3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết
3.3.3 Tổ chức đàm phán
Hiện nay, công ty cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á tiến hành đàm phán theo 4 bước: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm. Các cuộc đàm phán chủ yếu tiến hành qua đàm phán trực tiếp, email và điện thoại.
3.3.3.1 Chuẩn bị đàm phán
a. Chuẩn bị thông tin đàm phán
Chuẩn bị thông tin trước khi tiến hành đàm phán là một khâu vô cùng quan trọng. Khi đàm phán với đối tác Bồ Đào Nha là đối tác quen thuộc của cơng ty, ngồi việc chuẩn bị các thông tin cơ bản như thông tin về nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong nước, chất lượng và giá cả hàng hóa,… thì cơng ty cũng cần chú ý chuẩn bị thơng tin tài chính, vị thế, kinh nghiệm, uy tín thương trường, điểm mạnh, điểm yếu cũng như các thông tin về đoàn đàm phán của Bồ Đào Nha, bao gồm: thành phần đoàn đàm phán, phong cách đàm phán, mục tiêu, chiến lược thường sử dụng,…
Trên thị trường hiện nay, báo giá của các thiết bị điện thường xuyên có sự biến động do cơng nghệ luôn được thay đổi để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, vì vậy Cơng ty cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á luôn chủ động cập nhật, phân tích sự biến động về cơng nghệ và giá cả trên thị trường Bồ Đào Nha và thị trường Châu Âu, từ đó dự đốn các xu hướng biến động trong tương lai, để có thể cung cấp thơng tin một cách kịp thời, chính xác cho mỗi cuộc đàm phán.
Thơng tin chuẩn bị trước mỗi cuộc đàm phán đều do trưởng phòng kinh doanh kết hợp với phịng kế tốn thu thập và phân tích dưới sự điều hành của Giám đốc. Các thông tin chủ yếu thu thập trên mạng Internet, tạp chí chun ngành, từ các phịng thương mại, website của đối tác và từ các dữ liệu nội bộ của công ty.
Công ty nhập khẩu các thiết bị điện từ nhiều quốc gia tại Châu Âu và Hàn Quốc, nhưng nhiều nhất vẫn là hàng Efapel của Bồ Đào Nha. Tuy nhiên, Bồ Đào Nha lại là một nước có nền kinh tế nhỏ trong EU nên việc thu thập về thông tin về đối tác và thị trường Bồ Đào Nha cũng gặp nhiều khó khăn, cơng tác thu thập thơng tin thiếu tính đồng bộ. Thơng tin chủ yếu thu thập từ các nhà môi giới và từ Website của đối tác.
b. Chuẩn bị nội dung đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán, công ty thường xác định một cách chi tiết các nội dung cần đàm phán. Khi đàm phán với đối tác Bồ Đào Nha đã có quan hệ làm ăn lâu dài, nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các vấn đề cơ bản như: loại hàng hóa nhập khẩu, số lượng hàng nhập khẩu, giá sản phẩm, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, địa điểm giao hàng, bảo hành, bảo hiểm,… và các vấn đề khác như tên, quy cách phẩm chất, bao bì, hay các quy định về thưởng, phạt, bồi thường thiệt hại, giải quyết tranh chấp… thực hiện như các hợp đồng đã từng ký kết trước đó.
Nội dung về giá cả hàng hóa và điều kiện giao hàng cũng được chuẩn bị và ưu tiên đàm phán trước dựa trên các thơng tin thị trường đã phân tích trước đó. Về nội dung thanh tốn, thơng thường cơng ty chuẩn bị nội dung về phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ (L/C) và phương thức chuyển tiền (T/T) vì đây là hai phương thức thanh toán được hai bên sử dụng nhiều nhất khi giao dịch với nhau; ngồi ra cịn chuẩn bị các chứng từ cần thiết kèm theo.
Về chất lượng sản phẩm, công ty thường đàm phán các điều khoản độ an toàn và mẫu mã của các thiết bị điện. Vì đây là các sản phẩm thiết bị điện gia dụng, được lắp đặt tại nhà, hay các tòa nhà trung cư, văn phòng hay trung tâm thương mại, khách sạn.. nên công ty phải chuẩn bị chi tiết các tài liệu về thơng số kỹ thuật, độ an tồn cho người sử dụng, và các tài liệu liên quan đến chất lượng, màu sách, kiểu dáng để đảm bảo tính thẩm mỹ khi chúng được lắp đặt vào các ngơi nhà, tịa nhà.
c. Chuẩn bị nhân sự
Đối với công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á, Giám đốc công ty là trưởng đoàn và thường quyết định nhân sự của đồn đàm phán. Thơng thường, đồn đàm phán của cơng ty sẽ gồm trưởng đồn (giám đốc), trưởng phịng (phó phịng) kinh doanh và trưởng phịng (phó phịng) kỹ thuật. Ngồi ra, để thuận tiện cho việc đào tạo nhân sự, công ty cũng lựa chọn một số nhân viên có trình độ, năng lực đi theo đoàn để trực tiếp học hỏi kinh nghiệm từ những cuộc đàm phán thực tế. Ngồi ra, cơng ty cũng đi thuê ngoài chuyên gia pháp lý để phục vụ cho những hợp đồng quan trọng, còn những hợp đồng khơng quan trọn thì cơng ty sẽ chỉ có những thành viên trong cơng ty tham gia. Ngơn ngữ chính của người Bồ Đào Nha là tiếng Bồ Đào Nha tuy nhiên trong kinh doanh họ sử dụng cả tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Anh. Vì vậy các tài liệu được sử dụng trong q trình đàm phán đều có bản dịch sang tiếng Bồ Đào Nha, đối với những cuộc đàm phán quan trọng thì cơng ty có th thêm phiên dịch viên để đảm bảo hai bên có thể hiểu nhau, cịn đối với những cuộc đàm phán thơng thường thì giữa công ty và đối tác Efapel sử dụng tiếng Anh để giao tiếp.
d. Chuẩn bị chương trình làm việc
Đối với những làn đàm phán đầu tiên với đối tác Bồ Đào Nha, công ty đã chủ động kéo dài kéo dài chương trình làm việc để có thể tìm hiểu và thu thập thêm thơng tin về đối tác, cũng như có nhiều thời gian trong việc cân nhắc các điều khoản trong hợp đồng. Những lần đàm phán sau thì chương trình làm việc sẽ diễn ra nhanh chóng để tránh làm mất thời gian của hai bên, chương trình lmà việc được rút ngắn.
3.3.3.2 Tiến hành đàm phán
a. Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin
Với những lần đàm phán đầu tiên với đối tác Bồ Đào Nha, công ty đã khéo léo tiếp cận, hai bên cùng tiến hành cung cấp các thông tin mà bên kia yêu cầu, tiến
hành giải đáp các thắc mắc của đối phương để hiểu rõ hơn, làm cơ sở để cuộc đàm phán đạt hiệu quả cao. Những lần đàm phán sau với đối tác Bồ Đao Nha, bước này thường diễn ra nhanh chóng do hai bên đã có những hiểu biết rất rõ về nhau, bước vào giai đoạn thuyết phục và thỏa thuận ln.
Tuy vẫn cịn ảnh hưởng từ chế độ gia đình trị nhưng chỉ cần các đối tác nước ngồi ln thể hiện sự tôn trọng và thân thiện dành cho họ thì sẽ có thể dễ dàng hịa nhập được họ. Quy định về phục trang tại Bồ Đào Nha mang tính chất rất trang trọng và lịch thiệp, đặc biệt cần phải “ưa nhìn”. Khơng hề cường điệu khi nói có thể xác định được địa vị của một người trong giới kinh doanh qua cách họ ăn mặc. vì vậy khi tiếp xúc với các đối tác Bồ Đào Nha, các đàm phán viên nên mặc những bộ trang phục lịch sự và có màu tối. Và một điều quan trọng là các tài liệu quan trọng được sử dụng trong q trình đàm phán phải có bản dịch sang tiếng Bồ Đào Nha. Vì văn hóa Bồ Đào Nha có ảnh hưởng từ chế độ cũ nên họ có phần bảo thủ, vì vậy các đàm phán viên cần nắm rõ các thơng tin để có thể thuyết phục được họ.
b. Giai đoạn thuyết phục, nhượng bộ, thỏa thuận
Trên cơ sở những thơng tin đã có, hai bên tiến hành đàm phán các nội dung chính của hợp đồng như: tên sản phẩm, số lượng, giá cả sản phẩm, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng,… Tất cả các nội dung cần đàm phán, công ty đều cố gắng đặt vấn đề một cách rõ ràng, để bên đối tác có thể hiểu chính xác, nhanh chóng vấn đề cần giải quyết. Thơng thường hai bên sẽ đàm phán ngay về quy cách phẩm chất hàng hóa và giá cả sản phẩm.
Về điều khoản tên hàng: Các thiết bị điện rất đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích cỡ cũng như những thơng số kỹ thuật, do đó, ở giai đoạn này, hai bên cần tiến hành bàn bạc, thống nhất tên sản phẩm trong hợp đồng (mã sản phẩm, thông số kỹ thuật,…) để tránh gây nhầm lẫn trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Về điều khoản giá cả: Giá cả hàng hóa nhập khẩu có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, do đo công ty đặc biệt quan tâm đến việc đàm phán giá cả của sản phẩm. Công ty thường xác định giá nhập khẩu bằng so sánh với mức giá theo như những hợp đồng đã thực hiện trước đó, so sánh với mức giá của hàng hóa trên thị tường hiện nay, đồng thời cũng so sánh giá cả với các đối tác khác, cũng như những đối thủ cạnh tranh.
Về các điều khoản giao hàng, điều khoản thanh toán: Hai bên cần thỏa thuận các điều khoản này, thống nhất để có lợi cho cả hai bên, đi đến ký kết hợp đồng. Quá trình này hai bên đều cố gắng đưa ra những lý lẽ bảo vệ lập trường, lợi ích của mình và tấn cơng đối tác, nhưng cũng chú trọng vào lợi ích cốt lõi đằng sau mỗi lập trường để có thể tìm ra một thỏa thuận tối ưu, đơi bên cùng có lợi.
Các thành viên trong đồn đàm phán của cơng ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á cũng đã sử dụng khá tốt các kỹ năng đàm phán: kỹ năng lắng nghe, quan sát, kỹ năng đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi,…để thuyết phục đối tác, bảo vệ lợi ích của mình. Nhưng thực tế cho thấy việc đàm phán của công ty với các đối tác nước ngồi khơng hề dễ dàng. Đa số các cuộc đàm phán được tổ chức tại cơ sở của đối tác, có cơ sở vật chất và mạng lưới thơng tin hiện đại và vượt trội hơn rất nhiều, cho nên, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thấp hơn đối tác và phải nhượng bộ đối tác khá nhiều.