CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Thực trạng giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
3.3.2 Thực trạng điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tạ
biển tại công ty CPGNVT Đông Dương
Công tác điều hành cần phải đi liền với công tác giám sát. Trong q trình giám sát nếu phát hiện ra sai sót nhỏ thì nhân viên phụ trách sẽ chịu trách nhiệm báo cáo với Trưởng phịng và Trưởng phịng tiến hành điều hành cơng việc. Nếu gặp phải những sai sót hay lỗi lớn, trưởng phịng sẽ trình lên ban giám đốc và đợi quyết định điều hành của ban giám đốc, từ đó sẽ diều hành nhân viên phụ trách giải quyết những sai sót rủi ro đó.
Bảng 3.6 Tổng hợp kết quả phiếu điều tra cơng tác điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty CPGNVT Đơng Dương
(trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1điểm, gặp ít khó khăn - 2 điểm, bình thường- 3 điểm, làm tốt- 4 điểm, rất tốt- 5 điểm)
Các chỉ tiêu Mức độ đánh giá ĐTB
5 4 3 2 1
1. Chuẩn bị để nhận hàng 50% 27.8% 22.2% 3.75 2. Làm thủ tục hải quan 14.2% 61.1% 24.7% 2.915 3. Kiểm hóa và nhận hàng tại cảng 20.5% 47% 32.5% 3.875
4. Giao hàng cho chủ hàng 50% 50% 4.5
5. Quyết tốn 20% 50% 30% 3.875
(Nguồn: phiếu điều tra+ tính tốn của tác giả)
Chuẩn bị để nhận hàng
Công tác điều hành trong khâu chuẩn bị để nhận hàng được nhân viên đánh giá rất tốt với 50% số phiếu điều tra cho điểm rất tốt, 27.8% số phiếu cho điểm 3.75. Chính bởi vì, cơng tác giám sát trong khâu chuẩn bị để nhận hàng được thực hiện tốt nên công tác điều hành cũng được thực hiện tốt. Trong quá trình giám sát việc khai thác chứng từ cũng như việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng phát hiện ra sai sót hay lỗi sẽ được nhân viên ghi chép lại và tiến hành thông báo với các bên liên quan để sửa chứng từ. Chính vì vậy, cơng tác điều hành tại khâu này cũng diễn ra một cách thuận lợi.
Ví dụ, trong trường hợp đối với những lơ hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Cơng Thương sẽ gây khó khăn, hạn chế, tốn kém cho quá trình NK của cơng ty do q trình xin và nhận giấy phép NK của công ty thường kéo dài trong vòng 4 – 5 ngày đồng nghĩa với việc dù hàng đã về kho hải quan nhưng do chưa nhận được giấy phép nên hàng khơng được chuyển vào nội địa. Do đó để hạn chế tối đa thời gian chờ đợi lấy giấy phép : thiếu các chứng từ và giấy tờ có liên quan, lỗi chính tả… nên trưởng bộ phận XNK ln cử là một nhân viên chuyên làm nhiệm vụ này. Điều này thể hiện sự chuyên mơn hóa khá cao trong cơng tác điều hành xin giấy phép NK. Nhân viên này sẽ biết chính xác các giấy tờ, chứng từ cần cho việc xin giấy phép, địa chỉ, phòng ban phụ trách hoạt động cấp giấy phép…Tuy
nhiên, chun mơn hóa cũng sẽ là nhược điểm rất lớn nếu như nhân viên chuyên trách này ốm hoặc nghỉ việc đột xuất, cơng ty sẽ khó tìm ngay được người thay thế có thể đảm nhiệm tốt công việc này.
Hoặc trong quá trình kiểm tra chứng từ nhân viên phát hiện ra các lỗi như: tên Shipper hoặc Consignee hoặc các chỉ số thơng tin( số lượng kiện, khối lượng, thể tích..) trên MBL, BHL bị sai so với trên invoice và các chứng từ khác. Ví dụ như, trong lơ hàng của Công ty Cổ phần thiết bị Ban Mai, địa chỉ Số 31 - 521/31, đường Trương Định, Phường Tân Mai, Quận Hoàng Mai, Hà Nội ngày hàng về là 24/09/2016. Trong quá trình kiểm tra chứng từ nhân viên của công ty phát hiện phần “Gross Weight” trong HBL và trong Packing list bị lệch nhau. Đối với trường hợp này, nhân viên chịu trách nhiệm sẽ ghi chú lại và liên hệ với địa lý của mình( Daijin express CO.,LTD) bên đầu Shipper để sửa lại thơng tin cho chính xác và thống nhất với bộ chứng từ. Hoặc trong lô hàng của Công ty TNHH và dược phẩm Thành An. Khi kiểm tra chứng từ phát hiện thấy số lượng kiện trong MBL khơng chính xác như trong Packing List mà khách hàng cung cấp. Lúc này nhân viên phụ trách sẽ liên hệ với khách hàng để thông báo cho khách hàng về lỗi trên MBL đồng thời liên hệ với hãng tàu SITC để sửa lại thông tin trên vận đơn. Tuy nhiên, việc sửa lại thông tin trên MBL khi tàu đã rời cảng sẽ phải chịu chi phí sửa chữa, nhưng do lỗi này được xác định là do sự bất cẩ của nhân viên cơng ty trong q trình kiểm tra chứng từ trước đó khi hãng tàu gửi bản Draft MBL để kiểm tra trước, chính vì vậy, việc chịu phí sửa bill sẽ do công ty chịu trách nhiệm chi trả.
Đối với những lỗi nhỏ và phổ biến như trên, công tác điều hành cũng diễn ra không mấy phức tạp, chủ yếu là do nhân viên phụ trách tự xử lý và sau mỗi tuần sẽ làm bản báo cáo về các lỗi phát sinh trong tuần nộp cho trưởng phòng để tiện cho việc giám sát hơn.
Làm thủ khai báo hải quan
Do Khoảng cách về địa lý cũng như nhân viên không quen với các thủ tục dứoi cảng nên công ty cũng đã giao việc nay cho các Đại lý của mình ở Cảng thực hiện. Trong quá trình thực hiện, trưởng bộ phận XNK luôn cử một nhân viên chuyên hỗ trợ Đại lý Cảng: nếu có bất kỳ khó khăn, rắc rối nào đều phải liên hệ trực tiếp với nhân viên này hoặc trưởng bộ phận XNK để tránh trường hợp hàng bị giữ
lại tại cảng gây tốn kém cho công ty. Hiện nay, để tiết kiệm thời gian, thuận tiện và chính xác hơn trong các tác thủ tục hải quan và số tiền thuế phải nộp công ty đã tiến hành khai hải quan điện tử qua phần mềm VNACCS.
Theo kết quả điều tra, công tác điều hành làm thủ tục hải quan của công ty mới chỉ được đánh giá ở mức độ bình thường 2.915 điểm, là do trong quá trình chuẩn bị và lập hồ sơ hải quan của nhân viên công ty và nhân viên Đại lý Cảng cịn có những sai sót nhất định: thiếu giấy tờ có liên quan, sai lỗi chính tả, viết sai tên nhà XK. Đồng thời thủ tục hải quan khá rườm rà cũng là nhân tố góp phần làm giảm hiệu quả của công tác điều hành làm thủ tục hải quan của cơng ty.
Điển hình phải kể đến lơ hàng của Công ty TNHH Fly Tech Việt Nam nhập về mặt hàng dây cáp USB, đầu chuyển đổi… ngày hàng về là 22/11/2016. Khi khai nhân viên áp mã HS mặt hàng dây cáp là 85444299, nhưng khi khai trên phần mềm VNACCS thì Cơ quan Hải quan khơng chấp nhận mã HS này và yêu cầu phải áp mã HS 85444291. Khi nhận được chỉ thị của Hải quan, nhân viên phụ trách sẽ báo cáo với trưởng phòng XNK, Trưởng phòng sẽ giao cho nhân viên liên hệ trực tiếp với đại lý của mình dưới cảng Hải Phịng để hỏi thêm thơng tin về vấn đề trên, sau đó sẽ thơng báo với khách hàng về việc áp lại mã thuế và sẽ phải tăng thuế lên. Sau khi khách hàng đồng ý thì nhân viên phụ trách sẽ sửa lại tờ khai và khai lại tờ khai. Do việc áp sai mã thuế nên lô hàng này bị kéo dài thời gian lưu kho tại cảng và cơng ty đã phải chịu chi phí lưu kho tại cảng mất 2 ngày, làm chậm quá trình nhận hàng cũng như giao hàng cho khách.
Kiểm hóa và nhận hàng tại cảng
Trong q trình giám sát, nếu có bất kỳ biến cố nào xảy ra, nhân viên Công ty Đông Dương đều nắm bắt kịp thời tình trạng của hàng hóa vì vậy việc điều hành đối với khau này cũng khơng gặp nhiều khó khăn do có sự trợ giúp của Đại lý Cảng. Đối với những lô hàng cần kiểm hóa, cơng ty sẽ thuê công ty giám định VINACOTROL giám định cho hàng hóa của mình. Trong cơng tác điều hành kiểm hóa và nhận hàng tại cảng được nhận viên cơng ty đánh giá là 3.875 điểm- khá tốt. Trong q trình kiểm hóa và nhận hàng sẽ xảy ra một số rủi ro như sau: hàng hóa bị hỏng, cont bị hư hay thiếu hàng….
Đối với mỗi biến cố xảy ra sẽ có phương pháp điều hành khách nhau. Như đối với lơ hàng của Công ty Fuji Việt Nam khi tái nhập lô hàng đầu gắn linh kiện điện tử vào ngày 12/10/2016, lúc khai hải quan bị phân vào luồng đỏ, ngay lập tức trưởng phòng XNK sẽ giao cho nhân viên phụ trách liên hệ với Cơ quan Hải quan để tiến hành kiểm hóa lơ hàng.
Hoặc gần đây nhất, khi nhân viên mở cont kiểm tra hàng hóa đã phát hiện ra lô hàng của công ty Fuji nhập về ngày 20/12/2016 bị hỏng. Ngay lập tức trưởng phòng XNK đã cùng với nhân viện phụ trách lô hàng liên hệ với khách hàng và bên giám định để làm biên bản xác nhận hư hỏng sau đó gửi mail thơng báo tình trạng hư hỏng cho khách hàng. Và timg ra nguyên nhân lỗi do trong q trình, bốc xếp và vận chuyển hàng hóa về tại địa điểm giao hàng đã xảy ra sự cố làm hỏng hàng và công ty chịu trách nhiệm về những tổn thất trên. Trưởng phòng trực tiếp liên hệ với khách hàng để thơng báo tình trạng hàng hóa như hình dưới:
Giao hàng cho chủ hàng
Sau khi hàn đã được nhận tại cảng, tùy vào nhu cầu của khách hàng mà trưởng phòng giao cho nhân viên phụ trách đi giao hàng cho khách. Đối với những khách hàng muốn tự lấy hàng tại cảng, trưởng phòng sẽ giao cho nhân viên liên hệ với bên đại lý để giao hàng cho khách và yêu cầu đại lý gửi biên bản đã giao hàng lại cho công ty. Đối với những khách hàng thuê công ty vận chuyển hàng về địa điểm khách hàng quy định, trưởng phòng sẽ cử nhân viên phụ trách lấy hàng và trả hàng cho khách đến đúng địa điểm khách yêu cầu và yêu cầu khách hàng ký biên bản nhận hàng.
Nhìn chung, cơng tác điều hành trong khâu này khơng gặp khó khăn gì, đơi khi có thể phát sinh trường hợp do đường tắc nên việc giao hàng sẽ bị hỗn lại. Lúc này nhân viêm phụ trách sẽ thơng báo với trưởng phòng, trưởng phòng sẽ liên hệ với khách hàng để xin lỗi và thông báo lại thời gian giao hàng.
Quyết tốn và hồn trả chứng từ
Thông thường đối với những khách hàng mới lần đầu công ty Đông Dương sẽ yêu cầu khách hàng thanh tốn tiền cước phí trước thì mới nhả lệnh giao hàng cho khách hàng. Đối với những khách hàng mà chưa có điều kiện trả thì trưởng phịng sẽ u cầu nhân viên liên hệ với khách hàng ký biên bản vay nợ, sau đó mới nhả lệnh kéo hàng về cho khách hàng. Nếu khách hàng không chấp nhận ký nợ, công ty Đông Dương sẽ kéo hàng về kho và giữ hàng đến khi khách hàng thanh tốn cước phí mới nhả lệnh cho khách kéo hàng về kho của mình.
Cịn đối với những khách quen công ty sẽ gia hạn trả nợ cho khách hàng trong vòng 15 ngày kể từ ngày khách hàng nhận được hàng. Thông thường những trường hợp không ký giấy nợ hay không tả nợ xảy ra ở cơng ty Đơng Dương rất ít.
Với việc hồn chứng từ và hóa đơn cước của các nhân viên luôn được trưởng phịng nhắc nhở. Nhưng có một số trường hợp do việc làm hóa đơn cước của dưới cảng diễn ra lâu chính vì vậy việc hồn trả chứng từ và hóa đưn cước cho khách hàng bị chậm so với quy định. Trưởng phòng sẽ cân nhắc xem xét lỗi và phạt lỗi nghiệp vụ đối với nhân viên khi cần.
Sau khi lấy được chứng từ và hồn trả đầy đủ cho khách hàng, trưởng phịng XNK yêu cầu nhân viên hồn thiện hồ sơ lơ hàng và gửi cho Giám đốc ký để hồn thành lơ hàng.