Nếu sau khi kiểm tra mà bộ hồ sơ hợp lệ thì hải quan đóng dấu lên tờ khai và ra lệnh hình thức mức độ kiểm tra Hải quan, gồm có 3 mức:
- Mức 1 (Luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Do hàng hố được mơ tả rõ rang và đúng theo danh định trong biểu thuế.
- Mức 2 (Luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Do hàng hố mơ tả chưa rõ ràng, hàng có thuế suất nhập khẩu mà các doanh nghiệp thường hay vi phạm. Hàng ở luồng này sẽ do lãnh đạo cửa khẩu Hải quan xem xét lại mức độ chính xác rồi quyết định miễn kiểm hay chuyển sang luồng đỏ.
- Mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hố. Hàng ở luồng này có giấy tờ phức tạp, hàng nhập khẩu chưa rõ về chính sách, khó xác định mã hàng, chất lượng, xuất xứ, doanh nghiệp đã từng bị xử phạt về hành vi buôn lậu hoặc gian lận trốn thuế… Lơ hàng này thì trên máy tính xác định mức 3. Nếu bộ chứng từ sai sót như: Áp mã thuế sai thì Hải quan u cầu tu chỉnh lại cho phù hợp hoặc Hải quan đối chiếu thấy doanh nghiệp nợ thuế thì bắt đóng thuế xong mới được mở tờ khai…. Sau khi kiểm tra khơng có gì sai sót, cán bộ Hải quan sẽ trả lại tờ khai cùng với kệnh hình thức( phân luồng) và mức độ kiểm tra: Nếu hàng thuộc luồng xanh (mức 1) thì nhân viên giao nhận chờ nhận lại tờ khai ở bộ phận trả tờ khai khi hồn tất lệ phí Hải quan. Nếu hàng thuộc luồng vàng (mức 2) thì tờ khai
được chuyển sang bộ phận trả tờ khai sau khi hồn tất lệ phí hải quan. Nếu hàng thuộc luồng đỏ thì hàng sẽ chuyển sang bộ phận kiểm hố. Sau khi kiểm hố xong thì cán bộ Hải quan sẽ lên tờ khai xác định mã thuế xem đúng khơng, nếu khơng đúng thì Hải quan áp thuế lại nhưng nhân viên giao nhận khơng nhất trí thì cán bộ kiểm hố lập biên bản u cầu giám định và niêm phong hàng để nhân viên giao nhận đến trung tâm giám định làm thủ tục xin giám định hàng hố. Khi có kết quả giám định thì nhân viên giao nhận nộp cho cán bộ kiển hoá để lên tờ khai. Đối với lô hàng Nhất Lộ Phát 168 thì Hải quan đưa ra lệnh hình thức và mức độ kiểm tra ở mức 2 (kiểm tra chi tiết hồ sơ).
Nộp lệ phí Hải quan: Sau khi có số tờ khai trên bảng trả tờ khai thì nhân viên giao nhận nộp lệ phí để lấy lại tờ khai (lệ phí: 20.000 VNĐ). Trả tờ khai: sau khi cán bộ Hải quan tính thuế xong và ra thơng báo thuế, rồi ký xác nhận “ Đã làm thủ tục Hải quan” vào góc cuối bên phải của tờ khai. Cán bộ Hải quan vào sổ theo dõi và trả tờ khai (bản lưu người khai Hải quan) cho nhân viên giao nhận khi họ hàon tất kiểm hoá. Cuối cùng nhân viên giao nhận ký nhận mới được rút tờ khai (có dấu: “đã làm thủ tục Hải quan”).
Bước 5: Giao vận đơn và lấy hàng
- Sau khi tàu khởi hành, bên hãng tàu sẽ làm vận đơn cho Công ty. Vận đơn mà công ty nhận được là vận đơn do hãng tàu hoặc đại diện của họ ký phát cho người gửi hàng sau khi đã nhận container chứa hàng đã được niêm phong kẹp chì. Thơng thường, vận đơn sẽ được Surrendered trước khi hàng cập cảng Hải Phòng
- Nhất Lộ Phát 168 sử dụng các phương thức vận chuyển đường biển (container) và đường hàng không (đối với linh kiện) để vận chuyển hàng hóa nhập khẩu. Sau đó container hoặc hàng lẻ về đến cảng Hải Phịng, cơng ty tiến hành các thủ tục để kéo container hàng hóa đã nhập Cảng Hải Phịng và đến kho của nhà máy tiến hành việc dỡ hàng hóa từ trong container ra hoặc kiện hàng ra (đối với hàng lẻ), kiểm tra lại một lần nữa chất lượng của nguyên vật liệu nhập khẩu
Bước 6: Thanh tốn
- Cơng ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán T/T (Điện chuyển tiền) của Ngân hàng Vietcom Bank.
- Khi xảy ra trường hợp bị khiếu nại, cơng ty thường đặt vấn đề hồ giải lên hàng đầu, thương lượng để đi đến kết quả tốt đẹp cho cả hai bên nhằm tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài, củng cố uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng. Khi không giải quyết bằng thương lượng, hồ giải thì cơng ty sẽ nhờ đến sự can thiệp của Trung tâm trọng tài quốc tế đã thỏa thuận khi ký kết hợp đồng.
3.3: Thực trạng quy trình nhập khẩu xe nâng từ Hàn Quốc phục vụ hoạtđộng kinh doanh của công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168 động kinh doanh của công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168
3.3.1: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
- Hoạt động nhập khẩu là hoạt động chính của Cơng ty TNHH nHất Lộ Phát 168, nó cung cấp các sản phẩm như xe nâng, các linh kiện máy móc, phục vụ hoạt động kinh doanh của cơng ty. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 3.4. Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Nhất lộ Phát 168 (2014-2016) Năm 2014 2015 2016 Sản phẩm Số lượng Đơn vị tính Giá trị (USD) Số lượng Đơn vị tính Giá trị (USD) Số lượng Đơn vị tính Giá trị (USD) Xe nâng Hyundai 39 Xe 930.000 80 Xe 1.908.000 106 Xe 2.582.100,00 Xe nâng soosung 18 Xe 447.156 53 Xe 1.316.626 62 Xe 1.540.204 Máy móc,
thiết bị 188 Kiện 119.175 196 Kiện 209.274 204 Kiện 230.110
Tổng 1.496.331,00 3.433.900,00 4.298.414
(Nguồn: Bộ phận nhập khẩu Công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168)
Nhìn vào bảng trên có thể thấy:
- Hiện tại, cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty đang được tập trung thành 3 nhóm chính là xe nâng của Hyundai, xe nâng Soosung và các thiết bị, kinh kiện máy móc phụ vụ cho việc sửa chữa và thay thế
- Tổng giá trị nhật khẩu từng mặt hàng có xu hướng tăng lên trong giai đoạn này. Nguyên nhân có lẽ là việc các nhà máy, xí nghiệp đã biết đến và có đánh giá
tốt về chất lượng sản phẩm xe nâng hàng của Hyundai và Soosung.Có thể nhận thấy xe nâng của hãng Hyundai được ưa chuộng hơn sản phẩm xe nâng hàng của Soosung. Điều này giúp công ty nhận ra được rõ nhu cầu sử dụng xe nâng của khách hàng và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm cần thiết
3.3.2. Thị trường nhập khẩu của Công ty
Những thị trường nhập khẩu thường xuyên của công ty được thể hiện bằng bảng dưới đây:
Bảng 3.5: Gía trị nhập khẩu theo nước xuất xứ của Công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168 (2014-2016) Công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168 (2014-2016)
Thị trường
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Giá trị NK (USD) % tổng giá trị NK % tăng so với năm trước Giá trị NK % tổng giá trị NK % tăng so với năm trước Gía trị NK (USD) % tổng giá trị NK % tăng so với năm trước Nhật Bản 20.841,39 2,8% ……. 37.439,11 3,8% …… 49.331,92 4,09% …… Đài Loan 62.481,29 8,4% ……. 98.910,20 10,10% …… 204.865,43 17,01% …… Trung Quốc 97.898,23 13,29% ……. 47.221,28 4,8% …… 89.282,19 7,41% …… Hàn Quốc 555.339,18 75,39% …….. 798.894,51 81,64% …… 860.199,68 71,46% …… Tổng 736.541,09 100% 978.471,10 100% 1.203.679,22 100% (Nguồn: Bộ phận Nhập khẩu-Công ty TNHH Nhát Lộ Phát 168)
3.3.3: Thực trạng quy trình nhập khẩu xe nâng từ Hàn Quốc phục vụ hoạtđộng kinh doanh của công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168 động kinh doanh của công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168
Công ty cổ phần TNHH Nhất Lộ Phát 168chuyên nhập khẩu và cung cấp xe nâng Huyndai, Soosung, các linh kiện, phụ tùng, thiết bị chủ yếu từ Hàn Quốc. Các mặt hàng của công ty nhập khẩu không nằm trong danh mục hàng cấm nhập khẩu của Việt Nam, các mặt hàng, thiết bị không nằm trong danh mục phải xin giấy phép nhập khẩu. Đồng thời, công ty chủ yếu mua hàng theo điều kiện CIF nên không phải thuê phương tiện vận tải mà chỉ cần nắm bắt thông tin về mã tàu, ngày giờ cập cảng, công tác chuẩn bị hàng, thuê phương tiện vận tải chuyển hàng về kho. Sau đây là quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty:
Bước 1: Thỏa thuận, kí kết hợp đồng
Bảng 3.6: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
Năm
Chỉ tiêu 2015 2016 2017
HĐNK đã ký kết 110 131 183
HĐNK đã thực hiện 99/110 127/131 181/183
HĐNK đã hủy bỏ 11 4 2
(Nguồn: Phịng Kinh Doanh- Cơng ty TNHH Nhất Lộ Phát 168)
Qua bảng ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty tương đối ổn định gần 80,90 % cho thấy khả năng giám sát điều hành công ty của giám đốc tốt. Nguyên nhân hủy bỏ hợp đồng chủ yếu do những nguyên nhân khách quan nằm ngoài kiểm sốt của cơng ty. Số lượng hợp đồng gia tăng theo hàng năm từ 110 hợp đồng năm 2015 tăng 131 hợp đồng năm 2016, số lượng hợp đồng hủy bỏ giảm từ 10% năm 2015 xuống còn 3,66% năm 2017. Đây là dấu hiệu tốt hứa hẹn nhiều triển vọng tích cực của cơng ty.
- Ưu điểm : Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của giám đốc và đội ngũ cán bộ nhân viên cơng ty nhiệt tình am hiểu nghiệp vụ đã giúp công ty đạt được những kết quả kinh doanh khả quan. Việc giao nhận hàng được đảm bảo cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất, do những nhân viên có kinh nghiệm đảm nhận nên thường tạo sự
tin tưởng cao của khách hàng. Do công ty đã tiến hành thông quan điện tử nên tiết kiệm được thời gian và công sức rất nhiều
Bước 2 : Chuẩn bị giấy tờ và làm thủ tục hải quan
Biểu đồ 3.2: Kết quả phân tích luồng tờ khai hải quan của mặt hàng xe nâng nhập khẩu tại thị trường Hàn Quốc của Công ty TNHH Nhất Lộ Phát 168
Qua biểu đồ trên , có thể thấy hàng hóa thuộc luồng vàng và luồng xanh có sự tăng trưởng rõ rệt, hàng hóa thuộc luồng đỏ đã giảm đáng kể. Điều này cho thấy công tác quản lý của ban quản lý đã có hiệu quả rõ rệt. Những nhân viên trong công ty đã dần cải thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ giúp cho việc nhập khẩu hàng hóa được thơng quan dễ dàng, nhanh chóng.
Bước 3: Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
- Sau khi làm thủ tục thơng quan hàng hóa, nhân viên cơng ty sẽ mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phịng quản lí tàu tại cảng để xác nhận D/O. Tiếp đó, lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
- Khi nhận hàng, nhân viên kiểm tra số lượng, xem xét sự phù hợp về chủng loai, tên hàng, kích thước, thông số kĩ thuật,… Khi nhận hàng từ phương tiện tại cảng, cần phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng hóa ra khỏi phương tiện vận tải.
Bảng 3.7. Lỗi trong bước nhận hàng nhập khẩu của NHẤT LỘ PHÁT168.,JSCRủi ro 2015 2016 2017 Rủi ro 2015 2016 2017 Không đúng số lượng 0/99 0/127 0/181 Không đúng mẫu mã 0/99 0/127 0/181 Không đúng chất lượng 0/99 0/127 0/181 Giao hàng chậm 4/99 2/127 0/127
Ta có thể thấy được 100% rủi ro hay gặp phải của cơng ty trong bước nhận hàng chính là do nguyên nhân giao hàng chậm. Bên cạnh đó, rủi ro giao hàng không đúng chất lượng, số lượng, mẫu mã chưa từng xảy ra do các sản phẩm mà công ty nhập khẩu từ Hàn Quốc. Đồng thời, xe nâng mà công ty nhập khẩu là sản phẩm khối lượng lớn, mỗi đơn hàng xe nâng chỉ có khoảng từ 1- 3 sản phẩm nên không xảy ra rủi ro giao hàng không đúng số lượng. Tuy nhiên, số lượng lần giao hàng chậm của cơng ty đối tác rất ít bởi ban quản trị của cơng ty gồm các trưởng phịng và ban giám đốc đã trực tiếp thảo luận và cam kết với bên đối tác về việc hạn chế tối đa giao hàng chậm ngoại trừ những trường hợp bất khả kháng
Bước 4: Thuê phương tiện vận tải về kho
Công ty thuê phương tiện vận chuyển 100% bên ngoài vận chuyển bằng đường bộ. Cụ thể, công ty NHẤTLOPHAT168.,JSC thuê công ty giao nhận vận tải Trọng Tấn là công ty vận chuyển bằng đường bộ từ cảng Hải Phịng về kho. Khi có hợp đồng nhập khẩu và khi cơng ty tiến hành nhận hàng thì sẽ liên lạc với cơng ty vận tải để ký hợp đồng với các điều khoản: Nội dung công việc, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, thanh toán, trách nhiệm vật chất các bên trong thực hiện hợp đồng, bất khả kháng, điều khoản khác. Cơng ty khơng kí hợp đồng lâu dài với cơng ty vận tải nên trong một số trường hợp khi công ty liên lạc với cơng ty vận tải thì họ đang chun chở cho một cơng ty khác vì vậy cơng ty NHATLOPHAT168.,JSC phải th cơng ty khác. Do đó ở khâu này cơng ty có thể gặp một số rủi ro là cơng ty vận tải mới có thể tính giá vận tải cao hơn, họ khơng hiểu hết tầm quan trọng và tính chất các loại hàng hóa này nên trong q trình vận chuyển có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và chậm thời gian giao hàng và một số rủi ro tiềm ẩn khác.
Bước 5: Thanh tốn
Cơng ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán TT trả sau
B1: Người bán giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho người mua. B2: Người mua ra lệnh cho ngân hàng người mua chuyển tiền để trả. B3: Ngân hàng người mua gửi giấy báo nợ cho người mua.
B4: Ngân hàng bên mua chuyển tiền trả cho ngân hàng bên bán. B5: Ngân hàng bên bán gửi giấy báo có cho bên bán.
Sau 17 năm hoạt động, cơng ty cũng đã có mối quan hệ thân thiết đối với Ngân hàng cũng như là đối tác Hàn Quốc, vì vậy mà cơng ty có thể thanh tốn đơn hàng sau. Đồng tiền thanh toán chủ yếu được dùng là USD. Hầu hết việc thanh toán chưa xảy ra khó khăn nào. Tuy nhiên, một số vấn đề nảy sinh trong q trình thanh tốn là sự biến động tỉ giá USD/VND gây ra những thiệt hại nhất định cho công ty. Tỷ giá giữa thời điểm ký kết hợp đồng và thời điểm thanh tốn ln biến động phức tạp và khó có thể lường trước được
Bước 6: Giải quyết khiếu nại ( nếu có)
Cơng ty TNHH Nhất Lộ Phát 168 thỏa thuận nếu xảy ra tranh chấp sẽ lựa chọn Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam để giải quyết tranh chấp. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu xe nâng, phụ tùng, máy móc, thiết bị của cơng ty từ thị trường Hàn Quốc chưa xảy ra vụ khiếu nại hay tranh chấp nào. Trên thực tế có xảy ra một số tình huống phát sinh có thể dẫn đến khiếu nại như giao hàng thiếu, giao hàng chậm. Tuy nhiên công ty chỉ dừng lại ở dùng đến biện pháp thương lượng do các đối tác bên Hàn Quốc có mối quan hệ hợp tác lâu dài nên việc thương lượng khá thuận lợi.
Rủi ro thuộc về bên bán thì cách giải quyết thường là bên bán tiến hành sửa chữa bằng văn bản, nếu khơng được thì bên bán sẽ gửi trực tiếp chuyên gia sang làm việc với cơng ty, các chi phí phát sinh do bên bán chịu.
Khi xảy ra tình huống khiếu nại thì trưởng phịng XNK sẽ tiến hành giám sát và thực hiện quy trình khiếu nại dưới sự giúp đỡ và cung cấp thông tin của các nhân viên phụ trách hợp đồng. Điều khoản khiếu nại là một điều khoản quan trọng và cần thiết phải được quy định trong mọi hợp đồng nhập khẩu của công ty. Tuy Cơng ty
chưa từng có vụ kiện nào nhưng thực tế nếu cơng ty khơng hồn thiện khâu này sẽ tạo điều kiện cho bên đối tác vi phạm hợp đồng.
3.4: Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Cơng ty
3.4.1: Thành cơng
Tính đến nay trong hơn 17 năm hoạt dộng tích cực, Nhất Lộ Phát 168 đã đạt được những thành tích to lớn trên thị trường trong nước và được Hyundai ghi nhận sự tăng trưởng ngoạn mục về thị phần lên tới 20% của xe nâng Hyundai tại thị