Chương 2 : Thực trạng hoạt động đầu tư kinh doanh BĐS
2.1. Tổng quan về cơng ty TNHH Bất Động Sản Danh Khơi
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban
*
Chức năng của Khối Kinh doanh :
Xây dựng hệ thống quản trị Kinh doanh cho Cơng ty.
Tổng hợp tình hình kinh doanh, dự báo xu hướng thị trường và phân tích nhu cầu khách hàng nhằm tham mưu cho Ban TGĐ ban hành các chính sách Kinh doanh phù hợp.Giám sát và triển khai thực hiện các chính sách và nghiệp vụ kinh doanh trong Cơng ty.
Phát triển thị trường kinh doanh/ xác định thị trường mục tiêu (đối tượng khách hàng) và chuẩn bị kế hoạch để khai thác các thị trường/ đối tượng khách hàng này.
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược, chính sách kinh doanh của Cơng ty (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
+
Nhiệm vụ chính của Phịng Dự án:
Đảm bảo doanh thu kế hoạch theo từng dự án.
Triển khai bán các dự án và phát triển đại lý bán hàng.
Cung cấp thơng tin thị trường (khách hàng, đối thủ) cho các hoạt động của Cơng ty. +
Nhiệm vụ chính của Phịng Mơi giới: Mơi giới mua, bán, cho thuê nhà/ đất... Mua nhà/ đất và cải tạo lại để kinh doanh.
Phát triển và khai thác các dịch vụ về quản lý sử dụng/ cho thuê và bảo trì nhà/ đất, văn phịng, căn hộ…
Thực hiện các thủ tục, hồ sơ pháp lý liên quan đến các cơng việc mơi giới mua bán, cho thuê.
+ Nhiệm vụ chính của Phịng Sales Admin:
Đầu mối thơng tin sản phẩm của các dự án: liên lạc với đại diện của Chủ đầu tư (CĐT) để nắm bắt, cập nhật chính sách bán hàng, thơng tin sản phẩm.
Cập nhật thơng tin khách hàng mua sản phẩm dự án, chuẩn bị hợp đồng bán hàng, thủ tục nhận tiền cọc và các hồ sơ pháp lý liên quan dự án.
Hướng dẫn khách hàng gặp CĐT để ký hợp đồng. Lưu trữ hồ sơ bán hàng dự án.
Cập nhật thơng tin và lưu trữ hồ sơ mơi giới. * Chức năng của Khối Chiến lược-Tiếp thị:
Nghiên cứu, hoạch định các chiến lược/ kế hoạch phát triển kinh doanh và thương hiệu của Cơng ty.
Thiết lập các phương thức tiếp thị và chăm sĩc khách hàng; giám sát và đánh giá các hoạt động tiếp thị và chăm sĩc khách hàng trong Cơng ty.
Tổng hợp tình hình thị trường bất động sản và phân tích hoạt động đầu tư của Cơng ty nhằm tham mưu cho Ban TGĐ các cơ chế đầu tư phù hợp
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược quảng cáo, tiếp thị của Cơng ty theo từng đối tượng/ phân khúc khách hàng.
+
Nghiên cứu đối thủ và các thơng tin liên quan đến đối thủ (thị trường, dự án mới, kế hoạch đầu tư…); đánh giá đối thủ.
Tìm kiếm dự án mới (chủ đầu tư và thơng tin dự án); phân tích, đánh giá dự án (kể các các dự án mơi giới).
Tìm kiếm cơ hội hợp tác đầu tư và thẩm định các dự án đầu tư.
Xây dựng chính sách bán hàng/ chính sách giá cho từng dự án đầu tư. +
Nhiệm vụ chính của Phịng Marketing:
Nhận diện và phát triển thương hiệu cho Cơng ty (kể cả các Cơng ty con).
Kế hoạch tung sản phẩm (chiến lược quảng cáo, tiếp thị cho từng dự án); tổ chức các chương trình sự kiện và các hoạt động phục vụ bán hàng.
Thiết lập chính sách chăm sĩc khách hàng và các cơng cụ kiểm tra/ đánh giá sự hài lịng của khách hàng (kể cả phục vụ khách hàng mơi giới).
Quản lý và sử dụng các dữ liệu khách hàng, đối tác của Cơng ty để phục vụ các chiến lược Marketing.
* Chức năng của Khối Tài chính-Kế tốn (TCKT):
Xây dựng hệ thống quản trị TCKT cho Cơng ty; Quản lý, triển khai, giám sát việc thực hiện các chính sách và nghiệp vụ về TCKT của Cơng ty và các đơn vị thành viên (nếu cĩ).
Theo dõi, phân tích tình hình TCKT của Cơng ty và dự báo xu hướng hoạt động về TCKT nhằm tham mưu cho Ban TGĐ ban hành các chính sách quản trị TCKT phù hợp.
Nghiên cứu, cập nhật, hiệu chỉnh và đề xuất lên Ban TGĐ ban hành các quy định về quản lý TCKT nhằm đảm bảo cho cơng tác quản lý của Cơng ty đạt hiệu quả tối ưu. Chuẩn bị các báo cáo TCKT của Cơng ty để tham gia thiết lập mục tiêu và các chính sách cho Cơng ty.
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược, chính sách về TCKT của Cơng ty (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
+ Nhiệm vụ chính của Phịng Tài chính-Ngân quỹ: a. Lĩnh vực Tài chính:
Phân tích các thơng tin kế tốn, thống kê hiệu quả hoạt động tài chính khác trong kỳ của Cơng ty nhằm đánh giá kết quả/ lợi nhuận thực tế so với kế hoạch.
Thiết lập các mục tiêu kinh tế, các chính sách, kế hoạch tài chính/ kế hoạch vốn đầu tư của Cơng ty.
Chuẩn bị các báo cáo tài chính quản trị; Phân tích báo cáo tài chính và các số liệu kế tốn.
Kiểm sốt và điều phối các nguồn lực về tài chính của Cơng ty. Thiết lập các báo biểu về tài chính quản trị.
b. Lĩnh vực Ngân quỹ:
Quản lý tồn bộ lượng tiền mặt của Cơng ty; đảm bảo số liệu thu, chi, tồn quỹ được kiểm đếm kịp thời, chính xác và phù hợp với chuẩn mực kế tốn.
Thực hiện và kiểm sốt các nghiệp vụ thanh tốn tiền mặt, chuyển khoản trong Cơng ty.
+ Nhiệm vụ chính của Phịng Kế tốn:
Tổ chức hệ thống kế tốn của Cơng ty để tiến hành ghi chép, hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mọi hoạt động của Cơng ty, đảm bảo việc cập nhật được chuẩn xác và tuân thủ các chuẩn mực về kế tốn/ pháp lệnh kế tốn thống kê.
Thanh tốn đúng và đầy đủ các khoản chi phí/ cơng nợ cũng như thu hồi cơng nợ bán hàng.
Kiểm sốt chặt chẽ các phát sinh mua hàng (dự án), cơng tác thu hồi/ đổi trả, mua tài sản-cơng cụ dụng cụ...
Phối hợp thực hiện nghiệp vụ chuyên mơn với các Cơ quan chức năng (Thuế, Kiểm tốn…) để giải quyết các cơng việc liên quan đến hồ sơ, sổ sách kế tốn.
* Chức năng của Khối Hỗ trợ:
Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự, hành chính, pháp lý và cơng nghệ thơng tin cho Cơng ty; Quản lý, triển khai, giám sát việc thực hiện các chính sách và nghiệp vụ liên quan trong tồn Cơng ty và các đơn vị thành viên (nếu cĩ).
Dự báo xu hướng nhân sự trên thị trường lao động, đặc biệt trong ngành bất động sản; phân tích nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài sản, tài nguyên Cơng ty; phân tích các ảnh hưởng liên quan đến an tồn hành lang pháp lý nhằm tham mưu cho Ban TGĐ ban hành các chính sách quản trị phù hợp.
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược, chính sách về nhân sự, hành chánh, pháp lý và cơng nghệ thơng tin của Cơng ty.
+
Nhiệm vụ chính của Phịng NSHC:
a. Lĩnh vực Nhân sự:
- Kiểm sốt, triển khai và thực hiện các cơng tác tuyển dụng như: phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán tiền lương, tiếp đĩn nhân viên, theo dõi quá trình thử việc và đánh giá tiếp nhận chính thức của các đơn vị.
- Quản lý và thực hiện các cơng tác quản trị nhân sự như: hợp đồng lao động, lương bỗng, chế độ phúc lợi, đánh giá hiệu quả cơng việc, khen thưởng, kỷ luật, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, thơi việc, giải quyết tranh chấp lao động…
- Triển khai các chương trình đào tạo/ huấn luyện nâng cao kỹ năng và chuyên mơn nghiệp vụ cho CBNV.
b. Lĩnh vực Hành chánh:
Quản lý và điều phối việc sử dụng tài nguyên trong Cơng ty như: văn phịng làm việc, tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, vật tư văn phịng…
Giám sát và triển khai các dịch vụ hành chánh như: lễ tân, lái xe, bảo vệ, tạp vụ và các dịch vụ hỗ trợ cơng tác của CBNV như: xin visa/ hộ chiếu, vé máy bay/ tàu xe, nơi lưu trú…; đảm bảo cơng tác an tồn phịng chống cháy nổ và vệ sinh mơi trường trong Cơng ty.
Mua sắm các tài sản, cơng cụ, vật dụng để sử dụng trong Cơng ty và quản lý định mức sử dụng.
Thực hiện cơng tác hậu cần phục vụ các hoạt động kinh doanh và lễ hội/ hội họp của Cơng ty.
Quản lý hạ tầng mạng của Cơng ty, bao gồm các hệ thống mạng: LAN (Local Area Network), WAN (Wide Area Network), VPN (Virtual Private Network), Internet… Quản lý hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của các hoạt động trong Cơng ty; đảm bảo an ninh hệ thống.
Lập trình và phát triển các ứng dụng phục vụ hoạt động quản lý và kiểm sốt trong Cơng ty.
Quản lý và hỗ trợ người dùng về các ứng dụng văn phịng và xử lý các lỗi phần mềm máy tính.
Tiếp nhận những cơng nghệ mới liên quan đến IT và chuẩn bị các kế hoạch triển khai theo nhu cầu hoạt động.