Sơ đồ 2.4 : Q trình cấp phát ngun vật liệu tại Xí nghiệp Cầu 17-Cienco 1
2.3 Đánh giá chung về công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
2.3.1 Ưu điểm
Với sự nỗ lực hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu, Xí nghiệp đã đạt được những kết quả đáng khích lệ sau:
Về cơng tác tổ chức mua nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và đạt hiệu quả cao, Xí nghiệp đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng và mua săm nguyên vật liệu cho các đội sản xuất công trường kịp thời, đầy đủ về số lượng, chủng loại và bảo đảm về mặt chất lượng. Đồng thời giảm chi phí dự trữ, giảm hao hụt trong bảo quản....Xí nghiệp đã dựa vào căn cứ xác thực (bản kế hoạch sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu trên giao) để xây dựng cầu nguyên vật liệu cho kỳ kế hoạch, việc xác định lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng và lượng dự trữ phụ thuộc vào số sản phẩm sản xuất và qua việc kiểm kê vật liệu còn trong kho để quyết định mua.
Tiến hành chọn nhà cung ứng, giá cả hợp lý, cách vận chuyển thuận tiện, tiến độ mua nhanh chóng mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra.Vì nhà cung ứng là một trong năm yếu tố cạnh tranh theo mơ hình của Micheal Portor, vì vậy nó quyết định khá lớn đến sự thành bại của Xí nghiệp. Chỉ khi nguyên vật liệu được cung ứng đúng, đủ, kịp thời thì việc sản xuất của Xí nghiệp mới diễn ra thuận lợi. Xí nghiệp đã thực hiện theo quan điểm cạnh tranh hiện đại: việc xây dựng quan hệ dựa trên mối quan hệ hợp tác lâu dài cả hai bên cùng có lợi, nếu có sự ảnh hưởng đến lợi ích của nhau thì quan hệ đó sẽ chấm dứt.
Vì những mục tiêu đặt ra ở trên mà bộ phận đảm trách mua sắm nguyên vật liệu phải tìm các nhà cung ứng khác nhau, đánh giá và lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua, mục tiêu của Xí nghiệp là giảm chi phí thấp nhất mà vẫn đáp ứng tốt nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
Về công tác quản lý kho
Công tác quản lý kho có vai trị quan trọng trong việc bảo quản nguyên vật liệu dự trữ ln đáp ứng đầy đủ mọi địi hỏi của q trình sản xuất. Cơng tác quản lý kho có tốt thì ngun vật liệu mới mong đạt u cầu về chất lượng, số lượng và do đó sản phẩm sản xuất ra có thể đảm bảo đầy dủ về số lượng và chất lượng.
Kho của Xí nghiệp đã phần nào đáp ứng cho việc dự trữ bảo quản nguyên vật liệu, với hệ thống kho riêng biệt cho từng nguyên vật liệu và cho từng khâu của quá
trình sản xuất làm giảm hư hỏng, mất mát...Quá trình tiếp nhận, phân loại sắp xếp vào kho đã được thực hiện khá hoàn chỉnh, sắp xếp kho theo quy mô và cường độ sử dụng có hệ thống bảo quản tốt; nhà kho bố trí ở nơi thống mát, khơ ráo. Cơng tác cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng nguyên vật liệu nên đảm bảo cho sản xuất ít khi xảy ra tình trạng thiếu hụt. Theo dõi tình hình biến động lượng nguyên vật liệu dự trữ và trong sản xuất thông qua việc ghi chép theo dõi cấp phát và kiểm kê nguên vật liệu trong kho.
Đặc biệt, công tác tiếp nhận nguyên vật liệu vào kho là khâu được Xí nghiệp hết sức chú trọng bởi Xí nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên rất chú trọng đến chất lượng NVL, đảm bảo an tồn cho q trình sản xuất, xây dựng. Theo đó, Xí nghiệp ln đặt ra những nội quy, quy chế cho việc nhập nguyên vật liệu. Tất cả các nguyên vật liệu khi nhập kho đều phải được kiểm tra chất lượng. Ghi các chứng từ rõ ràng và có người ký xác nhận. Nếu có ngun vật liệu nào khơng hợp quy cách, khơng đúng như trong hợp đồng đều phải lập biên bản và báo cáo lại cho lãnh đạo.
Khi giao nhận nguyên vật liệu cũng phải có đầy đủ các giấy tờ chứng minh bảo đảm chất lượng, đủ số lượng, có người xác nhận và có người cho phép. Việc áp dụng phương pháp cấp phát theo hạn mức tiêu dùng nguyên vật liệu giúp cho cán bộ quản lý kho nắm rõ hơn tình hình nguyên vật liệu trong kho và tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng. Đảm bảo nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, theo dõi quá trình biến động của nguyên vật liệu dự trữ trong kho đồng thời tạo sự chủ động cho bộ phận cấp phát cũng như bộ phận sử dụng nguyên vật liệu.
2.3.2 Hạn chế
Về công tác lập kế hoạch mua nguyên vật liệu
Công tác xây dựng định mức hiện nay cịn gặp nhiều khó khăn bởi NVL của Xí nghiệp nhiều chủng loại. Hơn nữa, sản phẩm xây dựng lại địi hỏi độ chính xác và chất lượng đạt tiêu chuẩn. Do đó, nhiều khi nguyên vật liệu sử dụng quá định mức cho phép gây lãng phí khó kiểm sốt. Việc xây dựng và sửa đổi định mức vẫn chưa bám sát điều kiện thực tế, đặc biệt là về máy móc thiết bị, tổ chức sản xuất và trình độ lao động.
Về công tác tổ chức mua nguyên vật liệu
Việc thu mua nguyên vật liệu theo đơn hàng có nhiều chủng loại khác nhau dẫn đến nguyên vật liệu cung ứng chưa thật đảm bảo chất lượng.
Về công tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu
Việc thực hiện định mức cịn gặp khó khăn ngay trong q trình sản xuất. Đó là vấn đề là khi tiết kiệm nguyên vật liệu thì chất lượng sản phẩm có đạt u cầu khơng? Một số nguyên vật liệu thường tiêu dùng vượt quá định mức. Nguyên nhân này là do
khách quan song sâu xa vẫn là do trình độ tay nghề của cơng nhân sản xuất. Bởi đặc thù cơ cấu lao động của Xí nghiệp thì phần lớn lao động là cơng nhân.
Cấp phát theo hạn mức cịn có nhược điểm là khi sử dụng lại dựa vào kinh nghiệm của người sản xuất nên dễ dẫn tới hao hụt, khó kiểm sốt.
2.3.3 Ngun nhân
Có thể nói nguyên nhân lớn nhất của những vấn đề trên là hệ thống quản lý nguyên vật liệu chưa đồng bộ hợp lý. Việc xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu chưa xem xét đến tình hình thị trường một cách cụ thể…Do quá nhiều sản phẩm xây dựng với tính chất khác nhau nên công tác xây dựng địng mức nguyên vật liệu gặp khơng ít trở ngại làm cho việc xây dựng định mức phức tạp không sát thực tế.
Hiện nay giá nguyên vật liệu trên thị trường biến động rất mạnh mẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch cung ứng. Giá nguyên vật liệu tăng làm giảm khả năng cung ứng như kế hoạch đã vạch ra trước đó.
Thuế cũng là một rào cản rất lớn tới chi phí mua nguyên vật liệu. Từ sau khi gia nhập WTO Nhà nước đã có những lộ trình giảm thuế nhập khẩu nhưng vẫn chưa thể hiệu quả trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển so với tình hình sản xuất hiện nay.
Ngồi ra, Cơng ty cịn gặp khó khăn từ phía nhà cung ứng, cơ quan cấp trên khi nguồn nguyên liệu trong nước còn thiếu, việc mua nguyên vật liệu lại phải được sự đồng ý của cấp trên nên gây ảnh hưởng đến sản xuất
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP CẦU 17- CIENCO 1