kế hoạch kinh doanh, có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tính hiệu quả trong kinh doanh - chính là hợp lý số tồn tại các cửa hàng và trong hệ thống.
- Số tồn: Phòng mua phải xác định được số tồn là bao nhiêu nhằm cân đối giữa việc đáp ứng và tính hiệu quả. Nếu số tồn nhiều- khả năng đáp ứng nhanh chóng về biến động nhu cầu của khách, nhưng thay vào đó là một số chi phí phát sinh, ảnh hưởng đến tài chính.
Cân bằng tồn kho: bằng cách phân loại hàng mùa vụ, hàng bán quanh năm. - Phân loại cửa hàng: việc phân loại cửa hàng, đánh số ưu tiên cho cửa hàng là khá cần thiết trong việc hiệu quả bán hàng và liên quan đến số tồn của cửa hàng, của cả hệ thống.
- Điều phối hàng hóa: là việc thực thi các đơn hàng khách đặt và giao các sản phẩm đến khách hàng.
Bốn yếu tố này quyết định đến việc lập kế hoạch đặt hàng và xuyên suốt cho cả hoạt động cung ứng.
Kế toán kho: Nghiệp vụ của kế tốn kho: Điều phối hàng hóa
Nhập mua: Nhãn hàng gì? Số tồn: xác định số tồn hợp lý Lập kế hoạch đặt hàng
Phân loại cửa hàng (nơi nào bán tốt)
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản lý Kinh doanh + Duyệt đơn hàng vào hệ thống.
+ In tem và xuất phiếu xuất kho đi ra các cửa hàng.
+ Tham gia các công tác kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, chịu trách nhiệm lập biên bản đề xuất xử lý nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, nộp về cho phịng kế tốn tài chính.
Nhà phân phối: Phòng mua nhận đơn hàng từ cửa hàng và căn cứ trên số lượng phát sinh hàng tháng cho từng cửa hàng để lên đơn đặt hàng.
NPP tiếp nhận đơn hàng của phòng mua hàng, và chốt lại đơn hàng đáp ứng gửi lại cho phịng mua
Cập nhật bảng giá mới (nếu có) cho phịng mua, chịu trách nhiệm về toàn bộ chất lượng của hàng hóa trước pháp luật.
Bộ phận kho bãi: Nhiệm vụ của kho: + Nhận hàng từ NPP.
+ Dán tem và xuất hàng từ kho đi các cửa hàng và cho khách.
+ Sắp xếp hàng hóa, cập nhật tình trạng hàng hóa cho các bộ phận liên quan
Cửa hàng:
+ Cửa hàng tiếp nhận đơn hàng của khách, tư vấn và bán hàng cho khách. + Gửi đơn đặt hàng cho Phòng mua hàng.
+ Nhận hàng trực tiếp từ NPP và hàng từ kho bãi ra cửa hàng + Duyệt phiếu nhập hàng
+ Dán tem và cho lên quầy kệ
Để đảm bảo tính đa dạng của hàng hóa về chủng loại, nhãn hàng, phịng mua phải liên tục cập nhật thơng tin, lập kế hoạch hàng hóa- tìm kiếm nhà cung ứng mới phù hợp với kế hoạch kinh doanh của hệ thống. - Chủ động tìm kiếm và lấy báo giá NPP, đánh giá xem hàng hóa có cạnh tranh trên thị trường. Sau đó chủ động đề nghị cấp trên duyệt mua.
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản lý Kinh doanh -Trong quá trình đợi phê duyệt từ trưởng phịng mua hàng hoặc ban giám đốc, nếu không phù hợp, giá cả không cạnh tranh được, nhân viên mua hàng phải tìm kiếm lại đối tác, nguồn hàng.
-Sau khi đã được sự phê duyệt của cấp trên, sẽ tiến hành ký hợp đồng và đặt hàng
- NPP tiếp nhận đơn hàng, tiến hành giao hàng và kết hợp với kho bãi của cơng ty kiểm tra hàng hóa.
-Hàng hóa được nhập vào kho bãi, và xuất đi theo kế hoạch.
Đến thời gian thanh toán trên hợp đồng, kế toán tiến hành thanh tốn cho NPP
2. Kiểm sốt quy trình cung ứng
Kiểm sốt thông tin và ứng dụng công nghệ.
Công ty CP VeeGroup Việt Nam là công ty bán lẻ, với xu thế cạnh tranh tồn cầu hiện nay, cơng nghệ thơng tin đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch kinh doanh cũng như lợi thế cạnh tranh.
Kỹ thuật,phần mềm, công nghệ thông tin là yếu tố tạo ra sự hiệu quả và tính liên tục của hệ thống. Cơng ty CP VeeGroup đang sử dụng hệ thống phần mềm HTSoft quản lý số liệu. Hầu hết các nhân viên đều có một mã ID để đăng nhập.
Những dữ liệu bán hàng và các thông tin truyền thơng, là cơng cụ hỗ trợ cho bộ phận phịng mua.
Kiểm sốt nguồn hàng.
Q trình nhập hàng của bộ phận mua hàng- đội cung ứng công ty CP VeeGroup Việt Nam được kiểm sốt bởi ban giám đốc, trưởng phịng mua hàng.
Quá trình điều phối đơn hàng sẽ được kiểm soát bởi bộ phận mua hàng, kế toán, vận chuyển và bộ phận bán hàng, cụ thể:
Luận văn tốt nghiệp
Khoa Quản lý Kinh doanh - Bộ phận mua hàng và kế toán kiểm soát đơn hàng luân chuyển nội bộ từ kho đi các cửa hàng và chi nhánh.
-Phịng mua kiểm sốt cả đơn hàng đặ trực tiếp với NPP. Trong trường hợp quá thời gian giao hàng, mà chưa nhận được hàng, nhân viên mua hàng phải liên lạc với NPP để hoàn thành đơn hàng.
- Vận chuyển và bộ phận bán hàng sẽ kiểm soát đơn hàng từ cửa hàng hoặc từ kho đi cho khách.
Kiểm sốt nguồn hàng chính là hạn chế những rủi ro về chất lượng sản phẩm, giá cả đảm bảo tính cạnh tranh, xác định đúng định hướng kinh doanh của cơng ty.
Kiểm sốt số tồn kho
Kiểm sốt số tồn giúp cho việc cung ứng hàng hóa được nhanh hơn, đảm bảo được hiệu quả kinh doanh, giao hàng ổn định và vòng quay của vốn. Kiểm sốt được số tồn sẽ tính được lượng lưu trữ tại kho.
Có 2 loại tồn kho cơ bản: