6. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần IBS MROViệt Nam
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần IBS MROViệt Nam
a) Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty IBS MRO Việt Nam
(Nguồn : Phịng hành chính nhân sự ) b) Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Qua sơ đồ cho thấy bộ máy tổ chức quản lý của công ty tương đối gọn ,được tổ chức theo sơ đồ trực tuyến chức năng để quản lý tốt tình hình kinh doanh của Cơng ty thì từng bộ phận cần thực hiện tốt nhiệm vụ chức năng cụ thể của mình.
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc: phụ trách quản lý toàn bộ doanh nghiệp
+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: phụ trách quản lý việc kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp.
Phịng Hành chính Nhân sự BAN GIÁM ĐỐC Phịng Kế tốn Phịng Mua hàng Phịng Kinh Doanh Phịng Kỹ Thuật Trưởng phòng Nhân viên bán hàng Trưởng phòng Nhân viên kỹ thuật Nhân viên hành chính Nhân viên nhân sự Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Nhân viên mua hàng Nhân viên xuất nhập khẩu
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: phụ trách quản lý mảng kỹ thuật của doanh nghiệp
- Phịng kinh doanh:
+ Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng.
+ Tiếp nhận các đơn hàng từ : sale, email, điện thoại, fax – tạo thành đơn hàng trên hệ thống.
+ Xác nhận lại các thông tin về khách hàng, đơn hàng, bổ sung thông tin nếu thiếu cho các đơn hàng từ Frontend.
+ Trao đổi với khách hàng để làm rõ yêu cầu của khách hàng trong đơn hàng, thống nhất các thay đổi, điều chỉnh đơn hàng.
+ Theo dõi đơn hàng mình tiếp nhận, phối hợp thực hiện các bộ phận khác cho đến khi kết thúc. Cập nhật tình trạng, tiến độ đơn hàng trên hệ thống để thông tin kịp thời tới khách hàng và các bộ phận liên quan.
+ Tổ chức giao hàng tới KH, chuyển hàng bị trả lại về kho. + Thu tiền hàng đối với các đơn hàng COD.
+ Phối hợp thực hiện, theo dõi, giám sát các đơn vị giao nhận thuê ngoài.
+ Tiếp nhận các đơn hàng từ: sale, email, điện thoại, fax – tạo thành đơn hàng trên hệ thống.
- Phịng hành chính- nhân sự:
+ Quản lý các vấn đề liên quan đến hành chính. + Quản lý nhân sự trong cơng ty.
- Phịng kế tốn:
+ Xác nhận các tình trạng thanh tốn của đơn hàng.
+ Làm các thủ tục thanh tốn cho đơn hàng: hóa đơn, yêu cầu xuất kho, biên bản bàn giao.
+ Tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh. - Phòng mua hàng:
+ Tìm nguồn cung cấp và mua hàng phục vụ cho các đơn hàng khơng đủ tồn kho. - Phịng kỹ thuật:
+ Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong việc tạo đơn hàng trên hệ thống từ yêu cầu của khách hàng.
+ Giải thích các thơng số kỹ thuật.
+ Xác định mã sản phẩm trên hệ thống phù hợp với yêu cầu của khách hàng. + Đưa ra các thông số cần thiết cho việc xác định sản phẩm để yêu cầu bổ sung từ khách hàng. Cập nhật thông tin cho các sản phẩm chưa có trong cơ sở dữ liệu sản phẩm.