Sơ đồ 2.4 : Q trình cấp phát ngun vật liệu tại Xí nghiệp Cầu 17-Cienco 1
3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng ngun vật liệu
3.2.1 Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch
Như đã trình bày ở trên, cơng tác lập kế hoạch nguyên vật liệu bao gồm 3 bước: Nghiên cứu thị trường; thu thập các số liệu cần thiết trong doanh nghiệp và lập kế hoạch. Đối với Xí nghiệp Cầu 17, do sử dụng kỹ thuật MRP nên độ chính xác trong việc lập kế hoạch là tương đối cao và sát với thực tế. Những sai lệch xảy ra chủ yếu là do sự thiếu chính xác trong các khâu nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin.
Thực tế thông tin mà cán bộ của Xí nghiệp thu nhận được cịn hạn hẹp. Thông tin thị trường trong nước chỉ được thu nhận thông qua các cuộc thị sát không thường xuyên của các cán bộ nghiệp vụ, cịn thơng tin từ thị trường nước ngồi thì hầu như rất ít được chú ý đến. Lượng thơng tin thu thập được cịn hạn chế có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là Cienco 1 nói chung, Xí nghiệp Cầu 17 nói riêng nên thành lập một hệ thống thơng tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn.
Kiến nghị phân chia công tác nghiên cứu thị trường thành 2 giai đoạn. Giai đoạn đầu nên nghiên cứu khái quát thị trường, giai đoạn sau mới nghiên cứu chi tiết thị trường để từ đó thu được lượng thơng tin cần thiết. Cơng ty có thể sử dụng 2 phương pháp sau để thu thập thông tin:
- Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí, internet…Phương pháp này cho phép ta nhìn thấy được khái quát thị trường nguyên vật liệu cần nghiên cứu. Đây là phương pháp tương
đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn chi phí nhưng địi hỏi người nghiên cứu phải có chun mơn, biết cách thu thập tài liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu được thu thập một cách đầy đủ và tin cậy.
- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho công ty bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu…Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được các thông tin sinh động, thực tế và hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém chi phí và cần phải có cán bộ vững về chun mơn và có đầu óc thực tế.
Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thơng tin liên tục, Cienco 1, Cầu 17 cần có đại diện ở những thị trường cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thường xuyên về tình hình thay đổi của thị trường. Nó giúp cho các quyết định của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua nguyên vật liệu được chính xác nhất.