Sơ đồ 2.4 : Q trình cấp phát ngun vật liệu tại Xí nghiệp Cầu 17-Cienco 1
3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng ngun vật liệu
3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu
Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu đảm bảo cho hoạt động diễn ra liên tục. Nhưng mua nguyên vật liệu như thế nào để vừa đảm bảo về tiến độ cung ứng, vừa đảm bảo sự cân đối mà lại phù hợp chất lượng nguyên vật liệu là cả một vấn đề. Trên thị trường có rất nhiều loại nguyên vật liệu với phẩm cấp, giá cả khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu về chất lượng của người mua, nhưng cũng có những loại nguyên vật liệu không đáp ứng được. Thông thường những loại nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng thì sẽ có giá cao hơn. Tại Xí nghiệp Cầu 17 ví dụ với nguyên vật liệu là xi măng, sắt thép…có thể có nhiều nhà cung ứng cùng thỏa mãn nhu cầu về chất lượng, có giá cả khác nhau. Vậy vấn đề đặt ra là sẽ chọn nguyên vật liệu của nhà cung ứng nào?
Để hoạt động mua sắm đạt hiệu quả cao Xí nghiệp cần thực hiện tơt nhiều cơng việc như: Tìm và lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức đặt hàng, chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán. Trong chuỗi hoạt động này mỗi hoạt động có tầm quan trọng khác nhau cấu thành nên sự thành công của hoạt động mua sắm. Ở đây xin được trình bày kỹ về vấn đề tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp.
Hiện nay, việc lựa chọn nhà cung ứng của Xí nghiệp được thực hiện bằng chuỗi hoạt động gồm liệt kê danh sách nhà cung ứng, theo dõi đánh giá nhà cung ứng dựa trên các mặt: Thời gian, chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ. Các nhà cung ứng của Xí nghiệp cũng rất đa dạng, chủ yếu là các nhà cung ứng truyền thống và một số nhà cung ứng mới. Thông thường các nhà cung ứng tự liên hệ chào hàng, Xí nghiệp sẽ tiến hành theo dõi, đánh giá theo các tiêu chí đã đưa ra. Như vậy hoạt động đánh giá tuy đã thực hiện được tốt, tuy nhiên hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng vẫn chưa được thực hiện
tốt. Xí nghiệp cịn thụ động trong việc tìm kiếm nhà cung ứng, chưa chú ý tới hoạt động tìm kiếm khách hàng mới. Điều này sẽ dẫn đến sự lạc hậu về thị trường nguyên vật liệu, nguyên vật liệu khơng cập nhật được thường xun tình hình biến động của thị trường. Về lâu dài nó sẽ ảnh hưởng tới tính chủ động trong hoạt động cung ứng.
Việc tạo một mối quan hệ bạn hàng thân thiết với nhà cung ứng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho Xí nghiệp. Với cả nhà cung ứng truyền thống và nhà cung ứng mới Xí nghiệp đều cần có những hoạt động nhằm tạo mối quan hệ tốt đẹp. Điều đó sẽ đem lại khơng ít lợi ích. Để làm tốt điều đó, kiến nghị Xí nghiệp thực hiện các hoạt động sau:
Đối với nhà cung ứng truyền thống
Đó là những nhà cung ứng có mối quan hệ hợp tác lâu dài, ổn định. Mối quan hệ lâu dài có thể đem lại những lợi ích như: Ln ln được ưu tiên trong đảm bảo nguyên vật liệu sản xuất, tiết kiệm được các loại chi phí so với hợp tác với khách hàng mới như: chi phí tìm kiếm thị trường, giao dịch, đặt hàng, chi phí rủi ro…Tuy nhiên tất cả các mối quan hệ chỉ bền chặt khi có sự thỏa mãn về lợi ích của cả hai bên. Vì vậy để duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung ứng truyền thống, Xí nghiệp có thể dùng các cách sau:
- Tổ chức hội nghị các nhà cung ứng truyền thống theo định kỳ để gặp gỡ, tặng quà, trao đổi về quan điểm hợp tác cởi mở, về lợi ích các bên khi hợp tác, bày tỏ thái độ coi trọng nhà cung ứng, tăng thêm sự hiểu biết của nhà cung ứng về Xí nghiệp
- Thường xuyên liên lạc với nhà cung ứng
- Thực hiện chính sách ưu tiên mua hàng đối với các nhà cung ứng truyền thống
Đối với các nhà cung ứng mới
Lợi ích mà các nhà cung ứng mới đem lại dễ dàng nhận thấy cho Xí nghiệp là: có nhiều sự lựa chọn hơn, có những nhân tố mới xuất hiện như: Chất lượng, giá cả, phương thức thanh tốn. Đồng thời nó cũng ẩn chứa những nguy cơ về chất lượng nguyên vật liệu, độ tin cậy, thời gian cung ứng, tính minh bạch trong thanh tốn.
Hiện nay các nhà cung ứng mới thường chủ động tìm đến Xí nghiệp, xin được cấp loại ngun vật liệu mà Xí nghiệp đang có nhu cầu. Tuy nhiên, về phía Xí nghiệp thì hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng mới vẫn chưa được chú trọng đúng mức. Vì vậy, Xí nghiệp cần có các hoạt động thúc đẩy quá trình tìm kiếm nhà cung ứng mới. Các biện pháp sau có thể giúp Cơng ty trong q trình tìm kiếm:
- Viết thư mời cung cấp nguyên vật liệu thông qua website của Công ty và các website phổ biến khác
- Tham dự các hội chợ chun ngành - Dùng các cơng cụ tìm kiếm trực tuyến
Ngồi ra, các hoạt động khác của Xí nghiệp như cơng tác tổ chức dự trữ nguyên vật liệu hay tổ chức kiểm tr và quyết toán sử dụng nguyên vật liệu đã được thực hiện tương đối tốt, phù hợp với tình hình thực tế của Xí nghiệp nên tơi khơng đề xuất những giải pháp khác. Có hai ngun nhân chính giúp Xí nghiệp thực hiện tốt những cơng tác trên: trình độ cán bộ cơng nhân viên của bộ phận phịng ban có trình độ chun mơn tốt, kinh nghiệm; phương pháp hoạt động của Xí nghiệp khoa học, đạt hiệu quả cao.