2 .1Khái quát về công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
3.3 Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác tổ
3.3.1 Giải pháp 1: Cần nâng cao khả năng thực hiện nguyên tắc luôn giữ thế chủ
chủ động trước nhà cung cấp và hoàn thiện nguyên tắc đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên.
Hiện nay mối quan hệ giữa công ty với NCC truyền thống khá tốt và để giữ được mối quan hệ này lâu dài cịn khó hơn. Làm việc với NCC truyền thống giúp công ty đảm bảo chắc chắn về số lượng, chất lượng hàng hóa, mẫu mã cũng như thời hạn giao hàng. Tuy nhiên trong kinh doanh để thành công doanh nghiệp cần chấp nhận rủi ro để tìm kiếm NCC mới để tìm cho mình những cơ hội mới. Do những hạn chế về khả năng và kinh nghiệm trong công tác tổ chức mua hàng nên việc áp dụng nguyên tắc “ Luôn giữ thế chủ động” chưa được công ty áp dụng thành cơng. Cơng ty cũng chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường dẫn tới kế hoạch mua hàng cịn mang tính dập khn,
chưa bám sát tình hình thực tế. Hơn nữa việc nắm bắt nguồn cung ứng của cơng ty cịn nhiều hạn chế do thiếu thông tin về nhà cung ứng. để nâng cao tính chủ động cơng ty cần thiết lập những kế hoạch mua hàng cụ thể,bám sát nhu cầu thị trường cũng như tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Cơng ty khơng nên chỉ mua hàng của NCC truyền thống mà nên mua hàng của những nhà cung cấp mới. Với nhà cung cấp mới cần đưa ra những điều khoản chặt chẽ để tránh những rủi ro đáng tiếc xảy ra
Doanh nghiệp cần đề ra một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp cho rõ ràng, khoa học trước khi lựa chọn, để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp, có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể áp dụng bảng đánh giá theo thang điểm để đánh giá đối với từng nhà cung cấp của doanh nghiệp mình như sau:
Bảng 3.1: Bảng đánh giá đối với từng nhà cung cấp
1 Chất lượng của sản phẩm 0,3 10
2 Thời hạn giao hàng 0,2 10
3 Giá thành mua 0,2 10
4 Khả năng sản xuất của NCC 0,1 10 5 Khả năng tài chính của NCC 0,1 10 6 Dịch vụ sau bán và bảo trì 0,1 10
Tổng điểm = ∑ (Điểm * Hệ số)
STT Các tiêu chuẩn Độ quan
trọng Điểm
Ghi chú Thang điểm
Sau khi có được tổng điểm và các căn cứ khác đối với mỗi nhà cung cấp thì doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
3.3.2. Giải pháp 2: Hồn thiện cơng tác giao nhận hàng
Đối với nhà cung cấp trong nước thì cơng tác giao nhận hàng và thanh tốn tiền hàng đang được công ty Doanh Nhân Việt thực hiện khá tốt tuy nhiên đối với nhà cung cấp nước ngồi thì cơng ty cần có những lưu ý như: Thơng thường khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực thì cơng việc vận chuyển từ nước bạn sang là do các NCC chịu trách nhiệm. Để có thể đảm bảo an tồn hơn cho hàng hóa cũng như thời gian giao nhận thì doanh nghiệp nên thường xuyên quan tâm, đôn đốc, nhắc nhở nhà cung cấp để nhà cung cấp tiến hành công việc một cách nhanh chóng. Khi hàng hóa trên đường vận
chuyển thì doanh nghiệp cũng nên giữ liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp, với người vận chuyển. Nếu thực hiện tốt cơng tác này thì doanh nghiệp có thể chủ động hơn về hàng hóa nếu có vấn đề gì xảy ra, giúp cơng ty kiểm sốt được sự thất thốt. Đồng thời giúp cơng ty có cơ sở rõ ràng để kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa cho hợp lý. Việc kiểm tra giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng phải do một bộ phận cán bộ và nhân viên dày dặn kinh nghiệm, có kiến thức chun mơn, có kỹ năng nghề nghiệp, tránh tình trạng hàng nhập về bị sai xót về kỹ thuật mà đến tận khi bán hàng cho khách mới nhận ra lỗi thì sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Bộ phận kho cần tiến hành sắp xếp hàng hóa trong kho cho hợp lý, tránh tình trạng lộn xộn, bừa bãi làm mất thời gian nhận hàng về kho của nhân viên mua hàng. Công ty nên đầu tư cho việc mua sắm các phương tiện vận tải để giảm các chi phí vận chuyển cũng như đảm bảo cho hàng hóa mang về kho đảm bảo an tồn hơn, tránh được những tổn thất xảy ra.
3.3.3 Giải pháp 3: Hồn thiện phương thức thanh tốn và nâng cao khả năng dự báo biến động của ngoại tệ trong thanh toán tiền hàng
Việc mua hàng từ nước ngồi gặp phải một số khó khăn và hạn chế nhất định, đặc biệt trong cơng tác thanh tốn tiền hàng do sự chênh lệch tỷ giá hối đối địi hỏi doanh nghiệp phải tỉ mỉ, cẩn thận bởi một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty cũng như mối quan hệ làm ăn giữa hai bên. Do đó việc sửa dụng hình thức thanh tốn bằng thư tín dụng (L/C) là hình thức phổ biến và an toàn nhất hiện nay. Khi sử dụng phương thức L/C thì chọn L/C khơng hủy ngang và nên mở L/C tại các ngân hàng của Việt Nam, hạn chế sử dụng L/C chuyển nhượng trong hợp đồng vì phải đề phịng người được hưởng thư tín dụng là một thương nhân trung gian khơng có hàng dễ gây ra những rắc rối. Công ty cũng không nên mở L/C quá sớm và công ty cũng nên đề nghị bên bán soạn thảo trước một L/C đảm bảo sự ăn khớp với hợp đồng, tránh được những sai sót khơng đáng có.
Hơn nữa việc thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ cho nhà cung cấp nên dễ bị ảnh hưởng bởi sự biến động của ngoại tệ, tỷ giá hối đối. Cơng ty nên phân tích các biến động đó cung với việc kết hợp tìm hiểu thơng tin thị trường thế giới liên quan tới sản phẩm để lựa chọn được phương thức thanh tốn phù hợp nhất, hiệu quả nhất. Làm tốt cơng tác này sẽ đảm bảo cho công tác mua hàng doanh nghiệp diễn ra tốt hơn.
3.3.4 Giải pháp 4: Nâng cao trình độ chun mơn và kỹ năng cho đội ngũnhân viên mua hàng nhân viên mua hàng
Một thế mạnh của công ty cổ phần CPTM & TT Doanh Nhân Việt là có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động. Tuy nhiên đội ngũ nhân viên mua hàng của công ty vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn và kỹ năng, để giúp công ty mua hàng những điều kiện thuận lợi nhất. Công ty cần thường xuyên đào tạo về kiến thức, chuyên môn, khả năng giao tiếp các kỹ năng bộ trợ để có thể nghiên cứu nhu cầu, q trình ra quyết định, tăng khả năng chủ động của nhân viên và tăng hiệu quả công tác mua hàng bằng cách cử nhân viên đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ, sử dụng cơng nghệ mới...Tổ chức các khóa học kỹ năng mua hàng như kỹ năng đàm phán, thuyết phục, ra quyết định...Trong quá trình đàm phán và thương lượng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp nếu nhân viên mua hàng mà có khả năng thuyết phục thì sẽ nhanh chóng đạt được mục đích mua hàng với u cầu mà mình đặt ra.Nhiều khi nhờ kỹ năng này mà công ty sẽ nhận được những điều khoản ưu đãi của nhà cung cấp. Rèn luyện kỹ năng mua hàng bằng cách hàng quý, hay cuối năm công ty nên tổ chức họp giữa các nhân viên mua hàng, lựa chọn nhân viên mua hàng nào tốt nhất truyền đạt kinh nghiệm cho các nhân viên cùng cơng ty.
Ngồi ra, việc chun mơn hố cơng việc mua hàng là cần thiết như: giao cụ thể từng công việc cho nhân viên của từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trình độ, khả năng của nhân viên. Mỗi nhân viên đảm nhận từng công việc cụ thể.Nhân viên mua hàng chỉ đảm nhiệm công tác mua hàng, không nên giao cho các bộ phận khác. Các nhân viên bán hàng thì có kinh nghiệm trong bán hàng cịn các kiến thức, kĩ năng bán hàng họ khơng có. Hay nhiều khi nhân viên quản lí kho nếu hết hàng trong kho gọi điện cho nhà cung cấp để đặt hàng, mà nhân viên kho làm sao biết được nhu cầu người tiêu dùnh như thế nào hay nhu cầu về mặt hàng đó tại thời các thời điểm khác nhau như thế nào…
Cơng ty nên giao từng nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhân viên để họ đảm nhiệm tốt hơn cơng việc của mình. Nhân viên bán hàng thì làm các cơng việc bán hàng, nhân viên kho chỉ làm các công việc liên quan đến kho hàng và nhân viên mua hàng thì làm tốt các cơng việc liên quan đến mua hàng như xác định đúng nhu cầu mua
hàng, tìm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt công tác thương lượng và đặt hàng, tổ chức tốt công tác kiểm tra, giao nhận và đánh giá được kết quả mua hàng
3.3.5 Một số kiến nghị với nhà nước và các ban ngành liên quan
Hồn thiện hệ thống chính trị pháp luật tạo môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động. Hệ thống chính trị pháp luật ổn định là tiền đề quan trọng cho các doanh nghiệp mở rộng và nâng cao quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy nhà nước cần hồn thiện các bộ luật liên quan đến doanh nghiệp như luật kinh tế, luật cạnh tranh…nhằm tạo mơi trường cạnh tranh bình đẳng giữa tất cả các doanh nghiệp nhất là khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO.
- Thơng thống hơn trong chính sách nhập khẩu: Việt Nam đã là thành viên của
WTO, các doanh nghiệp Việt Nam được vươn mình ra thị trường thế giới. Những quy định về nhập khẩu và hàng rào thương mại ảnh hưởng rất lớn tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và cụ thể hơn là cơng tác mua hàng. Do đó hệ thống chính sách quy định nhập khẩu cần phải thay đổi theo hướng thơng thống, đơn giản, phù hợp với cơ chế thị trường. Nhà nước cần thường xun thơng báo đường lối chính sách tới các doanh nghiệp, các chính sách cần tuân thủ quy luật khách quan của thị trường. Bên cạnh đó cần phải cân nhắc kỹ lưỡng khi dùng các chính sách nhập khẩu để bảo hộ nền sản xuất trong nước
Một trong những rào cản lớn nhất của việc nhập khẩu đó là các thủ tục, giấy tờ rườm rà, tốn thời gian, có thể ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc giảm bớt những điều kiện thủ tục rườm rà, giảm bớt thời gian chờ đợi là rất cần thiết
- Cải tiến chính sách thuế: Hệ thống thuế của nước ta còn quá phức tạp với
nhiều mức thuế khác nhau, thuế suất thì dàn trải. Chính sách thuế hợp lý sẽ nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp nhập khẩu nói chung và cơng ty Doanh Nhân Việt nói riêng. Sau khi gia nhập WTO, ASEAN ... Việt Nam đã tiến hành giảm một số thuế nhập khẩu đối với một số mặt hàng theo lộ trình đã cam kết khi gia nhập tổ chức này tuy nhiên nó vẫn cịn cao so với các nước trong khu vực. Nếu giảm, bớt được các thuế khơng cần thiết có thể giúp doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh hơn, giúp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng trưởng nền kinh tế.
- Đầu tư xây dựng, nâng cấp giao thông: Nhà nước cần chú trọng đầu tư vào
việc xây dựng và nâng cấp hệ thống giao thông vận tải, thông tin liên lạc để phục vụ cho cơng tác vận chuyển hàng hóa, xuất nhập khẩu, đẩy nhanh tốc độ thực hiện hợp đồng và giảm các chi phí mua hàng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt là ngành vận tải đường biển.
- Hệ thống các ngân hàng cũng cần tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong
việc vay vốn mở rộng quy mô và mạng lưới kinh doanh, đưa ra tỷ lệ mức lãi suất ưu đãi, chính sách tín dụng ưu đãi, cho các doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thu hút vốn đầu tư cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
KẾT LUẬN
Hồn thiện cơng tác tổ chức thực hiện mua hàng là một biện pháp rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần quyết định cho phát triển và thành cơng của doanh nghiệp. Vì vậy, địi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cơng ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt nói riêng phải khơng ngừng đổi mới về hoạt động, đưa ra các giải pháp và biện pháp thích hợp để hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của thị trường, của bản thân doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần những chính sách và biện pháp hỗ trợ cho các hoạt động phát triển của ngành, của doanh nghiệp từ phía Nhà nước. Từ đó, phát huy tối đa nội lực, góp phần ổn định và phát triển của công ty, mở rộng quy mô, phát triển của doanh nghiệp
Đối với công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt, trong thời gian qua đã đạt được những thành công đáng kể trong hoạt động kinh doanh của mình. Với quy mơ và cơ cấu đa dạng, hợp lý, đáp ứng được nhu cầu sử dụng vốn, tài trợ cho các dự án, quy mô lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh. Tuy nhiên, vẫn còn một số mặt chưa cân đối như cơ cấu tổ chức còn chồng chéo, cơng tác mua hàng chưa hồn thiện, chưa phù hợp với sự phát triển của thị trường, của doanh nghiệp
Bên cạnh đó cịn có sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác thuộc cùng ngành nghề lĩnh vực kinh doanh. Với thế mạnh chủ động trong vốn kinh doanh, công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt có nhiều thuận lợi về nguồn vốn, nguồn nhân lực, đã không ngừng đưa ra các chiến lược chiếm lĩnh và mở rộng thị trường. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp khác phải nỗ lực hơn để có thể tồn tại và ngày càng phát triển.
Thơng qua đề tài này em nhận thức được rõ hơn rằng: hồn thiện cơng tác tổ chức thực hiện mua hàng tại doanh nghiệp có vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp hiện tại và tương lai
DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lê Quân, Hoàng Văn Hải, Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, 2010, NXB Thống kê.
2. Phạm Vũ Luận, Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, 2005, NXB Thống kê.
3. GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê
4. Báo cáo tài chính của cơng ty CPTM và TT Doanh Nhân Việt từ năm 2011 đến năm 2013
5. Đề tài: “Hồn thiện quản trị mua hàng tại cơng ty cổ phần Thăng Long” – Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hải Bằng- Lớp K39C2 – năm 2007”
6. Đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH XNK và đầu tư HNT”- Sinh viên thực hiện: Hoàng Anh Tú – 2013
7. Đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần phát triển công nghệ EDH” – Sinh viên thực hiện: Trịnh Thị Nhuần- Lớp K42A4- năm 2010
8. Đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt hàng rượu vang của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”- Sinh viên thực hiện Phạm Tiến Cường- Lớp K44A5- 2012
PHỤ LỤC SỐ 2
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Khánh Linh Lớp: K47A1
Khoa: Quản trị doanh nghiệp
Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp thương mại Đơn vị thực tập: Cơng ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
Kính gửi: Ơng (Bà) ………………………………………………. Chức vụ: …………………………………………………………..
Em xin chân thành cám ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại quý công ty. Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập và hồn thành bài luận văn tốt nghiệp của mình, em kính đề nghị q Ơng Bà vui lịng cho biết các thông tin sau:
1. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng hiện nay ở công ty được quan tâm ở mức độ