Tầng lửng P. Kế Tốn P. Mơi Giới P. Sales Support Tầng 1 P. Kinh Doanh Dự Án 1 P. Kinh Doanh Dự Án 2 Tầng 2 Ban Giám Đốc P. Nhân Sự-Hành chính P. Đầu tư P. Phát Triển Dự Án P. Marketing Tầng 3 P. Kinh doanh dự án Tầng 4 Hội trường Tầng 5 P. Kinh doanh dự án Tầng 6 Long Kan Advertising
Tầng 7
P. Họp Hội đồng thành viên Ban Tổng Giám đốc
Một số hình ảnh hoạt động thực tế tại cơng ty BĐS Danh Khơi
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban
*
Chức năng của Khối Kinh doanh :
Xây dựng hệ thống quản trị Kinh doanh cho Cơng ty.
Tổng hợp tình hình kinh doanh, dự báo xu hướng thị trường và phân tích nhu cầu khách hàng nhằm tham mưu cho Ban TGĐ ban hành các chính sách Kinh doanh phù hợp.Giám sát và triển khai thực hiện các chính sách và nghiệp vụ kinh doanh trong Cơng ty.
Phát triển thị trường kinh doanh/ xác định thị trường mục tiêu (đối tượng khách hàng) và chuẩn bị kế hoạch để khai thác các thị trường/ đối tượng khách hàng này.
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược, chính sách kinh doanh của Cơng ty (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
+
Nhiệm vụ chính của Phịng Dự án:
Đảm bảo doanh thu kế hoạch theo từng dự án.
Triển khai bán các dự án và phát triển đại lý bán hàng.
Cung cấp thơng tin thị trường (khách hàng, đối thủ) cho các hoạt động của Cơng ty. +
Nhiệm vụ chính của Phịng Mơi giới: Mơi giới mua, bán, cho thuê nhà/ đất... Mua nhà/ đất và cải tạo lại để kinh doanh.
Phát triển và khai thác các dịch vụ về quản lý sử dụng/ cho thuê và bảo trì nhà/ đất, văn phịng, căn hộ…
Thực hiện các thủ tục, hồ sơ pháp lý liên quan đến các cơng việc mơi giới mua bán, cho thuê.
+ Nhiệm vụ chính của Phịng Sales Admin:
Đầu mối thơng tin sản phẩm của các dự án: liên lạc với đại diện của Chủ đầu tư (CĐT) để nắm bắt, cập nhật chính sách bán hàng, thơng tin sản phẩm.
Cập nhật thơng tin khách hàng mua sản phẩm dự án, chuẩn bị hợp đồng bán hàng, thủ tục nhận tiền cọc và các hồ sơ pháp lý liên quan dự án.
Hướng dẫn khách hàng gặp CĐT để ký hợp đồng. Lưu trữ hồ sơ bán hàng dự án.
Cập nhật thơng tin và lưu trữ hồ sơ mơi giới. * Chức năng của Khối Chiến lược-Tiếp thị:
Nghiên cứu, hoạch định các chiến lược/ kế hoạch phát triển kinh doanh và thương hiệu của Cơng ty.
Thiết lập các phương thức tiếp thị và chăm sĩc khách hàng; giám sát và đánh giá các hoạt động tiếp thị và chăm sĩc khách hàng trong Cơng ty.
Tổng hợp tình hình thị trường bất động sản và phân tích hoạt động đầu tư của Cơng ty nhằm tham mưu cho Ban TGĐ các cơ chế đầu tư phù hợp
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược quảng cáo, tiếp thị của Cơng ty theo từng đối tượng/ phân khúc khách hàng.
+
Nghiên cứu đối thủ và các thơng tin liên quan đến đối thủ (thị trường, dự án mới, kế hoạch đầu tư…); đánh giá đối thủ.
Tìm kiếm dự án mới (chủ đầu tư và thơng tin dự án); phân tích, đánh giá dự án (kể các các dự án mơi giới).
Tìm kiếm cơ hội hợp tác đầu tư và thẩm định các dự án đầu tư.
Xây dựng chính sách bán hàng/ chính sách giá cho từng dự án đầu tư. +
Nhiệm vụ chính của Phịng Marketing:
Nhận diện và phát triển thương hiệu cho Cơng ty (kể cả các Cơng ty con).
Kế hoạch tung sản phẩm (chiến lược quảng cáo, tiếp thị cho từng dự án); tổ chức các chương trình sự kiện và các hoạt động phục vụ bán hàng.
Thiết lập chính sách chăm sĩc khách hàng và các cơng cụ kiểm tra/ đánh giá sự hài lịng của khách hàng (kể cả phục vụ khách hàng mơi giới).
Quản lý và sử dụng các dữ liệu khách hàng, đối tác của Cơng ty để phục vụ các chiến lược Marketing.
* Chức năng của Khối Tài chính-Kế tốn (TCKT):
Xây dựng hệ thống quản trị TCKT cho Cơng ty; Quản lý, triển khai, giám sát việc thực hiện các chính sách và nghiệp vụ về TCKT của Cơng ty và các đơn vị thành viên (nếu cĩ).
Theo dõi, phân tích tình hình TCKT của Cơng ty và dự báo xu hướng hoạt động về TCKT nhằm tham mưu cho Ban TGĐ ban hành các chính sách quản trị TCKT phù hợp.
Nghiên cứu, cập nhật, hiệu chỉnh và đề xuất lên Ban TGĐ ban hành các quy định về quản lý TCKT nhằm đảm bảo cho cơng tác quản lý của Cơng ty đạt hiệu quả tối ưu. Chuẩn bị các báo cáo TCKT của Cơng ty để tham gia thiết lập mục tiêu và các chính sách cho Cơng ty.
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược, chính sách về TCKT của Cơng ty (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
+ Nhiệm vụ chính của Phịng Tài chính-Ngân quỹ: a. Lĩnh vực Tài chính:
Phân tích các thơng tin kế tốn, thống kê hiệu quả hoạt động tài chính khác trong kỳ của Cơng ty nhằm đánh giá kết quả/ lợi nhuận thực tế so với kế hoạch.
Thiết lập các mục tiêu kinh tế, các chính sách, kế hoạch tài chính/ kế hoạch vốn đầu tư của Cơng ty.
Chuẩn bị các báo cáo tài chính quản trị; Phân tích báo cáo tài chính và các số liệu kế tốn.
Kiểm sốt và điều phối các nguồn lực về tài chính của Cơng ty. Thiết lập các báo biểu về tài chính quản trị.
b. Lĩnh vực Ngân quỹ:
Quản lý tồn bộ lượng tiền mặt của Cơng ty; đảm bảo số liệu thu, chi, tồn quỹ được kiểm đếm kịp thời, chính xác và phù hợp với chuẩn mực kế tốn.
Thực hiện và kiểm sốt các nghiệp vụ thanh tốn tiền mặt, chuyển khoản trong Cơng ty.
+ Nhiệm vụ chính của Phịng Kế tốn:
Tổ chức hệ thống kế tốn của Cơng ty để tiến hành ghi chép, hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mọi hoạt động của Cơng ty, đảm bảo việc cập nhật được chuẩn xác và tuân thủ các chuẩn mực về kế tốn/ pháp lệnh kế tốn thống kê.
Thanh tốn đúng và đầy đủ các khoản chi phí/ cơng nợ cũng như thu hồi cơng nợ bán hàng.
Kiểm sốt chặt chẽ các phát sinh mua hàng (dự án), cơng tác thu hồi/ đổi trả, mua tài sản-cơng cụ dụng cụ...
Phối hợp thực hiện nghiệp vụ chuyên mơn với các Cơ quan chức năng (Thuế, Kiểm tốn…) để giải quyết các cơng việc liên quan đến hồ sơ, sổ sách kế tốn.
* Chức năng của Khối Hỗ trợ:
Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự, hành chính, pháp lý và cơng nghệ thơng tin cho Cơng ty; Quản lý, triển khai, giám sát việc thực hiện các chính sách và nghiệp vụ liên quan trong tồn Cơng ty và các đơn vị thành viên (nếu cĩ).
Dự báo xu hướng nhân sự trên thị trường lao động, đặc biệt trong ngành bất động sản; phân tích nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài sản, tài nguyên Cơng ty; phân tích các ảnh hưởng liên quan đến an tồn hành lang pháp lý nhằm tham mưu cho Ban TGĐ ban hành các chính sách quản trị phù hợp.
Tham mưu và đề xuất cho Ban TGĐ các chiến lược, chính sách về nhân sự, hành chánh, pháp lý và cơng nghệ thơng tin của Cơng ty.
+
Nhiệm vụ chính của Phịng NSHC:
a. Lĩnh vực Nhân sự:
- Kiểm sốt, triển khai và thực hiện các cơng tác tuyển dụng như: phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán tiền lương, tiếp đĩn nhân viên, theo dõi quá trình thử việc và đánh giá tiếp nhận chính thức của các đơn vị.
- Quản lý và thực hiện các cơng tác quản trị nhân sự như: hợp đồng lao động, lương bỗng, chế độ phúc lợi, đánh giá hiệu quả cơng việc, khen thưởng, kỷ luật, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, thơi việc, giải quyết tranh chấp lao động…
- Triển khai các chương trình đào tạo/ huấn luyện nâng cao kỹ năng và chuyên mơn nghiệp vụ cho CBNV.
b. Lĩnh vực Hành chánh:
Quản lý và điều phối việc sử dụng tài nguyên trong Cơng ty như: văn phịng làm việc, tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, vật tư văn phịng…
Giám sát và triển khai các dịch vụ hành chánh như: lễ tân, lái xe, bảo vệ, tạp vụ và các dịch vụ hỗ trợ cơng tác của CBNV như: xin visa/ hộ chiếu, vé máy bay/ tàu xe, nơi lưu trú…; đảm bảo cơng tác an tồn phịng chống cháy nổ và vệ sinh mơi trường trong Cơng ty.
Mua sắm các tài sản, cơng cụ, vật dụng để sử dụng trong Cơng ty và quản lý định mức sử dụng.
Thực hiện cơng tác hậu cần phục vụ các hoạt động kinh doanh và lễ hội/ hội họp của Cơng ty.
Quản lý hạ tầng mạng của Cơng ty, bao gồm các hệ thống mạng: LAN (Local Area Network), WAN (Wide Area Network), VPN (Virtual Private Network), Internet… Quản lý hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của các hoạt động trong Cơng ty; đảm bảo an ninh hệ thống.
Lập trình và phát triển các ứng dụng phục vụ hoạt động quản lý và kiểm sốt trong Cơng ty.
Quản lý và hỗ trợ người dùng về các ứng dụng văn phịng và xử lý các lỗi phần mềm máy tính.
Tiếp nhận những cơng nghệ mới liên quan đến IT và chuẩn bị các kế hoạch triển khai theo nhu cầu hoạt động.
2.1.5 Tổng quan về tình hình nhân sự
Cơng ty cĩ tổng số nhân viên là 140 người. Ban lãnh đạo đầy kinh nghiệm, nhiệt huyết và đội ngũ cán bộ cơng nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo.
Bảng 2.2. Bảng báo cáo chỉ tiêu tình hình nhân sự tại cơng ty TNHH BĐS Danh Khơi:
CHỈ TIÊU Số lượng( Người) Tỷ Lệ % Trình Độ Văn Hĩa Cao Học 9 6.4 Đại Học 31 22,1 Cao Đẳng 55 39.3 Trung Cấp 25 18 12/12 15 10.7
<12 5 3,3 Hợp Đồng Lao Động Dài Hạn 60 43 1-3 Năm 55 39 Cộng Tác Viên 25 18 Độ Tuổi 23-30 85 61 30-40 40 28 >40 15 11
(Nguồn Báo cáo tình hình nhân sự năm 2011 của cơng ty TNHH Danh Khơi)
Hình 2.2. Trình độ học vấn trong cơng ty TNHH Danh Khơi
Là một doanh nghiệp vừa với số vốn hạn chế, nhưng bằng chiến lược nhân sự tốt cơng ty đã thu hút được những nhân viên cĩ trình độ học vấn và kinh nghiệm trong nghề. Đây là một lợi thế về mặt nhân sự, lợi thế này sẽ tạo ra được sức cạnh tranh lớn trên thị trường và là yếu tố quyết định sự thành cơng của cơng ty.
Quy mơ về nhân sự là hợp lý. Do hoạt động của cơng ty hiện nay là mơi giới các dự án, nên số lượng nhân viên kinh doanh chiếm tỷ trọng cao. Tuy nhiên, số lượng về nhân sự
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN CAO HỌC ĐẠI HỌC CAO ĐẲNG TRUNG CẤP TRÌNH ĐỘ 12 / 12 TRÌNH ĐỘ < 12 Trình Độ Học Vấn Cao Học Đại Học Cao Đẳng Trung Cấp Trình Độ 12/12 Trình Độ <12
trên Đại Học và Đại học cịn chiếm tỷ lệ thấp, do đặc thù của cơng việc nên số lượng nhân viên cĩ kinh nghiệm trong ngành được đánh giá cao hơn.
Ngồi số lượng nhân viên chính thức và hợp đồng dài hạn của mình, tuỳ theo cơng việc cụ thể mà cơng ty cĩ thể tuyển thêm cộng tác viên để đáp ứng tốt cho cơng việc.
2.1.6 Lĩnh vực kinh doanh
Ngay từ những ngày đầu thành lập, cơng ty TNHH Bất Động Sản Danh Khơi đã nhanh chĩng đi vào hoạt động và đã thực hiện được nhiều dự án. Thơng qua việc thực hiện hàng loạt các dự án, cơng ty đã dần hình thành một nền tảng vững chắc về cả nhân lực lẫn tài lực, đúc kết được những kinh nghiệm để sẳn sàng đầu tư cho những dự án tiếp theo. Cơng ty hoạt động kinh doanh trong những lĩnh vực là
Kinh doanh nhà đất ; Mơi giới bất động sản;
Cho thuê văn phịng kinh doanh; Sàn giao dịch bất động sản; Các dịch vụ:
Tiếp thị cho thuê nhà, mặt bằng kinh doanh, ở kho, xưởng... Tiếp thị nhà bán, đất nền...
Tiếp thị, phân phối các dự án, khu dân cư, căn hộ, chung cư... Tiếp thị sang nhượng, chuyển nhượng quyền kinh doanh. Tiếp thị, tư vấn hỗ trợ đầu tư, phát triển dự án.
2.2. Một số kết quả hoạt động của cơng ty BĐS Danh Khơi năm 2009-2011
Tình hình thị trường bất động sản hiện nay đang trong tình trạng trầm lắm, gặp nhiều khĩ khăn. Suy thối kinh tế tồn cầu là nguyên nhân chủ yếu và trực tiếp của
thực trạng này và tác động đến tất cả các khía cạnh của thị trường cũng như tác động mạnh mẽ tới Cơng ty Bất Động Sản Danh Khơi. Dựa vào các chỉ số Cơng ty cung cấp cĩ thể thấy rõ được thực trạng này.
Bảng2.3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009-2011
Chỉ Tiêu Năm 2009 2010 2011 Doanh Thu 4,763,194,552 7,421,080,224 8,563,153,311 Chi Phí 4,277,473,405 5,311,035,210 6,156,234,678 Lợi Nhuận 487,721,147 1,910,045,014 2,406,918,633
( Nguồn: Báo cáo Tài chính của Cơng Ty TNHH Bất Động Sản Danh Khơi 2011)
Thực trạng chững lại và tụt dốc của thị trường Bất Động Sản được thể hiện rõ qua sự biến động lớn về lợi nhuận năm 2009. Nhưng bước sang năm 2010 thì Cơng ty đã thể hiện được khả năng phát triển mạnh mẽ của mình với sự biến động của lợi nhuận. Năm 2010 doanh nghiệp đã tạo được uy tín trên thị trường, lượng giao dịch tăng lên, đặc biệt rơi vào các bất động sản giá rẻ dành cho người cĩ thu nhập thấp.
Theo số liệu ta thấy, doanh thu tăng dần qua các năm, tuy nhiên năm 2011 doanh thu tăng chỉ khoảng 14% so với năm 2010. Nguyên nhân là do chịu tác động chung của
thời kỳ khủng hoảng kinh tế thế giới, đặc biệt trong lĩnh vực bất động sản, và thị trường rơi vào tình trạng trầm lắng. Theo đĩ, tình hình lạm phát tại Việt Nam tăng cao, Ngân Hàng thắt chặt cho vay mua bất động sản nên lượng giao dịch cĩ phần giảm xuống.
Hình 2.2 Biểu đồ về hoạt động kinh doanh theo năm
2.3. Đánh giá
Điểm mạnh: Cĩ chiến lược mang tính bền vững hạn chế những rủi ro, cĩ tiềm năng và
năng lực tương xứng với những cơ hội mà doanh nghiệp đang nắm bắt, Cơng ty Danh Khơi cĩ yếu tố quyết định ở đây là cơ cấu phân bổ nguồn lực đạt hiệu quả cao và lựa chọn của cơng ty TNHH Danh Khơi chính là tập trung nguồn lực để đầu tư. Bên cạnh đĩ sự nhất quán trong chiến lược được đảm bảo vì quyết định tập trung ở chủ tịch HĐQT và cĩ được nhiều tham vấn của các chuyên gia nên chiến lược phát triển của cơng ty đạt nhiều thành cơng.
Điểm yếu: Cĩ thể nĩi trong việc lập chiến lược đầu tư bất động sản điều cốt yếu để
thành cơng là mối quan hệ và khả năng tài chính của doanh nghiệp khi đã cĩ 2 yếu tố đĩ rồi tính thực thi của chiến lược rất cao. Ở cơng ty TNHH Danh Khơi việc lập chiến lược đầu tư dự án kinh doanh bất động sản mới chỉ bắt đầu thực hiện dự án đầu tiên, nên đây vừa là mặt hạn chế trong kinh nghiệm thực hiện và cũng vừa là cơ hội để phát triển mạnh mẽ.
Cơ hội: Hiện nay việc triển khai thực hiện các chiến lược đầu tư được đánh giá là khá
hiệu quả, trong khi các nhà đầu tư khác thực hiện việc phân tán đầu tư dàn trải dẫn đến tình trạng dự án nào cũng dở dang và thương hiệu của các chủ đầu tư cũng theo đĩ mà giảm sút thì về phía cơng ty TNHH Danh Khơi sự chắc chắn đang là hình ảnh của doanh nghiệp, chính vì vậy mà cĩ rất nhiều các cơ hội khác trong tương lai đang được mở ra đối với Vinapol.
Thách thức: Trong tương lai khi cạnh tranh trở nên phức tạp thì cơng ty cần phải cĩ
ứng biến kịp thời phù hợp với thị trường nếu khơng cĩ các thay đổi tích cực thì dễ dẫn đến sự thất bại. Hiện nay cĩ rất nhiều tổ chức cĩ khả năng về tài chính muốn phát triển lĩnh vực kinh doanh của mình sang bất động sản chính vì vậy chúng ta phải luơn cĩ sự