CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3. Các đề xuất, kiến nghị để giải quyết vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu hiện tại
3.3.1.2. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Một số nhà quản trị được phân cho tầm quản trị quá rộng như một giám sát phân xưởng có nhiệm vụ giám sát 248 cơng nhân viên, trưởng phòng kinh doanh quản lý 30 nhân viên. Vì vậy mà cơng ty An Phú hồn thiện, bổ sung hoặc giảm bớt các nhiệm vụ của các trưởng phịng. Cơng ty hoạt động với quy trình giao tiếp và báo cáo chưa thơng suốt, tổ chức công việc chưa được trơi chảy nên rất cần có sự hồn thiện chức năng. Các tiêu chuẩn để xác định kết quả thực hiện công việc chưa được nhà quản trị xác định rõ ràng vì vậy so sánh kết quả thực hiện công việc của công nhân viên trong công ty với các chỉ tiêu, tiêu chuẩn chưa hợp lý và khó phát hiện ra những sai lệch trong quá trình thực hiện cơng việc sẽ được cải thiện nếu ta tiến hành hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí làm việc trong cơng ty. Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty đang làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một quản lý cấp trên như một nhân viên kinh doanh vừa phải nghe lệnh trưởng phòng kinh doanh của mình, vừa phải nghe mệnh lệnh từ giám đốc. Để cơng ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phịng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của công ty đã được kiện tồn, nhưng cơng ty chưa phân rõ được nhiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng cơng việc khơng cao. Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở cơng ty và tìm hiểu phân tích cơng việc của các trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng.
Trưởng phòng kinh doanh:
- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng,… + Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phịng kinh doanh.
+ Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của công ty.
+ Công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phịng từng tháng để trình giám đốc phê duyệt.
+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân cơng cơng việc trong phịng để hồn thành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban điều hành.
+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của ban điều hành phân công. + Lập kế hoạch kinh doanh của cơng ty và của phịng trình giám đốc phê duyệt. + Thực hiện các nhiệm vụ đàm phán ký kết hợp đồng, hoạt động xúc tiến bán hàng.
+ Liên hệ mật thiết với các phịng trong cơng ty để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Báo cáo: trưởng phịng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc chỉ theo sự điều phối của trưởng phòng.
Trưởng phịng kế tốn:
- Chức năng:
+ Tổ chức bộ máy tài chính kế tốn cơng ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn, thơng tin kinh tế và hạch toán kinh tế;
+ Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế tốn.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch tốn chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế tốn của cơng ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước.
+ Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống. + Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Thực hiện cơng tác tài chính tín dụng.
+ Thực hiện cơng tác phân tích hoạt động kinh tế và thơng tin kinh tế thuộc phạm vi của phịng.
- Báo cáo: Kế tốn trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc theo sự điều phối của trưởng phòng.
Trưởng phòng tư vấn thiết kế:
- Chức năng:
+ Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá cơng tác các nhân viên trong phịng. + Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình cơng nghệ mới.
+ Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu. - Nhiệm vụ chính:
+ Trực tiếp phụ trách thực hiện việc lập dự toán, triển khai thử nghiệm, sản xuất. Lập dự trù vật tư, cung cấp tồn bộ thơng số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng.
+ Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập để phịng kinh doanh tiến hành nhập. Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng sản phẩm.
- Báo cáo: Trưởng phịng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc theo sự điều phối của trưởng phòng.
Trưởng phòng nhân sự:
- Chức năng:
+ Phòng nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thơng.
+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch cơng việc của phịng từng tháng để trình giám đốc phê duyệt.
+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công cơng việc trong phịng để hồn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach cơng việc của phịng đã được phê duyệt từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban điều hành.
+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phịng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của ban điều hành phân công.
- Báo cáo: Trưởng phòng báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phịng làm việc theo sự điều phối của trưởng phòng.
Giám sát phân xưởng sản xuất:
- Chức năng:
+ Điều hành hoạt động sản xuất của xưởng sản xuất của công ty theo nhiệm vụ, kế hoạch được giao.
+ Tổ chức phân công công việc, đôn đốc, hướng dẫn công nhân trong ca sản xuất đảm bảo đúng tiến độ, yêu cầu chất lượng.
- Nhiệm vụ:
+ Triển khai xây dựng quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng sản phẩm, …
+ Quản lý tồn bộ máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho bãi, hàng hóa thuộc xưởng sản xuất do mình phụ trách.
+ Cân đối năng lực sản xuất của xưởng sản xuất, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồn nhân lực sản xuất.
+ Lập kế hoạch sản xuất căn cứ kế hoạch tổng thể theo yêu cầu.
+ Triển khai kế hoạch sản xuất, tổ chức phân công, giao việc hàng ngày cho các tổ và nhân viên trong xưởng đảm bảo sử dụng tối ưu máy móc và nhân cơng.
+ Phổ biến và hướng dẫn các chính sách và quy định của công ty tới các công nhân của xưởng.
+ Thiết lập và duy trì mơi trường làm việc vệ sinh và an tồn lao động và phịng chống cháy nổ tại xưởng.
+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp của công nhân trong xưởng. + Phối hợp với phòng quản lý chức năng tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề của cơng nhân và khuyến khích cơng nhân làm việc tốt. Lựa chọn và đào tạo các nhân viên giám sát và nhân viên hành chính của xưởng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác được giám đốc giao.
- Báo cáo: Giám sát báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên làm việc theo sự điều phối của giám sát.
3.3.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của trưởng phịng
Một số nhà quản trị được phân cho tầm quản trị quá rộng như một giám sát phân xưởng có nhiệm vụ giám sát 248 cơng nhân viên, trưởng phịng kinh doanh quản lý 30 nhân viên (theo bảng 1.2 năm 2016). Tầm quản trị quá rộng sẽ gây ra nhiều điểm yếu kém như kiểm sốt nhân viên khơng chặt chẽ, cơng nhân trốn việc, không nhận ra điểm yếu điểm mạnh của từng nhân viên trong bộ phận để có sự nhắc nhở kịp thời hoặc khích lệ, giúp đỡ, chia sẻ nhiệm vụ để hoàn thành cơng việc. Để kiểm sốt được nhân viên tốt hơn thì các trưởng phịng hay giám sát nên được nâng cao trình độ để mở rộng tầm quản trị. Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là q trình trang bị kiến thức nhất định về chun mơn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chun mơn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chẩy hơn. Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lý của cơng ty cịn tồn tại một lượng lao động quản lý trình độ cịn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành nghề được đào tạo như cán bộ chịu trách nhiệm nhân sự tồn cơng ty. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào cơng ty cần có những yêu cầu
thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những người có đủ chun mơn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng u cầu cơng việc giao phó.
* Về đào tạo cơng ty có thể tiến hành theo các hình thức sau:
+ Đào tạo tại chỗ: cơng ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ. Ngồi ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lý, công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.
+ Đào tạo ngồi cơng ty: đối với cán bộ cịn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chun mơn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lý. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công ty. Tuy cán bộ trong cơng ty có trình độ ngoại ngữ và tin học tương đối thì nên tới các lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán bộ có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trường. Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay nó rất quan trọng đối với cán bộ quản lý và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ hiện nay, cụ thể là:
Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói trên cơng ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các công ty trong cũng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý. Từ đó cơng ty có điều kiện để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với cơng việc và với cơng ty.
3.3.1.4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động
Cơng ty hoạt động với quy trình giao tiếp và báo cáo chưa thông suốt, tổ chức công việc chưa được trơi chảy, đều phải có sự thơng qua cấp trên. Mỗi phòng ban chỉ chú trọng tới chức năng và nhiệm vụ của mình. Do vậy, khó khăn cho nhà quản trị khi phải phối hợp giữa các phòng ban để hồn thành cơng việc. Nhà quản trị sẽ thường xuyên phải giải quyết mâu thẫu và khó thống nhất ý kiến để ra quyết định.
Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lý. Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề hiện nay của cơng ty là diện tích các phịng ban cịn nhỏ hẹp, việc bố trí các phịng ban cịn chưa hợp lý, các phịng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại khơng nằm sát nhau. Vậy công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phịng này sao cho việc trao đổi
thơng tin được thuận lợi, nếu có điều kiện cơng ty nên xây dựng quy hoạch lại sao cho phù hợp với điều kiện mới. Về điều kiện làm việc của công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho cơng việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc. Ngồi ra bầu khơng khí tâm lý là rất quan trọng. Trước đây, ở hầu hết các doanh nghiệp vấn đề này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức. Nhưng ngay nay người ta khơng thể phủ nhận được vai trị của nó, đặc biệt đối với những người làm cơng tác quản lý. Thật vậy nếu làm việc trong bầu khơng khí thoả mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác n tâm công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện cơng việc và sẽ khơng tồn tại tình trạng đố kỵ, cạnh tranh khơng lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau và làm ảnh hưởng đến kết quả chung của công ty. Do vậy, lãnh đạo công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ cơng nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đồn kết nội bộ. Cơng ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn bất chắc trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoả mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với nhân viên. Có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến đóng góp cho cơng ty.