khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
4.1.1 Hoạt động nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á trong thời gian tới
Mục tiêu cho hoạt động nhập khẩu thiết bị điện của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á trong thời gian tới:
- Tiếp tục củng cố, xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác Bồ Đào Nha, bên cạnh đó tích cực tìm kiếm những đối tác tiềm năng mới nhằm phát triển, đa dạng hóa các sản phầm thiết bị điện nhằm thỏa mãn nhu cầu của các đối tượng khách hàng khác nhau.
- Nâng cao năng lực, trình độ, kỹ năng của nhân viên trong công ty đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao của nguồn nhân lực đàm phán, đồng thời tích cực nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán với các đối tác để có thể đạt được nhiều quyền lợi hơn.
- Tăng cường tìm kiếm, lựa chọn nhà nhập khẩu khác để đa dạng hóa các sản phẩm về cả hình thức và chất lượng, kỹ thuật, giá cả phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty và nhu cầu của khách hàng trong nước.
4.1.2 Quan điểm hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thì trường Bồ Đào Nha của Cơng ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
Hoạt động đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng nhập khẩu của Cơng ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á là một việc vơ cùng quan trọng, vì các sản phẩm mà cơng ty đang kinh doanh đều được nhập khẩu từ nước ngoài. Đàm phán hiệu quả sẽ giúp cho cơng ty có được những hợp đồng tốt, tránh được những rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng. Vì vậy thực hiện tốt quy trình đàm phán ký kết hợp
đồng nhập khẩu sẽ phần nào giúp Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đạt được những mục tiêu đã đề ra. Để hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện trong thời gian tới công ty cần thực hiện tốt các việc sau: - Lập kế hoạch phải tiến hành sau khi phân tích tình thế của môi trường đàm phán. Các kế hoạch phải chi tiết cụ thể trong từng khâu và phải đảm bảo tính hợp lý cho từng điều kiện cụ thể.
- Nâng cao năng lực, chuyên môn và nghiệp vụ của các đàm phán viên để có thể thuyết phục đối tác và đưa ra các phương án có lợi nhất cho cơng ty. Bên cạnh đó các thành viên phải có phản ứng linh hoạt, khéo léo trước những tình huống phát sinh, có khả năng thuyết phục đối tác, đảm bảo lợi ích của cơng ty, phân rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong đồn.
- Mở rộng kênh thu thập thơng tin, đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin về sản phẩm, về công nghệ trên thế giới, đặc biệt là thông tin về đối tác để công ty tiến gần đến kết quả đàm phán hơn.
- Phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, cung cấp thơng tin chính xác, kip thời và đảm bảo độ tin cậy cho cuộc đàm phán.
- Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm: sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá các kết quả đạt được một cách khách quan, thẳng thắn nhìn nhận nhưng tồn tại và nguyên nhân thất bại của cuộc đàm phán để từ đó rút ra được bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán tiếp theo.
4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
4.2.1 Nâng cao hiệu quả của việc lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là quyết định xem phải làm gì và làm như thế nào, phân công cho những ai làm công việc đó. Trên thự tế thì cơng tác lập kế hoạch của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á chỉ đạt được ở mức khá. Hàng năm, công ty vẫn bỏ lỡ một số cơ hội đàm phán từ đối tác, thậm chí vẫn có những cuộc đàm phán khơng thành cơng vì khơng dự báo lường trước được hết những rủi ro xảy ra. Công ty hầu như chỉ căn cứ vào một số thông tin biến động lớn về công nghệ và về nhu cầu thay đổi của khách hàng, sau đó dựa vào thực tế doanh số bán của năm trước dự đốn để lập kế hoạch nhập khẩu. Do đó, có mặt hàng nhập khẩu có thể
khơng đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, có thể chưa bán được, tồn kho, gây ứ đọng vốn, thua lỗ cho công ty.
Để giảm thiểu rủi ro, công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á cần xác định rõ nhu cầu của thị trường và thường xuyên cập nhật những thông tin về cơng nghệ từ đối tác. Đó là những biến động về công nghệ, biến động về nhu cầu, xu hướng biến động về giá,…
Vì vậy việc lập kế hoạch đàm phàn phải phù hợp hơn với mục tiêu, mục đích của cuộc đàm phán, việc lập kế hoạch số lượng hàng nhập có thể căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vào năng lực của công ty hay căn cứ vào các đối thủ cạnh tranh trên thị trường,…
Cơng ty cần xác định rõ mục đích, mục tiêu cần đạt được, rồi sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, những mục tiêu quan trọng phải được đàm phán trước, rồi mới đàm phán đến các mục tiêu ít quan trọng hơn. Dựa vào kế hoạch giao dịch đàm phán, cơng ty có thể xác định rõ các vấn đề cần đàm phán và xử lý một cách linh hoạt nếu tình huống đàm phán thay đổi. Đồng thời công ty cũng cần nắm bắt, phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong q trình đàm phán, từ đó chủ động có giải pháp năm bắt thời cơ và hạn chế rủi ro.
Kế hoạch đàm phán của của công ty phải được chuẩn bị cả về nội dung và hình thức, đồng thời đảm bảo tính khả thi.
4.2.2 Nâng cao năng lực của đoàn đàm phán và hiệu quả tổ chức đàm phán
Đối với Công ty Cổ phần Thiết bị Cơng nghệ Châu Á, nguồn nhân lực có vai trị vơ cùng quan trọng và được ban Giám đốc đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng cịn thiếu và chưa có đủ năng lực. Hiện nay, số lượng nhân viên cơng ty có thể đảm nhận cơng tác này là 5 người, trong đó có 3 người có thể đàm phán trực tiếp với đối tác bên Bồ Đào Nha chỉ có 3 người. Trong đó Giám đốc là trưởng đồn, là người có kinh nghiệm trong họat động thương mại quốc tế và luôn tham gia vào các cuộc đàm phán với đối tác Bồ Đào Nha. Do đó, cơng ty cần bổ sung thêm người có năng lực chuyên môn, hơn nữa, công ty cũng nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, chun mơn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thông qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn hạn. Bên cạnh đó, cơng ty nên tổ chức những
cuộc đàm phán thử trước khi gặp đối tác để có thể dự báo và khắc phục rủi ro trong khi tiến hành đàm phán chính thức.
Ngồi ra, cơng ty cũng cần có chun gia về luật pháp, không chỉ am hiểu về luật Việt Nam, mà còn phải am hiểu luật thương mại quốc tế, cũng như luật của đối tác và luật của EU vì Bồ Đào Nha cung là một thành viên của EU để có thể hỗ trợ, tư vấn cho các nhà đàm phán của cơng ty, đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, tránh những tranh chấp xảy ra làm ảnh hưởng đến quan hệ làm ăn với đối tác.
Việc lựa chọn thành viên của đoàn đàm phán cần căn cứ vào năng lực, nghiệp vụ, trình độ chun mơn. Cần phân cơng rõ trách nhiệm của từng người tham gia đàm phán, ai là người đàm phán trực tiếp, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu, … Cơng ty có thể gắn quyền lợi của nhân viên vào cuộc đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm hơn, các thành viên cũng cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ cho nhau để tạo ưu thế trên bàn đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán với đối tác, nhân viên đàm phán của công ty phải tiếp cận đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết và quan tâm của mình đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu và gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác. Trong quá trình đàm phán, cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, đưa ra các lỹ lẽ xác đáng để thuyết phục đối tác nhượng bộ, tạo thế chủ động cho công ty.
4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách đầy đủ, chi tiết
Trước khi đàm phán, công ty cần chuẩn bị chi tiết các nội dung cần đàm phán. Trong mỗi nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán, giải pháp giải quyết các tình huống phát sinh. Nội dung đàm phán phải đảm bảo phải đầy đủ, chi tiết; phải có trình tự logic, rõ ràng, loại trừ các lý lẽ mập mờ, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục; đồng thời phải đảm bảo tính chuyên sâu về nghiệp vụ, khách quan và tin cậy.
Đối với mặt hàng thiết bị điện mà Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đang kinh doanh thì nội dung ưu tiên đàm phán trước tiên là về giá cả và chất lượng sản phẩm, phải đảm bảo được các yêu cầu kỹ thuật và an toàn cho người sử dụng.
Để đàm bảo cho nội dung đàm phán đạt được những yêu cầu trên thì hệ thống thơng tin có vai trị vơ cùng quan trọng. Vì vậy, trước mỗi cuộc đàm phán, cơng ty nên chuẩn bị kĩ lưỡng và đầy đủ các thông tin về đối tác như văn hóa kinh
doanh, tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh và năng lực tài chính…
Cơng ty cần đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thơng tin, nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ hơn về đối tác và thị trường Bồ Đào Nha. Công ty nên kết hợp thông tin từ các nguồn khác nhau và phải xác định được tính chính xác và tính cập nhật. Cơng ty khơng nên chủ quan và chỉ dựa vào những tin đã quá cũ cho dù đó là đối tác đã làm ăn lâu dài, vì có thể những thơng tin đó đã khơng cịn phù hợp ở thời điểm tiến hành đàm phán.
Thông tin sau khi thu thập được cần tiến hành kiểm chứng tính chính xác và hợp lý với từng điều kiện đàm phán cụ thể trước khi đưa ra bất cứ quyêt định nào để bảo vệ mình trên bàn đàm phán. Cơng ty nên dành nhiều thời gian cho việc xử lý và phân tích thơng tin, có thể lây ý kiến của tập thể để có được những thơng tin hiệu quả cho q trình đàm phán. Các thơng tin này nên được lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ hiện tại và tương lai.
4.2.4 Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn nhiều so với đối tác bên Bồ Đào Nha. Các cuộc đàm phán của công ty chủ yếu diễn ra ở trụ sở của đối tác. Do đó, cơng ty cũng phải nhượng bộ đối tác ở một số điều khoản nhất định. Để khắc phục tình trạng này, Cơng ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á cần phải nâng cao hơn nữa cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán, thơng qua việc nâng cao, trình độ, kỹ năng cho các đàm phán viên, nâng cao khả năng tài chính của mình, mở rộng mạng lưới thông tin cho phù hơp với đối tác và từ đó thể hiện được tầm quan trọng của cơng ty trong hợp đồng, phải dung hịa giữa việc thuyết phục và nhượng bộ với đối tác.
4.2.5 Tăng cường các công tác kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán
Để đảm bảo sự thành cơng và hiệu quả của q trình đàm phán, cơng ty cần thực hiện tốt khâu kiểm tra, giám sát tại mọi thời điểm, từ khi lập kế hoạch cho đến khi kết thúc đàm phán. Qua đó, có thể sửa chữa những thiếu sót và tín tại trong cả quy trình đàm phán của cơng ty với đối tác.
Công ty cần phải xem xét lại tồn bộ quy trình, tìm ra những bước đã thực hiện hiệu quả, bước nào còn thiếu, bước nào cần bổ sung; xem xét những lợi ích nào
cơng ty đạt được, những lợi ích nào cơng ty phải nhượng bộ đối tác. Từ đó cơng ty có thể khái qt đươc những thành cơng, hạn chế, rút ra được những bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau này.
Ngồi ra, sau mỗi cuộc đàm phán, cơng ty cần tổ chức các cuộc họp nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm, đánh giá khách quan những việc đã thực hiện, thẳng thắn nhận những thiếu sót, sai lầm để rút ra kinh nghiệm. Nội dung của những cuộc họp này cần được lưu lại bằng văn bản để làm tài liệu cho những lần đàm phán với đối tác trong tương lai.
4.2.6 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác
Sau khi kết thúc cuộc đàm phán dù có thành cơng hay khơng, cơng ty cũng nên tỏ ra thiện chí với đối tác. Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp công ty thu thập được những thơng tin về đối tác, từ đó có thể thiết lập mối quan hệ làm ăn với họ khi phù hợp hoặc có thể tạo một mối quan hệ mới thông qua đối tác làm trung gian. Công ty cần phải tạo dựng được lịng tin và uy tín đối với đối tác thơng qua năng lực về tài chính, năng lực của đồn đàm phán,….để khẳng định cũng như xây dựng được uy tín đối với họ.
4.3 Một số kiến nghị với các Bộ, Ban ngành có liên quan
Bên cạnh những nỗ lực từ phía cơng ty, Nhà nước và các Bộ, Ban ngành có liên quan cũng cần có các chủ trương, chính sách thích hợp, nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất định:
- Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam với các nước trong khối Liên minh Châu Âu, trong đó có Bồ Đào Nha thơng qua diễn đàn kinh tế Á Âu hay thỏa thuận kinh tế song phương giữa hai nước để các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Cơng ty Cổ phần Thiết bị Cơng nghệ Châu Á nói riêng có thể thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác Châu Âu cũng như Bồ Đào Nha.
- Nhà nước cùng với Bộ Cơng thương và các phịng ban khác cần phải phối hợp với nhau, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm thơng tin về đối tác; cập nhật kịp thời, nhanh chóng các thơng tin cần thiết và cung cấp cho các cơng ty về văn hóa, mơi trường pháp luật, chính trị, hàng rào thuế quan và phí thuế quan.. của đối tác. Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trị của các cơ quan ngoại giao và đại diện thương mại của Việt Nam ở Châu Âu để giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời những
- Xây dựng môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu, hồn thiện các thể chế kinh tế cho phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế trên thế giới, nhưng phải đảm bảo với thể chế xã hội Việt Nam.
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động nhập khẩu như thủ tục nhập khẩu, thủ tục thông quan hải quan. Hiện nay, các thủ tục hành chính của nhà nước cịn rất rườm rà, phức tạp. Điều đó làm cản trở rất lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á