3.2.1 .Tổ chức thực hiện tốt xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty
3.2.3. Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác thương lượng và đặt hàng
Trong thời gian vừa qua, công ty chủ yếu đặt hàng với các nhà cung cấp truyền thống nên công tác thương lượng và đặt hàng vẫn thường do Giám đốc cơng ty thực hiện. Vì vậy, cơng tác đặt hàng diễn ra rất đơn giản, mỗi lần đặt hàng, công ty chỉ cần xem lại giá cả, đặt số lượng hàng cần thiết còn các yếu tố khác như tiêu chuẩn chất lượng, phương thức thanh tốn, điều kiện giao hàng ít có thay đổi vì thế cơng ty có những ưu đãi nhất định từ nhà cung cấp và đây là một lợi thế khi việc thương lượng và đặt hàng được diễn ra nhanh chóng.
Kết quả của q trình thương lượng được thể hiện qua hợp đồng mua bán. Tuy việc thực hiên đặt hàng và thương lượng có diễn ra nhanh chóng và thuận lợi nhưng cơng ty vẫn phải chú ý đến những điều khoản trong hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở đế các bên chuẩn bị và thực hiện các nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệm của mỗi bên khi có tranh chấp xảy ra và xử lý vi phạm. Vì vậy, trên hợp đồng cơng ty cần kiểm tra rõ ràng và cụ thể các điều khoản sau:
- Số lượng hàng hóa. - Tiêu chuẩn chất lượng. - Thời gian giao hàng.
- Phương tiện vận chuyển.
- Địa điểm giao nhận hàng hóa, xếp dỡ, vận chuyển.
- Đồng tiền thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán. - Bảo hiểm và giám định hàng hóa.
- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng.
Tuy nhiên, việc chỉ Giám đốc thương lượng, đặt hàng và nắm rõ nhất các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên cũng là một hạn chế khi có những trường hợp khơng may xảy ra như Giám đốc đi công tác, hay đau ốm,.. Công ty cần đào tạo thêm cho nhân viên nắm rõ về những điều khoản cần thiết để đặt hàng, các tiêu chuẩn của hàng hóa, đào tạo cho họ có ý thức về việc tìm kiếm thơng tin, nắm bắt các nhu cầu của thị trường để có thêm sự linh hoạt trong công tác này đảm bảo cho hoạt động mua hàng đạt kết quả cao.
Nhà quản trị của công ty cũng phải thường xuyên trau dồi, cập nhật những tình hình mới, nâng cao trình độ để có thể tận dụng các cơ hội, hạn chế những rủi ro từ các yếu tố trong mơi trường kinh doanh từ đó tạo ra các thời cơ kinh doanh và cho các hoạt động mua hàng. Nhà quản trị nắm bắt được càng nhiều thông tin, sẽ càng giúp cho cơng ty có nhiều chiến lược kinh doanh đúng đắn, tăng khả năng tự chủ về nguồn nguyên vật liệu cung cấp cho khách hàng, nắm bắt các thời cơ kinh doanh. Qua đó, nhà quản trị có thế lựa chọn các hình thức mua nguyên vật liệu phù hợp với tiềm lực, khả năng bán của công ty.
3.2.4. Hồn thiện hơn nữa cơng tác kiểm tra và giao nhận hàng
Công tác này đã được công ty thực hiện khá chặt chẽ trong thời gian qua, đối với các loại vật liệu xây dựng (đặc biệt là sắt thép có những tiêu chuẩn kiểm định riêng) có thể bị hư hỏng, méo mó do quá trình vận chuyển cần phải được kiểm tra chu đáo hơn.
Công ty cần theo dõi thường xuyên quy trình thực hiện hợp đồng của nhà cung ứng. Nắm bắt các thơng tin về tình hình nhà cung ứng cũng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho nguồn hàng của công ty. Công ty nên theo dõi thường xuyên tình hình biến động giá cả của thị trường để xem giá cả của nhà cung ứng có chênh lệch q nhiều hay khơng.
Trong q trình giao nhận hàng hóa, công ty phải yêu cầu nhân viên phải nắm rõ các thông tin trong hợp đồng, làm đúng các thủ tục, quy định thì mới đảm bảo được số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu như trong hợp đồng mua bán đã kí kết. Để kiểm
tra chất lượng hàng hóa, cơng ty cần cử những nhân viên có kinh nghiệm, trình độ để kiếm tra quy cách hàng hóa, chất lượng các loại ngun vật liệu và giám sát q trình nhập hàng.
Cơng ty nên xây dựng các tiêu chuẩn kiểm sốt hàng hóa thống nhất cho từng loại nguyên vật liệu, như vậy mới đảm bảo chất lượng hàng hóa và quy trình giao nhận hàng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn. Sau khi xuất trình các loại giấy tờ, nhân viên giám sát phải kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, kiếm sốt kĩ các mục trong giấy tờ như :số lượng, chất lượng, các điều khoản thanh toán, địa điểm giao nhận hàng,.. Nếu có thiếu sót cần báo ngay cho Giám đốc và nhân viên giao hàng của nhà cung cấp để bổ sung hoặc có những biện pháp xử lý kịp thời.
3.2.5. Cải tiến công tác đánh giá kết quả mua hàng
Để thực hiện công tác đánh giá kết quả mua hàng một cách hiệu quả hơn, công ty cần xây dựng những tiêu chuẩn riêng để đưa ra những đánh giá khách quan như:
- Số lượng hàng hóa. - Chất lượng hàng hóa.
- Tiến độ thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. - Giá cả của nhà cung cấp so với mặt bằng thị trường. - Chi phí thực hiện hợp đồng (so sánh theo năm). - Lợi nhuận từ các hợp đồng so với kế hoạch đặt ra.
Công ty cần luôn làm tốt công tác này, đưa ra thêm các tiêu chuẩn đánh giá, và đánh giá một cách khách quan, như vậy mới có thể nắm rõ được khả năng của nhà cung cấp từ đó lên kế hoạch cho việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc thay thế các nhà cung cấp mới.
Ngồi ra cơng ty cần xem xét các yếu tố bên ngồi như: uy tín, sự ổn định, các dịch vụ đi kèm của nhà cung cấp so với mặt bằng chung để đưa ra các quyết định. Nếu nhà cung cấp đáp ứng đủ các điều kiện thì sẽ tìm ra được nhà cung cấp tiềm năng và tiếp tục duy trì mối quan hệ với họ. Cịn nếu những nhà cung cấp khơng có khả năng đáp ứng đủ nhu cầu của cơng ty thì cơng ty nên chấm dứt hợp tác với họ.
Đánh giá kết quả mua hàng không chỉ cần xét đến các yếu tố phía nhà cung cấp mà cịn phải xét đến trình độ, khả năng thực hiện nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ được giao nhiệm vụ của công ty. Căn cứ vào những gì nhân viên thực hiện cơng ty cần có
những điều chỉnh, bổ sung thêm kiến thức cho nhân viên để họ có thể hồn thiện cơng tác này một cách hoàn chỉnh hơn.
3.2.6. Nâng cao chất lượng nhân sự
Con người chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động kinh doanh. Muốn mua ngun vật kiệu có hiệu quả thì yếu tố tác động trực tiếp đến các hoạt động chính là đội ngũ nhân viên, cán bộ và nhà quản trị của cơng ty.Cơng ty cần xây dựng một đội ngũ có trình độ và kiến thức chuyên môn để thực hiện công tác mua hàng. Đồng thời cần có sự thống nhất từ việc ra quyết định đến triển khai các công tác mua hàng để đảm bảo q trình mua hàng có hiệu quả tốt nhất.
Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức về quy chuẩn, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa, nâng cao năng lực chun mơn cho nhân viên để tránh sai sót trong q trình kiểm tra, giao nhận hàng. Khi Giám đốc khơng thể tự kiểm tra tồn bộ hàng hịa mà chính những nhân viên là người nhận hàng thì họ cần có những kiến thức nhất định để tránh bị lừa, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tốt.
Cơng ty cần có thêm những buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm cho nhân viên khi tình hình thị trường đang không ngừng thay đổi như hiện nay. Tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực, trách nhiệm tham gia vào đàm phán, kí kết hợp đồng.
Cơng ty cần có những biện pháp đãi ngộ nhân lực hợp lý như chính sách về tiền lương và tiền thưởng. Tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Mỗi cá nhân nên được giao phụ trách về một nhiệm vụ cụ thể để tăng trách nhiệm của mỗi người trong hoạt động chung của tồn cơng ty.
KẾT LUẬN
Quá trình quản trị mua nguyên vật liệu là một trong những hoạt động quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng hàng hóa tiêu thụ và doanh thu kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Kì Sơn là một cơng ty chun sản xuất và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng – một trong những mặt hàng thiết yếu cho hoạt động xây dựng, sản xuất. Trong q trình thực tập tại cơng ty, tơi đã tìm hiểu các hoạt động tác nghiệp của công ty đặc biệt là quá trình quản trị mua nguyên vật liệu. Mặc dù hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu hiện tại của cơng ty đã mang lại thành cơng nhưng trong tình hình kinh doanh hiện nay quáy trình này tỏ ra kém hiệu quả. Chính bởi điều đó, hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu là hoạt động cấp thiết hiện nay của cơng ty.
Trong bài khóa luận, em đã cố gắng phân tích những ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân nhằm giúp cơng ty có những phát hiện, từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị thiết thực hơn. Do cịn nhiều hạn chế về trình độ và thời gian nên bài khóa luận này có thể chưa giải quyết triệt để những vấn đề tồn tại; những giải pháp có thể chỉ dừng ở những bước đầu ý tưởng. Nhưng em rất mong cơng ty có thể coi đây là tài liệu tham khảo để hồn thiện mơ hình mạng lưới bán hàng trong tương lai một cách hiệu quả hơn.
1. Các tài liệu nội bộ của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
2. Đỗ Thị Hồng Nhung (2011) – Đề tài Hồn thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu tại công ty thông Quảng Ninh (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại. 3. GS. TS Phạm Vũ Luận - Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê, 2000
4. Giáo trình Quản trị sản xuất ( bản thảo 8.2016) – Bộ môn Quản trị Doanh nghiệp - Đại học Thương Mại.
5. Một số các website:
- http://khothepxaydung.com - http://vneconomy.vn
- https://cafeland.vn
- http://www.soxaydung.hanoi.gov.vn
6. Nguyễn Hải Bằng (2007) – Đề tài Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Thăng Long (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại
7. TS Thông Thái – PGS.TS An Thị Thanh Nhàn (2011) – Quản trị logistics – NXB Thống Kê.
Kính gửi bà Nguyễn Thị Hồng Hịa – Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị
mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tơi
nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tơi có một số câu hỏi mong bà giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Bà vui lịng cho biết cơng ty có thực hiện hoạt động quản trị mua nguyên
vật liệu theo trình tự như thế nào?
Câu 2: Cơng ty có thường xun tìm kiếm và thay đổi nhà cung ứng hay khơng? Câu 3: Ai là người thưởng đảm nhiệm trách nhiệm gặp đối tác và thương lượng?
Công ty thường trao đổi với nhà cung ứng như thế nào?
Câu 4: Trong quá trình quản trị mua nguyên vật liệu thì q trình nào hay gặp
khó khăn nhất?
Câu 5: Khi nhập nguyên vật liệu thì yếu tố nào khiến cơng ty quan tâm nhất? Vì sao?
Câu 6: Khi gặp những khó khăn thì cơng ty thường làm gì để giải quyết những khó khăn đó?
Câu 7: Cơng ty dựa trên những tiêu chí gì để lựa chọn nhà cung cấp? Câu 8: Cơng ty có những ưu tiên gì với những nhà cung ứng lâu năm?.
Kính gửi ơng Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn. Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn
thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tơi nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tơi có một số câu hỏi
mong ông giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Ơng thấy quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa của cơng ty hiện nay được thực hiện như thế nào?
Câu 2: Chất lượng hàng hóa có được đảm bảo khơng? Cơng ty có những xử lý như thế nào đối với những hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng?
Câu 3: Lượng hàng hóa cơng ty nhập về có đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng và nhu cầu sản xuất của công ty hay không?
Câu 4: Cơng ty thường nhập hàng hóa theo hình thức gì?
Câu 5: Cơng ty có thường xun tìm và thay đổi nhà cung cấp hay khơng?
Kính gửi ơng Bùi Văn Hà –Thủ kho của Cơng ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn. Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị
mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tơi
nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tơi có một số câu hỏi mong ông giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Hàng hóa của cơng ty trước khi nhập kho phải kiểm tra khi nhận hàng những yếu tố gì?
Câu 2: Cơng ty có hay bị thiếu ngun vật liệu khơng? Nguyên nhân dẫn đến điều đó là gì?
Câu 3: Những quy định của công ty về quản lý nguyên vật liệu trong kho là gì? Câu 4: Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa của cơng ty hiện nay như thế nào?
Phỏng vấn bà Nguyễn Thị Hồng Hịa, Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng của công ty với các nội dung như sau:
- Quy trình mua ngun vật liệu của cơng ty hiện nay : Theo bà Nguyễn Thị Hồng Hịa cho biết “ Từ khi sau khi cơng ty thành lập và đi vào hoạt động ổn định, cơng ty đã áp dụng quy trình mua nguyên vật liệu như sau: Căn cứ vào lượng hàng sản xuất và lượng hàng khách đặt, công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, sau đó là giao nhận hàng và thanh tốn, cuối cùng là đánh giá kết quả mua hàng. Vì cơng ty có quy mơ khơng q lớn nên hình thức này phù hợp với hoạt động của công ty. Sau khi ổn định sản xuất kinh doanh thì cơng ty có tìm kiếm thêm vài nhà cung cấp để mở rộng mối quan hệ và tìm thêm khách hàng mới”.
- Những khó khăn trong q trình mua hàng: “ Q trình vận chuyển hàng hóa là q trình khó khăn nhất vì hàng hóa chủ yếu là ngun vật liệu xây dựng nên khá cồng kềnh và khối lượng lớn, đây cũng là khâu chiếm nhiều chi phí của cơng ty”.
- Cơng tác tìm kiếm những nhà cung ứng mới: “Trước đây, công ty hoạt động với quy mơ nhỏ nên khơng thường xun tìm những nhà cung ứng mới, từ sau khi kí kết được hợp đồng vận chuyển nguyên vật liệu cho cơng ty Thủy điện Sơn La thì cơng ty đã tìm thêm nhiều nhà cung ứng mới để hợp tác, mở rộng thêm sản xuất và đa dạng hóa các sản phẩm do công ty sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường”.
- Các hình thức trao đổi với nhà cung ứng: “ Công ty liên hệ với nhà cung ứng chủ yếu qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để thương lượng và qua email”.
- Người đại diện của công ty gặp mặt nhà cung ứng: “Người đại diện chính là bác Lê Anh Dũng – Giám đốc công ty, thỉnh thoảng sẽ là Phó Giám đốc được cử đi