CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Thực trạng giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
3.3.1 Thực trạng giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tạ
biển tại công ty CPGNVT Đông Dương
Dưới đây là bảng số liệu sơ cấp thu thập được về thực trạng giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Đông Dương.
Bảng 3.4 Tổng hợp kết quả phiếu điều tra giám sát quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty CPGNVT Đơng Dương
(trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1điểm, gặp ít khó khăn - 2 điểm, bình thường- 3 điểm, làm tốt- 4 điểm, rất tốt- 5 điểm)
Các chỉ tiêu Mức độ đánh giá ĐTB
5 4 3 2 1
1. Chuẩn bị để nhận hàng 12.5% 50% 37.5% 3.75 2. Làm thủ tục hải quan 12.5% 62.5% 25% 2.875 3. Kiểm hóa và nhận hàng từ tàu 12.5% 37.5% 37.5% 12.5% 3.5
4. Giao hàng cho chủ hàng 50% 50% 4.5
5. Quyết toán 25% 50% 25% 4
(Nguồn: phiếu điều tra+ tính tốn của tác giả)
Khách hàng và bộ phận giao nhận
Kiểm hóa và nhận hàng tại cảng Làm thủ tục khai báo hải quan
Chuẩn bị để nhận hàng
Quyết toán và hoàn trả chứng từ Giao hàng cho khách
Chuẩn bị để nhận hàng
Đây là khâu mà nhân viên của Đông Dương nhận hồ sơ bản mềm hoặc bản cứng từ khách hàng hoặc bộ phận giao nhận bàn giao để khai thác và kiểm tra thông tin trong chứng từ, hoặc mua tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa( nếu cần). Sau đó lên kế hoạch chuẩn bị kho bãi, phương tiện và công nhân để xếp dỡ.
Công tác giám sát việc khai thác và kiểm tra chứng từ tại công ty Đông Dương rất được quan tâm và chú trọng, vì thơng tin trên các chứng từ có ảnh hưởng rất lớn đối với những khâu tiếp theo, nếu thông tin trên chứng từ sai sẽ dẫn đến những sai sót trong khâu tiếp theo. Thơng thường cơng ty sẽ dùng cả 2 phương pháp hồ sơ và vi tính để giám sát việc khai thác và kiểm tra chứng từ lô hàng.
Đối với phương pháp hồ sơ, nhân viện của phịng chứng từ sẽ phải điền thơng tin của lơ hàng vào trang bìa hồ sơ và đính kèm tất cả các chứng từ nhận được từ khách hàng hoặc bộ phận giao nhận vào bìa hồ sơ này.
Hình 3.1 Hồ sơ kiểm sốt thực hiện lơ hàng
( Nguồn: Phịng XNK)
Đối với phương pháp giám sát bằng vi tính, các nhân viên phịng chứng từ sẽ phải update thơng tin của lô hàng lên phần mềm tương tự như một file excel có đầy đủ thơng tin như hình dưới đây:
Hình 3.2 Hồ sơ giám sát thơng tin lơ hàng tại Cơng ty CPGNVT Đơng Dương
( Nguồn: Phịng XNK)
Đối với phương pháp giám sát bằng máy vi tính, nhân viên phòng chứng từ chịu trách nhiệm trực tiếp với lơ hàng mình theo dõi sẽ phải cập nhật thơng tin lơ hàng thường xuyên. Khi thực hiện theo phương thức này tất cả các nhân viên trong bộ phận chứng từ cũng như ban giám đốc sẽ biết được tình hình thực hiện của lơ hàng hiện nay như thế nào, thông tin lơ hàng có chính xác hay khơng…, từ đó nhằm hạn chế tối đa những sai sót xảy ra đối với các khâu tiếp theo. Tuy nhiên, vấn đề làm việc nhóm của nhân viên trong cơng ty vẫn cịn rất yếu kém, chính vì vậy, việc giám sát chéo giữa các nhân viên vẫn cịn rất hạn chế, nên trong q trình kiểm tra chứng từ vẫn mắc phải một số lỗi thông thường.
Theo kết quả điều tra bảng 3.4 thì có 37.5 % ý kiến đánh giá khâu này thực hiện ở mức trung bình, 12.5% đánh giá rất tốt, cịn 50% đánh giá là tương đối tốt. Mức điểm trung bình là 3.75, có thể đánh giá chung là tương đối tốt, vì khâu này được các nhân viên của cảng giúp đỡ rất nhiều khi nhận kho bãi và chuẩn bị nhân công để nhận hàng.
Trong quá trình khai thác và kiểm tra chứng từ các nhân viên cần phải chú ý đến sự phù hợp của các chứng từ, nếu có C/O thì cần căn cứ trên C/O để đối chiếu với các chứng từ khác. Thơng thường trong q trình kiểm tra chứng từ nhân viên phòng giao nhận thường thấy những lỗi cơ bản sau: tên Shipper hoặc Consignee hoặc các chỉ số thông tin( số lượng kiện, khối lượng, thể tích..) trên MBL, BHL bị sai so với trên invoice và các chứng từ khác; khách hàng gửi chứng từ nhưng bị thiếu….
Ngồi ra, trong khâu này các nhân viên ln phải chú ý một điều đó là, khi nhận được chứng từ sẽ phải kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu có thuộc vào diện phải xin giấy phép nhập khẩu hay kiểm tra chất lượng, dán nhãn năng lượng… hay không để chuẩn bị hồ sơ làm kiểm tra chất lượng hoặc xin giấy phép nhập khẩu….. Ví dụ, nhập khẩu sữa của Cơng ty TNHH và dược phẩm Thành An bắt buộc cần phải làm kiểm tra chất lượng đối với sản phẩm này. Nhân viên chịu trách nhiệm sẽ báo cáo với trưởng phòng về vấn đề này và liên hệ với bên Thành An để họ chuẩn bị hồ sơ tiến hành làm kiểm tra chất lượng có thể tự họ làm hoặc thơng qua công ty Đông Dương.
Làm thủ tục khai báo hải quan
Căn cứ vào bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, nhân viên bộ phận chứng từ kiểm tra đối chiếu với giấy phép nhập khẩu, các văn bản của cơ quan chuyên ngành ngày phương tiện cập cảng, sau đó khai báo vào tờ khai nhập khẩu.
Đối với khâu này thường mắc sai sót khi áp thuế NK, lập thiếu chứng từ, cụ thể số lượng hợp đồng sai sót khi tiến hành làm thủ tục hải quan được nêu rõ trong bảng số liệu 3.2 mức độ công tác giám sát khâu này được đánh giá trung bình là 2.875, cịn gặp nhiều khó khăn.
Bảng 3.5 Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập khẩu tại CƠng ty Đơng Dương
Năm Chỉ tiêu 2014 2015 2016 Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển 145 163 197 Số hợp đồng sai sót 10 8 12 + Do thiếu chứng từ 4 3 5 + Do áp thuế sai 3 5 4 + Do các nguyên nhân khác 3 0 3 (Nguồn: Phịng XNK)
Cơng tác giám sát trong khâu làm thủ tục khai báo hải quan còn gặp nhiều vấn đề khó khăn và chưa thực sự được chú trọng. Cơng tác giám sát khâu này chỉ đơn
hàng hoặc bộ phận giao nhận để lên tờ khai nháp. Sau khi khai xong tờ khai nháp sẽ tiến hành khai thử và khai thuế, sau đó sẽ in tờ khai ra để gửi cho khách hàng và CC tất cả những nhân viên và trưởng phịng để check lại thơng tin như hình dưới đây:
Sau khi khách hàng phản hồi lại, nếu cần sửa nhân viên phụ trách sẽ sửa lại theo yêu cầu của khách hàng, cịn khơng thì sẽ truyền tờ khai thật.
Chính vì cơng tác giám sát trong khâu này khơng chặt chẽ nên vẫn mắc một số lỗi cơ bản như: áp thuế sai và thiếu chứng từ. Đây là các lỗi dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ gồm có rất nhiều loại giấy tờ (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa,…) lại kèm theo nhiều khoản mục ghi trên đó (tên hàng, tên cảng đi, tên cảng đến, số vận đơn, số giấy phép,…). Nhưng đôi khi việc thiếu chứng từ là do bên khách hàng giao thiếu cho công ty, song do nhân viên công ty đã không kịp thời phát hiện ra để thông báo cho khách hàng bổ sung hoặc báo để khách hàng làm đơn xin hải quan cho nợ chứng từ.
Cịn việc áp thuế sai cũng là điều khó tránh khỏi do nhân viên áp thuế đôi khi chưa biết cụ thể về mặt hàng NK nên cũng không biết áp thuế như thế nào, ngun nhân có thể là do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới vào cịn yếu, chưa có kinh nghiệm để xử lý kịp thời những thiếu sót này. Điển hình của lỗi áp sai mã là lơ hàng của Cơng ty TNHH Fly Tech Việt Nam nhập về mặt hàng dây cáp USB, đầu chuyển đổi… ngày hàng về là 22/11/2016. Khi khai nhân viên áp mã HS mặt hàng dây cáp là 85444299, nhưng khi khai trên phần mềm VNACCS thì Cơ quan Hải quan khơng chấp nhận mã HS này và yêu cầu phải áp mã HS 85444291.
Ngoài ra, trong khâu này, nhân viên phụ trách sẽ phải chuẩn bị bộ hồ sơ để gửi xuống cho Công ty VVMV để tiến hành cho việc nhận hàng của khâu sau.
Kiểm hóa và nhận hàng tại cảng
Việc kiểm hóa và nhận hàng tại cảng cũng được đại lý của công ty dưới các Cảng phụ trách . Chính vì vậy, Cơng tác giám sát đối với khâu kiểm hóa và nhận hàng tại cảng cũng khá là đơn giản. Mọi công việc chủ yếu là giao cho đại lý thực hiện, nhân viên phụ trách sẽ chỉ cần liên hệ với người chịu trách nhiệm bên đại lý để biết tình hình kiểm hóa hay tình trạng của lơ hàng hiện nay như thế nào. Đối với những lơ hàng cần kiểm hóa- thường những lơ hàng vào luồng đỏ sẽ phải kiểm hóa, nhân viên cơng ty Đơng Dương sẽ liên hệ với đại lý yêu cầu khi làm xong kiểm hóa sẽ gửi bản scan xác nhận đã kiểm hóa qua mail cho mình và CC tất cả những nhân viên có liên quan đến lơ hàng cùng với trưởng phịng, giám đốc được biết.
Còn đối với những lơ hàng thơng thường, thường thì cơng ty Đơng Dương sẽ chỉ làm thủ tục thơng quan hàng hóa cũng như lấy lệnh cịn việc nhận hàng hóa là do khách hàng tự cử người xuốn tận cảng để nhận hàng. Vì vậy, việc giám sát cũng khơng có gì khó khăn. Hoặc đơi khi, khách hàng sẽ thuê bên Công ty Đông Dương để nhận hàng, lúc này nhân viên phụ trách bên Đông Dương sẽ phải liên hệ với địa lý yêu cầu họ kiểm tra hàng hóa, chụp ảnh số cont, số seal, tình trạng trước khi mở cont và tình trạng hàng hóa sau khi mở cont và gửi cho nhân viên bên Đông Dương và CC tất cả những nhân viên liên quan và khách hàng, việc này nhằm cơng khai tình trạng hàng hóa trước và sau khi nhận hàng.
Trong q trình kiểm hóa và nhận hàng nếu có bất kỳ biến cố nào xảy ra, nhân viên bên địa lý sẽ phải liên hệ trực tiếp với công ty Đông Dương để tiến hành giải quyết những biến cố và rủi ro xảy ra. Trong khâu này, công ty đã gặp rất nhiều rủi ro xảy ra như: hàng hóa sau khi mở hàng bị thiếu hoặc bị hỏng, gãy; cont bị méo mó… Sau khi nhận được tình hình của lơ hàng, nhân viên phụ trách sẽ phải làm báo cáo để báo cáo cho trưởng phòng và cùng trưởng phòng đưa ra hướng giải quyết.
Giao hàng cho chủ hàng
Cũng giống như khi nhận hàng tại cảng, sẽ có 2 hình thức đó là: khách hàng tự cử người xuống nhận hàng hoặc khách hàng sẽ thuê công ty nhận hàng và vận chuyển hàng đến tại địa điểm khách hàng quy định.
Đối với trường hợp 1, công tác giám sát rất đơn giản, khi khách hàng muốn tự xuống nhận hàng thì cơng ty Đơng Dương sẽ làm lệnh giao hàng và giấy giới thiệu gửi cho khách hàng để họ tự xuống cảng kéo cont về kho. Còn đối với trường hợp 2, khách hàng sẽ làm giấy ủy quyền cho công ty Đông Dương nhận hàng và vận chuyển hàng hóa về địa điểm khách hàng quy định. Khi nhận được hàng, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng ký vào biên bản đã nhận hàng đầy đủ. Đa số khách hàng sẽ tự mình xuống cảng lấy hàng về nên khâu giao hàng cho khách sẽ khơng gặp nhiều khó khăn. Trong khâu này, nhân viên cơng ty đánh giá ở mức điểm là 4.5- làm tốt.
Quyết toán và hồn trả chứng từ
Đây là khâu vơ cùng quan trọng, sau khi giao hàng cho khách nhân viên phụ trách sẽ phải liên hệ với địa lý hãng tàu và cảng để xin hóa đơn cước để thanh tốn các chi phí cịn lại và thanh tốn với cả khách hàng, đồng thời họ sẽ phải địi hóa đơn, chứng từ từ Cảng và hoàn trả chứng từ lại cho khách hàng trong vòng 7 ngày từ ngày khách hàng nhận được hàng. Việc tiến hành quyết toán và hồn trả chứng từ ln được Trưởng phòng giám sát và nhắc nhở sát sao, nếu bị chậm thời gian sẽ bị phạt nghiệp vụ 200 nghìn đồng/lỗi. Việc quyết tốn chi phí ln được giám sát sát sao bộ phận kế tốn cũng tham gia q trình giám sát khâu này.
Sau khi trả chứng từ và hóa đơn cho khách hàng nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng ký vào biên bản đã nhận đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Sau đó nhân viên phụ trách sẽ kẹp tất cả chứng từ và hóa đơn tập hồ sơ ( Finish Job) và mang cho Giám Đốc ký, và cũng đồng nghĩa với việc hồn thành một lơ hàng. Việc bắt buộc phải kẹp tất cả các chứng từ hóa đơn vào chung một bộ hồ sơ sẽ giúp cho Trưởng phòng cũng như BGĐ dễ giám sát công việc của nhân viên cũng như tiến trình thực hiện lơ hàng hơn.