2 .1Khái quát về công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
2.2 Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công
2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp mặt của công ty CPTM & TT
TT Doanh Nhân Việt
2.2.2.1 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty Doanh Nhân Việt dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhà cung cấp có truyền thống về sản xuất camera trong nước và nước ngồi. Cơng ty có một số nhà cung cấp truyền thống như Vạn Xuân ( Nghệ An), Dahua technology ( Đài Loan), Abell CCTV... và nhiều hãng khác trên thế giới.
Là công ty quy mô bé nên bộ phận kho là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiêm mua hàng. Tiêu chí hàng đầu mà cơng ty đưa ra để lựa chọn nhà cung cấp chính là chất lượng và thời hạn giao hàng của NCC bởi vì đối với cơng ty khách hàng là thượng đế, là mối quan tâm hàng đầu của công ty. Nếu không giao hàng kịp thời hoặc giao hàng với chất lượng không tốt như yêu cầu của khách hàng thì sẽ làm mất uy tín, niềm tin của khách hàng đối với cơng ty.
Đồng thời cơng ty cịn đề ra các tiêu chí khác như giá cả, điều kiện bảo hành, điều kiện thanh tốn, uy tín của nhà cung cấp.... Đây cũng là các tiêu chí khơng thể thiếu mà cơng ty đề ra để lựa chọn nhà cung cấp.
Chất lượng
sản phẩm Thời gian giao hạn Giá thành Điều kiện bảo hành Uy tín NCC 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 9 9 7 8 9 7 7 9 8 8 8 9 8 7
Biểu đồ 2.2: Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
Công ty Vạn Xuân Abell CCTV Dahua tech- nology
(Nguồn: Người viết)
Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy: tất cả các tiêu chuẩn trên đều cần thiết để
lựa chọn NCC. Về Cơng ty Vạn xn có chất lượng, giá thành hợp lý, giao hàng đúng thời điểm, được đánh giá cao so với các hãng khác. Tuy nhiên về điều kiện bảo hành
của Vạn Xuân khơng được đánh giá cao do trình độ của dội ngũ kỹ thuật cịn yếu kém, thay vào đó Abell CCTV là nhà cung cấp bên Đài Loan mặc dù giá thành cao hơn các hãng trong nước nhưng lại được đánh giá cao về bảo hành.
2.2.2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp
Để đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp một cách khách quan chính xác, cơng ty Doanh Nhân Việt đã tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
Sơ đồ 2.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của cơng ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 (Nguồn: bộ phận Kho)
Có hai phương pháp lựa chọn nhà cung cấp công ty hay áp dụng là:
Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Công ty Doanh Nhân Việt đã có hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực camera giám sát tại thị trường Việt Nam và thế giới. Do vậy nhà quản trị cũng có tương đối kinh nghiệm, sự từng trải, vốn sống của bản thân trong suốt quá trình mua hàng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với công ty
Phương pháp thang điểm: Công ty sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhà cung cấp và kết hợp với các phương pháp cho điểm theo tiêu chuẩn. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhà cung cấp. Công ty dựa trên tổng số điểm đánh giá để đánh giá và lựa chọn một cách khách quan. Mặc dù phương pháp này đưa lại sự chính xác tuy nhiên cũng mất khá nhiều thời gian, cơng sức để có thể đánh giá một cách khách quan.
Thu thập thông tin NCC Lập danh sách NCC Lập ra các tiêu chí đánh giá NCC Chọn lựa, phê duyệt
Nhận xét: Cơng ty thực hiện khá tốt việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nguyên
tắc là “ mua hàng của nhiều nhà cung cấp” để tránh được những rủi ro khơng đáng có nhưng chưa chú trọng vào việc tìm hiểu các nhà cung cấp mới làm cho công ty dễ bị ép giá cũng như các thỏa thuận khác đồng thời làm mất đi nhiều cơ hội kinh doanh trên thị trường. Ngồi ra cơng ty Doanh Nhân Việt lựa chọn nhà cung cấp theo quy trình sẽ đảm bảo được hiệu quả của cơng tác mua hàng đi đúng mục tiêu đề ra. Việc kết hợp giữa hai phương pháp kinh nghiệm và thang điểm cũng mang lại thành công nhất định trong công tác mua hàng của công ty.
II.2.3. Thực trạng công tác thương lượng và đặt hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
Công tác thương lượng và đặt hàng của công ty Doanh Nhân Việt được thể hiện dưới bảng 2.6:
Bảng 2.6: Các hình thức mua hàng của cơng ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
STT Các hình thức mua hàng Số người
chọn
Tỷ lệ (%)
1 Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán
38 100
2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán hàng hóa
0 0
3 Mua qua đại lý 15 39,47
4 Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi 0 0 5 Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng 0 0
6 Gia cơng hàng hóa 0 0
7 Tự sản xuất 0 0
8 Khác 0 0
(Nguồn: Người viết) Theo ý kiến của người được phỏng vấn thì với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay công ty mua hàng theo hình thức mua theo đơn đặt hàng là 38 phiếu, chiếm tỷ lệ 100%, 15 người cho biết Cơng ty mua hàng qua đại lý. Vì từ trước đến nay cơng ty chỉ nhập khẩu và phân phối các sản phẩm camera. Trong năm tới công ty sẽ bắt tay vào công tác tự sản xuất thiết bị bộ đàm
2.2.3.1 Thương lượng
Việc thương lượng thường được công ty Doanh Nhân Việt tiến hành qua hình thức đó là gặp gỡ trực tiếp, thơng qua điện thoại và thư điện tử. Đối với nhà cung cấp trong nước thì chủ yếu thương lượng qua gặp gỡ trực tiếp, điện thoại còn nhà cung cấp nước ngồi thì chủ yếu bằng điện thoại và thư điện tử. Người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp là giám đốc cơng ty và trưởng bộ phận Kho. Q trình thương lượng được tiến hành thông qua các giai đoạn như : chuẩn bị thương lượng, quá trình thương lượng và kết thúc thương lượng. Tuy nhiên việc thương lượng hiện nay chưa được công ty chú trọng do công ty thường mua hàng của các nhà cung cấp truyền thống nên gần như mọi hoạt động mua hàng đều không thay đổi sau lần mua hàng đầu tiên.
2.2.3.2 Đặt hàng
Việc đặt hàng của công ty Doanh Nhân Việt thường đặt hàng theo tháng, theo q. Cơng ty có kế hoạch cho mỗi lần đặt tuy nhiên đơi khi cịn dập khn theo thói quen, khơng bám sát tình hình thực tế của hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức thực hiện mua hàng đôi khi không đúng thời điểm làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty.
Việc đặt hàng của cơng ty thường được tiến hành theo mẫu có sẵn, mẫu đặt hàng bao gồm các thông tin về: tên hàng, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh tốn…
2.2.4 Thực trạng cơng tác tổ chức giao nhận và thanh tốn của cơng tyCPTM & TT Doanh Nhân Việt CPTM & TT Doanh Nhân Việt
2.2.4.1 Thực trạng cơng tác giao nhận hàng hóa
Đối với hàng hóa nhập khẩu từ NCC nước ngồi thì thơng thường doanh nghiệp thường thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng Techcombank chi nhánh Cầu Giấy. Cịn hàng hóa mua trong nước thì thanh tốn theo hình thức trả trực tiếp. Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra lại về số lượng, chất lượng, quy cách, bao bì xem đã đúng trong đơn đặt hàng hay chưa. Nếu phát hiện có sai sót nào đó thì phải lập biên bản có chữ ký của người giao hàng để phản ánh lại cho bên nhà cung cấp. Cịn nếu hàng hóa nhận được khơng có sai sót gì thì lập phiếu nhập kho có chữ ký của hai bên
2.2.4.2 Thanh tốn tiền mua hàng
Công ty Doanh Nhân Việt chỉ thanh tốn tiền mua hàng khi có đầy đủ các giấy tờ cần thiết như: hóa đơn, hợp đồng ngoại thương, vận đơn gốc, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm, bảo hành, thơng báo vận chuyển....Việc thanh tốn cho NCC là công ty Vạn Xuân đơn giản hơn các công ty nước ngoài do nhiều yếu tố như sự chênh lệch tỷ giá hối đối, các chính sách, quy định của 2 nước, quy định về xuất nhập khẩu..Tổng quan ta thấy mặc dù gặp những khó khắn nhất định do phải thanh tốn ngoại tệ nhưng cơng ty Doanh Nhân Việt đã làm khá tốt cơng tác thanh tốn tiền mua hàng khi mà chưa có trục trặc nào về tình hình giao nhận hàng hóa do thanh tốn tiền mua hàng
2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty CPTM &TT Doanh Nhân Việt TT Doanh Nhân Việt
2.3.1 Thành công trong công tác tổ chức mua hàng mà công ty đã đạt được.
Từ khi thành lập tới nay công ty đã có hơn 6 năm bề dày kinh nghiệm và trưởng thành trong lĩnh vực phân phối và lắp đặt camera giám sát trên thị trường Việt Nam. Tuy mặt hàng camera cịn mới mẻ nhưng cơng ty đã khơng ngừng nghiên cứu, cố gắng để phát triển, ngày càng vững mạnh, có uy tín trên thị trường và đã đạt được một số thành tựu nhất định.
Nhờ những kinh nghiệm, quan hệ tốt mới các nhà cung cấp nên cơng ty có lượng hàng nhập kho tương đối ổn định, tồn kho không quá nhiều nhưng vẫn đảm bảo được
lượng hàng hóa lưu thơng liên tục, tránh gián đoạn trong quá trình kinh doanh. Hàng hóa đảm bảo đúng chất lượng, số lượng , quy cách như trong hợp đồng
Q trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhờ những mối quan hệ truyền thống trước đây, hai bên cùng nhau hợp tác để phát triển
2.3.2 Hạn chế trong công tác tổ chức thực hiện mua hàng của công ty CPTM& TT Doanh Nhân Việt & TT Doanh Nhân Việt
- Công ty Doanh Nhân Việt chủ yếu mua hàng của NCC truyền thống nên thường hay bị ép giá, mất lợi thế và việc khơng tìm hiểu thêm các nhà cung cấp mới khiến doanh nghiệp dễ dàng đánh mất cơ hội kinh doanh và khai thác thị trường mới.
- Khơng có chính sách tìm kiếm NCC mới nên cơng ty sẽ bỏ lỡ mất cơ hội khai thác thị trường mới.
- Các nội dung trong quy trình mua hàng của cơng ty chưa được cải tiến và chưa mang lại hiệu quả cao
- Hiện nay trình độ đội ngũ nhân viên mua hàng cịn yếu kém về cả chun mơn và kỹ năng. Và công ty Doanh Nhân Việt chưa đề cao công tác đào tạo cho nhân viên, điều đó dẫn đến sai lầm từ kế hoạch mua hàng cho tới lúc thương lượng, đặt hàng hay giao nhận hàng hóa
- Các kế hoạch mua hàng cịn dập khn, khơng bám sát tình hình thực tế kinh doanh tại cơng ty dẫn tới tình trạng hàng tồn kho cịn tồn tại ở công ty và với mặt hàng camera dễ ảnh hưởng bởi yếu tố công nghệ nên việc lỗi thời, lỗi mốt thường xuyên xảy ra. Công ty dễ dẫn tới thua lỗ, phải bán giá gốc có khi phải bán giá thấp hơn giá nhập để bù chi phí
- Việc thanh tốn tiền hàng bằng L/C tuy hạn chế được nhiều rủi ro, đảm bảo an tồn cho cả 2 bên và có thể được sử dụng trong mọi trường hợp nhưng thủ tục thanh tốn cịn rườm rà, gây mất thời gian khi có lỗi phát sinh
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC TỔ CHỨC THỰC HIỆN MUA HÀNG TẠI CÔNG TY
CPTM & TT DOANH NHÂN VIỆT
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong công tác tổ chức thực hiệnmua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt trong thời gian tới mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt trong thời gian tới
3.1.1 Mục tiêu của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
3.1.1.1 Mục tiêu ngắn tiêu
Mặc dù nền kinh tế Việt Nam có nhiều biến động nhưng cơng ty Doanh Nhân Việt vẫn đạt được những thành tựu nhất định. Doanh số trong 3 năm trở lại đây tăng dần đều cùng với đó là lợi nhuận cũng tăng theo. Sau 6 năm xây dựng và phát triển công ty đã có được một vị trí nhất định trên thị trường camera, góp phần phát triển nền kinh tế Việt Nam. Mục tiêu trước mắt công ty Doanh Nhân Việt tiếp tục phân phối lắp đặt các sản phẩm camera giám sát của hãng Vantech, Abell, phấn đấu trước năm 2016 cơng ty có thể tự sản xuất, lắp đặt thiết bị bộ đàm.
3.1.1.2 Mục tiêu lâu dài
Kinh tế ngày càng phát triển, hội nhập cùng với đó là những áp lực, thách thức của các doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải nỗ lực, phát triển để có được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Trong dài hạn công ty hướng tới xây dựng đội ngũ chuyên viên phục vụ công tác tổ chức mua hàng chuyên nghiệp, có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng. Ngồi ra cơng ty cịn xây dựng cho mình bản kế hoạch nhắm tới nhiều thị trường có trình độ cơng nghệ tốt như Mỹ, Nga, Nhật Bản... nhằm đưa tới người tiêu dùng Việt Nam những sản phẩm mới, tốt nhất, giá cả hợp lý. Tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh nhờ cắt giảm chi phí cũng là một mục tiêu mà cơng ty Doanh Nhân Việt đang hướng tới.
3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong công tác tổ chức mua hàngtại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
Kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, xu hướng hội nhập quốc tế đã tạo ra những cơ hội cũng như thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước. Khách hàng tìm mua các sản phẩm camera ngày càng nhiều . Đặc biệt các khách hàng lớn như các tổ chức chính phủ, nhà nước, các tập đồn lớn thường mua với số lượng rất lớn. Mặc dù đã có những thành cơng nhất định trong ngành camera tuy nhiên công tác tổ chức
mua hàng ở công ty Doanh Nhân Việt chưa thực sự được quan tâm từ các cấp lãnh đạo. Trong thời gian tới cơng ty sẽ rà sốt, kiểm tra lại toàn bộ nhằm đánh giá sát sao hơn công tác tổ chức thực hiện mua hàng. Công ty đã và đang nỗ lực để công tác mua hàng hiệu quả tốt nhất. Sắp tới công ty sẽ:
Rà soát lại kế hoạch mua hàng. Dự báo nhu cầu bám sát tình hình thực tế kinh doanh của doanh nghiệp tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều nhưng vẫn đảm bảo được quá trình bán hàng, khơng bị đứt qng
Tiếp tục giữ gìn, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thơng và tăng cường tìm hiểu các nhà cung cấp mới để lựa chọn được những sản phẩm theo đúng kế hoạch đặt ra và tránh được những rủi ro nhất định trong việc mua hàng.
Tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng có đủ năng lực, phẩm chất nghề nghiệp làm cho cơng tác mua hàng đúng mục đích và u cầu của công ty.
Thường xuyên đánh giá công tác tổ chức mua hàng, đánh giá nhà cung cấp 1 cách trung thực, chính xác. Cần khắc phục những hạn chế và đồng thời phát huy những ưu điểm, lợi thế.
3.3 Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơngtác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
Với các hạn chế và các nguyên nhân đã được nêu ra trong phần thực trạng, em xin đề xuất một số giải pháp đối với công tác tổ chức mua hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt như sau:
3.3.1 Giải pháp 1: Cần nâng cao khả năng thực hiện nguyên tắc luôn giữ thếchủ động trước nhà cung cấp và hoàn thiện nguyên tắc đảm bảo sự hợp lý trong chủ động trước nhà cung cấp và hoàn thiện nguyên tắc đảm bảo sự hợp lý trong