3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết
3.3.1 Khái quát văn hóa Bồ Đào Nha trong đàm phán Thương mại quốc tế
Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “ Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiện tại, qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thống các giá trị văn hóa, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc.”
Theo bách khoa tồn thư Việt Nam: “ Văn hóa là tồn bộ những hoạt động sáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.”
Các thành tố chính của một nền văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mơ hình ứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngơn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Nó có các động đến q trình đàm phán, đến đặc tính, phong cách của nhà đàm phán và ảnh hưởng đến cả chiến lược được sử dụng trong đàm phán.
Trong bối cảnh tình hình kinh tế đang biến động từng ngày, văn hóa kinh doanh Bồ Đào Nha vẫn còn nhiều ảnh hưởng của chế độ phụ hệ cũng như tuân thủ chặt chẽ theo thứ tự cấp bậc. Việc quản lý và lãnh đạo vẫn theo theo phương thức “từ trên xuống dưới”. Tuy nhiên, họ đã có những cải cách để bắt nhịp với các nước thành viên Liên Minh Châu Âu và mang tính đặc trưng cảu nền kinh tế thế giới. Năm 2015, Bồ Đào Nha xếp thứ 25 trên tổng số 189 quốc gia theo đánh giá của Ngân hàng thế giới về những quốc gia có mơi trường kinh tế thân thiện, đặc biệt trong các vấn đề mở doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng, giải quyết giải thể doanh nghiệp.
Những buổi đàm phán kinh doanh phải được hẹn trước nhưng không nên trùng vào những dịp Lễ quan trọng của gia đình hoặc những ngày Lễ mang tính chất tơn giáo như Giáng Sinh hay Lễ Phục sinh... Trong công việc hay với các cuộc họp tì việc đúng giờ là vơ cũng cần thiết, vì vậy trong những buổi đàm phán thì các đối tác nên đến đúng giờ. Không nên tặng quà trong các buổi đàm phán kinh doanh vì có
thể bị coi là không phù hợp. Nếu được mời đến nhà đối tác thì nên mang theo một chai rượu ngon và hoa hay bánh kẹo. Tránh tặng q có số 13 vì số này bị coi là con số không may mắn và tránh tặng hoa ly và hoa cúc vì nó mang ý nghĩa khơng tốt.
Do ngơn ngữ chính thức tại Bồ Đào Nha là tiếng Bồ Đào Nha, những tiếng Anh được coi là ngơn ngữ chính thứ hai. Tuy nhiên, nếu hai bên có sử dụng tiếng Anh làm ngơn ngữ để đàm phán thì vẫn nên cung cấp bản dịch tiếng Bồ Đào Nha cho tất cả các tài liệu quan trọng. Do vẫn bị ảnh hưởng bới chế độ phụ hệ nên người Bồ Đào Nha khá độc đoán và bảo thủ, vì vậy các điều khoản trong hợp đồng phải chặt chẽ, hợp lý và do các chuyên gia pháp lý soạn thảo.
Người Bồ Đào Nha rất lịch sự, họ khơng thích sự thơ lỗ hay tự khoa trương trong các buổi đàm phán kinh doanh. Vì vậy, khơng nên nơn nóng và hãy để những người có thẩm quyền trong cuộc họp thể hiện chức trách của họ. Tại Bồ Đào Nha, những mối quan hệ trong kinh doanh được xây dựng dựa trên nền tảng lịng tin cá nhân, vì vậy hãy dành thời gian xậy dựng mối quan hệ thân thiết với các đối tác và các tổ chức kinh tế tại Bồ Đào Nha.
3.3.2 Lập kế hoạch đàm phán
Ngày nay, xu hướng về sự an tồn, thay đổi cơng nghệ hiện đại cũng như tính thẩm mỹ của một căn hộ hay một tòa nhà văn phòng, khách sạn, trung tâm thương mại,… đang được rất nhiều người quan tâm. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các sản phẩm thiết bị điện với nhiều kiểu dáng đa dạng, tính năng hiện đại đến từ các nhà phân phối trong và ngoài nước. Nhận thấy được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng đối với các sản phẩm thiết bị điện, Công ty Cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á luôn chú trọng vào việc cung cấp những sản phẩm thiết bị cao cấp, đảm bảo tính an tồn và cả các u cầu về thẩm mỹ. Hầu hết các mặt hàng thiết bị điện của công ty đều được nhập khẩu từ hãng có danh tiếng ở nước ngồi, điển hình như: EFAPEL - Bồ Đào Nha, ELKO – Czech, ZALUX – Spain, EPIK - Korea, EVA Lighting – France và đặc biệt là SCAME- Italy thương hiệu về thiết bị điện công nghiệp hàng đầu thế giới. Cơng ty ln duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, đặc biệt là với đối tác Bồ Đào Nha, nỗ lực trong đàm phán để có thể ký kết các hợp đồng nhập khẩu với giá cả ưu đãi và hợp lý, sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đa dạng, đáp ứng nhu cầu cao của người tiêu dùng.
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch đàm phán, cho nên trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào, công ty luôn vạch ra cá kế hoạch đàm phán, bao gồm chiến lược về chiến lược, kế hoạch về nhân sự và chương trình làm việc. Khi đàm phán với các đối tác nước ngồi, cơng ty thường sử dụng chiến lược đàm phán mềm dẻo (65%) và hợp tác (30%), ít khi sử dụng chiến lược cứng rắn. Dựa vào mối quan hệ và mục tiêu hai bên, công ty sẽ lựa chọn cụ thể cho mỗi cuộc đàm phán.
Về kế hoạch nhân sự, đồn đàm phán của cơng ty do Giám đốc làm trưởng đoàn. Tùy thuộc vào mỗi cuộc đàm phán cụ thể mà số lượng nhân viên đoàn đàm phán sẽ khác nhau. Cụ thể, với đối tác là hãng Efapel (Bồ Đào Nha) đoàn đàm phán bao gồm Giám đốc, trưởng phòng kỹ thuật và trưởng phòng kinh doanh.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch về địa điểm và thời điểm tiến hành đàm phán cũng được nhà quản trị quan tâm. Đối với đối tác Efapel (Bồ Dào Nha) thì hàng năm giữa cơng ty và đối tác này vẫn có những cuộc đàm phán trực tiếp, vì phải bỏ ra số vốn khá lớn để trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng cũng như để duy trì mối quan hệ với đối tác. Vì vậy việc xác định địa điểm và thời điểm đàm phán tạo thuận lợi cho cả hai bên là rất quan trọng.