CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NSX
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Cập nhật Văn bản, quy định mới của cơ quan nhà nước:
Việc cần thiết đầu tiên mà Công ty cần làm là cử một nhân viên phụ trách cập nhật thường xuyên các thông tin, nghị định mới ban hành, đặc biệt là những thông tin, quy định từ các bộ ngành có liên quan như Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Tài chính... để khi có những văn bản mới, nhân viên này cũng có thể tiến hành thơng báo và cập nhật cho tất cả các nhân viên còn lại nắm rõ. Việc làm này sẽ giúp cho tồn thể nhân viên cảu Cơng ty làm hàng thông suốt hơn và giúp tiết kiệm được thời gian.
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh:
Giữ vững mối quan hệ với các đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các đối tác kinh doanh nhằm duy trì thị trường sẵn có. Bên cạnh đó cịn đẩy mạnh việc tìm kiếm các cơ hội hợp tác mới, thiết lập những mối quan hệ mới thồng qua tham gia các diễn đàn, hội chợ triễn lãm...
Công ty nên tăng cường bộ phận sales với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, năng động nhằm phát triển hoạt động logistics ra nhiều lĩnh vực, nghiên cứu tìm hiểu thị trường và điều chỉnh mức giá cho phù hợp, chăm sóc khách hàng và liên kết chặt chẽ với khách hàng.
Xây dựng và nân cấp website riêng và cập nhật thường xuyên những thơng tin, hình ảnh về Cơng ty và những lĩnh vực hoạt động cuar Công ty nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng, quảng bá thương hiệu của Cơng ty tìm kiếm sự hợp tác mới.
Nâng cao dịch vụ khách hàng:
Công ty nên thường xuyên chủ động trong việc thu thập thông tin và ý kiến của khách hàng về dịch vụ của Công ty. Kiểm tra và đánh giá các ý kiến nhằm cải
40
thiện kịp thời và khách quan nhất. Từ đó, những khâu dịch vụ vào chưa tốt, cịn nhiều vướng mắc trong cả quy trình thì sẽ được Cơng ty lưu tâm và có biện pháp khắc phục phù hợp.
Với đặc thù của ngành dịch vụ, giao tiếp và một cơng cụ quan trọng trong q trình truyền tải sản phẩm đến khách hàng. Chính vì thế, thái độ và cách tiếp cận của mỗi nhân viên đối với kahsch hàng cũng phần nào phản ánh chất lượng dịch vụ của cả Công ty. Nâng cao kỹ năng giao tiếp là một việc làm cần thiết giúp nhân viên có được sự tin tưởng của khách hàng thông qua thái độ niềm nở, biết lắng nghe tiếp thu và có phản hồi thích hợp trong q trình tiếp xúc với khách hàng.
Giải pháp về việc đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề và hiệu quả cơng việc cho nhân viên
Lao động chính là cốt lõi của doanh nghiệp. Hình ảnh nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh hoạt động của Công ty. Nhân viên giỏi không những sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ chung ngành mà còn tạo dựng sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng đối với dịch vụ của Cơng ty. Chính vì lẽ đó, việc đào tạo, nâng cao trình độ làm việc của nhân viên nên được Công ty chú ý nhiều hơn. Cụ thể có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Với tính chất là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, ngoại ngữ là một cơng cụ không thể thiếu trong cơng tác thực hiện các quy trình cũng như trong giao tiếp, ký kết hợp đồng, liên lạc mở rộng mối quan hệ với khách hàng nước ngồi. Cơng ty cần tạo nhiều cơ hội, động viên các nhân viên trao dồi thêm nhiều ngoại ngữ; có chính sách tạo điều kiện về mặt thời gian để nhân viên có thể học tập thoải mái.
Cơng ty nên đưa ra các tiêu chuẩn trong thao tác định mức thời gian để thực hiện từng công việc cụ thể. Kiểm tra chất lượng củatồn bộ quy trình, đặc biệt là các nhân viên giao nhận, vì cơng việc của những nhân viên này gắn liền với sự thành công của từng hợp đồng ký kết.
Do số lượng nhân viên khơng nhiều, dẫn đến tình trạng có nhiều nhân viên phải thực hiện thay thế các nhiệm vụ của nhau trong quy trình dịch vụ. Việc tang cường lao động và chun mơn hóa cơng việc sẽ giúp cho nhân viên chuyên sâu phát triển lĩnh vực của mình, từ đó, hồn thành cơng việc được chính xác hơn và cũng dễ quản lý hơn. Nhưng bên cạnh đó cũng phải chú ý đến nguyện vọng làm việc của nhân viên vì chun mơn hóa cũng tạo nên sự nhàm chán trong công việc. Do vậy, công ty cũng nên tạo điều kiện để nhân viên thay đổi công việc để giải quyết vấn đề này.
Xây dựng văn hóa làm việc riêng biệt cho Công ty, tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng cũng thân thiện nhằm giúp nhân viên có động lực làm việc tốt hơn. Xây dựng chế độ khen thưởng rõ ràng, cụ thể: lập bảng thành tích đồng thời có khen thưởng cụ thể trong từng tháng để tạo sự hứng khởi khi làm việc, thi đua khen thưởng giữa các bộ phận.
Với nhiều chính sách thay đổi của Nhà nước và trên quốc tế hiện nay, việc cập nhật kiến thực mới là vô cùng quan trọng. Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên
41
học tập, bổ sung kiến thức thường xuyên thông qua các buổi học đào tạo nghiệp vụ do chính Cơng ty tổ chức hoặc hỗ trợ nhân viên.
Với nhiều chính sách thay đổi của Nhà nước và trên quốc tế hiện nay, việc cập nhật kiến thực mới là vô cùng quan trọng. Công ty nên tạo điều kiện để nhân viên học tập, bổ sung kiến thức thường xuyên thông qua các buổi học đào tạo nghiệp vụ do chính Cơng ty tổ chức hoặc hỗ trợ nhân viên được gửi đi học tại các trung tâm… Hiện tại Cơng ty đang có xu hướng tuyển thêm nhiều Cộng tác viên. Đa số là các bạn sinh viên năm cuối. Việc làm này không chỉ giúp các bạn sinh viên được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt sau này để Cơng ty có thể thu hút được nhiều lao động có trình độ và tâm huyết với nghề. Nhưng khơng nên vì thế mà xem nhẹ khâu tuyển dụng, Cơng ty nên tuyển thêm các nhân viên có trình độ, nghiệp vụ vững vàng, có kiến thức chun ngành để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc hiện tại cũng như hỗ trợ tốt cho các Cộng tác viên.
Marketing và xây dựng thương hiệu:
Để tìm kiếm được khách hàng mới, duy trì và củng cố các mối quan hệ với khách hàng cũ địi hỏi cơng ty phải có chiến lược marketing hồn hảo.
Tính chất của dịch vụ giao nhận là vơ hình. Nhằm tạo bộ mặt chuyên nghiệp cho dịch vụ và uy tín cho thương hiệu thì hồn tồn phụ thuộc vào sự đánh giá và cảm nhận của khách hàng về dịch vụ. Để đật được điều đó, việc sỡ hữu một website chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ tạo sự uy tín cho Cơng ty rất nhiều.
Bảng báo giá, chính sách hậu mãi, đội ngũ nhân viên, sự chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ của cơng ty đều có thể được thể hiện trên website.
Nâng cấp trang thiết bị:
Các trang thiết bị được trang bị cho các nhân viên trong Công ty tuy khá đầy đủ nhưng một số máy móc, trang thiết bị còn cũ kỹ, phần mềm văn phòng chưa sử dụng đồng bộ, đặc biệt là việc cài đặt phần mềm khai báo hải quan cịn khó khăn. Để khắc phục điều đó, việc đổi mới trang thiết bị, nâng cấp các phần mềm văn phòng đồng bộ là những việc làm thiết thực hiện tại mà Công ty nên lưu tâm.
Công ty cũng nên nâng cấp kho bãi của mình. Đới với những lô hàng lẻ nên sắp xếp sao cho hợp lý nhằm tiết kiệm diện tích. Hiện tại tình hình kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển, nhiều hợp đồng vận tải được ký kết, Công ty nên đầu tư thêm phương tiện vận tải, hạn chế th ngồi nhằm tiết kiệm chi phí.