Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1. Qúa trình hình thành và phát triển của cơng ty

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Bộ máy quản lý của Công ty TNHH dịch vụ và thương mại Hương Mai được xây dựng trên mơ hình quản lý tập trung với bộ máy gọn nhẹ nhưng hiệu quả, kết hợp với điều kiện tổ chức sản xuất của đơn vị, bộ máy quản lý kinh doanh của cơng ty bao gồm: Giám đốc, các phó giám đốc và các phịng quản lý nghiệp vụ: phịng hành chính - nhân sự, phịng kế tốn - tài chính, phịng dự án đấu thầu, phòng kỹ thuật, các tổ sản xuất trực thuộc cơng ty. Tại mỗi phịng ban, có trưởng phịng hoặc tổ trưởng, những người này phải chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt

động của tổ ngũ cán bộ công nhân viên trong phịng ban của mình.

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Cơng ty

(Nguồn: Phịng Hành chính) * Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty, quyết định và chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trước pháp luật và cán bộ cơng nhân viên trong công ty về kết quả SXKD của cơng ty.

Phịng hành chính: giám sát, quản lý về nhân sự trong cơng ty, thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, quản trị văn phòng.

Phòng dự án đấu thầu: Tiếp cận chủ đầu tư các sản phẩm, lập hồ sơ đấu thầu, quản lý hồ sơ đấu thầu và tham gia đấu thầu các sản phẩm. Ngồi ra, phịng Dự án đấu thầu cũng có trách nhiệm mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng, tìm kiếm các đối tác chiến lược mới và đưa ra những hướng kinh doanh mới nhằm làm tăng lợi nhuận cơng ty.

Phịng Kỹ thuật- vật tư: có nhiệm vụ tìm hiểu rõ các thơng số kỹ thậu và thơng tin của sản phẩm để qua đó đưa ra những phương án xây dựng tối ưu cụ thể để giới thiệu đến khách hàng. Bên cạnh đó, phịng kỹ thuật cũng có nhiệm vụ theo dõi, giám sát việc sản xuất tại sản phẩm nhằm kịp thời đưa ra những báo cáo và các đề xuất đến ban giám đốc công ty để giải quyết. Chuyên phụ trách tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu trong nước và ngoài nước, chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu cho các sản phẩm mà công ty tham gia.

Phịng Kế tốn - tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức hoạch tốn q trình SXKD trong doanh nghiệp, đảm bảo tài chính cho tồn cơng ty đồng thời thực hiện cơng tác kế toán thống nhất theo qui định hiện hành; hướng dẫn các bộ phận khác trong

công ty thực hiện đúng chế độ thể lệ quy định về kế tốn tài chính, đồng thời phải cung cấp đủ các tài liệu cần thiết cho các bộ phận liên quan, ngược lại các bộ phận khác của công ty phải thị hành đúng thể lệ chế độ và phải cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu liên quan cho phịng kế tốn. Trong đó, kế tốn trường chịu trách nhiệm tồn bộ về quản lý phân cơng nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm kiểm tra và tổng hợp các số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán gửi lên giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về tính xác thực của các số liệu, làm việc với cơ quan thuế trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhân sách nhà nước.

Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm về lĩnh vực kinh doanh của Công ty, tạo mối quan hệ với bạn hàng, quảng cáo các mặt hàng của Công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ của Công ty; lập kế hoạch phân giao, điều phối và bổ sung nhiệm vụ cho các cửa hàng. Tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; Phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh tế theo tháng, quý, năm.

Với đặc kiểm kinh doanh của phịng Kinh doanh là: Bn bán ngun phụ liệu trong lĩnh vực cơ khí; Bn bán vật liệu xây dựng; Trang trí nội thất, ngoại thất; Chuẩn bị mặt bằng; Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác; Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động; Vận tải hành khách đường bộ khác.

Đề xuất với lãnh đạo Công ty về các biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh doanh. Phối hợp với các phịng ban cùng hồn thành cơng việc được giao.

2.1.3 Chính sách kế tốn

Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty đã áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư

200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính.

Kỳ kế tốn năm :của cơng ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam

Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ với thuế suất

hàng bán ra là 10%

Phương pháp kế tốn hàng tồn kho:

-Hàng tồn kho tính theo giá gốc

-Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kì: Nhập trước xuất trước. -Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên

Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ của cơng ty bao gồm TSCĐ hữu

hình và TSCĐ vơ hình, TSCĐ được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mịn lũy kế. Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng

Nguyên tắc ghi nhận chi phí lãi vay: Chi phí thực tế phát sinh

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: Giá

trị được ước tính hợp lí nhất

2.1.4 Hình thức kế tốn và hình thức tổ chức cơng tác kế tốn

Hiện nay Cơng ty TNHH dịch vụ và thương mại Hương Mai đang áp dụng trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung :đó là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật Ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung , theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung.

+ Sổ cái

+ Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.

Doanh nghiệp khơng sử dụng sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc

(2) (1)

Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung (3) (4) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (5) (6) Bảng cân đối số phát sinh (8) (7)

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung

(1) - Hàng ngày căn cứ váo các chứng từ gốc hợp lệ, lấy số liệu ghi vào sổ Nhật ký chung theo nguyên tắc ghi sổ.

(2) Căn cứ váo chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan.

(3) - Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào Sổ Cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ.

(4) - Cuối tháng cộng sổ, thẻ chi tiết vào sổ tổng hợp có liên quan.

(5) Cuối tháng cộng sổ các tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái, đối chiếu với Bảng tổng hợp chia tiết liên quan.

(6) - Cuối tháng công sổ, lấy số liệu trên Sổ cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (7,8) - Căn cứ váo bảng cân đối số phát sinh, bảng Tổng hợp chi tiết sổ quỹ để lập Báo Cáo tài chính kế tốn.

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế tốn

Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH dịch vụ và thương mại Hương Mai được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung. Nó được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn(lấy từ phịng kế tốn) Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận kế tốn:

- Kế tốn trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phịng kế tóan, chỉ đạo thực Kế tốn trưởng Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp kế toán thuế Thủ quỹ

hiện việc triển khai cơng tác kế tóan tài chính của Cơng ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu, báo cáo tài chính, tham mưu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính, kế hoạch tài chính tín dụng đối với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc.

- Kế toán mua hàng:

Chịu trách nhiệm ghi chép một cách đầy đủ, chính xác tồn bộ tình hình q trình mua hàng của doanh nghiệp từ các nguồn nhằm theo dõi và thúc đẩy q trình mua hàng và thanh tốn tiền nhanh nhất. Đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình mua hàng của doanh nghiệp, chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng.

- Kế tốn tổng hợp và kế tốn thuế.

Lên bảng lương và các chế độ theo phịng hành chính cho cơng nhân viên trong cơng ty.

Tập hợp tất cả các chứng từ của kế toán chi tiết để lên báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh của cơng ty.

Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước…

- Kế toán bán hàng

Hàng ngày khi nhận được phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng do bộ phận bán hàng và thủ kho chuyển lên .Kế tốn hàng hố¸ có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu lên báo cáo chi tiết số lượng nhập- xuất - tồn của từng loại hàng hoá và đối chiếu khớp số liệu với thủ kho về tình hình nhập - xuất - tồn các mặt hàng trong cơng ty…

- Thủ quỹ:

Sau khi kế tốn viết phiếu thu, phiếu chi cã đầy đủ chữ kí Giám đốc, kế tốn trưởng sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi và thu tiền. Cuối ngày thủ quỹ sẽ báo cáo tiền mặt tồn tại quỹ. Đồng thời thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tiền trong ngân hàng của Công ty.

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh

Đơn vị tính: Trđ STT Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 So sánh tăng, giảm 2016/2015 So sánh tăng, giảm 2017/2016 Tuyệt đối % Tuyệ t đối % 1 Doanh thu Trđ 51.473 49.308 52.070 -2.165 -4,21 2.762 5,60 2 Tổng số lao động Người 85 100 90 15 17,65 -10 -10,00 3 Tổng vốn kinh doanh bình quân Trđ 29.571 25.777 28.040 -3.794 -12,83 2.263 8,78 3a. Vốn cố định bình quân 13.737 7.923 10.593 -5.814 -42,32 2.670 33,70 3b. Vốn lưu động bình quân 15.834 17.854 17.447 2.020 12,76 -407 -2,28 4 Lợi nhuận sau thuế Trđ 3.763 2.613 3.983 -1.150 -30,56 1.370 52,43 5 Nộp ngân sách Trđ 585 559 1.504 -26 -4,44 945 169,05

6 Thu nhập BQ của 1

lao động trđ/tháng 5,622 6,230 6,540 608 10,81 310 4,98

7

Năng suất lao động bình quân năm (7)=(1)/(2)

Trđ 605,56 493,08 578,6 -112,48 -18,58 85,48 17,34

8

Tỷ suất lợi nhuận/ Doanh thu tiêu thụ (8)=(4)/(1)

Chỉ số 0,07 0,05 0,08 -0,02 -27,51 0,02 44,34

9

Tỷ suất lợi nhuận/ Vốn kinh doanh (9)=(4)/(3) Chỉ số 0,13 0,10 0,14 -0,03 -20,34 0,04 40,13 10 Số vòng quay vốn lưu động (10)=(1)/(3b) Vòng 3,25 2,76 2,98 -0,49 -15,04 0,22 8,06 Nguồn: Phịng tài chính kế tốn

Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2016 là 2.613trđ giảm 30,56% so với năm 2015. Năm 2017 lợi nhuận sau thuế tăng mạnh (tăng 52,43% so với năm 2016 lên 3.983trđ). Việc tăng lợi nhuận sau thuế ở năm 2017 giúp cơng ty có thêm nguồn vốn để đầu tư, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và nâng cao đời sống cho cơng nhân viên trong Cơng ty.

Chi phí thuế TNDN hiện hành: Năm 2016 thuế TNDN hiện hành là 559 trđ, năm 2017, giảm 26 trđ (tương ứng giảm 4.44%), năm 2017 là 1,504 trđ với mức thuế hiện tại mà cơng ty phải có nghĩa vụ nộp với Nhà nước là 22%. Hoạt động kinh doanh có hiệu quả, lợi nhuận trước thuế tăng nên thuế TNDN cũng tăng một lượng tương ứng.

Từ bảng trên ta thấy, nhân viên của cơng ty có mức lương khá cao gần với mức lương trung bình của ngành. Thu nhập bình quân của 1 lao động cũng không ngừng được cải thiện, cụ thể năm 2015 thu nhập bình quân mỗi nhân viên là 5,62 trđồng 1 tháng, năm 2016 là 6,23 trđồng, năm 2017 là 6,54 trđồng 1 tháng. Công ty ln chăm lo cho đời sống của nhân viên, chính sách của ban giám đốc công ty là luôn trả lương đủ và đúng hạn cho người lao động kể cả giai đoạn công ty phát triển hay đang khó khăn. Bước sang năm 2017 cơng ty đã có chính sách đóng thuế thu nhập lao động cho cán bộ công nhân viên Công ty, điều này đã khích lệ đáng kể động lực lao động của người lao động, tích cực xây dựng và gắn bó lâu dài với Cơng ty.

Năng suất lao động bình qn: NSLĐ bình qn của tồn cơng ty năm 2017 tăng 85,48 tr.đ hay tương ứng tăng 17,34% so với năm 2016 là do kết cấu lao động giảm 10 người tương ứng giảm 10% trong khi doanh thu tăng là 5.6% làm cho NSLĐ bình quân tăng theo. Vậy NSLĐ bình qn năm 2017 tăng nên cơng ty cần chú trọng đầu tư máy móc thiết bị kỹ thuật, mơi trường làm việc thuận tiện để cơng nhân có điều kiện nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.

Tỷ suất lợi nhuận trên VKD: Năm 2017 là 0,14%, tăng 0,04% so với năm 2016, tương ứng tăng 40,13%. Điều này có nghĩa là để tạo ra 1 đồng VKD sử dụng năm 2017 thì tạo ra thêm được 0,04 đồng lợi nhuận sau thuế. Còn 1 đồng VKD sử dụng năm 2016 chỉ tạo ra được 0,1 đồng lợi nhuận sau thuế.

Chỉ tiêu số vòng quay vốn lưu động: Biểu hiện mỗi đơn vị VLĐ đầu tư vào kinh doanh có thể mang lại bao nhiêu đơn vị doanh thu. Số vòng quay VLĐ phản ảnh tốc độ chu chuyển VLĐ trong kinh doanh, chỉ tiêu này tăng hay giảm biểu hiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng hay giảm tương ứng.

Qua bảng số liệu, ta thấy số vịng quay vốn lưu động của cơng ty có sự biến động qua các năm. Cụ thể, năm 2015 số vịng quay vốn lưu động là 3,25 vịng, thì sang năm 2016 là 2,76 vòng, giảm 0,49 vòng hay giảm tương ứng là 15,04%. Nếu năm 2016 cứ một đồng VLĐ tạo ra được 2,76 đồng doanh thu thì sang năm 2017 tăng lên là 2,98 đồng.

2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại côngty TNHH dịch vụ và thương mại Hương Mai ty TNHH dịch vụ và thương mại Hương Mai

2.2.1 Phương thức bán hàng

* Về phương thức bán hàng:

Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán bn và bán lẻ:

* Bán bn: Trong hình thức bán bn, Cơng ty bán buôn theo phương thức:

bán bn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp. Phương thức này giúp cho Cơng ty tiêu thụ hàng hố với số lương lớn, tránh hiện tượng thất thốt và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của Công ty.

* Bán lẻ: Hiện nay Cơng ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân

viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phịng kế tốn kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt.

2.2.2 Kế toán doanh thu

 Tài khoản sử dụng.

Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 511”Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” mở chi tiết: -TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

-TK 51112: Doanh thu cung cấp dịch vụ

 Chứng từ sử dụng

theo phương pháp khấu trừ, vì vậy hố đơn bán hàng cơng ty đang sử dụng là hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn được lập làm 3 liên: Liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho