Như đã nói, mơi giới chứng khốn là loại nghiệp vụ quan trọng nhất trong cơng ty chứng khốn. Một cơng ty chứng khốn có thể hoạt động trong một hay nhiều lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau, như bảo lãnh phát hành chứng khoán, tư vấn đầu tư, quản lý quỹ, tự doanh... nhưng mơi giới chứng khốn vẫn là nghiệp vụ phổ biến nhất được các cơng ty chứng khốn đăng ký hoạt
động. Theo thời gian, cùng với sự phát triển của thị trường, các cơng ty mơi giới chứng khốn được hình thành và phát triển theo hướng đa dạng, cả về phương diện quy mơ, địa bàn hoạt động cũng như tính chất hoạt động.
1.2.2.1 Phân loại công ty môi giới chứng khốn a) Theo phạm vi hoạt động
* Các cơng ty mơi giới chứng khốn tầm quốc gia Những cơng ty này có các đặc điểm chung sau:
Năng lực nghiên cứu mạnh, đội ngũ mơi giới thành thạo nghề
Có ảnh hưởng lớn, có thể làm dịch chuyển xu hướng giá cả thị trường. Có khả năng bình ổn thị trường vào những thời điểm khó khăn
Có uy tín lớn, dễ tiếp cận, mạng lưới chi nhánh được bố trí trên khắp cả nước
* Các cơng ty mơi giới chứng khốn tầm khu vực: Giống với công ty mơi giới chứng khốn tầm quốc gia, nhưng quy mơ nhỏ hơn.
Những cơng ty loại này có các lợi thế:
Vị trí thuận tiện
Tập trung vào hoạt động bán lẻ chứ khơng phải hoạt động mang tính định chế. Đặc tính này phù hợp với nhà đầu tư nhỏ
Chất lượng dịch vụ có tính cá nhân cao hơn
Linh hoạt trong khuyến nghị và trong việc tiếp cận thành quả nghiên cứu tầm quốc gia
* Công ty cổ phần nhỏ: Những công ty này chuyên làm ăn với những cổ phiếu có giá thấp. Lợi thế của những cổ phiếu này là nếu có diễn biến tốt thì lợi nhuận cho một nhà đầu tư là rất lớn.
Bất lợi của loại hình này là năng lực nghiên cứu cũng như chủng loại sản phẩm đầu tư hạn chế, nhân viên mơi giới ít được đào tạo hơn.
* Các cơng ty chuyên phục vụ các định chế: Những công ty này thường phục vụ cho các định chế lớn như ngân hàng, cơng ty bảo hiểm, quỹ hưu trí, quỹ tương hỗ...
Lợi thế của loại hình này là hoạt động nghiên cứu mang tính nhà nghề cao, báo cáo chi tiết. Nhưng kèm theo đó là nhược điểm ở việc nhà đầu tư khơng thể tiếp xúc trực tiếp với nhà môi giới một cách thường xuyên.
* Các công ty lập kế hoạch tài chính: Đây là loại cơng ty mơi giới chứng khốn có đối tượng khách hàng là những người giàu có, quan tâm đến việc thiết lập một chương trình đầu tư dài hạn, tỉ mỉ, bài bản, có những mục tiêu cụ thể liên quan tới tồn bộ tài sản tài chính của họ.
Tất nhiên, loại hình cơng ty này khơng phù hợp với tất cả mọi đối tượng khách hàng.
b) Theo dịch vụ cung cấp
* Công ty môi giới giảm giá: Chủ yếu là giúp khách hàng thực hiện các lệnh mua bán chứng khốn. Chi phí của cơng ty này thấp hơn nhiều so với chi phí của những cơng ty chứng khốn cung cấp dịch vụ tồn bộ. Tuy nhiên, với loại hình này, nhà đầu tư khơng thể mong chờ người môi giới sửa lỗi hoặc cho lời khuyên về một tài khoản cụ thể.
Công ty môi giới giảm giá được sử dụng cho ba đối tượng chính:
Các nhà đầu tư dài hạn tiến hành nghiên cứu thị trường
Những nhà đầu tư chỉ giao dịch một lần
* Công ty môi giới dịch vụ đầy đủ: Cung cấp một dải dịch vụ hoàn hảo từ việc đưa ra những kết quả nghiên cứu, phân tích, cho lời khuyên, đến việc theo dõi tài khoản và kịp thời đưa ra những khuyến nghị cần thiết cho khách hàng.
Công ty môi giới dịch vụ đầy đủ được sử dụng cho các khách hàng:
Những người đánh giá cao sự thuận tiện của việc ln ln có sẵn một cố vấn chuyên nghiệp hướng dẫn những quyết định giao dịch của họ.
Những người đánh giá cao sự quan tâm cá nhân của một người mơi giới dịch vụ đầy đủ.
Tóm lại, theo sự phát triển của thị trường, các công ty chứng khốn trong lĩnh vực mơi giới cũng dần dần phát triển theo hướng chun mơn hố, theo khu vực hoạt động, theo đối tượng khách hàng, chủng loại sản phẩm hay loại hình cung cấp dịch vụ. Tuỳ tính chất của từng thị trường mà tính chất chun mơn hố sẽ phát triển theo những hướng khác nhau.
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức của cơng ty mơi giới chứng khốn a) Các bộ phận trong cơng ty
Một cơng ty mơi giới chứng khốn thường có các bộ phận sau: * Phòng lệnh
Một cơng ty chứng khốn chỉ có một phịng lệnh duy nhất để nhận lệnh của khách hàng, nhưng nó cũng có thể thành lập một số phòng lệnh nhỏ chịu trách nhiệm đối với mỗi loại chứng khốn riêng biệt. Nhiệm vụ của phịng lệnh là so khớp, xác nhận lệnh và sắp xếp các lệnh chờ.
* Bộ phận mua và bán
Ghi chép báo cáo
Tính tốn: xác định số tiền giao dịch, xác định số tiền của các bên tham gia giao dịch
Đối chiếu và điều chỉnh: Việc điều chỉnh các giao dịch của khách hàng đối với công ty môi giới là hoạt động nghiệp vụ quan trọng nhất của bộ phận mua bán. Khi có một giao dịch về phía khách hàng, phải có một giao dịch về phía nhà mơi giới đối lại với nó. Có thể đối chiếu giữa cơng ty mơi giới với công ty môi giới, hoặc lập bảng kê thơng qua trung tâm thanh tốn bù trừ. Những giao dịch không thể đối chiếu được sẽ được chuyển trở lại nơi thực hiện hoặc tham gia quá trình thực hiện giao dịch điều chỉnh lại.
Xác nhận với khách hàng: bản xác nhận được gửi tới cho khách hàng bao gồm những thông tin: mô tả giao dịch, ngày giao dịch, ngày thanh toán, nơi thực hiện, tư cách của công ty giao dịch, tên và địa chỉ khách hàng, số tài khoản của khách hàng, loại tài khoản, và số hiệu của nhà môi giới.
Nhập sổ sách: Khi giao dịch đã được xử lý và cân đối, nó được nhập vào sổ sách báo cáo của cơng ty. Một phần trong thủ tục nhập sổ sách này là ghi báo cáo các khoản phí và tiền hoa hồng trả cho công ty môi giới.
* Bộ phận ký quỹ
Bộ phận ký quỹ có trách nhiệm theo dõi tình hình tài khoản của khách hàng, kiểm sốt số tiền cơng ty mơi giới nợ hoặc có, các chứng khốn cơng ty nợ hoặc có, và các chứng khốn của khách hàng do công ty nắm giữ.
Bộ phận ký quỹ có vai trị đảm bảo tất cả các tài khoản hoạt động tuân thủ theo quy định, bảm đảm nguồn vốn cho công ty môi giới, bảo đảm tiền vốn cho khách hàng, và luôn luôn nắm vững các quy tắc chi phối quan hệ giữa nhà môi giới với khách hàng.
* Bộ phận thủ quỹ
Bộ phận này sắp xếp và quản lý lịch trình thanh tốn hợp lý, trên cơ sở thực hiện các chức năng:
Giao và nhận chứng khoán
Bảo quản kho quỹ
Thế chấp
Cho vay chứng khoán
Chuyển nhượng chứng khoán
Tổ chức lại công ty, đặt mua bao thầu và tách chi nhánh * Bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán
Bộ phận này giữ các báo cáo mới nhất của từng loại chứng khốn mà cơng ty mơi giới giữ hộ cho khách hàng của mình, cho biết ai là người sở hữu các cổ phiếu, số lượng cổ phiếu... Trên thực tế, bộ phận quản lý giữ một danh sách các chứng khoán đang lưu giữ, được ghi chép liên tục.
* Bộ phận kế tốn tiền mặt
Ngồi việc cân đối tồn bộ những lưu chuyển chứng khốn, cơng ty phải cân đối toàn bộ việc luân chuyển tiền mặt. Những luân chuyển tiền mặt bao gồm: những khoản tiền nhận và trả cho khách hàng, cho những công ty môi giới khác, các ngân hàng, các trung tâm lưu chuyển chứng khoán, các trung tâm thanh toán bù trừ và các bút toán trên tài khoản giữa các công ty.
Chức năng của bộ phận này là bảo đảm cho các khách hàng của công ty nhận được cổ tức hoặc lãi trái phiếu khi đến hạn. Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo rằng những khoản tiền hoặc chứng khốn khách hàng nợ cơng ty khi đến kỳ trả lãi hay cổ tức sẽ được công bố trả.
* Bộ phận uỷ quyền
Bộ phận này đóng vai trị trung gian giữa các công ty cổ phần và những cổ đông của họ đối với những vấn đề về quyền bỏ phiếu, các báo cáo về các công ty...
* Bộ phận quản lý các tài khoản mới
Bộ phận này thu thập và quản lý thông tin khách hàng thông qua các tài khoản mới. Có thể là tài khoản tiền mặt cá nhân, tài khoản ký quỹ, tài khoản chung, tài khoản uỷ quyền pháp nhân hoặc tài khoản công ty.
b) Đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên của một công ty môi giới về căn bản được phân chia thành đại diện có đăng ký, nhân viên tác nghiệp, nhân viên giám sát và nhà phân tích.
* Đại diện có đăng ký
Đây là những người mà trước hết nhà đầu tư khi muốn giao dịch chứng khốn phải tìm đến. Q trình đăng ký liên quan tới việc trả lời chất vấn chi tiết về lịch sử hoạt động kinh doanh cũng như về nhân thân việc lấy dấu vân tay và bị điều tra để có bằng chứng về sự trung thực.
Cho dù trong từng trường hợp cụ thể có thể được gọi bằng những cái tên khác nhau, các đại diện có đăng ký trên thực tế vẫn là người bán hàng. Trừ phần lớn những đại diện do các công ty môi giới giảm giá sử dụng, những người đại diện này nhận được khoản thù lao của họ từ những sản
phẩm bán được và từ những hoạt động phát sinh trên các tài khoản mà họ quản lý.
* Nhân viên tác nghiệp
Trong những văn phòng lớn, đội ngũ tác nghiệp thường bao gồm một giám đốc tác nghiệp, một thủ quỹ, những nhân viên kế tốn, một nhân viên phịng lệnh và một thư ký tổng hợp. Trong những văn phịng nhỏ hơn thì những chức năng này thường được kết hợp lại do một vài người đảm nhiệm. Những nhân viên này thường không được thơng tin đầy đủ về các khía cạnh khác của chứng khốn hay thị trường.
* Nhân viên giám sát
Nhân viên giám sát của văn phòng chi nhánh và văn phịng chính là những người mà khách hàng thường liên hệ nhiều nhất.
Khách hàng thường chỉ đòi gặp đội ngũ giám sát của văn phịng chính mỗi khi có những khiếu nại lớn. Thường họ sẽ liên hệ với một quan chức phụ trách việc chấp hành. Tuy nhiên, thông thường những khiếu nại phát sinh từ chính các cơ quan quản lý khi họ cho rằng họ phát hiện một vụ vi phạm quy định, nhờ việc sử dụng những phương tiện giám sát giao dịch qua máy tính.
* Các nhà phân tích
Những nhân viên này của các cơng ty mơi giới có nhiệm vụ phân tích các cơng cụ đầu tư và các thị trường, đưa ra những khuyến nghị cho việc mua bán chứng khốn. Để được gọi là một nhà phân tích, họ khơng cần phải thoả mãn một yêu cầu cụ thể nào về các tiêu chuẩn.
Những khuyến nghị về giao dịch các chứng khốn và hợp đồng tương lai có thể được đưa ra dựa trên cơ sở phân tích cơ bản hoặc phân tích kỹ thuật. Các cơng ty mơi giới thường ứng dụng phân tích kỹ thuật cho những
tài khoản giao dịch năng động và ngắn hạn, còn những khoản đầu tư dài hạn thường được thực hiện dựa trên những yếu tố cơ bản.
1.2.2.3 Những kỹ năng của nghề mơi giới chứng khốn
Cùng với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, nhân viên mơi giới chứng khốn phải tìm mọi cách chiếm được lịng tin của khách hàng, thu hút khách hàng đầu tư vào cơng ty mình, và chăm sóc khách hàng theo yêu cầu. Để đạt được thành cơng, người mơi giới chứng khốn phải nắm vững và sử dụng thuần thục bốn kỹ năng cơ bản: Kỹ năng truyền đạt thông tin, Kỹ năng tìm kiếm khách hàng, Kỹ năng khai thác thông tin ở khách hàng, Kỹ năng bán hàng. Những kỹ năng này gắn bó, hỗ trợ cho nhau, có mối liên hệ tương hỗ trong tồn bộ q trình hành nghề của nhà mơi giới.
a) Kỹ năng truyền đạt thơng tin
Có những kỹ thuật để người mơi giới truyền đạt thông tin cho khách hàng như sau:
Thái độ quan tâm: Để thành công trong việc bán hàng, người môi giới phải đặt khách hàng lên trên hết và doanh thu là thứ hai. Đây là điểm then chốt của bán hàng tư vấn. Làm cho khách hàng cảm thấy họ quan trọng một cách chân thành, điều đó thể hiện sự tơn trọng khách hàng.
Truyền đạt qua điện thoại: Phần lớn những cuộc tiếp xúc ban đầu của người môi giới được tiến hành qua điện thoại.
Những yếu tố cần thiết cho tính hữu hiệu của một cuộc điện thoại là: Thực hiện lời mở đầu có hiệu quả, sử dụng những ngữ điệu thích hợp trong giọng nói, điều chỉnh tốc độ nói và nói rõ ràng.
Đơi khi khách hàng đưa ra những câu hỏi hay những mối quan tâm về vấn đề gì đó đang được thảo luận. Để giải quyết những vấn đề như thế, nhà môi giới cần thực hiện theo các bước: làm sáng tỏ vấn đề, coi là chính đáng và thừa nhận vấn đề, và thăm dị để xác định xem nhận định của mình có chính xác hay không. Đa số khách hàng sẽ đánh giá cao nỗ lực của người môi giới để hiểu họ.
Nói bằng ngơn ngữ riêng của khách hàng
Con người có xu hướng thiên về sử dụng những ngơn ngữ được định hướng vào một giác quan nào đó, và nếu thơng tin đến với họ theo đúng kênh dẫn đó, thì khả năng được tiếp nhận và chấp nhận sẽ là rất cao. Đó là điều mà người mơi giới cần nắm vững để truyền đạt cho khách hàng.
Tạo lập sự tín nhiệm và lịng tin
b) Kỹ năng tìm kiếm khách hàng
Có nhiều phương pháp để tìm kiếm khách hàng, mỗi phương pháp có hiệu lực trong một khoảng thời gian nào đó, có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Có những phương pháp thông dụng như sau:
Dựa vào những đầu mối do công ty gây dựng hoặc các tài khoản bàn giao lại
Khách hàng được giới thiệu tới: đây là một nguồn nuôi dưỡng công việc kinh doanh. Khi khách hàng thoả mãn, họ sẽ cung cấp các lời giới thiệu về những khách hàng khác nếu được yêu cầu.
Các chiến dịch viết thư
Các cuộc hội thảo
c) Kỹ năng khai thác thông tin
Một trong những nguyên tắc trong hành nghề môi giới là người môi giới phải hiểu khách hàng, nắm được các nhu cầu tài chính, nguồn lực, các mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng; hiểu cách nghĩ và ra quyết định đầu tư của khách hàng.
Để q trình thu thập thơng tin có hiệu quả, người mơi giới phải đạt được những mục tiêu:
Khai thác mục tiêu tài chính của khách hàng và thơng số cho từng mục tiêu
Thiết lập sự hồ hợp và tạo ra hình ảnh về một người mơi giới nhà nghề trong tâm trí khách hàng
Tìm ra ngơn ngữ riêng của khách hàng, các tiêu thức mua và các chiến lược động lực
Xây dựng một cam kết đạt được các mục tiêu tài chính của khách hàng
Tăng tỷ lệ phần trăm tài sản của khách hàng dưới sự quản lý của người môi giới cho việc đầu tư
Có một quy trình cụ thể cho kỹ năng khai thác thông tin, gồm các bước sau:
Bước 1: Thiết lập sự đồng cảm với khách hàng