2.1.1 Mơ hình bộ máy Cơng ty
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì Cơng ty cần có một cơ chế quản lý hợp lý phù hợp năng lực và ngành nghề kinh doanh cùng với đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ và năng lực. Do nhận thức đúng đắn tầm quan trọng đó. Từ khi thành lập đến nay từng bước củng cố cơ cấu tổ chức. Tuyển trọn và đào tạo nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Cơng ty tạo điều kiên chó cán bộ nhân viên được nâng cao trình độ chun mơn phù hợp với cơng việc và phát triển lâu dài .
Bộ máy làm việc của công ty khá gọn nhẹ. Công ty tổ chức bộ máy theo chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc Cơng ty có chức năng điều hành hoạt động của Cơng ty và chựu trách nhiệm tồn diện về hoạt động kinh doanh, quản lý lao động trước Tổng Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên chức của
Công ty MIMEXCO. Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý các phịng ban và khơng ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh theo đúng định hướng phát triển kinh tế xã hội của Đảng và nhà nước. Trong hoạt động Công ty phải tuân thủ các chính sách, chế độ, các quy định của pháp luật VN và các quy dịnh có liên quan đến luật pháp quốc tế.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và kế tốn trưởng do giám đốc đề nghị và được Tổng giám đốc ký duyệt.
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu căn cứ vào nhiệm vụ và xu hướng phát triển lâu dài của Công ty mà cơ cấu bộ máy của công ty hiên tại bao gồm:
Phịng kinh doanh
Phịng kế tốn tài chính Phịng tổ chức hành chính
Mơ hình bộ máy tổ chức của cơng ty
Giám Đốc Phịng Tổ Chức Hành Chính Phịng Kinh Doanh Phịng Kế Tốn Tài Chính Phó Giám Đốc Kế Tốn Trưởng
Với mơ hình đơn giản gọn nhẹ như trên tạo ra rất nhiều thuận lợi cho Công ty trong hoạt động kinh doanh của mình. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo tồn bộ sẽ nhanh chóng thu hồi được thơng tin phản hồi chính xác, kịp thời từ đó phát huy điểm mạnh, hạn chế những mặt yếu kém trong công tác quản lý điều hành Công ty. Mọi quyết dịnh của giám đốc sẽ nhanh chóng thực hiện một cách có hiệu quả.
2.1.2 Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng.
Trong q trình hoạt động cơng ty đã lựa chọn được mơ hình quản lý phù hợp thúc đẩy các phịng ban thực hiên nhiệm vụ tốt hơn. Cụ thể các phịng có chức năng nhiệm vụ như sau .
Phịng hành chính.
Chiu trách nhiệm trước giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, công tác văn thư, đánh máy, điều phối xe cho giám đốc đi công tác. Đào tạo tuyển dụng và thực hiên chính sách đối với cán bộ cơng nhân viên. Nhìn chung phịng hành chính có nhiệm vụ phục vụ cho việc quản lý mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, đảm bảo thuận lợi cho cán bộ công nhân viên thực hiện tốt cơng việc của mình. Tuyển lựa được cán bộ có trình độ chun mơn cao năng lực hợp lý. Đồng thời phải làm sao để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, vốn ngoại ngữ, nghiệp vụ ngoại thương cho từng cán bộ trong Cơng ty để từ đó bám sát thị trường, thu hút vốn cho nhà sản xuất… đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty ngày một phát triển đem lại hiệu quả, biểu hiện là doanh thu của Cơng ty ngày một tăng lên .
Phịng này thực hiên chức năng kinh doanh, có nghĩa vụ tìm bạn hàng, nguồn hàng để ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá một cách chủ động theo các hình thức liên doanh liên kết, ký hợp đồng hợp tác đầu tư uỷ thác và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. Cụ thể phòng kinh doanh trước khi xuất khẩu mặt hàng nào đó trước hết phải liên hệ ký hợp đồng trong nước nhằm thu gom hàng sau đó ký hợp đồng với đối tác nước ngồi trên hai khung hợp đồng ( Hợp đồng ngoại thương và hợp đồng uỷ thác) và làm thủ tục xuất nhập khẩu và giao hàng cho khách hàng đồng thời cũng phải làm thủ tục thanh tốn với nước ngồi, sau đó thanh tốn hợp đồng trong nước chức năng của phòng này là tư vấn, thực hiện và dự thảo cho giám đốc các hợp đồng trong nước, hợp đồng ngoại thương.
Phòng kế hoạch kinh doanh được coi là phịng chủ lực trong cơng ty, kết quả kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào năng lực hoạt động của cả phòng, cũng như của từng thành viên. Nhiệm vụ chính của phịng là thu gom hàng hố trong nước và làm các nghiệp vụ ngoại thương xuất khẩu hàng.
Phịng kế tốn tài chính.
Có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ giúp giám đốc ra quyết định đúng đắn. Theo dõi sát sao tài sản và tình hình biến động của các loại tài sản, quản lý chặt chẽ việc dùng vật tư, tiền vốn trong kinh doanh xuất nhập khẩu.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng kế hoạch kinh doanh trong việc thảo luận các kế hoạch kinh doanh, tính tốn các phương
án kinh doanh sao cho có lợi nhất, xác định giá cả của các mặt hàng bán ra, xác định kết quả của các hoạt động kinh doanh cuối kỳ kế tốn phịng kế tốn tài chính chịu trách nhiệm tổng hợp các quyết tốn và duyệt quyết tốn với Tổng Cơng ty cũng như các cơ quan ban ngành khác. Phịng kế tốn tài chính có thể nói là một cánh tay cố vấn quan trọng cho ban giám đốc Cơng ty trong lĩnh vực hoạt động tài chính kế tốn và lựa chọn phương hướng kinh doanh.
Như vậy, các phịng ban chức năng trong cơng ty có mối quan hệ hết sức chặt chẽ với nhau và cũng phối hợp thực hiên các hoạt động kinh doanh khá nhịp nhàng ăn ý, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của Công ty, mục tiêu của Công ty.