CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
không tại Công ty cổ phần Cargo Care Logistics
Sơ đồ 3: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng khơng của CCL
(Nguồn: Phịng hiện trường)
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Công ty sẽ nhận được Invoice và Packing List của khách hàng được gửi qua mail, thơng qua lượng hàng hóa cụ thể cùng các đặc điểm chi tiết hoặc yêu cầu của khách hàng mà công ty sẽ lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa vào một chuyến bay nhất định.
Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu
Bước này, công ty sẽ liên hệ với các hãng tàu để xin lịch trình bay cụ thể cùng với các loại cước. Bên hãng tàu sẽ gửi lại cho công ty một bảng kế hoạch chi tiết. Trên cơ sở đó, kết hợp với yêu cầu của khách hàng nếu có, cơng ty xếp chuyến bay cho khách hàng, và chuẩn bị các bước tiếp theo. Người xếp chuyến lúc này chính là người
Nhận yêu cầu của khách hàng
Kiểm trá giá, và lịch tàu
Lấy booking và gửi khách
Chuẩn bị hàng và chứng từ
Thông quan hàng xuất
Phát hành vận đơn
Gửi chứng từ cho đối tác nước ngồi
quản lí hay cịn gọi là người “cầm file”. File này bao gồm tất cả các yêu cầu đặt chuyến của tất cả các khách hàng, điều này giúp cho người quản lí cấp cao có thể quản lí một cách dễ dàng.
Bước 3: Lấy booking và gửi khách
Đội ngũ nhân sự của công ty dựa vào u cầu của người quản lí, những thơng tin trên Invoice và Packing List của khách hàng cũng như lịch trình chuyến bay đã xếp sẽ nhập hệ thống, lấy booking để gửi cho khách hàng. Trường hợp khách hàng khơng đồng ý với lịch trình của chuyến bay đó, thì bên cơng ty sẽ xem xét và sếp lại chuyến bay khác cho khách hàng. Ở bước này, sẽ có thể phát sinh trường hợp khách hàng không “lên hàng” kịp với chuyến bay đã xếp, nhưng đã mở tờ khai với chuyến bay cũ, lúc này sẽ dễ phát sinh tranh chấp giữa công ty với khách hàng về vấn đề sửa tờ khai.
Bước 4: Chuẩn bị hàng và chứng từ
Sau khi gửi booking và được sự chấp nhận của khách hàng, công ty sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết, chuẩn bị các phương tiện vận tải của mình hoặc th ngồi để đưa hàng hóa của khách hàng đến điểm tập kết hàng hóa tại kho hàng hóa ở sân bay, tiến hàng cân hàng hóa.
Bước 5: Thơng quan hàng xuất
Cơng ty tiến hàng làm thủ tục với cơ quan hải quan bằng việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, nộp phí,....
Bước 6: Phát hàng vận đơn
Công ty phát hành MAWB, HAWB và gửi cho một số bên liên quan
Bước 7: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài
Các nhân viên sẽ tiến hàng gửi các chứng từ theo yêu cầu của đối tác nước ngồi. Có một số chứng từ thường phải gửi như MAWB, HAWB, Invoice, Packing List, MAN,.....
Bước 8: Lưu hồ sơ
Sau khi hồn tất việc gửi chứng từ, cơng ty sẽ lưu hồ sơ lại. Trường hợp xảy ra sự cố, công ty sẽ căn cứ vào bộ hồ sơ đã lưu để kiểm tra sai sót, tìm ngun nhân và cách khắc phục.
3.3.2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng khơng
Để cung cấp cho khách hàng các dịch vụ có hiệu quả nhất, Công ty đã xây dựng lên các quy trình thống nhất, và đảm bảo các hoạt động ln được thực hiện dựa trên các quy trình đó. Cơng ty CP Cargo Care Logistics chủ yếu mạnh về hàng nhập và khai báo hải quan nên công ty đã xây dựng rất chi tiết và cụ thể quy trình đối với hàng nhập. Quy trình đó được thể hiện theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 4: Quy trình logistics hàng nhập khẩu tại Cơng ty CP Cargo Care Logistics
(Nguồn: Phịng hiện trường)
Xin giá và lịch bay
Lấy booking và xác nhận bill
Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Mở Hải quan nhập khẩu
Nộp thuế nhập khẩu
Lấy hàng
Quy trình logistics hàng nhập khẩu tại Cơng ty CP Cargo Care Logistics bao gồm 7 bước, mỗi bước lại có những đặc điểm và cơng việc nhất định. Cụ thể như sau:
Bước 1: Xin giá
Các hãng tàu, hãng bay (carrier) sẽ có những giá cước khác nhau, cơng ty sẽ phải làm việc trực tiếp với họ để xin được giá cước. Sau đó, cơng ty cũng phải thơng báo số lượng hàng, tên hàng, ngày hàng đi dự kiến, điều kiện giao hàng, tổng khối lượng hàng và một số thông tin khác cho các hãng.
Bước 2: Lấy booking và xác nhận bill
Sau khi đàm phán thành công với carrier về các điều kiện khác nhau, các carrier sẽ gửi cho cơng ty lịch trình tàu chạy và bill nháp để kiểm tra thơng tin. Để đảm bảo tính chính xác để không phát sinh các vấn đề cho các bước tiếp theo thì cơng ty sẽ cùng cơng ty nhập khẩu kiểm tra lại các thông tin cần thiết trên bill nháp. Nếu mọi thơng tin đều chính xác thì carrier sẽ xuất bill chính thức
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Những lơ hàng có đặc điểm, u cầu khác nhau thì bộ hồ sơ nhập khẩu có thể khác nhau. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ nhập khẩu thường bao gồm những loại giấy tờ sau:
+ Lệnh giao hàng
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Chứng nhận xuất xứ hay C/O (nếu có) + Chi tiết đóng gói (Packing List)
+ Giấy giới thiệu
Bước 4: Mở Hải quan nhập khẩu
Hàng hóa sau khi được khai báo sẽ được trả về với các kết quả có thể là luồng xanh, luồng đỏ hoặc luồng vàng. Với mỗi loại luồng, công ty sẽ cần phải xử lý theo các cách khác nhau. Đối với luồng đỏ, doanh nghiệp phải kiểm tra HS và kiểm tra hàng hóa thực tế hay cịn gọi là kiểm hóa, hàng hóa khi rơi vào luồng này, các công việc phải thực hiện sẽ phức tạp hơn. Đối với luồng vàng, doanh nghiệp cần phải kiểm tra HS, cịn với luồng xanh, cơng ty chỉ cần trình HS và thơng quan hàng hóa.
Hàng hóa sau khi được kiểm tra cả về mặc chứng từ và thực tế một cách kĩ lưỡng (trường hợp rơi vào luồng đỏ hoặc vàng), cơng ty sẽ phải nộp thuế nhập khẩu hàng hóa cho Hải quan để thơng quan hàng hóa.
Bước 6: Lấy hàng
Sau khi nộp thuế nhập khẩu, công ty sẽ làm thủ tục với Hải quan giám sát để lấy hàng. Khi Hải quan giám sat chấp nhập, công ty sẽ đưa lệnh giao hàng (với hàng sea) hoặc phiếu xuất kho (với hàng air) cho đội xe hoặc kho hàng để lấy hàng.
Bước 7: Lưu hồ sơ nhập khẩu
Như vậy, quy trình logistics hàng nhập đã cơ bản hồn thiên, đến đây cơng ty sẽ lưu hồ sơ nhập khẩu cần thiết sau khi lấy và giao hàng cho bên công ty nhập khẩu để phục vụ cho các tác nghiệp cần thiết sau này.