CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
thể thỏa mãn đầy đủ, kịp thời về nhu cầu hàng hóa của khách hàng.
* Nhiệm vụ của doanh nghiệp
Nhiệm vụ đầu tiên của công ty nội thất An Phú là tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đồ nội thất đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, chế độ bảo hành của công ty, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi.
Bảo tồn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh. Tiến hành các hoạt động đầu tư thương mại và xây dựng theo đúng quy định của pháp luật, đầy đủ thủ tục hợp pháp.
Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty nội thất AnPhú Phú
2.2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
2.2.1.1. Chiến lược của công ty nội thất An Phú
- Định hướng phát triển: Công ty phát triển thành một công ty đa ngành, bên cạnh sản xuất kinh doanh đồ nội thất thì cơng ty đang hướng đến kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng và đầu tư nhà đất. Đồng thời tập trung thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao giúp công ty vươn tầm khu vực và quốc tế.
- Mục tiêu phát triển:
Doanh thu: đạt trên 500 tỷ/ năm.
Thị trường: chiếm lĩnh tồn bộ thị trường việt nam, và có thể vươn ra thị trường khu vực Đơng Nam Á.
Cán bộ công nhân viên: tăng số lượng lao động chất lượng cao lên khoảng 100- 200 nhân viên.
Cơ sở vật chất kỹ thuật: áp dụng, đầu tư cải tiến cơng nghệ hiện đại giảm tối thiểu chi phí trong sản xuất, tạo ra môi trường làm việc tốt cho công nhân viên. Mở rộng thêm xưởng sản xuất và tăng thêm kho hàng.
Nhận xét: Chiến lược kinh doanh của cơng ty có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ
hồn thiện, nâng cấp hay sửa đổi linh hoạt, chun mơn hố để phù hợp nhất với định hướng phát triển, mục tiêu phát triển của công ty.
2.2.1.2. Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần đầu tư thương mại nội thất An Phú với ngành nghề kinh doanh gần 10 năm nay là sản xuất và phân phối đồ gỗ nội thất cho khách hàng, các đại lý và siêu thị trên thị trường Miền Bắc. Hiện tại công ty đang sản xuất và phân phối các sản phẩm như là: Nội thất phòng khách (tủ rượu, sofa, bàn trà, ghế gỗ,…), nội thất phòng ngủ (tủ quần áo, tủ trang điểm, giường, bàn học,…), nội thất phòng ăn (bàn ăn, bộ bàn ghế phòng bếp, tủ bếp,…), nội thất trẻ em (gường ngủ, bàn ghế học tập, giá sách,…), nội thất văn phòng (bàn giám đốc, bàn họp, ghế nhân viên, tủ hồ sơ,…). Ngồi ra, cơng ty cịn sản xuất và phân phối sắt nghệ thuật, két bạc, sàn gỗ công nghiệp, sàn gỗ tự nhiên, những mặt hàng nhập ngoại,…
Nhận xét: Cơ cấu tổ chức của công ty được quyết định phụ thuộc vào mặt hàng
kinh doanh của cơng ty. Vì cơng ty đang kinh doanh trong ngành đồ gỗ nội thất nên cơng ty có xu hướng thành lập bộ máy tổ chức gần giống với các cơng ty cùng ngành khác. Cơng ty có xu hướng ln tham khảo bộ máy tổ chức của đối thủ cạnh tranh để hoàn thiện tốt hơn bộ máy tổ chức và cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.
2.2.1.3. Đặc điểm về lao động, quy mô của công ty
Bảng 2.1: Phân loại lao động theo trình độ
STT Trình độ lao động Số lượng Tỷ lệ (%)
1 Người lao động có trình độ trên đại học 0 0%
2 Người lao động có trình độ đại học 8 2.68%
3 Người lao động có trình độ cao đẳng 19 6.35%
4 Người lao động có trình độ trung cấp 21 7.02%
5 Cơng nhân kỹ thuật lành nghề 67 22.41%
6 Sơ cấp nghề 83 27.76%
7 Lao động chưa qua đào tạo 101 33.78%
TỔNG CỘNG 299 100%
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Nhận xét: Tính đến năm 2016, tỷ lệ lao động chưa qua đào tạo chiếm tỷ lệ
33.78% tổng số lao động hầu hết họ ở vùng nông thôn Bắc Hồng - Đông Anh và được phân bổ chủ yếu làm việc trong xưởng sản xuất đồ gỗ, đồ thủ cơng. Cơng ty nội thất an
phú có khoảng 150 cơng nhân tay nghề cao có nhiều kinh nghiệm và sơ cấp nghề, đã qua đào tạo và đi làm nhiều năm (chiếm 50.17% tổng số lao động). Công ty sử dụng khoảng gần 50 cán bộ nhân viên làm bên hành chính có trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học. Nguồn nhân lực trong công ty nội thất An Phú chủ yếu là lao động trình độ thấp, vì vậy đây cũng là một đặc điểm quan trọng để thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp. Giám đốc Nguyễn Văn Cường, ông là nhà quản trị điều hành cơng ty tuy khơng có bằng đại học chun ngành, nhưng ơng đã trải qua nhiều khoá huấn luyện dành cho các nhà quản trị và có kinh nghiệm hơn 10 năm làm trong nghề nội thất. Vì vậy cơ cấu tổ chức của cơng ty được xây dựng bởi một nhà quản trị có nhiều kinh nghiệm.
Cơng ty nội thất An Phú có liên kết hợp tác với hơn 100 đại lý phủ khắp miền bắc, việt nam. Công ty đã và đang phát triển với quy mô gần 300 công nhân viên làm việc tại nhà máy và cơ sở kinh doanh của cơng ty. Cơng ty có một cơ sở trưng bày và một phân xưởng sản xuất ở làng nghề nội thất Bắc Hồng, Đông Anh, Hà Nội. Cơng ty có một siêu thị nội thất An Phú nằm tại 873 Ngô Gia Tự - Long Biên – Hà Nội.
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của cơng ty nội thất An Phú năm 2016
STT Phịng ban Số lượng Độ tuổi TB Nam Nữ Tổng
1 Giám đốc 1 40 1 0 1 2 Phó giám đốc 1 35 1 0 1 3 Phịng kế tốn 4 30.75 1 3 4 4 Phòng tư vấn thiết kế 15 28.41 10 5 15 5 Phòng kinh doanh 30 32.12 21 9 30 6 Xưởng sản xuất 248 26.66 190 58 248 Tổng 299 27.42 224 75 299 (Nguồn: Phòng kế tốn)
Thành phần lao động cơng ty nội thất An Phú sử dụng chủ yếu là nam giới chiếm khoảng 3/4 tổng số lao động (chiếm tỷ lệ 74.91% trong tổng số lao động). Lực lượng lao động trong cơng ty có sự mất cân bằng giới tính rõ rệt. Đặc điểm lao động và quy mơ của cơng ty có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp. Công ty hướng tới mục tiêu chiếm lĩnh thị trường cả nước và tăng nguồn nhân lực chất lượng cao thì cần hồn thiện cơ cấu tổ chức đáp ứng những hoạt động trong tương lai của công ty.
2.2.1.4. Đặc điểm về công nghệ, nhà xưởng
Việc điều hành công ty, quản lý cán bộ cơng nhân viên, tính tốn sổ sách,… cũng phụ thuộc nhiều vào yếu tố công nghệ, khoa học – kỹ thuật. Công ty đã áp dụng công nghệ vào trong kế tốn như máy chấm cơng điện tử, phần mềm kế tốn và đang có mục tiêu hướng tới đầu tư sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp nên việc thay đổi cơ cấu tổ chức trong cơng ty là tất yếu vì có những cơng nghệ hiện đại giúp quản trị tốt tiết kiệm chi phí nhân cơng, linh hoạt gọn nhẹ trong quản lý. Vì vậy, cơng ty sẽ cần hồn thiện hay thay đổi tổng thể cơ cấu tổ chức quản lý của công ty. Nhà xưởng vẫn đang sử dụng nhiều lao động tay chân và khá ít dây chuyền máy móc hiện đại. Công ty hướng tới mục tiêu đầu tư nâng cấp dây chuyền sản xuất đồ gỗ, mở rộng kho bãi sẽ cần thay đổi cơ cấu phù hợp với mục tiêu đó.
2.2.1.5. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014, 2015, 2016
Bảng 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014, 2015, 2016
(Đơn vị: 1000 vnđ)
STT Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Doanh thu bán hàng 100,179,675 111,576,265 119,978,899 2 Gía vốn hàng bán 70,550,777 80,577,654 87,802,483
3 Lợi nhuận gộp 29,628,898 30,998,611 32,176,416
4 Chi phí quản lý kinh
doanh 18,678,889 18,900,129 19,145,321
5 Chi phí hoạt động tài
chính 1,275,000 1,306,900 1,418,000
6 Lợi nhuận thuần 9,675,009 10,791,582 11,613,095 7 Chi phí thuế TNDN 2,128,501.98 2,374,148.04 2,322,619 8 Lợi nhuận sau thuế 7,546,507.02 8,417,433.96 9,290,476
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh 2014, 2015, 2016)
Nhìn vào bảng số liệu 2.3 chúng ta thấy:
Doanh thu bán hàng năm 2016 là gần 120 tỷ đồng tăng hơn 8.4 tỷ đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 7.5% so với năm 2015; tăng gần 19.8 tỷ đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 19.8 % so với năm 2014.
Lợi nhuận sau thuế năm 2016 là hơn 9.2 tỷ đồng tăng hơn 873.04 triệu đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 10% so với năm 2015; tăng hơn 1.7 tỷ đồng
tương đương với tốc độ tăng trưởng là 23% so với năm 2014. Lợi nhuận sau thuế năm 2015 đạt hơn 8.4 tỷ đồng, tăng hơn 870.9 triệu đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 11.5% so với năm 2014.
Qua phân tích trên ta thấy, cơng ty nội thất an phú có tốc độ tăng trưởng bình qn 10% mỗi năm và cơng ty đã đóng góp vào ngân sách nhà nước một số tiền khá lớn trong ba năm gần đây. Do vậy, cơ cấu tổ chức cũng cần hoàn thiện và phát triển cùng với sự mở rộng quy mơ của cơng ty.
2.2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty
2.2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty nội thất An Phú
Cơ cấu tổ chức của cơng ty thuộc mơ hình chức năng. Cơ cấu tổ chức của công ty chia ra làm 4 bộ phận chức năng chủ yếu: phòng kinh doanh, phịng kế tồn, phịng tư vấn thiết kế và xưởng sản xuất.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
* Ưu điểm của cơ cấu này là: Cơ cấu tổ chức đơn giản, chun mơn hố. Giám đốc dễ dàng kiểm soát 4 bộ phận chức năng riêng rẽ. Thực hiện chuyên mơn hố các chức năng quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Thúc đẩy sự chun mơn hố kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề của từng nhân viên. Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo, nhân viên am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
* Nhược điểm của cơ cấu này là: Cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên do dễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp. Mơ hình này làm cho việc phối hợp giữa các bộ phận chức năng bị hạn chế,
tính linh hoạt thấp. Cơ cấu tổ chức này của công ty không tập trung vào cơng tác phát triển nguồn nhân lực, thiếu một số phịng ban quan trọng với những nguồn lực cần có sự tập trung quản lý riêng và hợp lý.
2.2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy quản lý
Giám đốc: Giám đốc của công ty nội thất An Phú hiện tại là ông Nguyễn Văn
Cường. Giám đốc phụ trách chỉ đạo chung tồn bộ tình hình hoạt động của cơng ty. Từ hoạch định đến tổ chức, lãnh đạo công ty theo mục tiêu phát triển của cơng ty, kiểm sốt tất cả các hoạt động của công ty là giám đốc điều hành.
Phó giám đốc: Là người giúp việc tham mưu cho giám đốc, được phân công
phụ trách một số lĩnh vực như kiểm soát hoạt động kinh doanh tại siêu thị nội thất An Phú, chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Phịng kế tốn: Có trách nhiệm quản lý theo dõi các tài sản, sự vận động của
tài sản, quá trình hoạt động kinh doanh và cung cấp các thông tin liên quan đến các vấn đề đó. Có chức năng thơng báo kịp thời cho giám đốc tình hình ln chuyển và sử dụng vốn. Quản lý lao động làm việc trong công ty, chấm công, trả lương.
Phịng tư vấn thiết kế: Có chức năng tư vấn quản lý, giám sát công tác sản
xuất nhằm tối thiểu hố chi phí, tối đa hố lợi nhuận và đáp ứng nhu cầu thị trường. Khảo sát khách hàng, tìm hiểu cung – cầu, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng để thiết kế những sản phẩm mới, mẫu mã đẹp phù hợp.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công
tác bán các sản phẩm & dịch vụ của công ty. Thực hiện công tác nghiên cứu & phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng với các đại lý, khách hàng.
Xưởng sản xuất:
- Là phòng chức năng giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực sản xuất đồ gỗ nội thất, hoàn thành các dự án được giao xuống.
- Tiếp nhận, bố trí, cấp phát, chịu trách nhiệm sản xuất các đồ nội thất, sửa chữa những hàng đang trong thời hạn bảo hành. Đề xuất điều chỉnh kế hoạch, tiến độ, biện pháp điều chỉnh quá trình sản xuất khi cần thiết và phải báo lên cấp trên.
2.2.2.3. Tổng hợp kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
* Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm
- Số lượng phiếu thu về: 40 phiếu (100% hợp lệ)
Biểu đồ 2.1: Kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Nhận xét: Theo kết quả phiếu điều tra, hầu hết cán bộ công nhân viên trong công
ty đều biết tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong một doanh nghiệp (57.5% chọn phương án “quan trọng”).
Tình hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty hiện nay theo đánh giá của nhân viên trong cơng ty là trung bình – tốt (chiếm 52.5% và 45.0% ). Bộ máy tổ chức quản trị tại công ty nội thất an phú đang đáp ứng ở mức trung bình đối với nhân viên.
Sự phân cơng cơng việc trong công ty tuỳ vào từng cán bộ nhân viên có những đánh giá khác nhau, tuỳ vào từng nhiệm vụ cụ thể. Nhưng nhìn chung thì theo đánh giá của hầu hết nhân viên thì sự phân cơng cơng việc trong cơng ty ở mức dưới trung bình
Mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty không tốt (“kém” chiếm 50%). Sự tổ chức bộ máy theo cấu trúc chức năng gây ra sự chia rẽ giữa các phòng ban, tạo nên bầu khơng khí làm việc khó thân thiện, cởi mở.
Các chương trình đào tạo cung cấp cho nhân viên mới ở mức trung bình, khơng có kế hoạch bài bản cụ thể, chưa được hầu hết nhân viên đánh giá tốt.
Ngồi cơng việc chun mơn thì hầu như nhân viên khơng phải làm những cơng việc khác. Tuy nhiên thì nhìn chung sự phân cơng cơng việc ở mức trung bình, vẫn có tình huống nhân viên phải đảm nhiệm những cơng việc khơng phải chun mơn.
Số lượng phịng ban theo đánh giá của đa số nhân viên là đủ ( chiếm 62,5%). Số lượng nhân viên trong mỗi phòng ban cũng khá đủ (“đủ” chiếm 72.5%, “thiếu” chiếm 25%).
Sự phối hợp giữa các phịng ban ở mức trung bình (chiếm 50% ở mức “bình thường”). Vì cơng ty tổ chức bộ máy theo cơ cấu chức năng nên cũng khó tránh khỏi sự phối hợp khơng chặt chẽ giữa các phịng ban mà đa số các công ty cũng gặp phải.
Biểu đồ 2.2: Mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức
(5 là mức đáp ứng cao nhất, 1 là mức đáp ứng thấp nhất)
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Nhận xét: Thống nhất chỉ huy theo sự đánh giá của hầu hết nhân viên chỉ ở mức
trung bình – kém ( 15 phiếu chọn mức “3” và 15 phiếu chọn mức “2”). Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty cũng chỉ gắn mức mục tiêu của tổ chức ở mức trung bình và cũng mang tính chất khá cân đối. Mức độ linh hoạt của cơ cấu là trung bình – kém. Tuy nhiên, tính hiệu quả thì cơ cấu này vấn đạt được ở mức tốt ( 19 phiếu chọn mức “4” ).