STT Tên nhà cung cấp Mặt hàng cung cấp
1 Công ty TNHH MTV Diệp Trang Đá, cát các loại và đất 2 Công ty cổ phần Đầu tư thương mại Xuân Trà Đá hộc
3 Công ty cổ phần Hồng Hà Vơi, Đá, cát
4 Công ty TNHH Phú Hương Xi măng
5 Công ty cổ phần Hưng Thành Long Xi măng 6 Tập đoàn xăng dầu Việt Nam Petrolimex Xăng, dầu
2.2.2.3 Thực trạng công tác mua hàng
Công tác mua hàng được thực hiện bởi sự phối kết hợp giữa phịng Tài chính - Kế tốn và phịng Kế hoạch vật tư. Cụ thể như sau:
- Cuối mỗi tuần/tháng/quý Kế tốn trưởng và Trưởng phịng Kế hoạch vật tư sẽ thống nhất về đầu mục và số lượng từng loại hàng hoá cần đặt hàng, dựa trên các thông tin sau:
+ Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm tháng, quý sau (được cung cấp bởi phòng kinh doanh)
+ Bảng tồn kho nguyên vật liệu (Được cung cấp bởi thủ kho nguyên vật liệu) + Thơng tin về thị trường từng loại hàng hố dự định đặt hàng (được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm: Giá cả, hình thức thanh tốn, số lượng và thời gian có thể cung cấp của từng nhà cung ứng tại thời điểm dự định đặt hàng.
Dựa trên sự linh hoạt về khả năng ứng dụng của từng loại NVL trong sản xuất, phịng Kế hoạch vật tư có trách nhiệm lập bảng đề nghị danh sách các loại hàng hoá cần đặt hàng (bao gồm các mục: Loại hàng hoá cần đặt, số lượng, thời gian sử dụng…) sau đó gửi cho phịng Kế tốn. Kế tốn trưởng có trách nhiệm kiểm tra và thoả thuận giá với nhà cung ứng và fax đơn đặt hàng đã được Giám đốc phê duyệt tới từng nhà cung ứng cho từng loại hàng hoá cụ thể.
Sau khi đặt hàng, Kế tốn trưởng và/hoặc Trưởng phịng Kế hoạch vật tư có trách nhiệm chuyển tồn bộ chứng từ về lơ hàng (đã có xác nhận kiểm định chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn) cho phịng Tài chính - Kế tốn. Phịng Tài chính - Kế tốn có trách nhiệm thanh tốn tiền cho nhà cung ứng theo đúng hợp đồng cung ứng hàng hoá đã ký kết giữa Công ty và nhà cung ứng.
Về phương thức giao nhận
Việc giao nhận hàng được thực hiện như sau: Đối với phần lớn các nguyên vật liệu việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại kho của Xí nghiệp, đây chủ yếu là các loại nguyên vật liệu cần kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng. Khi nhà cung ứng đưa hàng về tới Cơng ty phịng Kế hoạch vật tư sẽ tiến hàng kiểm tra chất lượng hàng hoá. Việc giao hàng chỉ xong xi khi hàng hố đã được kiểm tra cả về chất lượng và số lượng. Nếu đủ tiêu chuẩn thì hai bên sẽ tiến hành thủ tục giao nhận hàng. Với một số mặt hàng thì Xí nghiệp sẽ cử người trực tiếp đi lấy tại kho của nhà cung ứng sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn.
Cơng tác thanh tốn
Phương thức thanh toán sẽ được thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết giữa Xí nghiệp và nhà cung ứng. Thơng thường Xí nghiệp sẽ tiến hành các hình thức thanh toán sau:
+ Thanh tốn tại kho của Cơng ty khi nhà cung ứng đến giao hàng.
+ Chuyển khoản đặt cọc từ trước khi nhận hàng và thanh toán nốt sau khi nhận hàng và kiểm tra đạt chuẩn với những hàng hóa u cầu cao về chất lượng.
+ Thanh tốn chuyển khoản sau khi nhận hàng.
Số lần thanh tốn có thể là 1 lần hoặc chia làm nhiều lần tuỳ theo tình hình tài chính và thoả thuận giữa hai bên.
2.2.3 Thực trạng tổ chức dự trữ nguyên vật liệu
2.2.3.1 Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu diễn ra dưới sự phối kết hợp giữa các bên: bộ phận mua hàng, nhà cung ứng, bộ phận vận chuyển và bộ phận quản lý kho bãi.
Đối với những nguyên vật liệu Xí nghiệp nhận tại nhà cung ứng và vận chuyển về kho thì khi hàng về đến kho, bộ phận vận chuyển phải xuất trình hợp đồng, chứng từ hợp lệ để kiểm tra, vào sổ và tuân theo các quy định về an toàn chung. Đối với nguyên vật liệu do nhà cung ứng mang đến sau các thủ tục như trên thì hàng hố sẽ được kiểm tra. Kết quả kiểm tra đạt yêu cầu sẽ được nhập kho.
Tất cả các hàng hoá được nhập kho phải được phản ánh vào biên bản kiểm nghiệm do thủ kho, phòng Tài chính - Kế tốn lập. Khi nhập kho phải tiến hành lập phiếu nhập kho thành 03 liên:
+ Một liên giao cho thủ kho
+ Một kho phịng Tài chính - Kế tốn + Một liên lưu kho
Khi nhập vật tư nguyên liệu thủ kho phải viết phiếu nhập và cập nhật vào phần mềm kế toán kho. Sau các thủ tục trên trách nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp nguyên vật liệu thuộc về thủ kho nguyên vật liệu.
Xí nghiệp Cầu 17-CIENCO1
Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng1
PHIẾU NHẬP KHO Ngày….tháng…..năm… Số: Người nhập:…………………… Bộ phận:………………………… Nội dung:……………………… Kho:…………………………… ST T Mặt hàng ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Cộng tiền hàng: Thuế GTGT: Tổng tiền: Cộng thành tiền (bằng chữ):
Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.2.3.2 Cơng tác bảo quản nguyên vật liệu trong kho
Bảo quản nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng nguyên vật liệu. Tại Xí nghiệp Cầu 17 việc bảo quản được thực như sau:
- NVL trong kho phải được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng theo khu vực được quy định trước; có biển báo nhận dạng từng loại NVL riêng biệt
- Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi đúng nghiệp vụ xuất - nhập - tồn, đảm bảo bất kỳ thời điểm nào cũng phải nắm được số lượng thực tế hàng tồn kho.
- Thủ kho phải nắm được các điều kiện bảo quản NVL để duy trì chế độ bảo quản cho đúng.
Do đặc thù hoạt động sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp Cầu 17 là xây dựng cơ bản, các nguyên vật liệu thường là nguyên vật liệu công nghiệp, nên khâu bảo quản cũng không thực sự được chú trọng mà mới chỉ tập trung quản lý việc xuất-nhập tồn. Tuy nhiên, cũng bởi đặc thù trên mà hoạt động xuất- nhập- tồn kho tương đối phức tạp.
2.2.3.3 Công tác cấp phát nguyên vật liệu
Cơng tác cấp phát ngun vật liệu tại Xí nghiệp Cầu 17-Cienco 1 được diễn ra theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Q trình cấp phát ngun vật liệu tại Xí nghiệp Cầu 17-Cienco 1
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và các đơn hàng, Giám đốc dự án sẽ phát lệnh sản xuất. Căn cứ vào yêu cầu đó, bộ phận sản xuất sẽ xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng và lập giấy đề nghị vật tư trình lên phịng Kế hoạch vật tư và Tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, bộ phận kho sẽ tiến hành xuất kho theo danh mục nguyên vật liệu trong đề nghị.
Lệnh sản xuất
Giấy đề nghị vật tư
Xuất nguyên vật liệu Duyệt
Xí nghiệp Cầu 17-CIENCO1
Tổng cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng1
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày….tháng…..năm… Số: Người nhập:…………………… Bộ phận:………………………… Nội dung:……………………… Kho:…………………………… ST T Mặt hàng ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Cộng tiền hàng: Tổng tiền: Cộng thành tiền (bằng chữ):
Lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Khi cấp phát nguyên vật liệu thủ kho phải ghi vào sổ theo dõi cấp phát nguyên vật liệu. Và việc cấp phát này chỉ được thực hiện khi có chữ ký của Đội trưởng sản xuất và những người có liên quan trong giấy đề nghị vật tư. Cuối ngày thủ kho có trách nhiệm tổng hợp các loại vật tư nguyên liệu trong sổ cấp phát và vào thẻ kho của từng loại nguyên vật liệu. Thủ kho có trách nhiệm kiểm soát mức hao hụt vật tư nguyên liệu để tránh lãng phí khi cấp phát.