CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.1 Định hướng phát triển của Công ty
Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, công ty Đông Dương đã đề ra mục tiêu tiếp tục năng cao chất lượng dịch vụ cũng như tăng doanh thu. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với tồn bộ các hoạt động của Công ty. Để thực hiện được mục tiêu khó khăn này, Cơng ty đang nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ ở trong nước. Cùng với đó, Cơng ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
- Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, đổi mới thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận.
- Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, chú trọng tới thị trường Châu Á (Trung Quốc, Nhật, các nước Đông Nam Á..), Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, nhưng vẫn chủ yếu chú trọng vào phương thức giao nhận bằng đường biển trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm.
- Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban trong văn phịng cơng ty vì lợi ích chung của tồn cơng ty.
- Thường xun tổ chức các cuộc họp phịng ban và họp tồn thể công ty, đưa ra các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn cho các cán bộ nhân viên để truyền
đạt kinh nghiệm, hồn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao được ý thức trách nhiệm đối với Công ty.
4.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty CPGNVT Đông Dương
Để nâng cao hiệu quả trong cơng tác giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương, điều trước tiên Cơng ty cần hồn thiện các cơng tác trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đặc biệt chú trọng đến 3 khâu Chuẩn bị chứng từ nhận hàng; làm thủ tục hải quan; kiểm hóa và nhận hàng tại cảng . Từ đó làm tiền đề nâng cao cao công tác giám sát và điều hành giúp cho công tác giám sát và đièu hành trở lên linh hoạt và hiệu quả hơn hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
* Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
Việc làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thông suốt, dễ dàng hơn. Công ty nên có những giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
- Phân công hai người cùng thực hiện cơng việc chuẩn bị, kiểm tra, hồn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào cịn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc khơng phù hợp.
- Cần phân cơng người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
* Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên Đông Dương sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là:
+ Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
+ Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu
- Đối với khẩu kiểm hóa:
Đây sẽ là khâu quyết định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay khơng, vì thế nhân viên Cơng ty cần làm tốt khâu này.
+ Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho chủ hàng đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng.
+ Phân cơng cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được mặt hàng nhập khẩu và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hải quan chất vấn.
* Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên Đông Dương phải hết sức lưu ý. Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hoặc địa điểm diễn ra cơng tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại quá trình nhận hàng. Việc biết rõ địa điểm thời gian kiểm hóa sẽ giúp cho Trưởng phịng và BGĐ chủ động hơn trong việc giám sát và đièu hành việc kiểm hóa .
- Kiểm tra hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác. Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có đúng hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn.
- Số lượng và chất lượng hàng là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm. Nhân viên Công ty cần căn cứ vào bản thảo hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho chính xác. Q trình kiểm hàng cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép.
- Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm (nếu có) cũng phải được lưu ý đối với nhân viên Đông Dương khi kiểm hàng để chắc chắn hàng nhận cịn ngun vẹn. Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết.
* Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới
Cơng ty muốn phát triển lâu dài thì cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động của mình.
Trước hết là trình độ về nghiệp vụ, cho dù mỗi nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trị của Cơng ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là khơng thể phủ nhận. Cơng ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh. Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo giữa ngắn hạn và dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích lũy kinh nghiệm.
Bên cạnh đó, nhân viên trong cơng ty cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc nhóm, cùng nhau giám sát các hoạt động của tất cả nhân viên trong phịng. Từ đó mới giảm thiểu những lỗi sai phổ biến trong các khâu trong quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Đưa ra những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hồn thành tốt, ít để xảy ra sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh.
* Đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập khẩu
Thực tế cho thấy, mặc dù các phịng ban của Cơng ty đều đã được trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… nhưng hầu hết các náy này cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh trong Cơng ty. Vì thế, một hệ thống máy tính hiện đại truy cập được vào Internet sẽ rất cần thiết để tạo thuận tiện trong giao dịch đối với các đối tác cũng như tăng cường sự quản lý, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, các chi nhánh hơn nữa.
Các nhân viên chuyên đảm nhận các nhiệm vụ chủ chốt trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển (người quản lý, lãnh đạo, chuên viên…) ngoài việc trang bị điện thoại di động để liên lạc thì Cơng ty nên đầu tư máy tính xách tay cho họ để họ làm tốt hơn vai trị của mình.