2/ Kiểm toán nội bộ 2.1 Khái niệm.
2.2.8. Cách thức làm việc của bộ phận kiểm toán.
Về cơ bản, các kỹ thuật và quy trình kiểm tốn của kiểm tốn nội bộ cũng tương tự như kiểm toán độc lập. Cũng cần nhắc lại là các khác biệt trong công việc là xuất phát từ sự khác nhau về mục đích giữa 2 loại hình này, chẳng hạn trong kiểm tốn các thơng tin tài chính, thì kiểm tốn nội bộ thường chỉ quan tâm xem xét tính xác thực của dữ liệu và sự tuân thủ các quy định. Phương pháp và yêu cầu trong kiểm toán nội bộ thường bao gồm các vấn đề sau:
- Lập kế hoạch kiểm tốn: Cơng việc của kiểm toán nội bộ dựa trên cơ sở một kế hoạch kiểm tốn tồn diện, kế hoạch kiểm toán phải định hướng theo mức độ rủi ro. Chương trình kiểm tốn năm được xây dựng trên cơ sở phân tích rủi ro trên các mảng hoạt động cuả doanh nghiệp cũng như căn cứ vào lực lượng hiện có của bộ phận kiểm toán nội bộ.
Khi lập kế hoạch kiểm tốn cần lưu ý đến quy mơ hoạt động kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp. Kế hoạch kiểm toán phải đảm bảo tất cả các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ, tất cả các bộ phận đều được kiểm toán trong khoảng chu kỳ kiểm toán tối thiểu. Đối với các hoạt động có nhiều rủi ro thì chu trình kiểm tốn phải ngắn hơn. chương trình kiểm tốn năm là tài liệu cơng tác của kiểm tốn nội bộ và được lãnh đạo phê chuẩn. Phải liên tục kiểm tra lại và tiếp tục phát triển việc lập kế hoạch kiểm toán, phương pháp kiểm toán và chất lượng kiểm toán.
- Tiến hành kiểm toán: Đây là giai đoạn mà kiểm toán viên thực hiện những thử nghiệm để kiểm tra thu thập những bằng chứng kiểm toán, và tập hợp trong hồ sơ kiểm toán.bằng chứng được thu thập cũng phải đầy đủ và thích hợp để hữu ích cho việc giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu kinh doạnh. Để thực hiện một cuộc kiểm toán nghiêm túc, cần chuẩn bị chu đáo.
Công tác chuẩn bị bao gồm: + Xác định mục tiêu kiểm tốn.
+ Xác định phương pháp kiểm tốn ( ví dụ kiểm toán cơ chế, kiểm toán trường hợp cụ thể, kiểm tốn nội dung, kiểm tốn hình thức, kiểm tốn tồn diện, kiểm tốn xác suất, kiểm tốn có sử dụng điện toán).
+ Xác định thời gian kiểm toán, cử Kiểm tốn viên. + u cầu cung cấp các thơng tin cần thiết.
+ Cơng bố tiến hành kiểm tốn. Thực hiện kiểm toán bao gồm:
+ ghi nhận hiện trạng về tổ chức trong lĩnh vực cơng tác cần kiểm tốn; có đưa ra nhận định chính xác về quy trình hoạt động ( phân tích thực trang).
+ Đánh giá về chế độ chứng từ.
+ So sánh thực trạng với mục tiêu đề ra, để trên cơ sở đó đánh giá tất cả các giao dịch quan trọng.
+ Đưa ra các khuyến nghị, biện pháp tăng cường hiệu quả quá trình hoạt động hoặc khắc phục thiếu sót.
+ Lập báo cáo, đưa ra ý kiến phê bình cả về nội dung lẫn hình thức trong báo cáo.
+ Thảo luận, bàn bạc kết quả và thống nhất ý kiến với bộ phận được kiểm toán.
-Lập báo cáo: sau mỗi cuộc kiểm toán, bộ phận kiểm toán nội bộ phải lập ngay một báo cáo bằng văn bản và trình cho các thành viên ban giám đốc có thẩm quyền biết; các sai phạm và kiến nghị nêu trong báo cáo phải được thành viên ban giám đốc phụ trách mảng hoạt động bị kiểm toán xem và cho ý kiến. Tuy nhiên, đối với các sai phạm nghiêm trọng thì phải lập ngay một báo cáo bằng văn bản và trình cho tất cả các thành viên ban giám đốc biết. Ngồi ra cịn phải định kỳ trình cho tất cả các thành viên ban giám đốc một bản tóm tắt các nội dung kiểm tốn và kết quả kiểm tốn quan trọng, trong đó cần nêu rõ những sai phạm và thiếu sót nghiêm trọng.
Báo cáo kiểm tốn nội bộ trước hết phải trình bày về nội dung kiểm tốn và các kết luận kiểm toán, đặc biệt nêu rõ các sai phạm nghiêm trọng. Trong đó phải đánh giá về kết quả kiểm tốn, nếu cần thiết thì phải đưa ra kiến nghị để sửa đổi cho phù hợp. Các dạng báo cáo là:
- Báo cáo được lập dưới dạng văn bản. báo cáo ngắn gọn, rõ ràng và tập trung vào nội dung cơ bản. kiểm toán viên nội bộ phải thảo luận với các nhà quản lý về các kết luận và đề xuất ở một mức độ phù hợp trước khi phát hành báo cáo chính thức. Nội dung báo cáo cần:
+ Báo cáo phải trình bày về mục đích, phạm vi và kết luận của cuộc kiểm tốn.
+ Đưa ra những chứng cứ có sức thuyết phục, đưa ra những đánh giá về lĩnh vực được kiểm tốn: khi phát hiện có những điểm yếu kém, báo cáo cần chỉ ra những khả năng khắc phục.
+ Báo cáo có thể bao gồm những đề xuất về những cải tiến có thể thực hiện, ghi nhận các kết quả được thoả mãn, và các công việc cần phải tiếp tục tiến hành.
+ Báo cáo có thể nêu lên quan điểm của bộ phận bị kiểm toán về kết quả kiểm toán và các đề xuất.
+ Gửi tới Ban lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận được kiểm toán cũng như những bộ phận liên quan khác.
- Báo cáo bằng miệng: đối với những thiếu sót nghiêm trọng trong lĩnh vực được kiểm tốn, cần tạm thời thơng báo bằng miệng cho thành viên Ban Giám đốc phụ trách kiểm toán nội bộ.
- Báo cáo định kỳ : sau từng quý, kiểm toán nội bộ cần lập một bản tổng kết tất cả các báo cáo kiểm toán đã cơng bố của mình. Trong các báo cáo này phải nêu lên những thiếu sót nghiêm trọng cũng như ý kiến trả lời của bộ phận được kiểm tốn. đồng thời thơng qua bản tổng kết phải thấy rõ được tình hình triển khai thực hiện kế hoạch kiểm toán đã đề xuất.
Khi kết thúc một năm kinh doanh, bộ phận kiểm toán nội bộ phải lập một báo cáo tổng hợp về mọi hoạt động kiểm toán mà họ tiến hành trong năm kinh doanh đó và trình cho tất cả các thành viên ban giám đốc. Báo cáo tổng hợp phải cho thấy các mục tiêu đề ra trong kế hoạch kiểm tốn có thực hiện được hay không và thực hiện được ở mức độ nào. Trong báo cáo phải nêu ra các sai phạm nghiêm trọng được phát hiện, các biện pháp kiến nghị thi hành để sửa chữa các sai phạm đó và việc thực thi các biên pháp này.
Đối với mỗi cuộc kiểm toán, kiểm toán nội bộ cần theo dõi việc thi hành các biện pháp xử lý, qua đó đảm bảo chắc chắn rằng các bộ phận chức năng, trong khuôn khổ trách nhiệm kiểm tra của mình, thực sự có khắc phục yếu kém, có triển khai các biện pháp đã thống nhất.