B.V .T HỒNG PHONG
2.2. ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH B.V.T HỒNG
2.2.4. Chứng từ sử dụng
Cơng ty vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn do Bộ tài chính ban hành theo thơng tư 200/2014/QĐ-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Bao gồm các chứng từ sau:
Phiếu xuất kho : Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho
khách hàng. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, do kế toán bán hàng lập và tiến hành lưu trữ.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phịng kế tốn.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán
viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho người nộp tiền.
Liên 2: Phòng kế toán thu.
Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát sinh
liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
Bảng kê hố đơn hàng hố bán ra: là bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá
dịch vụ bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hàng được bán ra theo trình tự thời gian.
Biên bản thu hồi hoá đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi bán hàng tại
cơng ty để xác nhận q trình thu hồi hố đơn đã in cho khách hàng lúc mua hàng và là căn cứ để nhập kho lại hàng hố và trả tiền cho khách.
Giấy báo có là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh
Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phịng kế tốn và các bộ phận liên quan khác. Kế tốn có trách nhiệm ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu tại cơng ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ cụ thể, trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này do bà Nguyễn Thị Hương (kế tốn bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:
- B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lệnh xuất
- B2: Chuyển cho người phụ trách kế tốn (kế tốn trưởng) của cơng ty là bà Nguyễn Thị Ngọc xem xét và duyệt
- B3: Bà Nguyễn Thị Hương - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
- B4: Chuyển phiếu xuất kho cho Bộ phận kho tiến hành xuất hàng
- B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế tốn trưởng của cơng ty ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế tốn
- B6: Trình phiếu xuất kho cho ông Văn Minh Tuấn - Giám đốc ký duyệt chứng từ (vì chứng từ được xét duyệt ngay từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt)
- B7: Kế tốn bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng
Bà Nguyễn Thị Hương – Kế tốn bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế tốn (kế tốn trưởng) cơng ty ký duyệt (3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2, 3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, kết thúc.
2.2.4.1. Tài khoản kế tốn sử dụng
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo thơng tư 200/2014/QĐ-BTC. Trong kế tốn bán hàng, các tài khoản chủ yếu được sử dụng là:
- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”: Cơng ty sử dụng TK này để ghi nhận doanh thu các mặt hàng bán. Tuy nhiên, TK 511 Công ty không mở chi tiết tài khoản cấp 3 để theo dõi doanh thu riêng cho từng mặt hàng.
- TK 156 “Hàng hóa”: Cơng ty sử dụng TK này để theo dõi tình hình tăng giảm hàng hóa trong q trình mua bán. TK này được theo dõi cho tất cả các mặt hàng, nhóm hàng. Cơng ty khơng mở chi tiết để theo dõi từng loại mặt hàng.
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: TK này được sử dụng để theo dõi giá vốn hàng bán cho tất cả các nhóm hàng chưa chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng, cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
- TK 333 : “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”: Kế toán phản ánh số thuế GTGT đầu ra qua TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp”.
- TK 111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
- Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng”: Công ty sử dụng tài khoản này để phản
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH B.V.T HỒNG PHONG