CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3.3: Thực trạng quy trình nhập khẩu xe nâng từ Hàn Quốc phục vụ hoạt động
Công ty cổ phần TNHH Nhất Lộ Phát 168chuyên nhập khẩu và cung cấp xe nâng Huyndai, Soosung, các linh kiện, phụ tùng, thiết bị chủ yếu từ Hàn Quốc. Các mặt hàng của công ty nhập khẩu không nằm trong danh mục hàng cấm nhập khẩu của Việt Nam, các mặt hàng, thiết bị không nằm trong danh mục phải xin giấy phép nhập khẩu. Đồng thời, công ty chủ yếu mua hàng theo điều kiện CIF nên không phải thuê phương tiện vận tải mà chỉ cần nắm bắt thông tin về mã tàu, ngày giờ cập cảng, công tác chuẩn bị hàng, thuê phương tiện vận tải chuyển hàng về kho. Sau đây là quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty:
Bước 1: Thỏa thuận, kí kết hợp đồng
Bảng 3.6: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty
Năm
Chỉ tiêu 2015 2016 2017
HĐNK đã ký kết 110 131 183
HĐNK đã thực hiện 99/110 127/131 181/183
HĐNK đã hủy bỏ 11 4 2
(Nguồn: Phịng Kinh Doanh- Cơng ty TNHH Nhất Lộ Phát 168)
Qua bảng ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty tương đối ổn định gần 80,90 % cho thấy khả năng giám sát điều hành công ty của giám đốc tốt. Nguyên nhân hủy bỏ hợp đồng chủ yếu do những nguyên nhân khách quan nằm ngoài kiểm sốt của cơng ty. Số lượng hợp đồng gia tăng theo hàng năm từ 110 hợp đồng năm 2015 tăng 131 hợp đồng năm 2016, số lượng hợp đồng hủy bỏ giảm từ 10% năm 2015 xuống còn 3,66% năm 2017. Đây là dấu hiệu tốt hứa hẹn nhiều triển vọng tích cực của cơng ty.
- Ưu điểm : Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của giám đốc và đội ngũ cán bộ nhân viên cơng ty nhiệt tình am hiểu nghiệp vụ đã giúp cơng ty đạt được những kết quả kinh doanh khả quan. Việc giao nhận hàng được đảm bảo cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất, do những nhân viên có kinh nghiệm đảm nhận nên thường tạo sự
tin tưởng cao của khách hàng. Do công ty đã tiến hành thông quan điện tử nên tiết kiệm được thời gian và công sức rất nhiều
Bước 2 : Chuẩn bị giấy tờ và làm thủ tục hải quan
Biểu đồ 3.2: Kết quả phân tích luồng tờ khai hải quan của mặt hàng xe nâng nhập khẩu tại thị trường Hàn Quốc của Công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168
Qua biểu đồ trên , có thể thấy hàng hóa thuộc luồng vàng và luồng xanh có sự tăng trưởng rõ rệt, hàng hóa thuộc luồng đỏ đã giảm đáng kể. Điều này cho thấy công tác quản lý của ban quản lý đã có hiệu quả rõ rệt. Những nhân viên trong công ty đã dần cải thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ giúp cho việc nhập khẩu hàng hóa được thơng quan dễ dàng, nhanh chóng.
Bước 3: Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
- Sau khi làm thủ tục thơng quan hàng hóa, nhân viên cơng ty sẽ mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phịng quản lí tàu tại cảng để xác nhận D/O. Tiếp đó, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
- Khi nhận hàng, nhân viên kiểm tra số lượng, xem xét sự phù hợp về chủng loai, tên hàng, kích thước, thơng số kĩ thuật,… Khi nhận hàng từ phương tiện tại cảng, cần phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng hóa ra khỏi phương tiện vận tải.
Bảng 3.7. Lỗi trong bước nhận hàng nhập khẩu của NHẤT LỘ PHÁT168.,JSCRủi ro 2015 2016 2017 Rủi ro 2015 2016 2017 Không đúng số lượng 0/99 0/127 0/181 Không đúng mẫu mã 0/99 0/127 0/181 Không đúng chất lượng 0/99 0/127 0/181 Giao hàng chậm 4/99 2/127 0/127
Ta có thể thấy được 100% rủi ro hay gặp phải của cơng ty trong bước nhận hàng chính là do ngun nhân giao hàng chậm. Bên cạnh đó, rủi ro giao hàng không đúng chất lượng, số lượng, mẫu mã chưa từng xảy ra do các sản phẩm mà công ty nhập khẩu từ Hàn Quốc. Đồng thời, xe nâng mà công ty nhập khẩu là sản phẩm khối lượng lớn, mỗi đơn hàng xe nâng chỉ có khoảng từ 1- 3 sản phẩm nên không xảy ra rủi ro giao hàng không đúng số lượng. Tuy nhiên, số lượng lần giao hàng chậm của công ty đối tác rất ít bởi ban quản trị của cơng ty gồm các trưởng phịng và ban giám đốc đã trực tiếp thảo luận và cam kết với bên đối tác về việc hạn chế tối đa giao hàng chậm ngoại trừ những trường hợp bất khả kháng
Bước 4: Thuê phương tiện vận tải về kho
Công ty thuê phương tiện vận chuyển 100% bên ngoài vận chuyển bằng đường bộ. Cụ thể, công ty NHẤTLOPHAT168.,JSC thuê công ty giao nhận vận tải Trọng Tấn là công ty vận chuyển bằng đường bộ từ cảng Hải Phịng về kho. Khi có hợp đồng nhập khẩu và khi cơng ty tiến hành nhận hàng thì sẽ liên lạc với cơng ty vận tải để ký hợp đồng với các điều khoản: Nội dung công việc, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, thanh toán, trách nhiệm vật chất các bên trong thực hiện hợp đồng, bất khả kháng, điều khoản khác. Cơng ty khơng kí hợp đồng lâu dài với cơng ty vận tải nên trong một số trường hợp khi công ty liên lạc với cơng ty vận tải thì họ đang chuyên chở cho một cơng ty khác vì vậy cơng ty NHATLOPHAT168.,JSC phải th cơng ty khác. Do đó ở khâu này cơng ty có thể gặp một số rủi ro là cơng ty vận tải mới có thể tính giá vận tải cao hơn, họ khơng hiểu hết tầm quan trọng và tính chất các loại hàng hóa này nên trong q trình vận chuyển có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và chậm thời gian giao hàng và một số rủi ro tiềm ẩn khác.
Bước 5: Thanh tốn
Cơng ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán TT trả sau
B1: Người bán giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho người mua. B2: Người mua ra lệnh cho ngân hàng người mua chuyển tiền để trả. B3: Ngân hàng người mua gửi giấy báo nợ cho người mua.
B4: Ngân hàng bên mua chuyển tiền trả cho ngân hàng bên bán. B5: Ngân hàng bên bán gửi giấy báo có cho bên bán.
Sau 17 năm hoạt động, cơng ty cũng đã có mối quan hệ thân thiết đối với Ngân hàng cũng như là đối tác Hàn Quốc, vì vậy mà cơng ty có thể thanh tốn đơn hàng sau. Đồng tiền thanh toán chủ yếu được dùng là USD. Hầu hết việc thanh tốn chưa xảy ra khó khăn nào. Tuy nhiên, một số vấn đề nảy sinh trong q trình thanh tốn là sự biến động tỉ giá USD/VND gây ra những thiệt hại nhất định cho công ty. Tỷ giá giữa thời điểm ký kết hợp đồng và thời điểm thanh tốn ln biến động phức tạp và khó có thể lường trước được
Bước 6: Giải quyết khiếu nại ( nếu có)
Cơng ty TNHH Nhất Lộ Phát 168 thỏa thuận nếu xảy ra tranh chấp sẽ lựa chọn Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam để giải quyết tranh chấp. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu xe nâng, phụ tùng, máy móc, thiết bị của cơng ty từ thị trường Hàn Quốc chưa xảy ra vụ khiếu nại hay tranh chấp nào. Trên thực tế có xảy ra một số tình huống phát sinh có thể dẫn đến khiếu nại như giao hàng thiếu, giao hàng chậm. Tuy nhiên công ty chỉ dừng lại ở dùng đến biện pháp thương lượng do các đối tác bên Hàn Quốc có mối quan hệ hợp tác lâu dài nên việc thương lượng khá thuận lợi.
Rủi ro thuộc về bên bán thì cách giải quyết thường là bên bán tiến hành sửa chữa bằng văn bản, nếu khơng được thì bên bán sẽ gửi trực tiếp chuyên gia sang làm việc với cơng ty, các chi phí phát sinh do bên bán chịu.
Khi xảy ra tình huống khiếu nại thì trưởng phịng XNK sẽ tiến hành giám sát và thực hiện quy trình khiếu nại dưới sự giúp đỡ và cung cấp thông tin của các nhân viên phụ trách hợp đồng. Điều khoản khiếu nại là một điều khoản quan trọng và cần thiết phải được quy định trong mọi hợp đồng nhập khẩu của công ty. Tuy Công ty
chưa từng có vụ kiện nào nhưng thực tế nếu cơng ty khơng hồn thiện khâu này sẽ tạo điều kiện cho bên đối tác vi phạm hợp đồng.