6. Kết cấu đề tài khóa luận
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
2.2.2. Phân tích thực trạng tổ chức mua nguyên vật liệu
a. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để đảm bảo nguồn hàng đủ về số lượng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu,.. nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện tại, nguồn cung ứng của công ty khá ổn định với những bạn hàng lâu năm ở Hịa Bình, Phú Thọ,..Do đặc tính của ngun vật liệu là có thời hạn sử dụng rất lâu, có nhiều nhà cung ứng trên thị trường nên giá cả khá cạnh tranh, công ty đã lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, chât lượng nguyên vật liệu ổn định và là bạn hàng lâu năm nên công ty được mua với giá ưu đãi hơn và thường được ưu tiên giao hàng để đảm bảo cho các đơn hàng của cơng ty. Trong q trình lựa chọn nhà cung cấp, cơng ty đã dựa trên các mục tiêu như: tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, mức độ thuận lợi trong việc giao hàng, dịch vụ vận chuyển, tiềm lực của nhà cung cấp, các dịch vụ hậu mãi,..để xem xét, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu.
Mỗi loại nguyên vật liệu công ty lại lấy ở một nhà cung cấp khác nhau do đặc thù sản xuất của các loại mặt hàng nên cơng ty có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp. Công ty thường mua theo từng đơn đặt hàng nên khi kí kết được hợp đồng thì cơng ty sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng và xác định thời gian giao hàng. Do mỗi mặt hàng được đặt mua ở những nhà cung cấp khác nhau nên khiến cho chi phí vận chuyển cơng ty phải trả tăng lên.
Bên cạnh mối quan hệ làm ăn lâu dài với những bạn hàng quen thuộc, cơng ty cũng thường tìm kiếm thêm những nhà cung cấp mới để biết thêm những loại hàng hóa khác nhau với chất lượng và giá cả khác nhau từ đó để đưa ra các so sánh, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
Dưới đây là các bước xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp của công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn:
Bước 1: Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Căn cứ vào các chỉ tiêu sau đây:
- Chất lượng.
- Tình hình tài chính của nhà cung cấp. - Các đặc tính kỳ vọng của sản phẩm. - Uy tín của nhà cung cấp.
Bước 2: Xác định thang điểm cho các chỉ tiêu.
Công ty xây dựng thang điểm từ 1 -> 5 trong đó 1 là điểm có độ quan trọng nhỏ nhất và tăng dần tới 5 là độ quan trọng lớn nhất
Bước 3: Cụ thể hóa từng chỉ tiêu và xác định thang điểm cho các chỉ tiêu con Trong mỗi chỉ tiêu lớn thì cơng ty xây dựng thêm các chỉ tiếu chi tiết hơn mà công ty muốn xác định để từ đó đưa ra thang điểm phù hợp.
Bước 4: Xác định thang điểm cho mỗi chỉ tiêu con.
Dựa trên mức độ của từng yếu tố với mỗi mặt hàng công ty tùy theo giá cả, chất lượng,.. mà công ty đánh giá các mức độ quan trọng của các chỉ tiêu thông qua thang điểm.
Bước 5: Sơ loại dựa trên các tiêu chuẩn dễ nhận biết.
Công ty dựa trên những yêu cầu mà công ty đặt ra để loại luôn những nhà cung ứng không đáp ứng đủ nhu cầu trên cơ sở những yếu kém dễ nhận thấy ngay của nhà cung ứng.
Bước 6: Cho điểm cho các nhà cung cấp theo từng chỉ tiêu.
Sau khi đã thực hiện qua bước sơ loại, tất cả các nhà cung cấp đã qua được vòng 1 sẽ được đánh giá và chấm điểm dựa trên các chỉ tiêu, các thang điểm mà công ty đã xây dựng được ở các bước trước. Trong quá trình đánh giá, một số các chỉ tiêu định lượng có thể được đánh giá một cách khá chính xác, ngược lại một số các chỉ tiêu có tính định tính thì lại phụ thuộc nhiều vào chủ quan của cơng ty.
Bước 7: Tính điểm tổng cộng và lựa chọn.
Đây là bước cuối cùng trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Cơng ty tính điểm tổng cộng bằng cách lấy điểm của từng chỉ tiêu cộng lại. Kết quả ra bao nhiêu sẽ là số điểm cuối cùng của nhà cung cấp đó. Cuối cùng người ta chọn nhà cung cấp là người có tổng điểm cao nhất. Hoặc tùy theo từng yêu cầu của mỗi mặt hàng để công ty đưa ra quyết định phù hợp.
Cơng ty đã làm khá tốt trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp vì hiện nay cơng ty đang hợp tác với các nhà cung cấp một các khá chặt chẽ và hợp tác lâu dài, các nhà cung cấp đều đáp ứng đầy đủ các tiêu chí mà công ty đặt ra.
b. Thương lượng và đặt hàng
Các loại nguyên vật liệu đều có khối lượng và giá trị tương đối lớn, với những cơng trình quan trọng, thì số lượng đặt hàng càng lớn và giá trị càng cao. Chính vì vậy, giám đốc cơng ty ln là người đi gặp nhà cung cấp đề thương lượng và đặt hàng. Những năm gần đây, công ty đã xây dựng được tên tuổi và uy tín trên thị trường, tạo được mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp lâu năm nên cơng ty có thuận lợi trong việc thương lượng và đặt hàng, và cả trong hình thức chi trả, vì quy mô của công ty là không lớn nên với lượng hàng hóa nhiều, có giá trị cao, cơng ty khơng thể trả hết tiền hàng luôn mà cần trả làm nhiều lần và cần nhận được tiền hàng của khách hàng thì mới có thể hồn thành hết chi phí của hợp đồng. Bên cạnh đó, cơng ty vẫn gặp phải những khó khăn trong quá trình đặt hàng khi các nhà cung cấp lâu năm không đủ nguyên vật liệu để cung cấp khiến cho thời hạn giao hàng bị kéo dài làm chậm chễ hoạt động bán hàng của công ty.
Cơng ty đã có những mối quan hệ lâu năm với nhà cung cấp với sự tin tưởng nhất định nên đôi khi công tác thương lượng khơng cịn được chú trọng mà mặc định làm theo các quy tắc từ những hợp đồng trước đây, chỉ thay đổi về số lượng đặt hàng. Điều này làm cho giá cả đơn đặt hàng không được tối ưu và cơng ty cung cấp có thể lơ là các điều khoản thực hiện gây hậu quả hợp đồng không được triển khai một cách hiệu quả.
Cơng ty cần có những nhà cung ứng dự phịng để đảm bảo khi các nhà cung cấp quen thuộc không đủ nguồn hàng để đáp ứng thì cơng ty có thể nhanh chóng đặt hàng từ các bạn hàng khác, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, tránh tình trạng bỏ lỡ các cơ hội do thiếu hụt hàng hóa.
c. Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Công tác này được Giám đốc, Xưởng trưởng và các nhân viên kĩ thuật đảm nhiệm. Với mỗi đơn đặng hàng, công ty đều kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã của sản phẩm trước khi nhập kho. Đối với các nguyên vật liệu như sắt, thép được các nhân viên kiểm tra cẩn thận tránh tình trạng méo mó , khơng đảm bảo về kích thước, tiêu chuẩn. Khi tiến hành giao nhận hàng hóa, các nhân viên của hai bên cũng phải xuất trình đầy đủ các hóa đơn, hợp đồng mua bán hợp lệ. Khi có hàng hóa khơng đủ tiêu chuẩn chất lượng, hay thiếu sót cơng ty vẫn có quyền đổi trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp.
Khi giao nhận hàng hóa, các nhân viên phải xuất trình và kiểm tra các giấy tờ sau: - Hợp đồng mua bán vật tư.
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. - Biên bản nghiệm thu vật tư.
- Phiếu thanh toán vận chuyển vật tư. - Phiếu nhập kho vật tư.
- Phiếu cơng tác phí của nhân viên giao hàng.
Các chứng từ này phải hợp lệ và tuân theo quy định của nhà nước và hợp đồng giữa hai bên.
Tuy nhiên, cơng ty chưa có các tiêu chuẩn chung về quy chuẩn của hàng hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra. Các yếu tố về chất lượng vẫn bị chủ quan theo ý kiến của người giám sát. Điều này gây hạn chế cho việc đảm bảo chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Các quy chuẩn chung về chất lượng hàng hóa chưa được cơng ty thường xun cập nhật cho nhân viên nên đơi khi vẫn cịn xảy ra những sai sót.
Cơng tác này đã được cơng ty thực hiện tốt vì đã thực hiện khá sát sao quá trình giao, nhận hàng hóa. Đảm bảo đủ hàng hóa về số lượng, chất lượng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty diễn ra thuận lợi.
2.2.3. Phân tích thực trạng kiểm soát mua nguyên vật liệu
Sau mỗi đơn hàng được bán ra, công ty đều thực hiện công tác kiểm tra lại ở tất cả các khâu của quá trình mua ngun vật liệu. Mỗi lơ hàng đều phải có chứng từ, hóa đơn hợp lý thì mới được nhập kho vì vậy kết quả của quá trình mua hàng đều được nắm một cách chính xác. Cơng ty cũng thường tổ chức các cuộc họp để đánh giá việc thực hiện quá trình mua hàng theo từng quý, năm. Hiệu quả của quá trình mua hàng được cơng ty đánh giá theo các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, chi phí,.. mà cơng ty đã đặt ra. Trong vài năm gần đây, công ty đã đảm bảo được sự kịp thời của các đơn hàng, không bị thiếu hụt nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất. Cơng ty đã có thêm những biện pháp như kết hợp giao hàng của những nhà cung cấp khác nhau nhưng có cùng lộ trình giao hàng để tiết kiệm thêm chi phí, tạo thêm lợi nhuận cho cơng ty.
Bên cạnh đó cơng ty vẫn có những mặt cịn hạn chế như các chỉ tiêu đánh giá chưa rõ ràng và chủ yếu dựa trên tính chủ quan của cá nhân. Cơng ty cũng chưa có những đánh giá về tình hình bên ngồi như uy tín, độ tin cậy, mức độ hồn thành hợp
đồng của nhà cung cấp, những so sánh về các chỉ tiêu so với các nhà cung cấp khác để đưa ra một cái nhìn tồn diện.
Một hạn chế nữa chính là cơng ty chưa có sự đánh giá cho cơng tác kiểm soát mua hàng của nhân viên, điều này làm cho tính trách nhiệm với cơng việc của nhân viên chưa cao, có thể dẫn đến tình trạng thất thốt ngun vật liệu và chưa có chế độ đãi ngộ hợp lý với các nhân viên làm việc hiệu quả.
2.2.4. Phân tích ảnh hưởng của các nhân tố mơi trường đến công tác quản trịmua nguyên vật liệu tại Cơng ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn mua nguyên vật liệu tại Cơng ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn
a. Các nhân tố mơi trường bên ngoài:
Điều kiện tự nhiên:
Các yếu tố tự nhiên như khí hậu, thời tiết, thiên tai có ảnh hưởng khơng nhỏ trong việc lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu, hàng hóa của cơng ty. Hàng hóa của cơng ty chủ yếu vận chuyển bằng đường thủy nên yếu tố thời tiết nên thời gian vận chuyển khá dài, các yếu tố tự nhiên sẽ ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa mà cơng ty nhập về và chuyển đi. Do vậy nhà quản trị công ty cần quan tâm tới yếu tố này để có thể tránh được các rủi ro tiềm ẩn và có những biện pháp phịng tránh để giảm thiểu thiệt hại, đảm bảo cho nguyên vật liệu, hàng hóa có chất lượng tốt nhất.
Văn hóa - xã hội:
Thị hiếu, nhu cầu của khách hàng là yếu tố quan trọng đối với cơng ty.Khách hàng chính là nhân tố mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và là yếu tố rất khó kiểm sốt nên cơng ty cần gây dựng được lịng tin với khách hàng. Đời sống người dân ngày nay ngày càng được nâng cao nên những yêu cầu về hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng. Nguyên vật liệu phải có xuất xứ, nguồn gốc rõ ràng, đảm bảo chất lượng sẽ xây dựng được lòng tin đối với khách hàng. Đây là yếu tố mà công ty cần nghiên cứu kĩ trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng và loại hàng hóa sao cho phù hợp với văn hóa, thuần phong mĩ tục của địa phương mà mình kinh doanh.
Chính trị pháp luật:
Hiện nay, ngành xây dựng và vận tải các nguyên vật liệu xây dựng đang có những cơ hội phát triển thuận lợi. Các dự án dân sinh, cơng trình cơng cộng, cơng trình quan trọng đang được nhà nước quan tâm chú trọng xây dựng để nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân. Yếu tố chính trị, pháp luật ổn định và Nhà nước đang có những chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp thuận lợi trong q trình đăng kí, trao đổi,
mua bán hàng hóa cũng như các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp giúp cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp được ổn định.
Trình độ cơng nghệ - kĩ thuật:
Cơng ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn là cơng ty chun về sản xuất các vật liệu,bảo dưỡng các máy móc, gia cơng cơ khí,.. vì vậy yếu tố công nghệ là yếu tố rất quan trọng đối với cơng ty. Cơng ty cần phải có những kế hoạch mới để bắt kịp với xu hướng công nghệ đang từng ngày thay đổi sao cho phù hợp với nhu cầu khách hàng. Trình độ cơng nghệ - kĩ thuật tiên tiến sẽ giúp cho công ty nâng cao hiệu quả sản xuất, sử dụng tối đa các nguồn lực dư thừa để phát huy hết khả năng của máy móc và con người. Từ đó tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao. Hiểu được điều này, Ban lãnh đạo công ty đang có những chính sách để nâng cao chất lượng của máy móc thiết bị, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cơng nhân kĩ thuật hướng đến mục tiêu đưa công ty phát triển hơn nữa.
Môi trường kinh tế
Sự biến động liên tục của nền kinh tế có nhứng ảnh hưởng khơng nhỏ tới cơng ty cả về mặt tích cực và tiêu cực. Về mặt tích cực, Việt Nam tham gia các hiệp định FTA, thành lập cộng đồng chung ASEAN, tham gia TPP,.. giúp các doanh nghiệp sẽ có cơ hội hợp tác mở rộng thị trường và cắt giảm bớt các loại chi phí thuế giúp cho chí phí hàng hóa của cơng ty phần nào được giảm bớt, đồng thời khi có các cơng ty lớn gia nhập vào thị trường sẽ giúp cho cơng ty có thêm nhiều lựa chọn về nhà cung ứng cũng như có thêm các đối tác mới. Về mặt tiêu cực, việc có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh sẽ làm cho thị phần của công ty bị sụt giảm và mất đi các lợi thế cạnh tranh. Trong những năm gần đây, lợi nhuận của cơng ty vẫn có những dấu hiệu tăng trưởng tích cực, điều này cho thấy, công ty đang nắm bắt tốt những cơ hội mà sự biến động này mang đến và đang trên đà phát triển hơn nữa.
Nhà cung ứng
Nhà cung ứng là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng tới chất lượng nguyên vật liệu và cả sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp. Muốn có sản phẩm đầu ra tốt với giá thành hợp lý, công ty cần phải xem xét rất nhiều yếu tố như: chất lượng nguyên vật liệu, giá thành, chi phí vận chuyển, thời gian giao hàng,..để từ đó cân đối sao cho sản phẩm được sản xuất ra có giá cả hợp lí từ đó tăng lợi thế cạnh tranh cho cơng ty. Năng lực của nhà cung cấp không cao, vi phạm hợp đồng, chất lượng sản phẩm không ổn định,
làm trễ thời gian giao hàng,.. sẽ làm gián đoạn hoạt động và gây tổn thất cho doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Phát Triển Kì Sơn cần phải tìm hiểu kĩ càng trước khi ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng để đảm bảo các yếu tố đầu vào phù hợp với