chưa có thuế GTGT, Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ tính trên số tiền hoa hồng (133), ghi Có TK doanh thu bán thành phẩm (5112) theo giá chưa thuế GTGT, Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (333111).
+ Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý khơng khấu trừ ngay tiền hoa hồng), kế tốn ghi Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gừi ngân hàng (1121) hoặc khoản phải thu của khách hàng (131) theo giá bán đã có thuế của hàng hóa đã bán, ghi Có TK doanh thu bán thành phẩm (5112) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (33311). Khi thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế tốn ghi Nợ TK chi phí bán hàng (6421), Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ tính trên tiền hoa hồng (133), ghi Có TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (112). - Cuối kỳ kế toán xác định giá vốn của số hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ, kế toán ghi Nợ TK giá vốn (632), ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo giá trị thực tế hàng gửi bán.
Giải pháp thứ ba về hoàn thiện chính sách bán hàng
Hiện tại Cơng ty chủ yếu chỉ áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán trong bán hang cho các khách hàng thân thiết . Nhằm thu hút thêm khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty, em xin đề xuất ý kiến là Cơng ty nên áp dụng hai chính sách này trong bán hàng trực tiếp cho khách hàng mua lẻ vì những lợi ích mà hai chính sách đem lại là rất lớn.
Trên thực tế thì cơng ty chỉ đưa chương trình giảm giá 5%, 7% hay bao nhiêu phần trăm đó được niêm yết trên sản phẩm mà khơng áp dụng chính sách CKTM cho khách hàng. Nhưng với chính sách chiết khấu thương mại thì người mua sẽ được chiết khấu một khoản khi mua hàng với một số lượng lớn. Điều này sẽ kích thích người mua đặt hàng với số lượng lớn với chi phí rẻ hơn và giúp cho Công ty kinh doanh hiệu quả hơn.
Ghi nhận kế tốn đối với chính sách chiết khấu thương mại
Khi bán hàng, khách hàng mua hàng hóa với số lượng đủ lớn theo chính sách của cơng ty, khi đó khách hàng sẽ được hưởng một khoản chiết khấu thương mại.Ví dụ với mỗi hóa đơn trên 50 triệu đồng khách hàng sẽ được giảm 2% trên tổng hóa đơn. Khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK chiết khấu thương mại (5211) theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp (333111) tính trên khoản chiết khấu đồng thời ghi Có TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (1121) hoặc phải thu của khách hàng (131) theo tổng số giảm trừ
Ghi nhận kế tốn đối với chính sách chiết khấu thanh tốn
Mức chiết khấu có thể được áp dụng cụ thể như sau: Nếu hạn thanh tốn của cơng ty là 20 ngày thì khi khách hàng trả tiền sớm trong vịng 5 ngày thì sẽ được hưởng mức chiết khấu thanh toán là 2% trên tổng số tiền cịn nợ, nếu thanh tốn trong vòng từ 6 tới 15 ngày sẽ được hưởng 1% trên tổng số tiền còn nợ. Tất cả các điều khoản thanh toán này phải ghi rõ trên hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Khoản chiết khấu này được hạch tốn vào TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính”.
Trường hợp cơng ty trừ ln chiết khấu thanh tốn vào số tiền hàng phải thu khi khách hàng thanh toán tiền hàng, Kế toán sẽ ghi tăng số tiền thực tế nhận được bên Nợ TK 111, 112; ghi tăng Chi phí hoạt động tài chính (Nợ TK 635) và ghi giảm số tiền phải thu (Có TK 131).
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng và theo điều khoản của hợp đồng khách hàng được hưởng chiết khấu thành tốn(chiết khấu thanh tốn trên hóa đơn) kế tốn ghi tăng khoản tiền thu được (Nợ TK112), tăng khoản Chi phí hoạt động tài chính (Nợ tk635), ghi tăng doanh thu hàng bán (Có TK 5111), tăng thuế phải nộp (Có TK3331)
Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Khi thực hiện chính sách chiết khấu thanh tốn cho khách hàng sẽ tăng khoản chi phí tài chính do chiết khấu thanh tốn, tuy nhiên lại thu hồi được vốn nhanh nên có thể giảm được chi phí lãi vay. Thực hiện chính sách này hiệu quả, cơng ty có thể giảm được lượng lớn chi phí lãi vay, tăng lợi nhuận, quay vòng vốn nhanh.
Giải pháp thứ tư về hồn thiện chính sách giảm giá, bị trả lại hàng bán.
Cơng ty cần có đầy đủ các chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản chiết khấu thương mại, giảm giá, bị trả lại hàng bán thực sự phát sinh:
- Thứ nhất: Khi tiến hành chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn, Công ty cần phải làm Hợp đồng mua bán, trong hợp đồng có nêu rõ giá bán chưa trừ chiết khấu, chiết khấu cho bên mua với tỷ lệ bao nhiêu %, giá bán đã trừ chiết khấu.
Hiện nay, khi khách hàng mua với số lượng lớn, Công ty sẽ chiết khấu thương mại cho khách hàng theo tỷ lệ thích hợp tùy thuộc vào lượng hàng mà bên mua đặt mua. Giá bán trên hóa đơn là giá bán đã được chiết khấu thương mại so với hợp đồng, do đó cơng ty khơng hạch tốn khoản chiết khấu thương mại vào tài khoản 5211 mà ghi nhận doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu.
- Thứ hai: Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán thì trên hóa đơn GTGT do cơng ty phát hành, phải thể hiện rõ tỷ lệ giảm giá, chiết khấu, giá bán đã giảm và hạch toán các khoản giảm trừ trên TK 521 chứ không khấu trừ trực tiếp vào TK 511.
Hiện nay, một số trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán trong quá trình bán hàng của Cơng ty như: bên mua nhận hàng, thấy hàng hóa màu sắc khơng được mới, đẹp hay trầy xước, cong, vênh so với mẫu trưng bày thì cơng ty chấp nhận giảm giá. Tương tự như chiết khấu thương mại, giá ghi trên hóa đơn là giá đã giảm (khơng ghi số tiền đã giảm giá trên hóa đơn) nên cơng ty khơng hạch toán khoản giảm giá này lên tài khoản 5213 và hạch toán doanh thu theo giá đã giảm như trên hóa đơn. Thơng thường bên mua đến tận kho của Công ty để nhận hàng, hoặc đã nắm được thực trạng hàng hóa của cơng ty, khi đồng ý mua và thỏa thuận xong giá cả thì kế tốn mới xuất hóa đơn GTGT, do đó ít xảy ra trường hợp hàng hóa đã xuất hóa đơn, nhưng khơng đúng phẩm chất chất lượng nên phải giảm giá.
- Thứ ba:đối với trường hợp giảm giá hàng bán do không đúng quy cách, chất lượng, hai bên lập biên bản điều chỉnh giảm giá, căn cứ vào biên bản được lập, cơng ty xuất hóa đơn giảm giá cho lơ hàng đó, nội dung hóa đơn sẽ ghi là : " Điều chỉnh giảm doanh thu cho HĐKT số.... ký ngày......., “hóa đơn đã xuất số..... ngày......", số tiền không được ghi số âm.
phải thể hiện rõ tỷ lệ giảm giá trên hóa đơn thì kế tốn phải phản ánh vào TK 521 – “Các khoản giảm trừ doanh thu”
-Thứ tư: Đối với việc hàng bán bị trả lại cần lập hóa đơn hủy kẹp vào file với hóa đơn đã lập trước. Hàng bị trả lại phải được xử lý và có kho để riêng để xuất trả lại nhà cung cấp. Tránh việc xuất nhầm hàng lần sau và sẽ dẫn tới mất thời gian và giảm uy tín của cơng ty đối với khách hàng.
Hạn chế tối đa việc giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại từ đó có thể giảm bớt cơng việc cho kế tốn mà và cũng đánh giá, khẳng định được chất lượng, giá trị các mặt hàng của công ty. Mang lại sự yên tâm và tin tưởng cho khách hàng.
Giải pháp thứ năm về hồn thiện việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Do những hạn chế đã nêu trong phần “3.1. Những tồn tại và nguyên nhân”. Vì
vậy em xin đề xuất Cơng ty nên tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi và tính tốn lập dự phịng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Trong kinh doanh thì DN ln phải chấp nhận rủi ro và để giảm thiểu tối đa xảy ra rủi ro tình trạng khủng hoảng về vốn khi phải bù đắp cho những khách hàng khó địi thì DN phải tính tốn mức dự phịng khó địi, Cơng ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó địi tính ra dự phịng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ khó địi q hạn, sau nhiều lần cơng ty gửi cơng văn tới địi nợ mà khơng địi được, nếu cơng ty đó đang cịn hoạt động thì DN sẽ thu hồi khoản nợ đó bằng những tài sản có giá trị của cơng ty tương đương với số tiền mà cơng ty đó nợ (dựa trên hợp đồng kinh tế 2 bên đã thỏa thuận). Cịn nếu cơng ty đó đã phá sản thì DN sẽ hủy các khoản nợ khó địi đó và hạch tốn vào tài khoản chi phí khác của cơng ty đối trừ với khoản trích lập dự phịng.
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế tốn, kế tốn cơng ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004- Nợ khó địi đã xử lý. Nếu sau khi xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh tốn và doanh nghiệp đã địi được nợ đã xử lý, thì số nợ thu được sẽ hạch toán ghi tăng vào TK 711: Thu nhập khác, ghi tăng số tiền thu được. Đồng thời, ghi đơn vào Bên Có TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý”
Khi lập dự phịng phải thu khó địi Cơng ty phải tn thủ theo Thơng tư số 228/2009/TT-BTC “Thơng tư hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự
phịng giảm giá hàng tờn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó địi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp tại doanh nghiệp”
thu khó địi như sau:
Điều kiện: là các khoản nợ phải thu khó địi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản