5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Bưu điện Đan Phượng tạ
2.2.1. Đặc điểm về chi phí xây dựng cơng trình Bưu điện Đan Phượng tại Cơng ty
Cơng ty có những người lãnh đạo có kinh nghiệm, có kiến thức sâu rộng về kinh tế và hiện nay công ty đang quản lý các hoạt động SXKD dựa theo mơ hình quản lý chất lượng. Do đó cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn chi phí nói riêng được quản lý khá chặt chẽ. Cơng tác kế tốn được nhân viên kế toán thực hiện trên phần mềm kế tốn nên khối lượng cơng việc kế tốn cũng phần nào được giảm tải. Tuy nhiên công ty đang ngày càng phát triển, kinh doanh thêm nhiều ngành nghề mới nên bộ máy kế tốn cần có thêm người để đảm nhận các phần hành kế tốn tránh dẫn đến tình trạng một người đảm nhận nhiều phần hành kế tốn sẽ dễ sai sót, nhầm lẫn mà khó đối chiếu kiểm tra lại được
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Bưu điện Đan Phượngtại Cơng ty CP Tư vấn Xây dựng Việt Anh. tại Công ty CP Tư vấn Xây dựng Việt Anh.
2.2.1. Đặc điểm về chi phí xây dựng cơng trình Bưu điện Đan Phượng tạiCơng ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Việt Anh. Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Việt Anh.
2.2.1.1 Đặc điểm phân loại chi phí:
Với mục tiêu đặt ra của Cơng ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Việt Anh là mức lợi nhuận tối đa, vì thế để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì vấn đề quản lý chi phí sản xuất một cách chặt chẽ, phù hợp ln đóng vai trị đặc biệt quan trọng. Do đó, để thuận lợi cho cơng tác quản lý và hạch tốn chi phí cần thiết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất theo những tiêu thức nhất định và phải phù hợp với những đặc điểm ngành nghề kinh doanh, mục tiêu quản lý.
Dựa trên u cầu đó, Cơng ty Cổ phần Tư vẫn Xây dựng Việt Anh đã tiến hành phân loại chi phí trong giá thành sản phẩm.Cách phân loại này là dựa vào cơng dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Theo đó, chi phí sản xuất trong kỳ bao gồm bốn khoản mục chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng và chi phí sản xuất chung.
2.2.1.2 Đối tượng và phương pháp hạch tốn chi phí.
Để phù hợp với quy trình cơng nghệ, với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, với đặc điểm của sản phẩm xây lắp là các cơng trình - hạng mục cơng trình có giá trị lớn và có thời gian sử dụng lâu dài nên đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất của Cơng ty được xác định là các cơng trình, hạng mục cơng trình xây lắp, ở đây là cơng trình Bưu điện Đan Phượng.
Phương pháp hạch tốn chi phí mà Cơng ty áp dụng là phương pháp trực tiếp, có nghĩa là: Các chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp nếu phát sinh ở cơng trình - hạng mục cơng trình nào sẽ được hạch tốn trực tiếp vào cơng trình - hạng mục cơng trình đó, cịn các chi phí gián tiếp mà liên quan đến nhiều cơng trình - hạng mục cơng trình thì kế tốn sẽ tập hợp và cuối kỳ sẽ tiến hành phân bổ chi phí đó theo những tiêu thức thích hợp. Để tiến hành tập hợp chi phí xây dựng, cơng ty đã sử dụng các TK 621 – chi phí NVLTT, TK 622- Chi phí NCTT, TK 623 – chi phí sử dụng máy thi cơng, TK 627 – chi phí sản xuất chung. Đến cuối kỳ, tổng hợp chi phí và kết chuyển toàn bộ sang TK 154.
2.2.2. Khái quát về vận dụng hệ thống kế toán trong kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Bưu điện Đan Phượng tại Cơng ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Việt Anh
2.2.2.1. Vận dụng hệ thống chứng từ
Công ty CP Tư vấn Xây dựng Việt Anh sử dụng các chứng từ theo quy định trong Quyết định số 48/2016/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 do Bộ Tài chính ban hành.
Các chứng từ cơng ty sử dụng bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương làm thêm, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, phiếu báo làm thêm giờ. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư. Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn thu mua hàng, hố đơn dịch vụ th tài chính. Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê kiểm quĩ. Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Ngồi ra, để nhằm mục đích quản lý cao hơn và phụ thuộc theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh nên doanh nghiệp còn sử dụng một số loại chứng từ riêng như: bản hợp đồng xây lắp, biên bản thanh lý hợp đồng, bản quyết tốn khối lượng cơng trình, biên bản nghiệm thu cơng trình, bản theo dõi cơng nợ
Một số chứng từ chính cơng ty sử dụng cho cơng trình Bưu điện Đan Phượng xem ở Phụ lục:
+ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương NCTT +Hóa đơn GTGT NVL đầu vào, tiếp khách
2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp theo Quyết định số 48/2016/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 do Bộ Tài chính ban hành. Cơng ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết và các tài khoản cấp thấp hơn nhằm dễ dàng theo dõi và quản lý như TK 111 Tiền mặt có TK chi tiết là TK 1111 Tiền mặt Việt Nam, TK 1112 Ngoại tệ; TK 112 Tiền gửi ngân hàng có TK chi tiết là TK 1121 Tiền Việt Nam trong đó lại có các TK 11211 VNĐ Ngân hàng Đầu tư, TK 11212 VNĐ Ngân hàng Cơng thương.Trong TK 154 mình lập thêm 05 tài khoản chi tiết : 1541 CP NVL trực tiếp, 1542 CP nhân cơng trực tiếp,1543 chi phí máy thi cơng,TK 1544 CP sản xuất chung, 1545 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Chế độ tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn.
Theo hình thức nhật ký chung, bao gồm các loại sổ sách kế toán sau: +Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái TK +Sổ chi tiết TK
+Các bảng phân bổ, bảng kê
Kế tốn Cơng ty khơng mở sổ nhật ký đặc biệt, nếu nghiệp vụ nào phát sinh với khối lượng lớn, liên tục, kế toán phần hành sẽ mở sổ chi tiết để theo dõi.
Về hạch tốn NVL hiện nay, Cơng ty đang sử dụng các loại sổ kế toán sau: + Chứng từ ban đầu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT..
+ Thẻ kho: theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng NVL, làm căn cứ xác định số lượng tồn kho.
+Bảng tổng hợp nhập, xuất NVL +Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn +Sổ chi tiết
+Sổ nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.
Sổ cái: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong niên độ kế tốn theo TK kế toán. Gồm sổ cái các TK:
TK 152: Nguyên vật liệu
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 331: Phải trả người bán
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức NKC:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Cơng ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Trình tự ghi theo hình thức Nhật ký chung được thực hiện theo sơ đồ sau:
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Chi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Tổ chức hệ thống BCTC
Khi năm tài chính kết thúc, Cơng ty lập các báo cáo kế tốn nhằm cung cấp thơng tin một cách tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn, tài chính và kết quả hoạt động trong năm vừa rồi của Công ty. Thông tin trên BCTC là căn cứ quan trọng cho việc
đưa ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của chủ DN,các nhà đầu tư, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty phải lập để nộp cho các cơ quan quản lý Nhà nước bao gồm :
Bảng cân đối kế toán: đây là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh khái qt
tình hình tài sản của Cơng ty theo giá trị ghi sổ của tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm. Báo cáo này được lập theo Mẫu số B01-DN.
Báo cáo kết quả kinh doanh: đây là báo cáo tổng hợp, phản ánh tóm lược các
khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của Công ty trong một thời kỳ; được lập theo mẫu số B02-DN.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: đây là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh việc
hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp. Báo cáo này được lập theo Mẫu số B03-DN.
Thuyết minh báo cáo tài chính: đây là báo cáo nhằm thuyết minh và giải trình
bằng lời, bằng số liêu một số chỉ tiêu kinh tế - tài chính chưa được thể hiện trên các báo cáo tài chính ở trên. Báo cáo này được lập theo Mẫu số B09-DNN.
2.2.3. Quy trình kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Bưu điện Đan Phượng tạiCơng ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Việt Anh Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Việt Anh
2.2.3.1. Hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp (Chi phí NVLTT):
Chi phí NVLTT bao gồm giá trị NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, giá trị thiết bị kèm theo vật kiến trúc,…cần thiết để tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm xây lắp.NVL trong doanh nghiệp xây lắp đa dạng về chủng loại mà mỗi loại lại có chức năng- cơng dụng khác nhau, do đó để tổ chức quản lý và hạch tốn NVL tốt thì Cơng ty đã phân loại NVL như sau:
+NVL chính: Là NVL chủ yếu khi tham gia vào quá trình sản xuất, tức là khi tham gia vào q trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp như: sắt, thép, nhôm, xi măng, gỗ, vôi, cát,…
+ NVL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào q trình sản xuất khơng cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính để làm tăng chất lượng hay hình thức của các cơng trình - hạng mục cơng trình như: vật liệu thiết bị vệ sinh, đồ dùng trong trang trí,…
+ Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: xăng, dầu, mỡ máy,…
+Vật liệu khác: Đinh, ốc, vít,....
Mỗi loại vật liệu tại Cơng ty lại có mã số riêng để dễ dàng theo dõi và hạch tốn chẳng hạn như:
Tên NVL Đvt Mã số
Nhơm Thanh Nhom
Nhơm 3826 – 9102 NA Thanh 07004
Nhôm 8586 PC Thanh 07044
… … …
Chi phí NVLTT được Cơng ty hạch tốn trên TK 621, TK này được mở chi tiết cho từng cơng trình - hạng mục cơng trình theo giá thực tế mua vào.
* Quy trình nhập liệu và định khoản trên phần mềm kế toán:
Theo đặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên NVL tại Công ty được luân chuyển theo 2 hướng: NVL có thể được chuyển trực tiếp ra cơng trình (Cơng ty thường bố trí những những bãi dự trữ NVL để phục vụ cho nhu cầu thi công ngay tại chân cơng trình xây dựng) hoặc NVL có thể được chuyển về kho dự trữ của Công ty.
Khi Công ty được giao thầu xây dựng thì Phịng kỹ thuật sẽ căn cứ trên bản vẽ thiết kế thi công của từng cơng trình - hạng mục cơng trình để tính khối lượng xây lắp và định mức dự toán xây dựng cơ bản, định mức nội bộ để yêu cầu lượng vật tư cần thiết sử dụng. Do đó, mức độ nhập - xuất NVL là do phịng kỹ thuật tính tốn và đưa lên kế hoạch. Sau khi được trình duyệt từ Ban Giám đốc thì nhân viên vật tư có nhiệm vụ đi thu mua vật tư (cơng tác mua vật tư có thể được giao cho đội sản xuất trực tiếp mua hoặc do nhân viên công ty mua). Trước khi đi mua thì nhân viên mua vật tư phải làm giấy đề nghị tạm ứng với đầy đủ thông tin như: Tên, bộ phận cơng tác, nội dung tạm ứng, số tiền,…và phải có sự trình duyệt từ Ban Giám đốc. Khi đó, căn cứ trên giấy đề nghị tạm ứng kế toán chỉ ghi trên sổ tạm ứng theo dõi riêng. Giấy tạm ứng và sổ tạm ứng là căn cứ để kế toán nhập dữ liệu và kết xuất ra sổ chi tiết TK 141, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 141. Đến khi hồn ứng phải có đầy đủ hố đơn chứng từ hợp lý, hợp lệ kèm theo thì mới lập phiếu chi với số tiền ghi trên các chứng từ đó.
Đối với vật tư mua về nhập kho thì khi về đến kho, thủ kho phải làm thủ tục kiểm nhận chất lượng và chỉ nhập kho những vật tư đảm bảo tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật. Dựa trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho và ghi chép vào Thẻ kho (Thẻ kho do thủ kho lập nhằm để theo dõi chỉ tiêu số lượng chi tiết cho từng loại vật tư khi nhập - xuất và tính ra số tồn cuối kỳ).
Khi có u cầu xuất kho đưa vào sử dụng thì kế tốn lập phiếu xuất kho, chuyển phiếu xuất kho xuống thủ kho.Trên cơ sở phiếu xuất thủ kho làm nhiệm vụ kiểm kê và giao vật tư, ký vào phiếu xuất và ghi số thực xuất vào thẻ kho.Sau đó, phiếu xuất chuyển lại về phòng kế tốn để ghi sổ.
Cơng ty tính giá thực tế vật tư xuất kho theo phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ, do đó khi xuất NVL trên cơ sở phiếu xuất kế toán cập nhật vào phần hành xuất vật tư trong phần mềm kế toán, kế toán chỉ nhập phần số lượng vật tư xuất, đến cuối kỳ kế tốn vật tư thực hiện lệnh tính giá xuất kho theo giá bình qn cả kỳ dự trữ và tính ra số lượng tồn kho vật tư.
Để đảm bảo công tác quản lý và thuận lợi trong công tác tập hợp chi phí thì phiếu xuất kho phải được chi cụ thể, chi tiết xuất cho cơng trình- hạng mục cơng trình nào. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần và được lập bằng tay) liên 1 lưu, liên 2 chuyển phòng kế tốn, liên 3 giao cho thủ kho. Sau đó, kế tốn nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ tự động tính ra số thành tiền của vật tư xuất.
Đối với trường hợp mua vật tư được chuyển thẳng ra cơng trình để sử dụng ngay cho thi cơng cơng trình thì cũng được quản lý bởi người phụ trách ngồi cơng trình. Sau khi NVL được chuyển về chân cơng trình để bàn giao thì NVL cũng được kiểm tra chất lượng và lập hoá đơn GTGT giao cho người đi thu mua vật tư. Hố đơn GTGT sẽ được chuyển về phịng kế tốn để kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và thanh tốn hoặc hồn tạm ứng.