THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN D&T
2.2.2 Các thủ tục được áp dụng nhằm phát hiện gian lận và sai sĩt khi kiểm tốn khoản mục doanh thu tại D&T
khoản mục doanh thu tại D&T
2.2.2.1 Tài liệu yêu cầu khách hàng cần chuẩn bị
Bảng kê doanh thu theo mặt hàng, hoặc theo loại dịch vụ, theo tháng và theo từng bộ phận (nếu cĩ).
Bảng kê các khoản điều chỉnh như: chiết khấu thanh tốn, hàng bán bị trả lại, hàng giảm giá (do hư hỏng, sai quy cách…).
2.2.2.2 Mục tiêu kiểm tốn
Tính phát sinh: Doanh thu và thu nhập khác được ghi sổ phản ánh tất cả các khoản doanh thu thật sự phát sinh trong kì.
Tính đầy đủ: Doanh thu thể hiện tất cả những khoản phải thu phát sinh và được ghi nhận đầy đủ.
Tính chính xác: Việc ghi nhận và phân loại doanh thu phản ánh chính xác các
khoản phải thu trong kì. 2.2.2.3 Thủ tục kiểm tốn
Kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ
Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và hệ thống kế tốn và kiểm sốt nội bộ.
Việc này cần thực hiện với khách hàng mới .Nếu khách hàng cũ đã lưu hồ sơ về hệ thống kế tốn và kiểm sốt nội bộ của khách hàng thì chỉ cần cập nhật nếu cĩ sự thay đổi trong hệ thống này.
Tìm hiểu các vấn đề về thị trường, ngành kinh doanh, chính sách nhà nước cĩ liên quan… ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng).
Tìm hiểu cĩ sự thay đổi về nhân sự, chiến lược kinh doanh của khách hàng.
Liệt kê các loại mặt hàng hoặc loại dịch vụ, các khách hàng chính các đại lý chính vá các chi nhánh của đơn vị.
Ghi lại các chính sách bán hàng của cơng ty:
Bán sỉ hay bán lẻ; qua đại lý hay bán trực tiếp.
Chính sách về bán chịu (đối tượng, số tiền, thời gian), chiết khấu (thương mại, thanh tốn ), hoa hồng.
Chính sách giá cả (cố định khung giá hoặc một giá theo cùng thời kỳ).
Tìm hiểu về chính sách ghi nhận doanh thu (chú ý với các hợp đồng xây dựng, cho thuê dài hạn và bán hàng xuất khẩu). Cách ghi nhận trên cĩ hợp lý hay khơng.
Đối với các dịch vụ như sân gofl, khách sạn, cần ghi nhận thêm quy định về điều kiện trở thành hội viên, những loại hội viên, việc ký quỹ….
Ghi nhận về hệ thống kế tốn và chu kì doanh thu.
Đối với doanh nghiệp sản xuất
Bằng cách sử dụng lưu đồ (flowchart) hoặc ghi lại bằng lời chu kỳ doanh thu của đơn vị đối với các vấn đề sau đây:
Nhận đơn đặt hàng trong kho cĩ đủ hàng để bán khơng, duyệt đơn đặt hàng và quyết định bán chịu, lập đơn đặt hàng bán (sale order).
Lập lệnh giao hàng và thủ kho cĩ đủ hàng và thủ kho giao cho khách hàng.
Lập hĩa đơn, kiểm tra hĩa đơn để đảm bảo tính chính xác của háo đơn và đối chiếu với đơn đặt hàng và lệnh giao hàng để đảm bảo hàng giao phải cĩ hĩa đơn(hay ngược lại ).
Cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt ( về giá cả, bán chịu , phát hành hĩa đơn).
Gởi hĩa đơn và ghi sổ .
Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp.
Thu tiền, địi nợ ,đối chiếu cơng nợ.
Xử lý giảm giá, hàng trả lại, nợ khĩ địi.
Chú ý: Lưu đồ nên sử dụng cho các đơn vị lớn. Các đơn vị nhỏ nên ghi lại bằng lời. Đây là cơng việc bắt buộc áp dụng cho tất cả đơn vị và được lưu trong phần thủ
Đối với doanh nghiệp dịch vụ
Nhận đơn đặt hàng hoặc phiếu đặt chỗ.
Ký hợp đồng, duyệt giá, yêu cầu ký quỹ (nếu cĩ).
Ghi nhận doanh thu các dịch vụ liên quan vào hồ sơ khách hàng dựa vào hĩa đơn các bộ phận chuyển về (trường hợp khách sạn).
Lập và kiểm tra hĩa đơn.
Gởi hĩa đơn và ghi sổ.
Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp.
Thu tiền, địi nợ ,đối chiếu cơng nợ.
Xử lý giảm giá, hàng trả lại, nợ khĩ địi.
Kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Chú ý: Đối với các đơn vị lớn địi hỏi phải cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động hữu hiệu thì chúng ta cần cân nhắc cĩ cần kiểm tra hệ thống hay chỉ thực hiện kiểm tra chi tiết. Việc kiểm tra hệ thống khơng cần áp dụng cho các đơn vị nhỏ và đơn vị khơng cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ vì khơng hiệu quả về mặt thời gian và chi phí.
Việc kiểm tra hệ thống về cơ bản được thực hiện trên cơ sở chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh theo dõi từ lúc đặt hàng đến lúc thanh tốn (Walkthrough test) đối với các vấn đề:
Kiểm tra tính liên tục của hĩa đơn, đơn đặt hàng đến (lệnh giao hàng (riêng việc này cĩ thể làm một số tháng hoặc cả năm ).
Kiểm tra việc ký duyệt đối với :
Việc chấp hành đơn đặt hàng (kể cả duyệt bán chịu).
Quy định giá, thay đổi giá và chiết khấu.
Hĩa đơn hủy cho hàng trả lại hay hĩa đơn giảm giá (Credit note).
Kiểm tra sự chính xác trong tính tốn của lệnh giao hàng, hĩa đơn…
Đối chiếu lệnh giao hàng với hĩa đơn,đơn đặt hàng, hoặc credit note (nếu cĩ) với phiếu nhập hàng trả lại.
Đối chiếu số liệu doanh thu với số liệu của phịng kinh doanh hoặc phịng kế hoạch.
Kiểm tra xem nghiệp vụ bất kỳ cĩ đựơc ghi sổ khơng, cĩ ghi trùng hay khơng.
Định kỳ cĩ đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết khơng, cĩ gửi thư đối chiếu cơng nợ khơng.
Các khoản nợ cĩ được phân tích thường xuyên, khách hàng chậm thanh tốn cĩ được địi nợ thường xuyên khơng, các khách hàng nợ khĩ địi cĩ dự phịng khơng.
Đảm bảo sự phân chia nhiệm vụ giữa kế tốn, thủ quỹ, thủ kho và phịng kinh doanh.
Kết luận: (thảo luận với nhĩm trưởng).
Từ việc kiểm tra trên phạm vi kiểm tra chi tiết sẽ:
Giới hạn lại trong một số tháng (như các tháng cĩ biến động lớn, hoặc các tháng gấn cuối năm…) hay giới hạn trong một số thủ tục như: phân tích, kiểm tra phân chia niên độ, kiểm tra các nghiệp vụ bất thường… trên các rủi ro cịn lại.
Giữ nguyên mức độ kiểm tra và các bước như trong chương trình kiểm tốn chi tiết doanh thu và phải thu khách hàng.
Thủ tục phân tích
So sánh tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu của năm nay với năm trước, sau đĩ xem xét các yếu tố tác động đến sự thay đổi này (về giá cả, số lượng hàng bán và giá vốn hàng bán - liên hệ thêm ở chương trình giá vốn hàng bán).
So sánh sự biến động doanh thu giữa các tháng cĩ phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị hay khơng (về tình hình thị trường nĩi chung, các chính sách bán hàng, tình hình kinh doanh của cơng ty nĩi riêng). Chú ý so sánh doanh thu cuối năm với doanh thu tháng đầu năm sau.
Ước tính doanh thu căn cứ vào mức giá bình quân nhân với số lượng hàng bán, hay nhân với số lượng hội viên, số lượng phịng cho thuê hoặc diện tích đất cho thuê... nếu khơng tính được tổng thể thì cĩ thể chọn một số hợp đồng lớn). So sánh số ước tính và số trên sổ để phát hiện cĩ biến động bất thường hay khơng. Nếu cĩ trao đổi với đơn vị, hoặc kiểm tra chi tiết các lĩnh vực cịn nghi vấn.
Thủ tục kiểm tra chi tiết
Kiểm tra cộng dọc, cộng ngang trên bảng kê.
Xem lướt qua bảng kê cĩ sự bất thường về giá cả, chiết khấu thanh tốn, giảm giá, hàng trả lại ...
Đối chiếu với doanh thu gộp, các khoản điều chỉnh với sổ nhật ký bán hàng, và với tài khoản tổng hợp trên sổ cái.
Kiểm tra phương pháp ghi nhận doanh thu cĩ nhất quán so với năm trước khơng.
Chọn mẫu hĩa đơn trong vài tháng (chú ý chọn các tháng cĩ biến động nhiều):
Đối chiếu các hĩa đơn với bảng kê doanh thu để xem xét sự chính xác về tên người mua hàng, số lượng, giá cả, số tiền, chiết khấu thương mại, hoa hồng.
Kiểm tra việc tính tốn, kiểm tra trên hĩa đơn và việc ký duyệt trên hĩa đơn.
Đối chiếu với bảng kê khai thuế VAT đầu ra.
Đối chiếu giá bán so với quy định, và các điều khoản về chiết khấu thương mại, hoa hồng so với quy định.
Sau đĩ chọn từ bảng kê để đối chiếu ngược lại với hĩa đơn, với các bước kiểm tra tương tự như trên.
Riêng đối với các hợp đồng xây dựng hoặc cho thuê dài hạn cần xem xét các điều khoản quy định trong một số hợp đồng lớn.
Kiểm tra việc phân chia niên độ (kết hợp với kiểm tra phân chia niên độ bên hàng tồn kho).
Chọn hĩa đơn, lệnh giao hàng 05 (hoặc 10) ngày cuối năm tài chính để đảm bảo doanh thu được ghi vào kỳ này.
Chọn hĩa đơn, lệnh giao hàng 05 (hoặc 10) ngày đầu năm tài chính kế tiếp để kiểm tra doanh thu cĩ ghi nhận vào kỳ sau khơng.
Đối chiếu hàng xuất bán được ghi nhận trên doanh thu với hàng xuất được ghi nhận trên giá vốn hàng bán 05 ngày cuối năm.
Đối với các hợp đồng xây dựng, xem xét các biên bản đánh giá khối lượng cuối năm, hoặc hĩa đơn gửi cho khách hàng cuối năm.
Doanh thu cĩ gốc ngoại tệ cĩ phản ánh theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh, hoặc tỷ giá bình quân tháng khơng.
Các thủ tục bổ sung (nếu cĩ)