I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY EURTRANS
4. Cơ cấu tổ chức và chức năng của bộ máy Công ty
Cơng ty giao nhận và vận tải Châu Âu có bộ máy tổ chức quản lý được thực hiện theo mơ hình trực tuyến kết hợp, nghĩa là Công ty được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng và các nhân viên dưới quyền được nhóm vào bộ phận phịng ban trên cơ sở hình thành tay nghề hoặc các hoạt động giống nhau, tuy khơng phải khơng có nhược điểm nhưng đây là mơ hình quản lí phù hợp nhất với Cơng ty.
4.1. Sơ đồ bộ máy Công ty
Từ những nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cơng ty, địi hỏi phải có bộ máy quản lí và sản xuất hợp lí thì mới sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị mới như:
Có mục tiêu chiến lược thống nhất
Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau
Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối Đảm bảo phát triển hiệu quả trong kinh doanh
Dựa và các nguyên tắc trên, cơng ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lí theo mơ hình sau đây (xem sơ đồ trang 24):
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Nhà máy sản xuất Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Trợ lý TGĐ Phó TGĐ phân tích tài chính Phó TGĐ phụ trách sản xuất Các phịng
quản lý kinh doanhPhịng
Các phịng XNK Phịng tổ chức hành chính Phịng tổ chức kế tốn Phịng kế hoạch thị trường Ban đề án thanh tốn cơng nợ Phòng XNK 1 Phòng XNK 4 Phòng XNK 2 Phòng XNK 5
4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban
Để giúp cho Cơng ty hoạt động có hiệu quả tốt nhất mỗi, đơn vị phịng ban cần có chức năng nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng. Nhìn chung các phịng ban của Cơng ty đều có những chức năng và nhiệm vụ giống nhau nhưng tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động, bộ máy quản lí của Cơng ty mà các phịng ban này thêm, bớt đi một số chức năng nhiệm vụ cụ thể. Dưới đây là chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
Giám đốc:
Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Chủ tịch HĐBT thông qua HĐQT ra quyết định cho TGĐ, TGĐ cùng trợ lý có chức năng ra quyết định từ cấp trên xuống các phó giám đốc và giám đốc hoạt động của họ.
Các Phó giám đốc:
Thực hiện các nhiệm vụ được ban giám đốc giao phó, thay mặt giám đốc cơng ty điều hành các công việc khi được giám đốc uỷ quyền.
Các phòng kinh doanh nghiệp vụ xuất nhập khẩu:
Trực tiếp xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty đã được uỷ ban thành phố cho phép kinh doanh, ngồi ra cịn làm đại lý tiêu thụ các mặt hàng tiêu dùng khác mà pháp luật cho phép.
Khai thác mặt hàng trong phạm vi cả nước, xây dựng phương án kinh doanh thu mua và xuất khẩu.
Được phép kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước trên cơ sở giám đốc uỷ quyền.
Được phép liên doanh, liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong nước, ngoài nước và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phương án được giám đốc duyệt.
Được phép vay vốn trong và ngoài nước để đầu tư sản xuất, thu mua, mua bán với nước ngồi trên cơ sở có phương án với sự tham gia của các phòng chức năng cùng với sự xét duyệt của giám đốc.
Nhìn chung, các phịng này là tương đối độc lập với nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh tổng hợp các mặt hàng. Tuy nhiên, các phịng đều có mặt hàng chủ lực của mình. Ví dụ: ngồi các mặt hàng nơng sản thơng thường thì mặt hàng chính của phịng 1 và phòng 6 là lạc nhân, phòng 2 và phòng 3 là cà phê, phòng 4 là tiêu còn phòng 5 chủ yếu là thực hiện nhập khẩu.
Phòng kế hoạch thị trường:
Có hai bộ phận là bơ phận kế hoạch và bộ phận thị trường.
Bộ phận kế hoạch: Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là làm tham mưu
cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch, các mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác thực hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp giám đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện kế hoạch và điều chỉnh những mặt mất cân đối trong quá trình thực hiện mục tiêu, phương hướng, kế hoạch xuất nhập khẩu của Công ty.
Bộ phận thị trường, pháp chế và tuyên truyền quảng cáo: Giúp giám
đốc quản lý về cơng tác đối ngoại, chính sách thị trường, thương nhân nước ngồi, về cơng tác quản lý, tun truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân đối với thị trường trong và ngoài nước. Đồng thời nghiên cứu, đề xuất kiến nghị với giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới những vấn đề đó.
Phịng tài chính kế tốn có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Cơng ty và các đơn vị cơ sở. Đồng thời tiến hành các hoạt động quản lý, tính tốn hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn...nhằm đảm bảo quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Cơng ty.
Phịng tổ chức hành chính:
Tham mưu lên giám đốc để sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của Cơng ty nhằm thực hiện có hiệu quả cơng việc kinh doanh của Công ty.
Giúp giám đốc trong các nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế của các đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dưỡng về cán bộ.
Giúp giám đốc thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thưởng, kỷ luật lao động.
Ban đề án và thanh tốn cơng nợ:
Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nước tồn đọng trước đây và hiện tại.
Xây dựng và đề xuất các phương án thu hồi cơng nợ cịn tồn đọng ở các địa phương, trình để giám đốc phê duyệt, đồng thời phối hợp với các phòng ban kinh doanh tổ chức đối chiếu sổ lưu cũ và kế hoạch thị trường đàm phán thương lượng với khách hàng trong nước cũng như thương nhân nước ngoài nhằm giải quýêt tốt cơng tác thanh tốn nợ.
Duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với khách hàng.
Phối hợp với các phịng ban, cá nhân có liên quan, cung cấp các chứng từ cần thiết, tổng hợp các báo cáo định kì về tình hình thu hồi
cơng nợ cho lãnh đạo Công ty và giúp tiến hành thanh tốn cơng nợ được tiến hành thuận lợi. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi.
Các đơn vị chi nhánh của Công ty (2 chi nhánh):
Là các đơn vị đóng tại địa phương chịu sự quản lí của bộ máy Cơng ty nói trên.
Chi nhánh TP Hưng Yên có chức năng và nhiệm vụ thu mua chế biến hàng nơng sản ở khu vực phía Bắc. Cụ thể là dưa chuột bao tử xuất khẩu.
Chi nhánh cảng Hải Phịng có chức năng và nhiệm vụ lưu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu.
Kho Cầu Tiên có chức năng và nhiệm vụ lưu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu ở khu vực Hà Nội.
Nhà máy sản xuất có chức năng và nhiệm vụ thu mua- tạo nguồn nguyên liệu cho nhà máy chế biến nông sản và thực phẩm xuất khẩu mì, miến, nấm, gia vị.
Tất cả các chi nhánh trên đều chỉ tuân theo sự chỉ đạo của giám đốc Cơng ty, các phịng ban chỉ có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát hoạt động của các chi nhánh xem có đúng với chỉ đạo hay khơng.