CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.4 Đánh giá thực trạng giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập
khẩu bằng đường biển của Công ty CPGNVT Đông Dương
3.4.1 Những thành tựu đạt được
Sau những nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên, chi nhánh đã dần xây dựng được thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan và đạt được một số kết quả khả quan.
Hoạt động kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển của Công ty Cổ phần GNVT Đông Dương mặc dù diễn ra trong bối cảnh thị trường thế giới có nhiều biến động về cung, cầu, giá cả, chính sách xuất nhập khẩu…nhưng vẫn đạt mức tăng trưởng khá. Với sự năng động sáng tạo, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm của ban giám đốc Công ty cùng với sự nỗ lực to lớn
của cán bộ và đội ngũ nhân viên đã vượt qua mọi thách thức, tận dụng tối đa mọi lợi thế nên kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ln có những bước tiến vượt bậc, cơng tác giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phát triển và ngày càng bền vững, góp phần xây dựng uy tín của Cơng ty trên thương trường.
Nhìn về mặt cơng tác giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng Cơng ty cũng đạt được rất nhiều thành tựu như sau:
Thứ nhất, những năm gần đây công tác giám sát và điều hành được tiến hành
sát sao đã làm giảm tỷ lệ số hợp đồng sai sót trên tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển, cụ thể theo bảng 3.2 thì năm 2014 tỷ lệ hợp đồng sai sót là 10/145(=7%), năm 2015 là 8/163(=5%) giảm 2%, năm 2016 là 12/197(=6%).
Thứ hai, công tác giám sát và điều hành trong khâu chuẩn bị chứng từ được
thực hiện rất tốt và được nhân viên công ty đánh giá rất cao. Công tác giám sát đã được nâng cao bằng cách sử dụng cả phương pháp hồ sơ và vi tính để trách những sai sót từ bước đầu tiên, tạo thuận lợi cho các khâu tiếp theo.
Thứ ba, công tác giám sát trong các khâu kiểm hóa, nhận hàng tại; giao hàng cho
chủ hàng và thanh toán ngày càng được nâng cao hơn so với những năm trước. Bên cạnh đó việc điều hành các khâu này cũng dần đi vào quỹ đạo và theo một trình tự.
Thứ tư, cơng tác giám sát và điều hành việc nhân viên thanh tốn và hồn
thiện chứng từ đã được nâng cao hơn, tỷ lệ nhân viên bị phạt lỗi nghiệp vụ ngày càng ít đi. Nhân viên trong công ty đã tự giác và tiến hành hơn trong vấn đề hoàn trả chứng từ cho khách hàng.
3.4.2 Những tồn tại
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, dù các nhà quản trị, các nhân viên của Công ty Đông Dương đã luôn nỗ lực để làm tốt công tác giám sát và điều hành các biến cố, rủi ro xảy ra trong quy trình nhận hàng nhập khẩu nhưng do việc giám sát và điều hành của Cơng ty ở một số khâu vẫn cịn khá lỏng lẻo chưa khắt khe đặc biệt trong khâu làm thủ tục hải quan nên dẫn đến vẫn mắc một số lỗi cơ bản như sau:
Thứ nhất, thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định
Nguyên nhân phát sinh đầu tiên là do trong khâu chuẩn bị chứng từ việc giám sát và điều hành mặc dù diễn ra rất tốt nhưng do bộ chứng từ bao gồm rất nhiều loại giấy tờ kèm theo và một nhân viên cũng phải làm nhiều bộ chứng từ cùng một lúc
nên khơng thể tránh khỏi những sai sót trên. Đơi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do nhân viên của Công ty đã không kịp thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung, cũng có thể do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời những thiếu sót này.
Nguyên nhân thứ hai là do trong khâu nhận hàng nhập khẩu: Nếu nhân viên của công ty Đông Dương không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng khơng đúng, không đủ, thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng đúng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết.
Thứ hai, trong quá trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ
Việc hàng hóa bị hỏng hóc trong q trình vận chuyển cơng ty khơng thể giám sát một cách hồn tồn được. Cơng ty Đơng Dương chỉ có thể biết được tình trạng hàng hóa khi hàng hóa được kiểm tra, chính vì vậy, cơng tác giám sát và điều hành kịp thời chỉ có thể giúp khách hàng giảm thiệt hại cho bản thân doanh nghiệp mà khơng làm giảm vấn đề hàng hóa bị hư hỏng đổ vỡ.
Thứ ba, trình độ đội ngũ cán bộ khơng đồng đều, hiệu quả làm việc chưa cao
Tại công ty Đông Dương, đội ngũ lao động mặc dù được đánh giá có chất lượng ngày càng cao nhưng do năm 2016 công ty tuyển thêm nhiều nhân viên mới, đôi khi là các nhân viên mới tốt nghiệp đại học khối ngành kinh tế, thương mại quốc tế.... nên dẫn đến tình trạng năng lực đội ngũ nhân viên không đồng đều.
Đôi khi việc giám sát chéo giữa các nhân viên trong cùng bộ phận vẫn còn yếu kém, kỹ năng làm việc nhóm kém, chính vì vậy mặc dù phương pháp giám sát rất linh hoạt nhưng do nhân viên không chủ động trong việc giám sát chéo nhau dẫn đến tình trạng vẫn mắc một số lỗi phổ biến trong khâu chuẩn bị chứng từ.
Thứ tư, mặc dù cơng nghệ máy móc được trang bị đầu tư rất nhiều nhưng việc
nâng cao và bảo dưỡng không được chú trọng thường xuyên nên dẫn đến những khó khăn trong cơng tác giám sát cũng như điều hành. Đơi khi do mất mạng nên trưởng phịng sẽ khó cập nhật kịp thời thơng tin các lơ hàng mà nhân viên hoặc khách hàng gửi cho, dẫn đến việc giám sát trở nên khó khăn hơn.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU HÀNH QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CPGNVT ĐÔNG DƯƠNG