CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX
3.1 Nhận xét chung
3.1.1 Thuận lợi
Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng khơng tại Cơng ty TNHH NSX khá chặt chẽ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi tiến hành thơng quan, giao hàng. Đóng góp vào kết quả thực hiện khá thành cơng của quy trình này có thể kể đến các yếu tố cơ bản như sau:
Thứ nhất, quy trình được diễn ra với sự phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ từ bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán chứng từ cho đến bộ phận giao nhận. Với mơ hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và có sự phân cơng rõ ràng nên mọi nhân viên đều có thể phối hợp và giải quyết cơng việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng, chứng từ được xem xét một cách cẩn thận, tránh được những sai sót có thể gây tổn thất cho cơng ty.
Thứ hai là do đa phần nhân viên chứng từ đều là nhân viên có tính cẩn thận, có kinh nghiệm nên việc chuẩn bị hồ sơ ít xảy ra sai sót, nhầm lẫn nên ít tốn thời gian chỉnh sửa. Hơn nữa, nhân viên giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và các đơn vị công tác khác như hãng tàu, hải quan, cơ quan đăng kiểm, nên đó là một lợi thế cho công ty.
Điểm mạnh cuối cùng là nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình của Cơng ty. Dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đội ngũ nhân viên luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ, giúp đỡ nhau để hồn thành đúng hạn cơng việc được giao. Mối quan hệ giữa giữa các phịng ban trong cơng ty các phòng ban từ bộ phận chứng từ, bộ phận kế toán đến bộ phận kinh doanh, bộ phận hiện trường, giao nhận được thiết lập chặt chẽ trong toàn bộ q trình diễn ra nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nên tránh được việc một bộ phận phải làm quá nhiều việc dẫn đến sai sót.
3.1.2 Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi góp phần vào kết quả thực hiện thành cơng của quy trình thì bên cạnh đó cơng tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty cũng gặp phải những khó khăn cần khắc phục như sau: Thứ nhất, tuy có chú trọng đến việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị nhưng nhìn chung cơ sở vật chất kĩ thuật của NSX còn yếu kém. Cơng ty lại khơng có trạm thu gom hàng lẻ, phải nhờ phương tiện của cảng nên làm tăng giá cung cấp dịch vụ, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của Công ty. Việc đóng hàng cịn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết, cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đủ mạnh để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo cont. Trong khâu vận chuyển, vì NSX khơng có bãi container riêng nên phải chuyển container từ hãng tàu về tận kho hàng của doanh nghiệp xuất nhập khẩu (thường là tại các khu cơng nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương...). Khoảng cách xa nên không chủ động về thời gian. Phần mềm văn phòng như Microsoft Office,
39
OpenOffice, Win giữa các phòng ban chưa được thống nhất nên khi chuyển giao file và số liệu trong mạng nội bộ hay gửi cho khách hàng gặp khó khăn, phải thao tác nhiều lần mới đọc và mở được file. Điều này đã tác động trực tiếp đến bước khai báo tờ khai hải quan, khai báo C/O, khai báo SI và gửi và nhận dữ liệu của bộ phận xuất hàng đến hãng tàu và khách hàng, đến các bộ phận khác bị gián đoạn.
Thứ hai, bên cạnh những cán bộ nòng cốt với kinh nghiệm lâu năm, đội ngũ nhân viên vẫn có những nhân viên năng lực cịn non trẻ, chưa có kinh nghiệm thực tế cần học hỏi nhiều nên đơi khi cịn lúng túng trong việc xử lý những sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình. Nhiều Sales mới cịn chưa linh động với u cầu của khách hàng nên dẫn đến việc chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Việc quản lý nhân viên một số bộ phận như nhân viên hiện trường và nhân viên giao nhận còn chưa được thắt chặt.
Cuối cùng, việc tiếp cận khách hàng mới và nhiều tiềm năng, nghiên cứu thị trường vẫn chưa được đẩy mạnh và tỏ ra yếu kém do công tác marketing được giao cho phịng kinh doanh nhưng hiệu quả cơng việc chưa cao do khối lượng công việc quá tải. Nếu muốn thâm nhập vào thị trường lớn mạnh với những khách hàng khó tính thì việc nghiên cứu càng phải được đầu tư kĩ lưỡng.