2 .Mục tiên nghiên cứu đề tài
1.2.2 .Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán
2.2. Khái quát thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tạ
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng tại công ty gồm :
- Bảng chấm công: Bảng chấm công được dùng để ghi chép thời gian làm việc và vắng mặt trong tháng thực tế của cán bộ cơng nhân viên trong phịng ban.
- Bảng tiền lương: : Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và là căn cứ để thống kê lao động tiền lương.
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương là bảng tổng hợp tiền lương của từng bộ phận. Căn cứ vào đó kế tốn tiền lương lập bảng tổng hợp thanh tốn tiền lương, sau đó kế tốn trưởng và giám đốc công ty ký duyệt để lập phiếu chi và cấp phát lương cho từng bộ phận.
- Phiếu chi và các chứng từ có liên quan. Trình tự ln chuyển chứng từ :
Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra ghi vào nhật ký chung Căn cứ vào nhật ký chung ghi vào sổ cái và sổ chi tiết
Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự ln chuyển chứng từ hạch tốn
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng và mã hố chi tiết TK tại Cơng ty
- Tại cơng ty sử dụng tài khoản kế tốn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006 của bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty được xây dựng phù hợp với u cầu của nền kinh tế thị trường.
Cụ thể, TK sử dụng trong kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Cơng ty như sau:
Kế tốn chủ yếu sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình thanh tốn các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, các khoản phải trả khác.
TK 338 : Phải trả, phải nộp khác. - Tk 3382 : KPCĐ. - Tk 3383 : BHXH. - Tk 3384 : BHYT. - Tk 3389 : BHTN. TK 335 : Chi phí phải trả. TK 351 : Quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm. TK 353 : Quỹ khen thưởng phúc lợi.
TK 111, TK 112. . . . . .
2.2.2.3. Kế toán các khoản thanh tốn với người lao động tại Cơng ty CP Công Nghiệp Á Châu
Căn cứ vào bảng chấm công, kết quả lao động và quy chế tính lương của cơng ty kế tốn lương của các đơn vị tính lương.
Bảng chấm cơng được lập 2 bản: 1 bản lưu ở bộ phận, 1 bản nộp cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương. Sau khi tổng duyệt và ký đầy đủ, cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận quản lý vào bảng chấm cơng, kèm theo các chứng từ có liên quan rồi chuyển đến cho kế tốn để tính lương.
Ta có bảng chấm cơng của cơng ty trong tháng 1/2013 như sau:
(Phụ lục 01 - 02 : bảng chấm công
Để đảm bảo ổn định đời sống cho cán bộ công nhân viên của cơng ty, việc thanh tốn lương được chia làm 2 kỳ:
+ Kỳ I tạm ứng lương cho cán bộ công nhân viên vào ngày 15 hàng tháng theo định khoản:
Nợ TK 334: 45.000.000 Có TK 111: 45.000.000
Phụ lục 11 : Nhật ký chung
+Kỳ II thanh toán vào ngày 31 hàng tháng, thanh tốn số cịn lại của tháng trước au khi đã trừ vào lương các khoản khấu trừ. ( phụ lục 09 bảng thanh tốn tiền lương)
• Tính các khoản khấu trừ vào lương theo định khoản: Nợ TK 334 10.247.650
Có TK 338 10.247.650
Phụ lục 11 : Nhật ký chung
• Định kỳ, thanh tốn lương kỳ II theo định khoản: Nợ TK 334: 82.672.350
Có TK 111: 82.672.350
Phụ lục 09: Bảng thanh tốn tiền lương
• Trong tháng 1cơng ty đã chi tạm ứng lương cho nhân viên thuê nhân công nhânvận chuyển tại công ty cổ phần Anh Đức với số tiền : 4.000.000 đồng , kế tốn ghi :
Nợ TK 334: 4.000.000 Có TK 111: 4.000.000
( Phụ lục 05: phiếu chi)
• Nhưng thực tế nhân viên chỉ chi hết 3.000.000 đồng nên công ty lập phiếu thu 1000.000 đồng, kế toán ghi vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 111: 1.000.000 Có TK 334: 1.000.000
Phụ lục 07 : Phiếu thu
• Tiền lương BHXH thay lương phải trả cho nhân viên Nợ TK 338(3383): 1.518.750
Có TK 334(3341): 1.518.750
• Khi cơ quan bảo hiểm chuyển tiền gửi ngân hàng cho Công ty để chi trả trợ cấpBHXH cho CNV (theo số thực tế thanh tốn) căn cứ vào giấy báo có của ngânhàng, kế tốn vào sổ chi tiết TK 3383 và sổ nhật ký chung:
Nợ TK 112: 1.518.750
Có TK 338(3383): 1.518.750
• Căn cứ vào bảng thanh tốn BHXH và phiếu chi tiền mặt kế toán hạch toán số iền thanh toán nghỉ ốm cho chị Bùi Thùy Linh ( Phụ lục 04 : Phiếu thanh tốn BHXH)
Nợ TK 334: 1.518.750 Có TK 111: 1.518.750
• Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, nhật ký chung, kế tốn ghi vào sổ cái Tk 334, 338.
2.2.2.4 Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
* Sổ kế tốn tổng hợp
Theo hình thức này, kế tốn lao động tiền lương căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương để ghi vào nhật ký chung. Sau đó từ nhật ký chung ghi vào sổ cái tài khoản 334, 338 cụ thể qua trình tự sau :
Cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chung nên sử dụng: - Sổ cái tài khoản 334
- Sổ cái tài khoản 338 * Sổ kế toán chi tiết
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH vào sổ chi tiết tài khoản 334, 338 và vào nhật ký chung theo định khoản. Căn cứ vào nhật ký chung vào sổ cái.
Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ thanh tốn Nhật ký chung Sổ cái Tk334, 338 Sổ chi tiết TK 334, 338
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN CÁC KHOẢN THANH TỐN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CƠNG TY CP
CÔNG NGHIỆP Á CHÂU
3.1. Những nhận xét, đánh giá về kế toán các khoản thanh tốn với người laođộng tại cơng ty CP Cơng Nghiệp Á Châu động tại công ty CP Công Nghiệp Á Châu
3.1.1. Những kết quả đạt được
- Về hình thức kế tốn, hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán
Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung phù hợp với đặc điểm và loại hình kinh doanh của cơng ty, thuận tiện cho vệc áp dụng kế toán máy, giảm bớt khối lượng lớn công việc mà vẫn đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.
Cơng ty cịn xây dựng một loạt các báo cáo quản trị cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật nhằm phục vụ cơng tác kế tốn và công tác quản lý chặt chẽ hơn.
- Về cơng tác kế tốn nói chung
Việc tổ chức kế tốn tại Cơng ty CP Cơng Nghiệp Á Châu là tương đối tốt, công tác kế tốn được tổ chức chun sâu, cơng việc được phân công rõ ràng tạo điều kiện phát huy năng lực sáng tạo của nhân viên kế toán.
Đơn vị hoạt động theo đúng các quy định của pháp luật, các chính sách và các quy định về kế tốn hiện hành của Bộ Tài Chính.
- Về cơng tác tổ chức ban đầu
Cơng ty sử dụng chứng từ ban đầu theo qui định phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh, phản ánh đầy đủ nội dung và tính trung thực của thơng tin. Kế tốn thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp lý hợp lệ đảm bảo tính chính xác cao.
Hiện nay Cơng ty đang áp dụng hình thức Nhật Ký Chung nên kế toán dễ làm dễ kiểm tra đối chiếu và thuận lợi cho cơng tác hạch tốn.
- Về tài khoản sử dụng
Việc sử dụng Tài khoản kế toán được thực hiện theo hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đảm bảo việc cập nhật những quy định mới nhất về Tài khoản kế toán.
Tổ chức luân chuyển chứng từ: Việc lập và luân chuyển chứng từ luôn được cơng ty đặc biệt chú trọng, tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đầy đủ chứng
từ và được các bộ phận ký nhận. Đồng thời phản ánh kịp thời và chính xác trên các sổ sách kế toán liên quan. Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng được phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan nhằm phân định rõ ràng giữa các chi phí
Sổ sách, báo cáo kế tốn: ngồi các báo cáo tài chính tổng hợp phải lập, kế tốn cịn có thể cho ra các báo cáo nhanh nhằm cung cấp thơng tin kịp thời cho người quản lý (khi có u cầu).
Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân cơng cơng việc rõ ràng. Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên, được đào tạo và bồi dưỡng nhiệm vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại Công ty.
3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân
3.1.2.1 Những tồn tại
a. Tài khoản sử dụng
Cơng tác kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động tại Cơng ty CP Cơng Nghiệp Á Châu được thực hiện trên cơ sở những chuẩn mực chung được quy định trong chế độ kế toán hiện hành. Tuy vậy, do đặc điểm của Cơng ty thì để đáp ứng u cầu quản lý cơng ty đã chi tiết TK 334 thành hai TK cấp II là TK 3341 và TK 3348. Việc mở TK cấp II như vậy là chưa phù hợp với quy luật đánh số hiệu của BTC.
b. Phương pháp hạch tốn
- Việc tính thưởng cho người lao động như hiện tại là vẫn chưa hợp lý, không cân bằng giữa các cá nhân trong một tập thể, khơng đánh giá được mức độ đóng góp của mỗi cá nhân về sức lức, trí tuệ, đồng thời khơng khuyến khích được người lao động làm việc.
- Cơng ty khơng thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho cơng nhân viên. Như vậy khi lượng công nhân viên nghỉ nhiều sẽ gậy biến động đột ngột cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
- Cơng ty khơng thực hiện trích các khoản kinh phí cơng đồn và bảo hiểm thất nghiệp cho cơng nhân viên.
c. Sổ kế tốn
Cơng ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán là nhật ký chung và ghi sổ bằng tay mà không sử dụng phần mềm kế tốn. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc làm sổ sách kế tốn do khối lượng cơng việc nhiều dễ gây nhầm lẫn và sai sót trong cơng việc, ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty cũng như hình thức thanh tốn lương của cơng nhân viên khơng được chính xác.
3.1.2.2. Nguyên nhân của những tồn tại
- Do tình hình tài chính của cơng ty vẫn cịn hạn hẹp, quy mô của công ty không được mở rộng. Bộ máy kế tốn của cơng ty chưa được hợp lý mặc dù đã được phân cấp rõ ràng những trên thực tế khi làm việc các nhân viên hồn tồn có thể thực hiện các phần hành kế tốn khác. Điều này sẽ khơng thể tránh được những sai sót trong việc hạch tốn các khoản thanh tốn với người lao động, mất tính thận trọng và chính xác trong cơng việc. Hơn nữa do đặc thù cơng tác kế tốn, các nhân viên kế tốn trong cơng ty ít được đi đào tạo do đó họ thường thực hiện cơng việc theo những quy tắc riêng của họ. Chính điều này đã gây ra một số sai sót trong việc hạch tốn. Từ đó dẫn đến ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận.
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động tại Công ty CP Công Nghiệp Á Châu
3.2.1 Hồn thiện về tài khoản sử dụng
Cơng ty khơng nên mở TK cấp II 3348: phải trả người lao động khác. Mà nên chi tiết theo 2 TK là: TK 33411: phải trả người lao động (lương) và TK 33412: phải trả người lao động khác.
3.2.2 Hồn thiện phương pháp tính tiền thưởng cho cán bộ CNV
- Mức tiền thưởng căn cứ vào ngày công làm việc thực tế và mức độ đóng góp cống hiến của mỗi người lao động. Căn cứ vào thái độ tinh thần làm việc, ý thức được tổ chức, kỷ luật của Công ty. Căn cứ vào kết quả bình quân xét cá nhân theo tiêu thức phân loại A,B,C xác định được số người tham gia dự thưởng, từ đó xác định được mức thưởng bình qn đầu người. Như vậy với tiêu thức trả lương theo tiêu thức phân loại A,B,C sẽ đảm bảo được sự công bằng hợp lý cho người lao động
khi họ cùng chung mục tiêu phấn đấu, thái độ làm việc để đóng góp vào thành tích chung của Cơng ty.
- Ngồi ra, Cơng ty nên thực hiện các chế độ đãi ngộ khác cho công nhân viên như phụ cấp thêm tiền ăn trưa, thỉnh thoảng cho công nhân viên đi nghỉ mát…… Như vậy sẽ khuyến khích cơng nhân viên làm việc nhiệt tình và tâm huyết với công ty hơn.
3.2.3 Hồn thiện phương pháp kế tốn trích trước tiền lương nghỉ phép của cơng nhân viên
- Hiện nay, Cơng ty chưa thực hiện việc trích trước cho cơng nhân viên, đối với lực lượng này có ảnh hưởng nhất định đến tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty.Nếu khơng có trích trước, thì tháng đó doanh nghiệp vẫn phải trả lương bình thường trong khi hoạt động kinh doanh của cơng bị trì trệ gây biến động đến doanh thu và lợi nhuận của công ty giữa các kỳ.
- Để phản ánh khoản trích trước và thanh tốn tiền lương nghỉ phép của cơng nhân viên kế tốn sử dụng TK 335- Chi phí phải trả.
+ Khi tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho cơng nhân viên kế tốn ghi:
Nợ TK 622: Chi phí nhân cơng Có TK 335: chi phí phải trả
+ Khi tính tiền lương nghỉ phép phải tính thực tế phải trả cho cơng nhân viên trong kỳ, kế tốn ghi:
Nợ TK 335: chi phí phải trả
Có TK 334: phải trả người lao động
+ Khi chi trả tiền lương cho công nhân nghỉ phép kế tốn ghi: Nợ TK 334: phải trả người lao động
Có TK 111,112: số tiền phải trả
3.2.4 Áp dụng kế tốn máy vào cơng tác kế toán các khoản thanh toán vớingười lao động người lao động
Tăng cường áp dụng phương pháp kế tốn máy vào trong cơng tác kế tốn nói chung và kế toán các khoản thanh toán với người lao động nói riêng. Việc sử dụng kế tốn máy sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cơng sức kế tốn viên, tránh
được những sai sót. Mặt khác việc sử dụng kế tốn máy cho phép luân chuyển thông tin một cách dễ dàng. Các nhà quản trị cấp cao cũng như các cơ quan nhà nước khi cần có thể trích xuất và sử dụng một cách dễ dàng. Giảm tải một cách đáng kể những thao tác ke tốn thủ cơng cũng như việc luân chuyển và bảo quản giấy tờ. Các loại chứng từ, Sổ cái…..sẽ được lưu trữ tồn bộ trong máy tính và có thể sử dụng bất cứ lúc nào. Việc tăng dường áp dụng kế toán máy đoig hỏi các kế toán viên phải thành thạo cơng cụ kế tốn máy. Do đó một nội dung quan trọng đào tạo cho kế tốn viên đó là phương pháp sử dụng kế tốn máy. Việc sử dụng kế tốn máy khơng có nghĩa là bỏ hồn tồn kế tốn thủ cơng. Kế tốn máy chỉ hỗ trợ cho các kế toán viên thực hiện các công việc chứ không thể làm hết cho kế tốn viên. Vì thế đi đơi với việc tăng cường sử dụng kế tốn máy thì việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ kế tốn viên vẫn là vơ cùng quan trọng.
3.2.5 Một số giải pháp khác
- Tăng cường đào tạo nâng cao trình độ cho bộ máy kế tốn nói chung và kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động nói riêng.
- Trả lương hợp lý có tác dụng khuyến khích cơng nhân khơng ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất