3.2.1 .Tổ chức thực hiện tốt xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty
3.2.6. Nâng cao chất lượng nhân sự
Con người chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động kinh doanh. Muốn mua ngun vật kiệu có hiệu quả thì yếu tố tác động trực tiếp đến các hoạt động chính là đội ngũ nhân viên, cán bộ và nhà quản trị của cơng ty.Cơng ty cần xây dựng một đội ngũ có trình độ và kiến thức chuyên môn để thực hiện công tác mua hàng. Đồng thời cần có sự thống nhất từ việc ra quyết định đến triển khai các công tác mua hàng để đảm bảo q trình mua hàng có hiệu quả tốt nhất.
Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức về quy chuẩn, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa, nâng cao năng lực chun mơn cho nhân viên để tránh sai sót trong q trình kiểm tra, giao nhận hàng. Khi Giám đốc khơng thể tự kiểm tra tồn bộ hàng hịa mà chính những nhân viên là người nhận hàng thì họ cần có những kiến thức nhất định để tránh bị lừa, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào tốt.
Cơng ty cần có thêm những buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm cho nhân viên khi tình hình thị trường đang không ngừng thay đổi như hiện nay. Tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực, trách nhiệm tham gia vào đàm phán, kí kết hợp đồng.
Cơng ty cần có những biện pháp đãi ngộ nhân lực hợp lý như chính sách về tiền lương và tiền thưởng. Tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Mỗi cá nhân nên được giao phụ trách về một nhiệm vụ cụ thể để tăng trách nhiệm của mỗi người trong hoạt động chung của tồn cơng ty.
KẾT LUẬN
Quá trình quản trị mua nguyên vật liệu là một trong những hoạt động quan trọng của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới số lượng hàng hóa tiêu thụ và doanh thu kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Kì Sơn là một cơng ty chun sản xuất và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng – một trong những mặt hàng thiết yếu cho hoạt động xây dựng, sản xuất. Trong q trình thực tập tại cơng ty, tơi đã tìm hiểu các hoạt động tác nghiệp của công ty đặc biệt là quá trình quản trị mua nguyên vật liệu. Mặc dù hoạt động quản trị mua nguyên vật liệu hiện tại của cơng ty đã mang lại thành cơng nhưng trong tình hình kinh doanh hiện nay quáy trình này tỏ ra kém hiệu quả. Chính bởi điều đó, hồn thiện cơng tác quản trị mua ngun vật liệu là hoạt động cấp thiết hiện nay của cơng ty.
Trong bài khóa luận, em đã cố gắng phân tích những ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân nhằm giúp cơng ty có những phát hiện, từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị thiết thực hơn. Do cịn nhiều hạn chế về trình độ và thời gian nên bài khóa luận này có thể chưa giải quyết triệt để những vấn đề tồn tại; những giải pháp có thể chỉ dừng ở những bước đầu ý tưởng. Nhưng em rất mong cơng ty có thể coi đây là tài liệu tham khảo để hồn thiện mơ hình mạng lưới bán hàng trong tương lai một cách hiệu quả hơn.
1. Các tài liệu nội bộ của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
2. Đỗ Thị Hồng Nhung (2011) – Đề tài Hồn thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu tại công ty thông Quảng Ninh (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại. 3. GS. TS Phạm Vũ Luận - Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê, 2000
4. Giáo trình Quản trị sản xuất ( bản thảo 8.2016) – Bộ môn Quản trị Doanh nghiệp - Đại học Thương Mại.
5. Một số các website:
- http://khothepxaydung.com - http://vneconomy.vn
- https://cafeland.vn
- http://www.soxaydung.hanoi.gov.vn
6. Nguyễn Hải Bằng (2007) – Đề tài Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Thăng Long (Luận văn tốt nghiệp) – Đại học Thương Mại
7. TS Thông Thái – PGS.TS An Thị Thanh Nhàn (2011) – Quản trị logistics – NXB Thống Kê.
Kính gửi bà Nguyễn Thị Hồng Hịa – Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị
mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tơi
nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tơi có một số câu hỏi mong bà giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Bà vui lịng cho biết cơng ty có thực hiện hoạt động quản trị mua nguyên
vật liệu theo trình tự như thế nào?
Câu 2: Cơng ty có thường xun tìm kiếm và thay đổi nhà cung ứng hay khơng? Câu 3: Ai là người thưởng đảm nhiệm trách nhiệm gặp đối tác và thương lượng?
Công ty thường trao đổi với nhà cung ứng như thế nào?
Câu 4: Trong quá trình quản trị mua nguyên vật liệu thì q trình nào hay gặp
khó khăn nhất?
Câu 5: Khi nhập nguyên vật liệu thì yếu tố nào khiến cơng ty quan tâm nhất? Vì sao?
Câu 6: Khi gặp những khó khăn thì cơng ty thường làm gì để giải quyết những khó khăn đó?
Câu 7: Cơng ty dựa trên những tiêu chí gì để lựa chọn nhà cung cấp? Câu 8: Cơng ty có những ưu tiên gì với những nhà cung ứng lâu năm?.
Kính gửi ơng Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn. Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn
thiện cơng tác quản trị mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tơi nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tơi có một số câu hỏi
mong ông giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Ơng thấy quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa của cơng ty hiện nay được thực hiện như thế nào?
Câu 2: Chất lượng hàng hóa có được đảm bảo khơng? Cơng ty có những xử lý như thế nào đối với những hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng?
Câu 3: Lượng hàng hóa cơng ty nhập về có đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng và nhu cầu sản xuất của công ty hay không?
Câu 4: Cơng ty thường nhập hàng hóa theo hình thức gì?
Câu 5: Cơng ty có thường xun tìm và thay đổi nhà cung cấp hay khơng?
Kính gửi ơng Bùi Văn Hà –Thủ kho của Cơng ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn. Để hồn thiện khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác quản trị
mua nguyên vật liệu của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn”. Tơi
nghiên cứu đề tài và có một số thắc mắc nên tơi có một số câu hỏi mong ông giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Câu 1: Hàng hóa của cơng ty trước khi nhập kho phải kiểm tra khi nhận hàng những yếu tố gì?
Câu 2: Cơng ty có hay bị thiếu ngun vật liệu khơng? Nguyên nhân dẫn đến điều đó là gì?
Câu 3: Những quy định của công ty về quản lý nguyên vật liệu trong kho là gì? Câu 4: Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa của cơng ty hiện nay như thế nào?
Phỏng vấn bà Nguyễn Thị Hồng Hịa, Phó Giám đốc kiêm Kế tốn trưởng của công ty với các nội dung như sau:
- Quy trình mua ngun vật liệu của cơng ty hiện nay : Theo bà Nguyễn Thị Hồng Hịa cho biết “ Từ khi sau khi cơng ty thành lập và đi vào hoạt động ổn định, cơng ty đã áp dụng quy trình mua nguyên vật liệu như sau: Căn cứ vào lượng hàng sản xuất và lượng hàng khách đặt, công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, sau đó là giao nhận hàng và thanh tốn, cuối cùng là đánh giá kết quả mua hàng. Vì cơng ty có quy mơ khơng q lớn nên hình thức này phù hợp với hoạt động của công ty. Sau khi ổn định sản xuất kinh doanh thì cơng ty có tìm kiếm thêm vài nhà cung cấp để mở rộng mối quan hệ và tìm thêm khách hàng mới”.
- Những khó khăn trong q trình mua hàng: “ Q trình vận chuyển hàng hóa là q trình khó khăn nhất vì hàng hóa chủ yếu là ngun vật liệu xây dựng nên khá cồng kềnh và khối lượng lớn, đây cũng là khâu chiếm nhiều chi phí của cơng ty”.
- Cơng tác tìm kiếm những nhà cung ứng mới: “Trước đây, công ty hoạt động với quy mơ nhỏ nên khơng thường xun tìm những nhà cung ứng mới, từ sau khi kí kết được hợp đồng vận chuyển nguyên vật liệu cho cơng ty Thủy điện Sơn La thì cơng ty đã tìm thêm nhiều nhà cung ứng mới để hợp tác, mở rộng thêm sản xuất và đa dạng hóa các sản phẩm do công ty sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường”.
- Các hình thức trao đổi với nhà cung ứng: “ Công ty liên hệ với nhà cung ứng chủ yếu qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để thương lượng và qua email”.
- Người đại diện của công ty gặp mặt nhà cung ứng: “Người đại diện chính là bác Lê Anh Dũng – Giám đốc công ty, thỉnh thoảng sẽ là Phó Giám đốc được cử đi thay”.
- Cách khắc phục những khó khăn của cơng ty: “ Khi có những khó khăn, Ban lãnh đạo cơng ty sẽ cùng ngồi lại bàn luận để tìm ra mấu chốt của vấn đề và từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc hạn chế tối đa những ảnh hưởng của nó với cơng ty”.
- Cơng ty dựa trên những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp: “ Chất lượng là yếu tố được ưu tiên hàng đầu, sau đó là giá thành, uy tín và các dịch vụ đi kèm của nhà cung cấp. Công ty luôn đặt yếu tố chât lượng là quan trọng nhất để khẳng định uy tín
ra”.
- Cơng ty có những ưu tiên với nhà cung ứng lâu năm như: “ Với những đơn hàng lớn, họ luôn là những người được gọi điện đặt hàng đầu tiên, một phần vì chất lượng sản phẩm có uy tín, và cơng ty cũng được hưởng triết khấu cao hơn. Vào các dịp lễ cơng ty có tổ chức gặp mặt để tăng tính đồn kết giữa cơng ty và nhà cung ứng”.
Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Minh – Trưởng Xưởng sản xuất của cơng ty với các nội dung tóm tắt như sau:
- Quy trình kiểm tra giao nhận hàng hóa hiện nay thì gần như đã đi vào nề nếp vì các quy trình kiểm tra tơi đều đã nắm rõ.
- Chất lượng hàng hóa được đảm bảo vì tơi là người kiểm tra và giám sát các loại nguyên vật liệu trước khi đưa vào kho và dùng để sản xuất.
- Lượng hàng công ty nhập về đủ cho nhu cầu sản xuất theo q vì khơng có kho bãi rộng để lưu kho hàng hóa quá nhiều. Nhưng đối với đơn hàng bán đi thì cơng ty thiếu nhiều và thường xuyên đặt thêm.
- Cơng ty nhập hàng hóa về theo hình thức nhập theo đơn đặt hàng là chủ yếu, vẫn có nhập dư nhưng chỉ để phục vụ cho xưởng sản xuất.
- Cơng ty vẫn có tìm hiểu nhưng khơng thường xun thay đổi nhà cung cấp.
Phỏng vấn ông Bùi Văn Hà –Thủ kho của cơng ty với các nội dung tóm tắt như sau:
- Hàng hóa của cơng ty khi nhận hàng phải kiểm tra về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn, đối với mặt hàng xi măng thì cần kiểm tra cả bao bì xem có lỗi hay khơng, kiểm tra các giấy tờ liên quan đến hàng hóa.
- Cơng ty nhập hàng theo hợp đồng từ phía khách hàng nên thiếu thường xuyên, mỗi lần nhập hàng cơng ty nhập dư số lượng ít để giảm chi phí thuê kho bãi.
- Quy định của cơng ty là phải ln kiểm sốt chất lượng, đảm bảo số lượng, khi nhập vào hay xuất ra đều phải có giấy tờ, ngày giờ nhập hay xuất, lí do xuất hoặc nhập hàng rõ ràng, khi kiểm kê phải đảm bảo được số lượng hàng hóa phụ trách.
quan, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng, sau đó thanh tốn theo quy định trong hợp đồng và tiến hành nhập kho lưu trữ hàng hóa.
+ Đối với giao hàng: Cơng ty yêu cầu bên nhận hàng xuất trình các giấy tờ liên quan, tiến hành thủ tục xuất kho theo số lượng mà hợp đồng đã thỏa thn, sau đó kí kết các biên bản với người nhận hàng và giao hàng.